用友T6财务系统操作手册簿.docx
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用友T6财务系统操作手册簿
ERP财务系统培训手册
一、基础档案
1、部门职责
Ø进行日常财务核算工作。
Ø进行各费用报销处理;
Ø进行企业日常经营活动的会计反映与核算;
Ø进行相相关部门进行上报各种经营性报表,为决策层提供及时准确的会计信息。
2、岗位职责
Ø出纳:
出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、定期与银行对账。
Ø主管会计:
录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。
Ø记账:
记帐(取消记帐)、转帐生成、对帐、结帐(取消结帐)。
Ø报表人员:
在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。
Ø财务经理:
审核会计凭证、审核财务报表。
3、初始设置
3.1、录入部门档案(编码2-2-2)
单击基础设置—>基础档案—>机构设置—>“部门档案”单击“增加”,录入部门编码及部门名称,单击“保存”,录入下一部门档案录完后单击“退出”。
3.2、录入职员档案
单击基础设置—>基础档案—>机构设置—>“职员档案”单击“增加”,录入职员编码及姓名及所属部门等信息业务员打钩单击“保存”。
备注
●职员编号:
必须录入,必须唯一。
●职员名称:
必须录入,可以重复。
●部门名称:
输入该职员所属的部门。
您只能选定末级部门。
●职员属性:
填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
信用信息:
包括信用额度、信用等级、信用天数,指该职员对客户的信用权限,可以为空。
如果要在"销售管理系统—信用
控制"中选择"业务员信用控制",建议在这里输入职员信用权限。
3.3、录入客户分类(编码2-2-2)
单击基础设置—>基础档案—>往来单位—>客户分类,单击“增加”,录入客户分类编码和分类名称,点击保存,录入完成之后点击退出。
3.4、录入客户档案
单击基础设置—>基础档案—>往来单位—>“客户档案”单击“增加”,录入系统提供的四个页签内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
备注:
其中客户编码,客户简称,所属分类码必须输入。
3.5、录入供应商分类(编码2-2-2)
单击基础设置—>基础档案—>往来单位—>供应商分类,单击“增加”,录入供应商分类编码和分类名称,点击保存,录入完成之后点击退出。
3.6、录入供应商档案
单击基础设置—>基础档案—>往来单位—>单击选择“供应商档案”单击“增加”,录入系统提供的内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
备注:
其中供应商编码,供应商简称,所属分类码必须输入
3.7、会计科目设置(编码4-2-2-2)
单击基础设置—>基础档案—>财务—>“会计科目”,系统进入“会计科目”界面:
●如果增加科目:
单击[增加],在输入窗口中录入或选择相应内容,单击[确认],单击[关闭];
●如果删除科目:
选中要删除的科目,单击[删除],点击“确认”;
●如果修改科目:
选中要修改的科目,单击[修改]或双击该科目,点击[修改]修改相应内容,点击[确定];
●指定科目:
单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金,银行总帐,现金流量的科目→点击“”选入→单击[确认]
备注
●科目编码及名称必须唯一;
●在增加或修改科目时,若该科目需要设置为辅助核算的科目,则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记;
●指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。
3.8、设置凭证类别
单击基础设置—>基础档案—>财务—>“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。
3.9、外币及汇率定义
单击设置—>基础档案—>财务—>“外币及汇率”,单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式,→单击[确认]在汇率一览表中,输入该币种的相应汇率单击“退出”
备注:
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率,并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率,在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
3.10、录入项目目录
单击基础设置—>基础档案—>财务—>项目目录
1、先增加项目名称
2、增加项目大类,就是对你核算的项目进行一下分类
3、进行项目目录的维护,把项目档案维护进去
备注:
●核算科目:
在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算,如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。
●项目分类定义:
为了便于统计,可对同一项目大类下的项目进行进一步划分,这就需要进行项目分类的定义。
●项目结构:
一个项目除了项目名称外,有时还应加一些其他备注说明,比如课题核算除了课题名以外,还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明,这些备注说明均可以设置为项目栏目。
●项目目录:
列出所选项目大类下的所有项目。
3.11、设置结算方式
单击基础设置—>基础档案—>收付结算—>结算方式→单击[增加],输入“结算方式编码”和“结算方式名称”,若启用票据管理,单击该项打上“√”标记;单击[确认],单击[退出]。
备注
●结算方式编码:
用以标识某结算方式。
用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入,录入值必须唯一。
结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示,但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。
●结算方式名称:
用户根据企业的实际情况,必须录入所用结算方式的名称,录入值必须唯一。
结算方式名称最多可写6个汉字(或12个字符)
二、总账业务
2.1业务流程图
2.2、录入期初余额
业务—>财务会计—>总账—>设置—>“期初余额”,系统进入“期初余额”界面:
●将光标移到需要输入数据的余额栏,直接输入数据即可。
●如果是年中启用,还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
●录完所有余额后,用鼠标单击〖试算〗按钮,可查看期初余额试算平衡表,检查余额是否平衡,也可单击〖对账〗按钮,检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致
备注:
●无论往来核算在总账还是在应收应付系统,有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。
●〖清零〗:
当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时,清除此科目的所有科目的期初数据。
存在已记账凭证时此按钮置灰。
●则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷,年初余额将自动计算出来。
●如果某科目为数量、外币核算,可以录入期初数量、外币余额。
但必须先录入本币余额,再录入外币余额
●若期初余额有外币、数量余额,则必须有本币余额。
●在录入辅助核算期初余额之前,必须先设置各辅助核算目录。
2.3、日常凭证操作
2.3.1、增加凭证
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>[填制凭证]单击[增加]录入凭证分录录完凭证,单击[保存]单击[退出]。
>凭证表头部分的录入
备注:
●凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
●采用自动编号时,计算机自动按月按类别连续进行编号
●采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。
●凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号不能修改。
>输入凭证正文部分
备注:
●摘要可以相同,但不能为空,按回车,系统将摘要自动复制到下一分录行.
●会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
●科目编码必须是未级的科目编码。
●金额不能为零,红字以“-”号表示。
●在金额处按空格键,系统将自动调整当前分录的金额方向。
●在金额处按“=”,系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
●录入涉及数量核算的分录时,录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方,可用空格调整方向;
◆辅助核算信息
●如果科目设置了辅助核算属性,还要输入辅助信息,如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
备注:
●在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入;具体操作:
单击辅助信息[参照]→单击[编辑]
→单击[增加]→单击[退出]
2.3.2、修改凭证
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>[填制凭证],单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证,直接修改;修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。
备注:
●未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改
●已审核算的凭证应先取消审核后,再通过证制单功能进行修改。
●若您在【选项】中设置了"制单序时"的选项,那么,您在修改制单日期时,不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
●若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证",则不能修改他人填制的凭证。
●外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
2.3.3、删除凭证
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>[填制凭证],单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证,单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
单击[制单]菜单下[整理凭证]选择整理凭证期间单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。
备注:
●如果遇到有非法的凭证需要作废时,则可以使用作废/恢复功能,将这些凭证进行作废。
●如果作废凭证不想保留时,可以通过整理凭证功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。
●只能对未记帐的凭证作凭证整理。
●已记帐凭证作凭证整理,应先恢复本月月初的记帐前状态,再作凭证整理。
●若本月有凭证已记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理,请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
2.3.4、出纳签字
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>出纳签字
1、选择要签字的月份,点击确定;
2、双击打开某张凭证,在打开的凭证界面,有个“签字”按钮,点击签字即可‘
3、业可以点击“出纳”下面的“成批出纳签字“;
2.3.5、主管签字
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>主管签字
1、选择要签字的月份,点击确定;
2、双击打开某张凭证,在打开的凭证界面,有个“签字”按钮,点击签字即可‘
3、业可以点击“主管”下面的“成批主管签字”;
2.3.6、会计凭证审核
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>审核凭证
1.更换操作员:
在企业门户中单击菜单[重注册],屏幕显示“系统登录”,选取帐套后单击[确认];在“操作员”窗口选择有
审核权限的操作员单击[确认];
2.审核:
单击[审核凭证]下的[审核凭证]设置要进行审核的凭证条件,点击“确认”选择要审核的凭证,点击“确定”
点击单击“审核”或[审核]菜单下的[成批审核凭证];
3.取消审核:
如上进入审核凭证窗口,点击单击“取消”或[审核]菜单下的[成批取消审核];
4.标识错误:
如上进入审核凭证窗口,可单击[标错],系统在该凭证上标识为有错,便于制单人进行修改;
5.审核完毕,单击[退出]。
备注:
●制单人与审核人不能是同一人;审核前必须更换操作员(重新注册);
●凭证一经审核便不能修改和删除,若要修改删除可先取消审核;
●取消复核只能由复核人自已进行。
2.3.7、会计凭证记帐
业务—>财务会计—>总账—>凭证—>记账
在凭证菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围(格式如:
1-20或1,3,5,7-10)→单击[下一步],核对记帐报告无误后,单击[下一步],单击[记帐],系统即开始记帐,记帐完毕退回总帐系统画面。
备注
●第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统将不允许记账。
●上月不记帐,本月不能记帐。
●未审核凭证不能记帐。
●作废凭证不需要审核可直接记帐。
2.4、月末业务操作
●记帐人员进行转帐定义,执行转帐生成。
(如果涉及现金,银行存款科目,凭证也须出纳签字)。
●财务经理审核转帐生成的凭证。
●记帐人员对审核后的凭证记帐。
●凭证全部记帐完毕后,记帐人员执行对帐。
●对帐平衡、显示正确后,制表人在UFO报表系统内编制报表,打印报表,送交财务经理审核。
●打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册,打印帐簿保存。
●数据备份后进行结帐。
(其他各系统必须先结帐)
2.4.1、取消记帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【对帐】,按下
2.恢复记帐前状态有两种方式:
(1)恢复最近一次记帐前状态;
(2)恢复到月初未记帐前状态。
具体操作:
若该功能被隐藏,可如1操作调出,单击[凭证]菜单下[恢复记帐前状态]选择恢复方式点击“确认’’
备注
已结帐月份的数据不能取消记账
2.4.2、科目汇总
1.输入汇总条件后,点击〖汇总〗按钮,屏幕显示科目汇总表。
2.当光标在科目汇总表的某一科目行上时,按〖详细〗按钮,则显示对方明细科目汇总表。
3.按〖级次〗按钮,可指定汇总的级次。
2.4.3、自动转帐设置
业务—>财务会计—>总账—>期末—>转账定义—>期间损益结转
在这个界面把本年利润科目输入到本年利润科目对应的栏目中,点击确定即可;
2.4.4、转帐生成:
业务—>财务会计—>总账—>期末—>转账生成
在这个界面选择“期间损益结转”,点全选,在点确定,凭证就可以生成,检查无误就可以保存;
2.4.5、对帐
业务—>财务会计—>总账—>期末—>对账
1.单击系统主菜单【期末】下的【对账】,显示待对账界面。
2.选择要对账的会计期间和对账内容,选择总账与哪些辅助账进行核对。
3.确定,单击〖对账〗按钮,系统开始自动对账。
在对账过程中,按〖对账〗按钮可停止对账。
4.若对账结果为账账相符,则对账月份的对账结果处显示"正确";若对账结果为账账不符,则对账月份的对账结果处显示"错误",按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。
5.按〖试算〗按钮,可以对各科目类别余额进行试算平衡,显示试算平衡表。
2.4.6、结帐
业务—>财务会计—>总账—>期末—>结账
1.单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能,屏幕显示结账向导一──选择结账月份。
点击要结账月份。
2.选择结账月份后单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导二──核对账簿。
3.按〖对账〗按钮,系统对要结账的月份进行账账核对,在对账过程中,可按〖停止〗按钮中止对账,对账完成后,单击
〖下一步〗,屏幕显示结账向导三──月度工作报告。
若需打印,则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。
4.查看工作报告后,单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导四──完成结账。
按〖结账〗按钮,若符合结账要求,系统将进行
结账,否则不予结账。
5.
2.4.6、取消结帐
在结账向导一中,选择要取消结账的月份上,按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。
备注
●上月未结账,则本月不能记账,但可以填制、复核凭证。
●如月还有未记账凭证时,则本月不能结账。
●已结账月份不能再填制凭证。
●结账只能由有结账权的人进行。
●若总账与明细账对账不符,则不能结账。
●反结账操作只能由账套主管执行。
2.4.7、帐簿查询及打印:
●单击菜单[帐表]下各项内容查询
●查询时按需要设定相应条件,即可得到查询结果;
●多栏帐查询时要先定义多栏帐格式,再查询;操作如下:
单击菜单[帐表]单击[科目帐]单击[多栏帐查询]→单击[增加]图标→设置多栏帐格式→点击[确认]→双击定义好的多栏帐查询;
●现金和银行存款日记帐必须到[出纳]中查询;
●涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询;设置为客户往来或供应商往来的科目,必须到应收或应付系统中查询;
●系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能
三、UFO报表编制:
3.1、制作UFO报表的基本流程:
启动UFO->建立报表->设计报表的格式->定义各类公式->报表数据处理->打印报表
3.1.1、基本概念
●UFO的两种基本状态:
(1)、格式设计状态:
主要是为报表设置固定内容。
(2)、数据处理状态:
主要是为报表进行数据处理。
(3)、格式状态和数据状态的切换,单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。
●单元:
由行和列构成的最小单位,用《列号》+《行号》来表示,如A3。
●组合单元:
由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。
●区域:
由一个或多个单元组成的矩形,用[起始单元名]:
[结束单元名]来描述,如C5:
D20
●关键字:
在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”,称其为关键字。
系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字,主要是对帐表进行定位、取数等操作。
●单元属性:
指单元在报表中所要处理的内容,系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种;
●单元风格:
对报表进行修饰,改变字体、加背景等;
●函数的应用
1、帐务函数:
系统提供了函数向导帮助用户编辑公式,编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。
账务取数常用函数有:
总帐函数
金额式
数量式
外币式
期初额
QC()
sQC()
wQC()
期未额
QM()
sQM()
wQM()
发生额
FS()
sFS()
wFS()
累计发生额
LFS()
sLFS()
wLFS()
净额
JE()
sJE()
wJE()
2、平面计算公式:
PTOT(某区域),如:
C10=C5+C6+C7+C8+C9表示为:
C10=PTOT(C5:
C9)
主要函数有:
数据合计->PTOTAL();平均值->PAVG();计数->PCOUNT()
3、本表他页取数:
SELE选择函数的应用,例如:
本月损益表D6单元的值等于本月C6单元的值加上上月D6单元的值。
公式如下:
d6=C6+sele(D6,月@=月+1)
注:
●“月@”表示当前月,在本例中代表的是“本月”;
●“月”表示数据来源月,在本例中代表的是“上月”;
●“1”表示可变的常数,它等于“月@”减“月”;
●如果要手工录入公式,所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入
3.2.2、设计报表的格式
设计报表的两种操作步骤:
一、新建→[格式]→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元(为标题)→录入标题→录入表样文字→修饰报表
格式(字体、背景等)→保存
二、新建→选择[格式]→[报表模板]→选择[行业]与[报表]→确认→进行修改、修饰→保存
3.2.3、关键字的设置与录入
在[格式]状态下,定好关键字所在位置,单击[数据]菜单下[关键字]→设置→选择关键字→确认
在[数据]状态下,单击[数据]菜单下[关键字]→录入→录入相关的关键字内容→确认
3.2.4、UFO报表数据生成
计算表页
利用单元公式对表页进行计算:
点击“格式”标签转换到“数据”处理状态,录入关键字内容后,单击[数据]→[整表重算]
表页管理
1、增加表页:
报表格式编辑好后,每月只需要录入关键字,执行表页计算即可。
在数据处理状态下,[编辑]→[追加]或[插入]
→[表页]。
2、删除表页:
在数据状态下,[编辑]→[删除]→[表页],输入表页号即可。
注意表页一经删除就不能恢复。
3.2.5、UFO报表日常应用流程:
1)登陆UFO报表。
2)打开需要的报表文件。
3)通过追加表页功能追加一张新的表页。
4)录入表页关键字(年、月、日、单位名称等)。
5)设定取数账套、会计年度。
6)在数据状态进行表页计算,生成报表数据。
7)检查报表数据的正确性(平衡关系或与总账科目账进行核对)。
8)进行打印上报。
说明:
1、因财务是任何企业中成熟的规范流程,以上仅对总帐作了详细的操作功能介绍,应收应付和存货核算只是按一般单据处理流程去设计的,最终汇合于总帐.至于更细节的操作,请参看电子帮助文档或随软件附送的<操作手册>!
2、此文档可由客户按实际情况进一步修改和完善!
3、财务成本管理暂未纳入此文档内容!
五、固定资产
5.1、初始设置
5.1.1、部门对应折旧科目
业务—>财务会计—>固定资产—>设置—>部门对应折旧科目
这个主要是实现哪个部门的提取的折旧该进哪个科目,进入界面,选中某个部门点击修改,把对应的折旧科目选入即可,然后点击保存;
5.1.2、资产类别
此项设置是为输入所有的固定资产类别,操作步骤如下:
1.业务—>财务会计—>固定资产—>设置—>【资产类别设置】,单击【增加】,输入各类别固定资产的相关信息。
然后单击【保存】。
在输入下一级固定资产时,必须将鼠标点击其上级类别,再单击【增加】,修改下一级固定资产时,鼠标单击固定资产科目,再单击【修改】,输入要修改的项然后【保存】。
5.1.3、增减方式
业务—>财务会计—>固定资产—>设置—>【增减方式】,进入增尖方式目录表
1.当要增加增减方式时,鼠标单击增加/减少方式,输入要增加/减少方式的名称及入账科目,点击【保存】既可
2.当要修改增减方式时,鼠标单击增加/减少方式的目录,然后点击【修改】,修改完后点击【保存】。
5.1.4、卡片项目设置
卡片项目定义
业务—>财务会计—>固定资产—>卡片—>卡片项目,在右边的【项目列表】中,系统将所有的项目分为两类,一类叫系统项目,是由系统规定的项目;另一类叫自定义项目,由用户根据需要加入系统定义的卡片没有的项目,其操作步骤如下:
先将光标移至自定义项目,然后单击【增加】按纽,输入要加入的项目,最后单击【保存】按纽即可。
自定义输入的项目将在卡片样式图框右边的自定义项目中列示出来。
5.1.5、卡片格式设计
卡片式样定义
操作:
业务—>财务会计—>固定资产—>卡片—>卡片样式,主要定义固定资产卡片的格式,操作步骤如下:
1.单击【基础设置】-【卡片样式定义】,然后单击【增加】,系统会提示【是否以当前样式建立新的卡片样式】,选择【是】。
2.单击【编辑】-【项目移入】,可将在【卡片项目定义】中定义的自定义项目插
3.入到卡片格式中,也可用鼠标直接将自定义项目拖入卡片格式中。
4.单击【格式】,可以对卡片格式进行对齐、字体、增删行和列等一系列操作。
5.在卡片样式名称的长条框中输入所定义的卡片格式名称,如【通用格式1】等。
6.单击【保存】,则将保存所设计的卡片格式。
5.1.6、原始卡片录入
操作:
业务—>财务会计—>固定资产—>卡片—>【原始卡片录入】,系统弹出如上图的图框,将光标选中明细级固定资产类别,单击【确认】,系统弹出如图一张空白的固定资产卡片,输入固定资产的相关内容。
同级固定资产输入完毕后,按以上步骤再输入其他类别的固定资产。
5.2、日常处理
5.2.1、新增资产
业务—>财务会计—>固定资产—>卡片—>资产增加
1.单击工具栏〖资产增加〗按钮或从【卡片】菜单中选择【资产增加】功能菜单;
2.选择要录入的卡片所属的资产类别。
先选择资产类别是为了确定卡片的样式。
如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下,不提供选择资产类别,缺省为该卡片的类别。
3.确定后显示单张卡片编辑界面,资产增加录入不能修改。
4.录入或参照选择各项目的内容。
5.资产的主卡录入后,单击其它页签,输入附属设备及其他信息。
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