企业资源规划大作业模板物料采购系统.docx

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企业资源规划大作业模板物料采购系统

企业资源规划

大作业二

ERP采购管理系统模块

功能、流程、表单及其流转设计

班级：

1008401

姓名：

匡野

学号：

1100800807

2013年5月14日

一、企业简介

1.1企业的基本情况

　青龙满族自治县安胜矿业有限责任公司隶属于河北毕氏集团，是一家集铁矿业采选于一体的大型民营企业。

公司成立于2003年9月，现有固定资产8.4亿元，员工1800名，矿区面积20平方公里，配套设施完备，资源丰富，工艺设备先进，具有强大的竞争优势，发展势头强劲，已跻身河北省“文明单位”、“百强民营企业”，是“秦皇岛市民营企业二十强”、“工业利税十强企业”、“亿元纳税企业”、“安全生产管理先进单位”。

　　公司自建铁选厂四座，设计生产能力年产铁精粉250万吨，全部使用高效节能的设备，采用三道破碎、两段磨矿、四道磁选的工艺流程，精粉品位61―64%，粒度>95%，水份<10%，选矿回收率48%，2011年年产铁精粉202.8万吨，上缴税金3.59亿元，其中上缴地税0.6亿元，实现利润35000万元。

　　几年来，公司坚持“科学发展，和谐共赢”的理念，大力发展生产，积极回报社会，全力承担社会责任。

近五年累计纳税8亿余元。

向社会捐款一亿余元，主要用于社会福利、教育、红色文化事业、赈灾扶贫和扶持基层政权建设。

荣获河北省“抗震救灾捐赠突出贡献奖”、秦皇岛市“慈善企业奖”、“光彩事业特殊贡献奖”和“全市支持文化事业先进单位”、“尊师重教先进单位”称号。

1.2企业的产品

企业主营产品为铁精粉

1.3企业的组织结构

1.4企业的需求响应策略

现货生产（MIT），又称备货生产，也称存货型生产，是在对市场需求量进行预测的基础上，有计划地进行生产，产品有库存。

为防止库存积压和脱销，生产管理的重点是抓供、产、销之间的衔接，按“量”组织生产过程各环节之间的平衡，保证全面完成计划任务。

这种生产方式的顾客定制程度很低，通常是标准化地、大批量地进行轮番生产，其生产效率比较高。

二、企业采购管理系统的功能结构

2.1企业采购管理系统的组织结构及其角色定义

2.2企业ERP采购管理系统的功能结构

计划：

制定企业采购计划

预算：

计算计划预算

合同管理：

管理合同的制定及合同的合理性等方面

采购检验：

检验采购产品质量，确保采购产品达到预定要求

采购结算：

对采购进行结算

采购成本分析：

分析采购成本，并且分析采购成本变化的原因，对下一次采购的成本提出指导性意见

采购绩效：

计算采购系统的绩效，用作考核之用

2.3企业采购管理的体系

一，下单：

1.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：

存货编码，产品型号，数量。

2.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：

材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

3.采购审核员根据具体情况进行定单审核

4.定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。

二，稽催：

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

三，入库：

一）.实物入库：

收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：

供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。

二）.单据入库：

采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。

但也存在些问题，表现为：

1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库定单号和数量比较混乱。

四，退货：

采购填写退货单，进行定单退货。

五，对帐：

一），月结表：

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。

目前月结表中出现以下不足之处：

无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。

二），增值税发票：

校对发票上的以下信息：

我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。

在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的情况。

六，付款

三、企业产品的BOM结构

3.1企业产品的BOM

四、企业采购管理的表单

4.1采购计划相关表单NO：

物资□/服务□

供应商名称

评审日期

物资供应商

服务供应商

业务电话：

传真：

联络人：

电话：

供货地址：

办公地址：

供应物资范围或产品名称：

服务范围、期限及项目：

评审记录

部门评定

管理者代表意见

主管领导意见：

总经理意见：

4.2采购需求相关表单

物资□/服务□

供应商名称

评审日期

物资供应商

服务供应商

业务电话：

传真：

联络人：

电话：

供货地址：

办公地址：

供应物资范围或产品名称：

服务范围、期限及项目：

评审记录

部门评定

管理者代表意见

主管领导意见：

总经理意见：

申购部门

序

号

品名

规格

型号

类

别

价位

数量

单价

金额

要求或用途

申请人

日期

部门负责人

供方

采购员

备注

01

02

03

04

05

4.3采购作业相关表单

申购部门

序

号

品名

规格

型号

类

别

价位

数量

单价

金额

要求或用途

申请人

日期

部门负责人

供方

采购员

备注

01

02

03

04

05

4.4采购到货相关表单

进仓单

序号

日期

物资名称

规格

型号

单位

数量

单价

合计金额

供应商

名称

备注

采购：

验收：

仓管：

*此单共三联：

第一联仓管、第二联出纳、第三联采购员。

五、企业采购管理流程

5.1企业采购管理角色定义

采购业务管理

专门经办采购业务。

在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。

可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。

三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。

跟单管理

此项职能是为避免事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。

在一些小公司是由采购员自己负责。

票据处理

在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。

在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。

但一般情况都是由会计部门负责。

档案管理

在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。

在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。

废料处理

采购业务中，会由于多种原因产生废料，比如说供应商的产品质量不合格，也可能供应商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，从而导致了废料的产生。

废料的处理与销售在企业中，一般由采购部门负责。

运输管理

采购业务过程中，当完成了采购合同后，就要涉及到运输环节。

在国内目前大部分采购业务流程中，运输都是由供应商负责的。

然后随着供应链思想的广泛运用，越来越多的采购方开始承担这项业务，在大企业中如需物料多而其职能重要，则需单独设立此部门，比如沃尔玛、海尔等跨国企业。

5.2企业采购计划制定流程

5.3企业供应商选择流程

选择供应商工作标准

任务

节点

任务程序、重点及标准

重要

重要

名称

输入

输出

选择新供应商，审核基本资料

程序

供应商公司介绍以及产品资料

供应商基本情况审核表

A2

采购部对已选择的新供应商发出通知

D2

供应商如实提供公司资料

A3A4

采购部对基本资料进行审核

重点

 准确把握问题的根源，确定调研目标

标准

   市场信息的准确掌握

样品审核

程序

报价单样品承认书

样品检测结果

D4

供应商向采购部提供样品并报价

B5B6

报价审查，样板确认

重点

样品审核

标准

   样品满足生产需求

调查表审查及最终供应商确定

程序

供应商调查表

市场调研报告合格供应商批准书

A7

对样品及报价通过的供应商进行调查表审查

C8

批准合格供应商

A8

确定合格供应商

重点

调查表审查

标准

审核成绩良好

5.4企业采购合同与订单管理流程

5.1订单接受

接受订货的第一步是接收订单，接收订单的方式包括传统与电子订货两种；

5.1.1传统订货

5.1.1.1公司统一配发

5.1.1.2客户订货

5.1.2电子订货

5.1.2.1POS订货系统

5.2订单确认

5.2.1确认所需货品、数量、交期

5.2.2确认客户信用

核查客户的财务状况，一般是核查客户应收帐款是否超过信用额度；

5.2.3确认订单形态

一般交易、现金交易、间接交易、合约式交易、寄库存式交易；

5.2.4确认订货价格

不同客户、不同数量，可能有不同的货物价格，在输入价格时应审查，若输入价格不符（输入错误或业务员降价强接单），应予以锁定，以便主管审核；

5.2.5确认包装方式

客户所订货品，是否有特殊的包装、分包装、与贴标签要求，或有无易碎、或易湿物品在其中；

5.3建立客户档案

客户档案应包括：

5.3.1客户名称、编号、等级；

5.3.2客户信用额度；

5.3.3客户销售付款及折扣率条件；

5.3.4开发负责此客户的业务员资料；

5.3.5客户的配送区域；

5.3.6客户的收货地址；

5.3.7客户配送路径的顺序；

5.3.8客户所在地区适合的运输方式、车辆形态；

5.3.9客户点卸货特点；

5.3.10客户配送要求；

5.3.11延迟订单处理方式；

5.4存货查询与订单分配

输入客户所订商品的名称、代码后，系统就查对存货档的资料，查看此商品有无缺货，如有缺货就提供商品资料有无替代品，或缺货有无采购还没入库信息；

订单输入确认无误后，最主要的就是将订单汇总、分类、调拨库存，订单分配方式可以单一订单分配或批次分配；

5.5计算订单拣取时间

订单处理人员要事先计算每个订单或每批订单的可能拣取时间，以便有计划的安排出货先后顺序；

5.5.1计算拣取每一个单元（一个卡板、一个纸箱、一件）货物的标准时间，且将它设计于电脑记录标准拣取时间档，将此个别单元的标准时间记录下来，就能方便的推算出整个的货物拣取时间；

5.5.2有了单元的拣取标准时间后，可依每品项的订购数量（多少个单元）再配品项的寻找时间，计算出每品项的拣取时间；

5.5.3根据每一订单或每批订单的品项及考虑批订单的标准拣取时间算出；

5.6依订单排定出货时间与拣货顺序

5.7订单分配后存货不足处理

若公司存货不足不能满足客户需求时，客户又不接受替代品，则按客户的要求与公司规定有如下几种方法处理;

5.7.1重新调拨

若客户不允许过期交货，公司不愿失去订单时，则有必要重新调拨分配订单；

5.7.2补送

若客户允许不足部份可以等有货时再过期交货时，公司政策也允许，则采用补送处理；若客户允许不足订单额的部份或整张订单留待下一次订货时配送的，也采用补送处理；

5.7.3删除不足额订单

若客户不接受部份出货，或公司政策不希望分批出货时，则删除订单；若客户不接受过期出货，公司也无法再重新调拨时，则删除订单；

5.7.4延迟交货

延迟交货分两种，一种有时限延迟交货，客户允许在一段时间内过期交货，且希望所有订单一起送达，一种无限延迟交货，客户允许不论延迟多久交货，希户所有订单一起送达，则等所有订货到后再一起配送；对延迟订单需要有记录存档与看板；

5.7.5取消订单

若客户希望所有订单一起到达，且不允许延期交货，公司也无法再重新调拨，则取消订单；

5.8订单资料输出

需要打印出的资料包括：

拣货单（或拣货单条码）、缺货资料；

5.5企业采购到货管理流程

5.6企业采购退货管理流程

5.7企业采购合同结算管理流程

六、企业采购管理与其他系统的协同

6.1与生产管理系统的协同

1、物料的品质

采购部门应以生产部门的需求为第一需要，及时采购适当品质的物料，以配合生产之需要。

2、物料的数量

采购的数量是依据生产部门的需要，而生产部门是依据用料预算与生产计划提出请购量，因此采购部门和生产部门，必须密切配合才能保证准确、必须的采购数量。

3、供料时间

生产部门按照生产计划，事先提出物料请购，要给采购部门充分的准备时间，以便采购部门能依照生产部门的要求适时供料。

6.2与质量管理系统的协同

1、品管知识

采购人员学习和掌握相关的品管知识，以便在考察、选择供应商时能了解供应商产品品质，才能采购到适当品质的物料以供应生产。

2、品质标准

为了采购到一定品质与规格的物料，采购部门应与品管部门加强联系，以便品管部门提供必须的协助。

3、物料验收

品管部门对于厂商交来的物料不符合要求而拒收时，应及时通知采购部门以便采取必要的措施。

6.3与库存管理系统的协同

采购部门应及时将采购的相关资料通知仓储部门，例如采购物料的品种、数量、交货时间，以便仓储部门有足够的时间事先准备所需的空间。

而仓储部门应将存量数据告知采购部门，两者需互相配合以达到最适当的存货，以便完成最佳存量控制。

6.4与财务管理系统的协同

采购部门和财务部门在应付账款、计划和预算方面相互作用。

采购部门提供给财务部门的信息是其进行公司发展和管理预算以及确定现金需要量的基础。

采购部门提供的有助于财务部门进行计划的信息还有：

物料和运输成本及其发展趋势，以及为了应付需求突然变大造成的供应短缺或其他可以预测的原因造成的供应中断，而进行远期采购的计划。

同时，采购部门运作的有效性也可以作为衡量财务工作好坏的依据，会计体系不够精细，就不能发现由于采购决策失误造成的效率低下。

而财务部门的合理预算又会对采购部门产生一定的监督作用，抑制一些腐败和浪费行为的发生。

七、总结

通过物料采购系统的规划，我加深了对企业物流流程的认识，并且对ERP有了进一步的理解，产生了浓厚的兴趣