采购库存应付初始设置说明.doc
- 文档编号:343400
- 上传时间:2022-10-09
- 格式:DOC
- 页数:17
- 大小:259KB
采购库存应付初始设置说明.doc
《采购库存应付初始设置说明.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《采购库存应付初始设置说明.doc(17页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
采购、库存、应付系统
设置资料
-设置部份
Pegasus
广州万迅电脑软件有限公司2006年11月
培训文档-采购、库存、应付系统设置部份
信息
说明
修订人
修订日期
授权人
授权日期
创建
易晋/孙燕
2006-11-17
服务部
2006-11-27
目录
通用代码 4
供应商编码 5
仓库编码 7
常用摘要 8
物资编码(库存、采购) 9
事物类别(库存、采购) 11
应付帐项(库存、应付) 12
审批分类(采购) 13
审批模板(采购) 14
成本用途(库存) 16
用途对照(库存) 17
地址:
广州市沿江中路296号江湾新城中区12楼邮编:
510100电话:
02083283115传真:
02083283054 Page17of17
通用代码
描述:
通用代码设置通用编码的代码、名称、类别、备注、标志、项目值等内容。
在系统中,相关下拉框的选择值,除了可以在具体设置项中找到相关设置外,其他一般都在通用代码设置中找到。
要求:
n通用代码的第一位数字不允许修改,其他位置的数字可以自定义;
n必填字段有代码、名称、类别、标记;
例子:
注意:
u通用代码表中的设置种类说明:
(下述相应操作处可双击弹出选择)
1:
送货方式设置,在使用采购系统中订货单时可选择。
2:
结算方式设置,在使用库存系统中入库单或直拨单时可选择。
3:
支付方式设置,系统保留。
4:
库存级别设置,在仓库设置时使用,用以标识库存或部门的性质。
5:
审批建议设置,在采购系统中进行审批时的建议常用项设置。
6:
物资货号设置,在设置物资编码的货号一栏时使用,用以标识物资的货号类别。
7:
供应商类别设置,在设置供应商的类别一栏时使用,用以标识供应商的类别。
8:
仓库类别设置,在仓库设置中类型为仓库时,设置类别一栏时使用,用以标识仓库的类别。
9:
部门类别设置,在仓库设置中类型为部门时,设置类别一栏时使用,用以标识部门的类别。
u在增加明细项目时,“类别”字段注意填列内容为分类的代码。
供应商编码
描述:
供应商编码设置供应商的代码、名称、类别、地址、邮编、电话、帐号、税号、联系人等内容,记录供应商情况。
要求:
n供应商编码可以自定义,但应该统计长度,一般4位即可;
n应将供应商进行分类,并在供应商编码字段上对同一类用相同的前缀表示,例:
食品类供应商都以1开头;
n对于信用限额、有效期起、有效期止字段应详细沟通,并认真填列;
n必填字段有供应商编码、供应商名称、是否明细、级别、状态、供应商类别、信用限额、有效期起、有效期止、供应商类别;
例子:
列表内容
明细内容
注意:
u对于“供应商类别”字段使用说明:
在物资系统中的设置供应商一项中,“供应商类型”一项有三种选择:
1、外部
如果将供应商设置成“外部”,即在相关单据生成时,如:
入库单、直拨单等,将列出非半成品的物资编码可供使用。
半成品的物资编码将不列出选择。
有关报价单、定价单的价格规则受标准限制。
是否为半成品,即在设置物资编码时,由“半成品”字段决定。
2、自购
设置为“自购”的供应商,使用的物资编码过滤同“外部”供应商。
但有关报价单、定价单的价格规则则不受限于标准控制,即可以允许任意更改单价。
3、内部
设置为“内部”的供应商,使用的物资编码过滤与“外部”和“自购”相反,只列出设为半成品的物资编码供使用。
有关报价单、定价单的价格规则受标准限制。
u“信用限额”、“有效期起”、“有效期止”影响应付系统中的生成应付挂帐单或从库存系统通过入库单或直拨单生成应付系统的应付挂帐单时在选择供应商时的有效性判断。
u“供应商类别”字段建议按相应类别选择,其影响应付系统中的“帐龄分析表(客类)”或库存系统中供应商类别分析表。
仓库编码
描述:
仓库编码设置结存地点的代码、名称、类别、主管、位置、面积等内容。
此处的结存点是指仓库和部门,根据酒店情况,设置所有的仓库和使用部门情况。
要求:
n一般情况下部门为成本中心,侧重部门成本核算,仓库侧重物品结存核算。
所以设置时请区分需要设置的核算点是部门还是仓库属性,一般出现选择的情况为二级库的设置,如果此二级库为成本中心,侧需要设置为部门属性,反而则为仓库;
n仓库的设置可以按物品类别设置,也可以按物品存放地点设置。
但无论何种设置都需要和相关人员沟通并确认(例成本会计);
n部门的设置要按是否为成本中心设置,一般一个部门为一个成本归集中心。
同样也需要和相关人员沟通并确认(例成本会计);
n必填字段有仓库编码、仓库名称、仓库类型、仓库类别、标志、状态;
例子:
注意:
u在V7仓库编码和部门编码都被视为结存点,在这里统一设置。
u状态有“有效”与“无效”之分,“无效”状态将不可使用。
u标志有“明细”与“分类”之分,一般能在单据中使用的为“明细”标志。
u编码可以使用数字及字母,但相同类的仓库或部门的前缀必须一致,长度建议相同,例:
A1为餐饮部,标志“分类”,A10为餐饮管事部,A11为满江红。
常用摘要
描述:
常用摘要主要用来设置常用的内容描述,一般在可编辑的文本框处双击弹出,避免一些重复录入工作。
要求:
n必填字段有代码、内容;
例子:
注意:
u编码等可根据需要自定义,但一般应注意编码长度一致。
物资编码(库存、采购)
描述:
物资编码设置物资的代码、名称、类别、规格型号、计量单位、计价方法、级别、状态、标志等内容。
要求:
n在设置物资编码前,相关字段的填列方法一定需要确认,具体包括:
规格、最高库存、最低库存、计价方法、收货浮动、经济批量、库存单位、采购单位、转换比率、提前期、再订购点;
n在设置编码前,需要预先根据约定设置好“系统参数”中的物资编码规则“coderule”的参数值控制,只有符合物资编码规则的物资才能保存,否则系统将提示改正;
n可以设置具体的商品条形码,但条形码应用需要有相关接口支持;
n必填字段有物资编码、规格、物资名称、库存单位、采购单位、转换比率、计价方法;
例子:
列表情况
明细内容
物资的编码规则(“coderule”参数)“1,3,4”,则表示物质编码的第一级是1位,第二级是3位,第三级是4位,对应这一规则,例:
编号为“3-01-002”的物资,它的第一级是“3”,第二级是“-01”,第三级是“-002”,它的一级分类是“3”,二级分类是“3-01”,三级物资明细编码是“3-01-002”。
编号为“30010002”的物资,它的第一级是“3”,第二级是“001”,第三级是“0002”,它的一级分类是“3”,二级分类是“3001”,三级物资明细编码是“30010002”。
注意:
u相关字段应用说明:
最高库存:
用以标记物资的最高库存量,与“物资超量报表”相关联,如果物资库存超过最高库存设置,则会出现在此报表中。
最低库存:
用以标记物资的最低库存量,与“物资短缺报表”相关联,如果物资库存低于最底库存设置,则会出现在此报表中。
计价方法:
物资的计价方法,包括先进先出法、后进先出法、移动平均法、个别计价法等。
此项设置影响到所有物资的进出存的价格核算及相关的成本核算,非常重要。
系统不允许物资在同一会计年度内存在不同的计价方法。
收货浮动:
用以设置物资从采购到收货时,与相应的采购数据相比,正常收货数量的浮动范围。
经济批量:
用以设置物资合理、经济的一次性采购数量。
例:
采购三五牌电池,一节为5角,一次采买两节为9角,则此时三五牌电池经济采购量为2。
库存单位:
物资进行库存系统时使用的单位。
采购单位:
物资在采购系统中使用的采购单位。
转换比率:
当物资从采购系统使用采购单位时,进行收货操作时将物资转入库存系统中使用的采购单位与库存单位之间的转换比率。
例:
青啤,采购单位为箱,库存单位为支,一箱青啤为24支,即转换比率为24,采购系统在进行收货操作时,将以此标准乘以采购数量入库。
提前期:
一般是指物资处理期,配合保质期使用。
例:
干笋的处理期要经过三天的发泡才可使用,那么干笋的提前期为3。
作用为:
当一批采购的干笋保质期为2006-11-20日时,系统会在此日期自动提前3天做为此批干笋真正的保质期,即2006-11-17日。
再订购点:
指物资的采购点。
一般应用为:
物资库存到达这点以下时,则需要采购。
u上述等字段一定要事先与相关人员沟通,在非常明确、清晰的情况下再做相应初始化操作。
事物类别(库存、采购)
描述:
事物类别中规定了各种单据的来源与去向、单据格式的指向、单据的编号计数器等。
在初始化阶段不需要再做其他设置及调整。
注意:
u关于“单据格式”及“编号计数”说明:
“单据格式”是来指定单据的打印格式,如果有自定义的打印格式,可以在此指定;“编号计数”是记录了单据的最后有效编号,如果对单据使用自动编号(即在保存新单据时,在编号一栏处不填,系统则会根据此编号计数自动加1)时,系统提示编号重复错误,可以在此处调增数值。
应付帐项(库存、应付)
描述:
应用于应付系统中,对应付项目的设置,包括挂帐项目及结算项目。
例:
挂帐项目为货款,结算项目为支票等。
(系统同时提供可以从库存系统中由入库单或直拨单直接生成应付挂帐单)
要求:
n必填字段有项目编码、项目名称、项目类别;
例子:
注意:
u结算项目和挂帐项目编号前缀分开,保证清晰、准确。
u总帐科目、辅助帐号部门、辅助帐号项目为财务一体化的设置部份。
财务一体化应用可以咨询现场工程师或相关文档。
审批分类(采购)
描述:
审批分类应用于采购系统中,需要结合“审批模版”理解,两者可以概括的描述为:
“审批分类”主要侧重区分不同的审批流程设置,“审批模板”则主要侧重对单据的条件区分,例:
合计金额为0-1000的为一种模板,1001-以上的为另一种模板。
要求:
n需要有清晰、确定的审批流程设计下才可进行设置;
n必填字段有分类编码、分类名称;
例子:
注意:
u审批分类需要相关的部门人员与工程师进行充分的沟通后,结合酒店具体情况,设计并确定出符合酒店需要,优化的流程后方可设置。
可以参照上述原则进行设计。
审批模板(采购)
描述:
审批分类应用于采购系统中,需要结合“审批分类”理解,两者可以概括的描述为:
“审批模版”主要侧重区分不同的审批流程设置,“审批模板”则主要侧重对单据的条件区分,例合计金额为0->1000的为一种模板,1001->以上的为另一种模板。
要求:
n需要有清晰、确定的审批流程设计下才可进行设置;
n必填字段有模板编号、事务类别、审批分类、模板名称、金额类型、起始金额、截止金额、相关步骤;
例子:
列表情况
明细内容
注意:
u审批模板主要根据不同的单据在不同的条件下(按单价金额或按合计金额)所适应的不同审批流程而设置。
u审批模板需要相关的部门人员与工程师进行充分的沟通后,结合酒店具体情况,设计并确定出符合酒店需要,优化的流程后方可设置。
可以参照上述原则进行设计。
u“部门筛选”与“用户管理”中的“审批权限”相关,如果在步骤中选择了“部门筛选”,操作员的单据审批动作及单据查看等受限于“审批权限”中规定的相关部门或仓库,可以实现的业务应用如实现本部门人员只可查看和审批本部门单据的功能。
u“步骤编
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 采购 库存 应付 初始 设置 说明
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)