卷烟厂备品备件寄售业务操作手册1.docx
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卷烟厂备品备件寄售业务操作手册1.docx
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卷烟厂备品备件寄售业务操作手册1
用友NC管理软件
红云集团备品备件寄售业务用户手册
适用岗位:
<…>
适用流程:
<…>
序号
版本号
摘要
修订人/建立人
日期
1
<1.5>
<新建/修订>
国栋梁
2008.07.08
2
修订历史说明:
序号按照流水码排定,版本号新建时填写为1.0,后可以依据具体的修改情况变化;本手册第一次发布的版本版本号为2.0,在第一次正式发布前的版本号不应超过2.0;
摘要只能填写新建或修订。
1.备品备件寄售业务整体介绍
供应商寄售方式主要针对一些备品类、备件类物资,主要目的是为了实现企业的零库存管理,转移库存风险,减少资金占用。
供应商寄存方式根据出库消耗数量与供应商进行结算,同时系统能够根据消耗数量生成补货入库单。
寄售业务用于供应商将物资寄存于客户方,并发生了实际销售的供需业务。
即供应商将常用类物资寄存于客户方由客户代管,客户领用时视同销售行为成立,并以实际领用数量与供应商结算的采购业务。
NC系统中通过单独设置“寄售业务”类型来进行业务处理。
1.1业务流程
流程说明:
(1)寄售仓库中,同一物资在固定期间内入库单价唯一。
如果价格变更,需要先用红字采购入库单回冲结存后,重新入库。
(2)寄售仓库出库时,系统自动在虚拟仓库生成相应的采购入库单和领料出库单。
寄售仓库同时进行多家供应商物资出库时(一个出库单有多家供应商的物资),虚拟仓库对应的入库单需要按照供应商进行分单。
寄售仓库出库单中,供应商为必输项。
(3)寄售仓库的采购入库单中单价以实际采购单价填写,不参与暂估和成本计算。
(4)虚拟仓库中自动生成入库单和出库单的触发动作是:
寄存仓库出库单签字。
虚拟仓库中自动生成入库单和出库单未进行签字操作的,还可以进行对寄存仓库出库单进行取消签字,将自动取消虚拟仓库中自动生成入库单和出库单;如果虚拟仓库的出入库单有后续操作,将不允许取消寄存仓库出库单签字。
(5)虚拟仓库中生成的出入库单的状态为保存状态(未签字),入库单签字后自动进行暂估。
入库单取消签字将自动取消暂估。
出库单在签字时系统自动进行成本计算并回写单价。
(6)采购发票参照虚拟仓采购入库单生成。
采购发票审核自动进行采购结算。
1.2供应商寄售业务涉及的人员岗位及操作
岗位
操作
NC系统中的模块节点
采购员
采购订单录入
采购管理-采购订单-订单维护
采购主管
采购订单审核
采购管理-采购订单-订单审核
仓管员
采购入库单录入
库存管理-入库业务-采购入库
仓库主管
采购入库单审核
库存管理-入库业务-采购入库
仓管员
领料出库单录入
库存管理-出库业务-材料出库
仓库主管
领料出库单审核
库存管理-出库业务-材料出库
采购发票录入
采购管理-采购发票-录入采购发票
采购发票审核
采购管理-采购发票-采购发票管理
1.3仓库的基础设置
为了满足寄售业务的个性需求,同时遵循备件系统统一的成本核算需要,寄售业务采用独立设置业务类型,单独设置寄售仓库的方案实现。
每个库存组织分别设置寄售仓库和寄售虚拟仓库。
寄售仓库:
专门用于实物的出入库管理,记录供应商的实际出入库单价,此仓库的出入库单不进行成本计算,不传递财务系统;
虚拟仓库:
用于其库存组织内对应寄售仓库的采购结算与出入库成本核算,结算与成本计算信息传递财务系统。
仓库编码
仓库名称
库存组织编码
库存组织名称
是否货位管理
备注
是否外寄仓
是否进行存货成本计算
是否影响atp
J01
昆烟寄售仓库
01
昆明卷烟厂
Y
Y
N
Y
X01
昆烟虚拟仓库
01
昆明卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J04
昆烟分厂寄售仓库
04
昆烟分厂
Y
Y
N
Y
X04
昆烟分厂虚拟仓库
04
昆烟分厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J02
曲烟寄售仓库
02
曲靖卷烟厂
Y
Y
N
Y
X02
曲烟虚拟仓库
02
曲靖卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
J03
会泽寄售仓库
03
会泽卷烟厂
Y
Y
N
Y
X03
会泽虚拟仓库
03
会泽卷烟厂
N
虚拟仓
N
Y
Y
04
昆烟分备件库
04
昆烟分厂
Y
N
Y
Y
01
昆烟备件库
01
昆明卷烟厂
Y
N
Y
Y
02
曲烟备件库
02
曲靖卷烟厂
Y
N
Y
Y
03
会泽备件库
03
会泽卷烟厂
Y
N
Y
Y
2.寄售业务操作流程
2.1采购订单
采购订单是企业向供应商发出的正式的采购文件,供应商可据此交货并形成债权债务。
对于寄售业务来说,其采购订单是1、为了方便用户录入采购入库单,在采购订单上定义好的信息,将直接带到采购入库单上。
2、为了避免客户在采购入库单上输入价格,有输入错的情况,将根据采购订单做采购入库单,将订单上定义后的价格进行带到入库单上。
3、采购订单上的数量是一个虚拟的数量,数量的多少根据我们日常采购情况而定,要求数量大于日常采购的数量。
单价金额为与供应商签订的存货单价。
系统中采购订单的来源有:
手工录入,采购计划转入。
寄售业务使用手工录入采购订单。
采购订单的去向有:
采购入库单
2.1.1采购订单录入
功能节点:
供应链→采购管理→采购订单→订单处理→维护订单
采购订单编制步骤:
1、选择业务类型
2、选择增加:
供应商寄售业务根据流程配置,自制采购订单。
编制采购订单,首先编制表头,然后编辑表体。
注意:
采购订单必录项有:
订单日期、业务类型、采购组织、库存组织、供应商、采购员、采购部门、存货编码、数量、金额、单价
2.1.2保存、修改和删除采购订单
单击“单据维护”—〉“保存”命令保存已录入或修改的数据。
单击“单据维护”—〉“修改”命令可以修改当前采购订单。
只有状态为“自由”的采购订单才能被修改。
当不需要保存对订单的修改时,单击〖取消〗即可取消保存之前所做的操作。
单击“单据维护”—〉“作废”命令可以删除不需要的采购订单。
只有状态为“自由”的采购订单才能被删除。
2.1.3采购订单的审核
(1)单击“执行”—〉“审批”命令。
(2)弃审采购订单:
查询出已审批的采购订单,通过‘弃审’按钮可以完成弃审。
注意:
采购订单进行状态维护,生成入库单或发票后,不能弃审。
2.1.4查询采购订单
单击“浏览”—〉“查询”,根据查询的要求自行设定查询条件
2.2采购入库单(寄售仓)
采购入库单来源于:
采购订单。
采购入库单参照采购订单录入。
主要完成企业供应商寄存物品入库业务。
完成存货入库、货位指定、签字记账等功能。
用户进入NC系统,点击进入【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库】接口
2.2.1采购入库单录入
1、选择业务类型
2、选择增加——参照单据(单据种类根据业务类型确定,这里是采购订单。
)
3、根据查询条件选择相应的采购订单。
4、编辑采购入库单
编辑过程中,用户可以使用单据行维护的按钮:
增行、删行、复制行、粘贴行、插入行等功能。
在单据表体点击右键同样可以实现以上行操作。
右键点击单据表体列名,显示菜单中选择锁定按钮,可以锁定该字段左侧所有列,使不参与滚动。
选择解锁按钮,可以将锁定列解除。
生成采购入库单后,表头表体的绝大多数的内容会直接从采购订单中导入,用户需注意的地方是必须要在采购入库单中录入货位。
还需要维护表头信息:
收发类别、仓管员、仓库。
表体信息:
实收数量。
注意点:
货位信息的录入。
进行货位管理的仓库,入库时必须指定入库货位,录入表体实收数量后,点击〖货位〗按钮,系统显示货位分配接口,用户可在接口列表中参照选择货位,输入存放到该货位的数量。
直到将所有数量都指定货位后,点击确定返回单据界面。
2.2.2查询采购入库单
单击〖查询〗按钮,显示查询面板,用户可按查询目的组合定义查询条件,点确定后按查询条件显示单据。
查询结果显示在单据列表接口,上表为表头信息,下表显示为游标定位单据的表体行信息。
可通过列表、卡片切换按钮在列表卡片接口进行切换显示。
2.2.3删除采购入库单
查询定位已有采购入库单,点击〖删除〗按钮,系统进行删除确认提示,确认后,可以对该单据执行删除操作。
也可以在列表接口游标选中多张单据一次删除。
2.2.4采购入库单签字
寄售业务采购入库单签字后,该单不推式生成采购发票。
在采购入库单正确保存之后,直接点击采购入库单的接口上点‘签字’按钮即可。
2.2.5采购入库单取消签字
对于需要修改的采购入库单,对签字后的入库单,可以进行取消签字动作。
在采购入库单上,选中要取消签字的单据,直接点击采购入库单的‘维护—>取消签字’按钮即可。
2.3领料出库单(寄售仓)
主要完成企业寄售货物消耗领用出库业务。
完成存货出库、货位指定、签字记账等功能。
领料出库单的录入可以分为两种:
自制领料出库单、参照入库单(自制)。
领料出库单签字后,自动生成虚拟仓的采购入库单和领料出库单。
用户进入NC系统,点击进入【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【材料出库】
2.3.1新增领料出库单
库存系统单独使用时,直接录入材料出库单完成出库业务。
进入材料出库单接口,单击【维护】菜单下的〖增加〗按钮,系统将显示编辑状态空白领料出库单,用户可依次录入表头、表体专案信息。
录入完毕点〖保存〗按钮保存。
也可点〖取消〗,放弃当前录入信息。
也可通过复制已有单据进行快速录入。
注:
蓝颜色字体为必输项。
寄售业务的领料出库单,要填写业务类型为寄售业务。
选择的寄售业务入库货物的供应商要与领料出库的供应商相对应。
必输项:
单据日期、库存组织、业务类型、仓库、库管员、存活编码、实发数量、供应商。
进行货位管理,还需要进行货位分配,将出库存货数量指定到货位。
按供货商、件号、外文名称、货位管理的存货应录入相应跟踪信息。
单据在编辑状态时单击【维护】菜单下的〖货位〗按钮,给存货分配相对应的货位。
点击确定返回单据界面。
2.3.2修改领料出库单
查询定位已有领料出库单单,点击〖修改〗按钮,进入编辑状态,用户可修改单据信息。
修改完毕点〖保存〗按钮保存,也可点〖取消〗放弃。
已指定货位的存货也可以重新点击货位分配进行修改。
2.3.3删除领料出库单
查询定位已有领料出库单,点击〖删除〗按钮,系统进行删除确认提示,确认后,可以对该单据执行删除操作。
也可以在列表接口游标选中多张单据一次删除
2.3.4单据行操作、右键功能和接口列锁定
编辑过程中,用户可以使用单据行维护的按钮:
增行、删行、复制行、粘贴行、插入行等功能。
在单据表体点击右键同样可以实现以上行操作。
右键点击单据表体列名,显示菜单中选择锁定按钮,可以锁定该字段左侧所有列,使不参与滚动。
选择解锁按钮,可以将锁定列解除
2.3.5查询单据
单击〖查询〗按钮,显示查询面板,用户可按查询目的组合定义查询条件,点确定后按查询条件显示单据。
查询结果显示在单据列表界面,上表为表头信息,下表显示为游标定位单据的表体行信息。
可通过列表、卡片切换按钮在列表卡片之间进行切换显示。
2.3.6跟踪供货商、部门库存——在出库时跟踪入库单
当用户在进行库存管理时希望跟踪供货商、部门库存时,在出库时应指定本次出库的存货对应的入库单据,系统提供了对应入库单的参照,用户在录入出库数量时,参照选择对应的入库单,系统就能进行跟踪每一笔入库单的结余数量。
2.3.7签字与取消签字
选择录入的单据,点击〖签字〗,系统将该单据记入库存台账。
库房签字后的单据不可再修改、删除。
用户可用〖取消签字〗恢复单据到未记账状态。
然后在进行修改、删除操作。
对于寄售业务,领料出库单签字,自动会生成两张单据:
采购入库单(虚拟仓)、领料出库单(虚拟仓)。
对于生成的单据我们可以在采购入库单节点和领料出库单节点查到。
在生成的两张单据没有后续操作的情况下,可以对领料出库单进行取消签字。
取消签字后将自动取消所生成的采购入库单(虚拟仓)、领料出库单(虚拟仓)单据。
2.3.8存量查询
在单据接口,点击〖存量查询〗按钮,系统显示存量查询接口,系统自动显示表体光标所在行存货的:
存量公司现存量、库存组织的现存量、仓库的现存量,库存组织的可用量。
用户还可以在查询深度滚动条中,指定按供货商、件号、外文名称、货位进行展开查询,对话框表体显示查询的明细信息。
用户也可以在此接口指定其它仓库、存货进行查询。
2.4采购入库单(虚拟仓)
寄售业务:
领料出库单签字后,自动生成采购入库单,在【供应链】—》【库存管理】—》【入库业务】—》【采购入单】节点,点查询,可以查询到虚拟仓的采购入库单。
2.4.1采购入库单查询
打开采购入库单节点后,点界面上的【查询】按钮,输入要查询的条件,可以精确查询,也可以模糊查询。
2.4.2采购入库单签字与取消签字
查询到虚拟仓的采购入库单,点击界面上的【签字】按钮,对虚拟仓的采购入库单进行签字。
入库单签字见自动进行暂估核算成本。
虚拟仓的采购入库单的下游单据是采购发票,按实际的领用量与供应商进行接结算。
2.5领料出库单(虚拟仓)
寄售业务:
领料出库单签字后,自动生成领料出库单(虚拟仓),在【供应链】—》【库存管理】—》【出库业务】—》【材料出库】节点,点查询,可以查询到虚拟仓的领料出库单。
2.5.2领料出库单查询
打开材料出库单节点后,点界面上的【查询】按钮,输入要查询的条件,可以精确查询,也可以模糊查询。
2.5.3领料出库单签字与取消签字
查询到虚拟仓的领料出库单,点击界面上的【签字】按钮,对虚拟仓的领料出库单进行签字。
材料出库单签字后自动进行出库成本的核算。
并将核算后的价格直接回写到领料出库单上。
【取消签字】将把核算后的数量和价格返回到出库成本核算之前的价格和数量。
只有对已经签过字的单据,才可以取消签字。
取消签字在【维护】—>【取消签字】按钮。
2.6采购发票
采购发票主要是指增值税专用发票、普通发票。
是企业在采购活动中,供货单位开具给采购企业用于报销采购存货的凭据。
采购发票描述的是采购者购买货物时需要支付的价值和税款,是向供应商付款的依据,同时也是确认收到货物的成本的依据。
2.6.1采购发票维护
进入供应链→采购管理→采购发票→维护发票节点,其操作步骤:
1、选择业务类型:
2、选择增加——参照单据(单据种类根据业务类型确定,这里是库存采购入库单(虚拟仓的入库单));
3、确定参照条件;
4、选择须生成采购发票的单据;
5、编制采购发票。
需要维护的信息:
发票号:
发票号是系统自动生成的不需要去手工维护,当然也可以去手工去填写发票号。
发票日期:
按实际情况维护发票日期。
发票类型:
国内专用、国内普通、国外专用。
供应商:
指开据发票的供应商。
2.6.2采购发票修改
待审核的发票还可以进行修改,对于审核过的采购发票和和作废的采购发票不能再进行修改。
在卡片界面和列表界面都可以进行修改采购发票。
在列表界面选中要修改的单据,点【修改】按钮,选中的单据会切换到卡片界面,进行编辑和修改。
在卡片界面显示的单据,直接点【修改】按钮,进行修改编辑。
对于修改后的单据,点【保存】按钮,将保存本次修改后的记录。
点【取消】按钮,将取消本次的修改操作,将返回到上次的单据保存状态。
2.6.3采购发票审核与弃审
进入采购发票审批界面,鼠标点击列表记录,将"选择"单据,对所要审批的发票行选择,点击【审批】按钮,即可完成审批操作。
系统提供了弃审的功能,通过【弃审】按钮可以完成弃审。
单击〖状态查询〗按钮,可以查询当前采购发票所处的审批状态。
单击〖逐级联查〗按钮,以图形化方式显示当前采购发票的来源单据和后续单据情况。
单击〖文档管理〗按钮,可以使用文件上传、文件删除、文件查询功能。
2.6.4采购发票作废
采购发票作废可以提供两种方式,一个是在列表窗口选择要作废的采购发票后,单击〖作废〗可以作废被选中的采购发票,可同时作废多个采购发票。
可同时作废多个采购发票,可以通过〖全选〗〖全消〗快速的选择多个发票。
另一个是在卡片状态下,单击〖作废〗可以作废当前的采购发票。
2.6.5采购发票暂估结算
采购结算通过建立采购发票与入库单的对应关系,可以确定货物的最终财务成本;本系统在发票审批的同时自动进行结算。
包括如下功能:
1、暂估。
当货物已到,发票未到时,对已入库货物估价入库,以保证存货计价的实时准确。
2、结算单作废
结算单作废实际上就是删除结算单,是结算的逆操作。
结算单作废可以提供两种方式,一个是在列表窗口选择要作废的结算单后,单击〖作废〗可以作废被选中的结算单,可同时作废多个结算单。
另一个是在卡片窗口下,单击〖作废〗可以作废当前的结算单。
3、暂估处理
暂估是指发票未到时,对入库的货物进行估价的过程。
对已入库但发票未到的货物进行估价,以便进行存货核算,同时满足会计报告的需要。
对入库单进行暂估后,会在存货核算系统产生相应的入库记录。
一般地,暂估单价取自订单的单价。
暂估操作是针对入库单行的,一行入库单只能暂估一次。
在主菜单中单击【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【暂估处理】,系统将弹出'暂估处理'的窗口。
首先输入查询条件(未暂估),查询出未暂估且未结算的采购入库单,选择要暂估的入库单,单击〖暂估〗,即可完成暂估操作
反暂估时:
首先输入查询条件(已暂估),查询出已暂估且未结算的采购入库单,选择要取消暂估的入库单,单击〖反暂〗,即可完成反暂估操作。
反暂估操作将实现与暂估操作完全相反的处理。
3操作技巧
3.1保存
单据维护完成后,直接按F6保存单据。
3.2新增
新增单据直接按F5。
3.3插入
增行按Ctrl+N
插入行按Ctrl+I
3.4查询
直接按F3,可以查询单据。
3.5删除
删行按Ctrl+D
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