20物资采购控制程序.docx
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20物资采购控制程序
§产品实现(采购)
COP7.4-1物资采购控制程序
版号:
B
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§产品实现(采购)
COP7.4-1物资采购控制程序B/01/5
1.0目的
对工程物资采购过程实施控制,确保采购物资满足规定的质量要求和工期要求。
2.0适用范围
适用于本公司与工程质量有关的非招标范围的建筑安装原材料、辅材料、成品、半成品、加工件及机电设备等物资的采购。
3.0职责
3.1工程部
a)材料主管负责评价物资供应商,建立合格供应商档案;
b)负责供应商的选择使用及评估;
c)经理负责供应商评估、认可的审核及供应商等级的审批;
d)负责物资采购及价格核定;
e)工程部经理、材料主管、预算部经理、副总工程师及其他人员(如设计部)负责对供应商进行定期评价;
f)负责组织进场物资验收。
3.2项目部
a)负责提供工程物资需求计划;
b)负责配合进场物资验收;
c)配合供应商评估及定期评价;
d)负责监督施工单位对进场物资的维护管理。
3.3副总工程师
负责供应商评估结果和供应商定期评价结果的审批。
4.0工作程序
4.1物资控制分类
4.1.1综合本公司工程实际情况,将工程物资按价格高低、用量大小、重要程度、采购难易分为A、B、C三类进行控制。
A类:
品种少而占用资金多,涉及最终产品的关键质量特性,实施严格
控制;
B类:
品种多于A类,占用资金少于A类,涉及最终产品的重要质量特
性,实施较严格控制;
C类:
品种多,占用资金少,不涉及最终产品的关键及重要质量特性,
实施一般控制。
4.1.2不同工程项目开工前,材料主管根据设计选材对A、B、C类物资的具体品种进行界定。
4.2供应商的选择评审及认可细则
4.2.1质量体系
A、通过国际或国际有关质量机构认证,或内部实行严格的质量管理,并在同行中获得一致认同的,产品质量获得省优、部优、国优的可定为质量体系完善。
B、内部管理混乱,产品质量无法保证,缺乏系统的质量管理体系者,属质量体系不完善。
4.2.2生产、供货能力
A、生产能力稳定,产品的品种、规格、供货周期都能满足公司开发要求,定为满足要求;
B、生产能力不稳定,供货周期无法保证,品种、规格不齐全的,若有两项以上不合格定为不能满足要求,一项以下定为基本满足要求。
4.2.3质量
A、产品在全省、全国获优质荣誉称号,或在国际获奖或在同行获奖者,且在实际使用中普遍反映良好者,可定为好;
B、虽未获得优质荣誉,但产品经久耐用,性能稳定,规格齐全,色差小,用户反映良好,可定为一般;
C、规格混乱,色差大,包装粗糙,容易破损等定为质量差。
4.2.4价格
A、除独家生产的供应商外,供应商的产品价格评价应选择三家同样产品,同一级别进行比较,如果高于市场信息价的15%以上,属于偏高;如与信息价相差正负5%,属适中;若低于信息价15%以上,属偏低;若属新产品无信息价可供参考,则与同类产品或可替代产品进行比较,确定其价格高低。
B、不同等级质量的产品价格无可比性。
4.2.5服务
A、能满足客户的一切合理要求,售后服务及时并能尽快完成,态度好,送货上门,供货及时,结算灵活等可定为好。
B、态度恶劣,供货不及时,售后服务不能保证,出现质量问题推卸责任等,定为差。
4.3供应商预审
4.3.1材料主管按照上述原则和方法对可供选择的供应商的服务、运输及供应商的企业资质及社会信誉进行综合评定。
评定时要求供应商提供营业执照及产品生产许可证复印件,必要时获得《质量体系认证》、《资质认可证》、《两部认可证》、《安全认证》、《制造计量器具许可证》、政府部门准用证及法定检测单位的监督证明等资料。
4.3.2建立合格供应商档案
A、对A、B类物资供应商,材料主管根据评审结果填写“物资供应商预审表”,报工程部经理审核并经副总工程师审批后,连同供应商有关资料进行分类、编号、整理,建立合格供应商档案。
B、对C类物资供应商,材料主管根据评审结果填写“物资供应商预审表”,报工程部经理审批后,连同供应商有关资料进行分类、编号、整理,建立合格供应商档案。
4.3.3如需实地考察,经公司总经理批准后,由工程部组织实地考察供应商实际情况及材料使用情况(见《产品调研控制程序》),将结果记入“物资供应商预审表”。
4.4供应商的监控
工程部材料主管通过日常管理运作,根据项目部反馈及进货或检验记录,监控供应商的供货和服务质量。
4.5合格供应商的评价
A、每年年初,材料主管负责组织项目部各专业工程师对所使用的供应商根据验收质量及服务配合情况进行全面评估,填写“供应商评估表”,报工程部经理审核,副总工程师审批后存入该供应商档案中。
B、对在合作过程中严重违反合同条款的供应商,材料主管及时评估、报批后,中止合同关系,封存其档案,三年内不得再使用。
C、合格供应商应保证在连续二年内至少评估一次,超过二年未评估的供应商应经重新评价后方可使用。
4.6对新产品或新供应商,可索取样品的材料,由材料主管(采购员)负责向供应商索取样品进行试验或试用,并与项目部共同填写“材料验证/试用记录”。
材料主管补充在“物资供应商预审表”中,报工程部经理审核,副总工程师审批确认。
4.7采购
4.7.1采购分类
工程部应根据物资供应方式的不同将物资分为甲供和乙供两类,并在工程合同中予以明确范围。
4.3.2甲供物资采购计划的编制
A、预算部预算员负责编制施工图设备及材料预算计划用量(包括物资品种、规格、数量、质量要求、编制依据及计算范围)。
B、工程部材料主管根据项目部提供的“工程物资需求计划”及“设备、材料预算计划用量”编制工程“甲供物资采购计划”表。
C、采购计划应明确物资名称、规格型号、材质、单位、数量、预算价格、技术质量要求(如国标、部标、图纸等)、用途、采购方式及采购批次等内容。
D、A、B类物资采购计划于工程开工前编制,工程部经理审核后报请副总工程师批准实施。
C类物资采购计划根据需用时间提前三天编制,工程部经理批准实施。
E、涉及设计变更时工程物资数量的增减、代用等,及时调整采购计划。
4.3.3供应商的选择
A、根据物资采购计划的采购时间和采购方式,工程部材料主管负责邀请经过预审的合格物资供应商报价,填写“产品价格审批表”明确拟定价格,预算部预算主管对拟定价格进行核实转工程部经理审核及副总工程师审批。
B、单项合同价款2万元以下的物资采购由材料主管进行考察,拟定供应商选择报告,确定供应商,经工程部经理审批后执行。
C、2万元(含2万元)以上,20万元以下由材料主管拟定供应商选择报告,报工程部经理审核确定供应商,经副总工程师审批后执行并向总经理汇报。
D、20万元(含20万元)以上,50万元以下由材料主管拟定供应商选择报告,经部门经理及副总工程师审核后报总经理批准确定供应商。
E、超过50万元(含50万元)的物资采购执行《工程招标管理控制程序》。
4.3.4签订合同
A、材料主管负责拟定A、B类物资订购合同,明确物资名称、规格型号、材质、单位、数量、技术质量要求、交货时间及地点、包装运输要求、验收方式、结算方式等基本条款。
必要时作出对产品、程序、过程、设备和人员资格要求以及质量管理体系要求的特别条款或其他条件。
B、A、B类物资供应商合同按公司合同评审流程表格式签认批准。
C、合同由双方法定代表人或其委托授权人签字并加盖合同专用章后生效。
合同保存四份,总经办存正本,连同“合同审批流程表”一起存放。
预算部、工程部、财务部各执副本一份。
D、合同签订后,如因现场施工(包括设计变更)引起物资材料的需求数量、品种、规格发生变化,项目部负责人应及时以“工作信息传递单”的形式将变更内容传递至工程部材料主管,工程部材料主管负责补充“甲供物资采购计划”执行《WI.GC-003物资供应管理条例》。
4.3.5乙供物资价格审批
A、材料主管(或材料采购员)根据乙供范围及进度计划分阶段进行市场调研,邀请经过预审的的合格供应商报价,填写“产品价格审批表”,明确拟定价格。
B、专业工程师和预算主管对拟定价格进行核实。
C、工程部经理及主管副总工程师对拟定价格签认后报总经理审批。
D、工程部材料主管及时将审批价格及合格供应商信息以工作信息联系单形式传递于项目部,项目部负责转发监理及施工单位。
4.4采购物资的进货、入库、出库、验收和标识
4.4.1甲供物资的进货
A、甲供物资的进货由材料主管(采购员)根据订货合同负责实施;
4.4.2甲供物资的验收
A、物资材料进场后,工程部材料组应立即通知项目部负责人,由项目部负责人组织专业工程师会同监理及施工单位和供应商根据相关规范中的有关规定,按照合同约定进行验收并填写“物资进场验收记录”,执行《WI.GC-002进场物资验收办法》。
验收合格的,工程部材料主管与施工单位办理交接手续。
B、若物资材料进场时来不及进行检验,项目部专业工程师应要求施工单位在物资材料堆放场地标记“待检,严禁使用”的标识;待检验合格后,方可撤除该标识。
C、检验不合格的工程物资,执行《不合格控制程序》。
暂未退货的不合格物资材料,项目部专业工程师要求施工单位做好“不合格,严禁使用”的标识。
4.4.3紧急放行:
A、在施工急需使用,检验和试验结果不能及时提供的情况下,对同时满足下列条件的物资材料进行紧急放行:
a、次要材料,且用于结构类、隐蔽工程之外,容易返工的部位;
b、材质较为稳定的材料;
c、必须有产品合格证;
D、必须不是新产品或第一次配合的供应商;
B、紧急放行应尽量避免,必须放行时,由施工单位、监理单位、项目部负责人填写“紧急放行报告”,依次报工程部经理、副总工程师审批,报告上须详细记录物资材料的生产厂家、品种、规格、批号、使用部位、日期、有无合格证、对工程的影响等内容,且由专业工程师要求施工单位在使用部位进行“紧急放行材料使用部位”的标识;
C、紧急放行的物资材料,应抓紧时间检验,如检验不合格,立即停止并依据“紧急放行报告”及现场标识,追溯不合格品的使用部位,进行处理。
同时,上报工程部及副总工程师。
4.4.3供应商货源处的验证
A、当采购合同要求时,材料主管组织人员在供应商货源处对采购物资进行验证,作出验证记录,验证合格后放行。
B、该验证不能免除供应商提供合格产品的责任(工程部材料主管要在物资定购合同中注明此条),物资到达后仍需执行4.4.2条款。
4.4.4其他验收后的结帐、付款、入帐管理,执行《WI.GC-003物资供应管理条例》。
4.4.4乙供物资进场验收执行《施工管理控制程序》。
5.0相关文件和记录
COP8.3《不合格的控制程序》
QR-C7.4-2《工程招标管理控制程序》
QR-C7.5-3《施工管理控制程序》
WI.GC-002进场物资验收办法
WI.GC-003物资供应管理条例
QR-C7.4-1-01A、B类物资供应商预审表
QR-C7.4-1-02供应商评估表
QR-C7.4-1-03工程物资采购计划
QR-C7.4-1-04(○A、○B类)供应商选择报告
QR-C7.4-1-05产品价格审批表
QR-C7.4-1-06物资验收记录
QR-C7.4-1-07紧急放行报告
物资供应商预审表QR-C7.4-1-01
B/01/1
编号:
供应商
名称
负责人
地址
联系人
供应
产品
类别
牌号
电话
名称
传真
企业资质
及
社会信誉
质量体系
及
保证能力
供货能力
及
主要业绩
产品样品
的
质量认定
其他
(价格、服务)
材料主管
意见
签名/日期
部门经理
意见
签名/日期
副总工程师
意见
签名/日期
备注
供应商评估表QR-C7.4-1-02
编号:
B/01/1
供应商名称
联系人
电话
地址
使用部位
1.产品质量状况评价:
评价结果
A
B
C
D
2.按期交货能力评价:
3物资数量是否足够:
4供应商与检验员是否合作:
5.对质量问题的处理措施:
6.紧急情况下的配合态度:
7.对下属公司能否进行有效控制:
8对所提供物资的防护状况:
专业工程师
意见
签名/日期
材料主管
意见
签名/日期
工程部经理
意见
签名/日期
副总工程师
意见
签名/日期
综合评价
备注:
A:
优秀B:
可接受C:
需改进D:
无法接受
工程物资采购计划
QR-C7.4-1-03
工程名称:
B/01/1
序号
物资名称
材质
规格
型号
单
位
数
量
预算价格
技术
质量
要求
用途
采购方式
采购批次
备注
单价
总价
第一批
第二批
第三批
时间
数量
时间
数量
时间
数量
编制/日期:
审核/日期:
批准/日期:
物资供应商选择报告
QR-C7.4-1-04
工程名称:
B/01/1
供应商
项目
企业规模
及业绩
产品性能
及质量
供货能力
及价格
综合评定
总
经
理
年月日
主
管
副
总
工
年月日
部
门
经
理
年月日
材
料
主
管
年月日
备注:
产品价格审批表
QR-C7.4-1-05
B/01/1
工程名称
使用部位
物资
名称
规格型号
生产厂商报价
拦头价
拟定价
拟订人
意见
签字/日期
材料主管
意见
签字/日期
部门经理
意见
签字/日期
副总工
意见
签字/日期
总经理
意见
签字/日期
备注
物资进场验收记录
QR-C7.4-1-06
B/01/1
工程名称:
验收日期:
供应商名称:
序
号
物资名称
规格
型号
材质
单
位
数量
质量技
术资料
备注
专业工程师意见:
签字/日期
材料主管意见:
签字/日期
监理单位意见:
签字/日期
施工单位意见:
签字/日期
处理记录
工程物资材料紧急放行报告
QR-C7.4-1-07
B/01/1
工程名称
时间
产品名称
生产厂家
规格
型号
数
量
批
号
生产日期
合格证号
放行原因:
专业工程师、材料主管签名:
使用部位及标识方法:
监理、施工单位签名:
对工程的影响:
项目负责人签名:
施工单位意见:
签名/日期:
监理单位意见:
签名/日期:
项目负责人意见:
签名/日期:
工程部经理意见:
签名/日期:
副总工程师意见:
签名/日期:
工程材料、设备需用申请计划
工程名称:
编号:
序号
材料设备名称
规格型号
单位
数量
使用部位
进场时间
备注
申报
单位
意见
签名/日期:
单位名称(盖章):
监理
单位
意见
签名/日期:
单位名称(盖章):
甲方
工程部意见
签名/日期:
单位名称(盖章):
说明:
此表一式四份,申报单位上报三份,监理单位留存一份,甲方留存两份,单向向甲方传递,三方存档备查。
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