物流单据表单管理系统720.docx
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物流单据表单管理系统720
九、物流文件、单据、报表管理规范
1、目的
为使部门表单管理规范化,防止表单错用、乱用,物资进出有据可依、账实相符、真实、登记正确、清晰、字迹工整、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确,特制定此管理办法。
2、适用范围
适用于物流部所有作业岗位及物流器具、设施管理的操作记录等相关表单涉及的所有各类报表统计。
3、职责
3.1岗位作业者:
负责本岗位的使用文件和表单的保管,并做好记录;
3.2班组长:
负责管辖范围内所有岗位的作业文件和表单的编制及更改;
3.3职能科长:
负责管辖范围内所有岗位的文件(包括:
程序文件和作业文件)和表单的编制;负责本科室作业文件和表单的审核,并监督作业文件和表单的执行;
3.4文员:
负责物流部所有文件、表单的标准化管理、文件编号的管理、文件保存、发放、回收、销毁和登记.
3.5物流部长:
负责涉及所有物流部的文件、作业表单的审核和批准。
程序文件
3.6包装科交接员:
负责产品入包装接收单据的整理;产品包装报表统计及单据整理;3.7包装台长负责包装完成产品入库的填写;
3.8仓管员负责交接单据整理;
3.9打印员负责尾箱单据管理。
3.10仓管科组长负责仓库进出库周、月报表统计,以及涉及的单据整理;负责运输的报表统计及单据整理和保管。
3.11物流部责任人负责物流财产报表统计及单据整理和保管。
4、物流部文件、表单管理内容
4.1文件分类
4.1.1管理性文件:
a)物流及仓库管理程序文件;
b)部门作业指导书;
c)其它管理性文件(如各种管理制度、岗位职责、相关支持性文件);
d)记录表格。
4.1.2技术性文件:
a)量产加工工序卡(工艺)文件;
b)国家、企业标准等;
c)部门编制的服务规范、质量控制规范、技术标准、检验规范、管理规定等。
4.1.3外来文件:
a)来自公司外部的法律、法规、标准;
b)顾客或供方提供的合同、协议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。
4.2受控文件和非受控文件
4.2.1文件可分为“受控”和“非受控”两类:
a)“受控”文件是指受公司及部门控制,并能对其实施更改的文件,为更改通知版本,在文件发生更改时能追溯到全部使用者,并对文件实施更改,以确保其现行有效;
b)“非受控”文件是指外来文件、无须进行更改控制的公司文件(包括用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件,生产计划等具有时效性到期自动作废的文件),为更改不通知版本,公司只保证发放时其现行有效,不进行跟踪维护。
4.2.2受控文件须加盖“受控”印章,分发时应作发放登记,并注分发号(如质量部编号为1号)。
非受控文件由授权人员批准后发放,只作发放登记,不注分发号。
对公司受控文件作为非受控文件发放(如投标、顾客非现场使用)时,应加盖“非受控”印章。
4.3文件的形式
文件可采用任何形式或类型的媒介,如纸张、硬拷贝、电子媒体等。
物流部涉及的文件详细分类见附表一:
(物流部补充)
附表一物流部涉及文件分类
管理类文件
技术类文件
作业类文件
1
产品加工工序卡
各种产品生产作业指导书
2
产品缺陷极限样件接收标准
返工作业指导书
3
设备操作指导书
4
包装作业指导书
5
6
7
4.5物流部文件、表单管理要求
4.5.1物流各种文件及表单编制
由各科室在拟定工作标准文件的同时根据需求编制部门使用表单,在使用前拟定的文件及表单应得到科室科长审核,部长批准,按程序文件规定进行编码管理,交物流文员处,由文员负责向品质部获取文件编号,统一实施,表单具有唯一性,由物流文员登录在“物流表单总汇表”及文件管理台账中备案。
见附表二
附表二文件、表单编制、审批的划分职责
文件、表单类型
编制
审核
批准
编制内容
管理文件类
★△
△■
◎
制定公司及部门级的管理性文件
技术文件类
★△
△◎
◎◆
拟定产品质量标准
作业文件类
★△
★△
△◎
编制作业指导书
作业表单类
★△
★
△
拟定作业需要控制的记录表单
统计表单类
★△
★
△
公司及部门需要掌握生产等信息的统计报表的制定
质量表单类
★△
△◎
◎■
拟定产品质量标准和质量要求控制的表单
物流器具类表单
★△
△◎
◎■
物流器具管理类表单和台账
备注:
1、岗位分别由符号表示:
“★组长”“△科长”“◎部长”“◆客户”“■涉及部”
2、所有文件表单编制必须按要求,编入相关内容并按编制、审批权限进行审核和批准后方可
提交给物流部文员进行登记,并由物流部文员提交给品质部编号后方可投入使用。
4.5.2各类表单按要求进行管理:
按照物流部表单管理一览表的要求执行,并依据实际情况登记入账。
(1)填写内容应详细、准确、完整、字迹清晰,不得随意涂改。
(2)记实性记录应由规定的负责人签字认可;
(3)各类表单填写完成后有需要传递或上报的应及时处理。
(4)表单的保存期限及存放管理见附表3的规定。
附表三物流部表单管理一览表
NO
表单名称
操作要点
表单填写人
使用单位
单据整理排序方式
整理周期
保存期限
文件介质
表单储存地点
责任人
备注
单位一
单位二
单位三
单位四
1
工序交接清单
二维码系统操作
螺纹、表面处理、热处理、外协收货员
螺纹、表面处理、热处理、外协收货、包装科
日期排序
每日排序整理
手工3个月
电子长期
纸质/电子
包装科
交接员
2
送货单
按表格要求使用者签字确认
仓管员、物流司机
仓管科、三方物流、财务、客户
日期排序
每日排序整理
3年
纸质
仓管科
财务
三方物流
客户
仓管员、会计
3
量产品加工工序卡
品质部负责随料摆放,按工序确认盖章,交接员接收货物时确认加工工序卡没有丢失
检验员确认产品合格并盖章
包装车间、成品仓库
日期排序
每日排序整理
15年
电子
品质部
检验员
4
工序卡补卡申请单
产品加工工序卡丢失由交接员申请,品质部补发
包装交接员
包装科
日期排序
随时
3个月
纸质
品质部
成品检验员
5
返工交接单
仓管员按返工作业指导书要求填写返工交接单
仓管员
包装车间、需要返工的责任部门
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
包装车间
责任部门
仓管科
返修部门交接员或工艺员
6
周发货产品缺件需求计划
仓管员依据周发货计划统计本周缺件,信息传递给物流计划员及包装计划员
仓管员
包装计划员、物流计划员
日期排序
每周整理
3个月
电子
包装科
物流计划
仓管员
7
包装产能参照表
包装科拟定供包装计划使用
包装科交接员
包装计划
随时
长期无年限
电子
包装科
包装计划员
8
产品挑选生产能力(节拍)测算与实施
包装科生产记录及科室业绩考评
交接员
包装计划、包装车间
日期排序
每日排序整理
3个月
电子
包装科
交接员
9
产品挑选生产能力(节拍)参照表
包装科拟定供包装计划使用
包装科交接员
包装计划
随时
长期无年限
电子
包装科
包装计划员
10
包装车间零件生产设备分配明细
包装科拟定供包装计划使用
包装科组长
包装计划
随时
长期无年限
电子
包装科
包装计划员
11
关键件定人定机清单
包装科拟定供包装计划使用
包装科/仓管科组长
包装计划
随时
长期无年限
电子
包装科
仓管科
包装计划员
12
包装计划
包装计划员依据周发货计划制定包装计划
包装计划员
包装车间
日期排序
每日排序整理
1周
纸质
包装车间
包装计划员
13
产品挑选计划
包装计划员依据周发货计划制定挑选计划
包装计划员
机选科
日期排序
每日排序整理
1周
纸质
机选班、人工挑选班
14
产品包装计划与跟踪表
包装计划员跟踪包装计划的实施情况
组长
包装车间
日期排序
每日排序整理
1周
纸质
包装科
包装计划员
15
产品挑选计划与跟踪表
包装计划员跟踪挑选计划的实施情况
组长
包装科
日期排序
每日排序整理
1周
纸质
包装科
包装计划员
16
料箱使用对照表
操作者生产时按料箱管理规定提前准备生产器具
操作者
包装科
随时
纸质
物流部
操作员
17
分度盘选择对应表
操作者更换产品按分度盘选择对应表选择对应的分度盘安装生产
操作者
机选班
随时
长期无年限
纸质
包装科
组长
18
机器挑选残留品清点确认表
生产前或更换产品,操作者依据机器挑选残留品清点确认表进行现场清理
操作者
机选班
随时
长期无年限
纸质
机选车间
组长
19
设备点检基准书
生产前操作者按设备点检基准书要求进行点检
操作者
机选班
随时
长期无年限
纸质
设备科
机选班
操作员
20
设备日常点检表
生产前首先确认设备,由操作者进行设备日常点检并记录
操作者
机选班
日期排序
每日排序整理
1年
纸质
设备科
机选班
操作员
21
影像筛选机校准灵敏度记录表
操作者开机生产首件确认
操作者
机选班
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
包装科
机选班
操作员
22
产品检查记录表
操作者检查完产品后及时做好记录
操作者
包装科
日期排序
每日排序整理
1年
纸质
品质部
检验员
23
包装标签使用登记表
谁打印谁登记
操作者
包装科
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
包装科
标签打印员
24
成品入库单
产品包装结束后由台长填写入库单
包装台台长
成品仓库
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
仓管科
仓管员
25
退换货申请单
责任单位依据实际情况按退换货管理规则要求填写
客诉、物流计划员、销售人员
成品仓库
日期排序
随时
1年
纸质
仓管科
仓管科长
26
送检单
仓管员依据出库及退货实际情况填写交品质检验。
仓管员
成品仓库
日期排序
随时
3个月
纸质
品质部
检验员
27
报废单
成品报废由成品检验员填写
检验员
成品仓库、包装科
日期排序
随时
3个月
纸质
仓管科
包装科
品质
检验员
28
周发货计划
物流计划员依据客户需求节点数量编制
物流计划员
成品仓库
日期排序
每周整理
3个月
电子
仓管科
仓管员
29
物流部用车申请单
仓管员依据发货情况填写用车申请报仓管科长审核批准
仓管员
成品仓库
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
仓管科
组长
30
发货计划单
仓管员依据发货计划在二维码系统操作
仓管员
成品仓库
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
仓管科
仓管员
31
料箱交接单
仓管员依据客户或我司需要料箱回收在第三方物流料箱交接单上双签
仓管员
物流公司
日期排序
每日排序整理
3个月
纸质
仓管科
物流公司
仓管员
32
物流部快件申请单
责任人依据发货紧急情况填写物流部快件申请单报责任科室领导审核批准
责任人
成品仓库
日期排序
每周整理
3个月
纸质
仓管科
责任科室
仓管员
33
领料单
使用者依据需求填写领料单,经科室领导批准后,到指定库领取
使用者
各类物品仓库
日期排序
每周整理
3个月
纸质
各类物品仓库
仓管员
34
物流需求计划
物流计划员依据客户需求编制
物流计划员
生管部、物流部
日期排序
每月整理
3个月
电子
物流部计划科
物流计划员
35
产品交付进度跟踪统计台账
物流计划员跟踪交付实际情况
物流计划员
物流部计划科
日期排序
每周整理
3个月
电子
物流部计划科
物流计划员
36
采购申请单
使用部门依据实际情况填写需求采购申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
3个月
纸质
采购科
使用部门
物流部文员
37
料箱料架使用申请表
使用部门依据实际情况填写使用申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
3个月
纸质
物流部
使用部门
物流部文员
38
料箱、料架报修申请单
使用部门依据实际情况填写使用报修申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
3个月
纸质
物流部
使用部门
使用者
39
设备维护保养记录
使用部门依据实际情况填写使用报修申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
4个月
纸质
物流部
使用部门
使用者
40
设备报修单
使用部门依据实际情况填写使用报修申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
5个月
纸质
物流部
使用部门
使用者
41
物资管理台账记录表
文员依据实际情况填写记录表
物流文员
物流部
日期排序
随时
一年
电子
物流部
文员
42
包装、运输器材报废申请单
使用部门依据实际情况填写使用报废单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
包装科
仓管科
文员
43
物资报废申请单
使用部门依据实际情况填写使用报废申请单
使用部门
使用部门
日期排序
随时
包装科
仓管科
文员
44
资源、财产盘点表
使用部门依据资源、财产实际情况编制盘点表
使用部门科长
使用部门
日期排序
随时
包装科
仓管科
科长
4.6文件、表单的发放、回收
4.6.1文件、表单的发放
1)物流部所有文件,由文员接收和发放,并做好“文件发放回收记录”,各科室负责人在“文件发放回收记录台账”上签字确认,需个人接收的文件由个人亲自签字接收。
文件发放回收登记表.xlsx
2)物流部文员收到品质部体系员确认的纳入程序的编号表单,以电子档形式发送给使用科室,同时做好“文件发放回收登记表”记录,由使用科室签字接收。
4.6.2文件、表单的回收
因文件及表单的内容变更或到期,需要作出修改或销毁时,由责任人或责任科室向物流部文员提出申请,经相关领导批准后,填写“文件发放回收登记表”,由文员发放文件的同时回收旧文件或报废文件;
4.7文件、表单的更改
因文件、表单内容变更,需要做出修改时,由使用班组或科室填写“变更申请单”同时更改文件或表单,经科室及部门领导批准后,由文员将变更后的文件、表单发给品质部换版、更新,变更成功后,文件以纸档形式发放至申请责任部门,表单以电子档形式发放至使用人,文员将更改后文件、表单电子档更新,保留“变更申请单”。
变更申请单(F版).xls
变更流程图:
4.8、文件、表单的保存管理
1)物流部文员将文件的母本一律保存在文件柜中,对保存在计算机中的文件母本,应做好硬盘拷贝备份,妥善保管。
2)物流部所有使用的电子档表单,汇总登记于“物流部表单汇总表”,由文员进行每月整理保存硬拷贝。
物流部表单汇总表.xlsx
3)所有文件、表单的保管人和使用人,文件存放条件应符合防火、防水、防蛀、防霉变等环境要求。
防止文件的遗失、损坏、污染。
4)因文件损坏或遗失,影响使用时,文件管理责任人或责任科室应向部门领导申明原因,经部门领导作出相应处理和核准后,方可在物流部文员处填写“文件作废或遗失补发申请单”,经部门部长和物流部文员在申请单上签字确认是“损坏或遗失”,给出补发意见,若同意则将有效版本文件或表单发给申请部门或申请人。
对于文件损坏的需先回收破损文件再补发新文件。
“文件补发作废或遗失申请单”由物流部文员进行纸档及电子档保存。
各科室或人员不得私自复印或拷贝以作为正式文件使用。
文件补发作废申请表A0.xls
5)部门人员工作变动,无论是调离本公司还是调往公司内其它岗位,离职前必须向顶岗人移交所有文件。
序号
文件及表单名称
保存年限
文件及表单类型
责任科室
责任人
文件补发作业流程表:
4.9、文件、表单的报废及销毁
报废责任人或责任科室按照文件、表单的保存期限提出报废申请,并经签字后方可执行报废,报废方式按销毁方式执行。
具体见下表:
文件、表单类型
保存期限
销毁批准人
销毁方式
执行人
备注
管理文件类
长期
部长以上
粉碎
文员
技术文件类
长期
部长以上
粉碎
文员
作业文件类
长期
科长以上
粉碎
文员
作业表单类
3个月以上
科长以上
粉碎
使用科室
统计表单类
1个月以上
科长以上
粉碎
使用科室
质量表单类
1年以上
科长以上
粉碎
使用科室、品质部
4.9.1文件、表单的销毁流程
文件、表单保存如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时,由责任人、责任科室填写“文件报废审批单”,经科室部门领导、文件保管员确认批准后,根据文件类型由对应执行人负责销毁。
文件报废审批单.xlsx
4.9.2文件销毁的处理方式
1)按公司文件保密规定涉及到公司机密和有保密价值的文件和资料必须采取粉碎方式,并在指定地点进行,粉碎时必须由两个以上人员在现场执行粉碎。
2)参与文件销毁和处理的人员,必须待销毁彻底或处理完成后才能离开现场。
3)对未涉及到公司机密的作废文件和表单,可由责任人作废纸处理(转卖或销毁),但不可继续保留。
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