档案管理制度及流程.docx
- 文档编号:3384027
- 上传时间:2022-11-22
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:74.14KB
档案管理制度及流程.docx
《档案管理制度及流程.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理制度及流程.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案:
指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理:
就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部:
1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;
2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;
3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;
5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;
6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员:
1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;
2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;
3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;
3、各部门档案主管人员
1)负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1)负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。
2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间:
每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。
c)档案资料的日常管理:
1电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。
2文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便
检索利用。
3文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排
放在文件/档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内,
不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;
⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;
⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经理批准,批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和批准手续文件,一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1)档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;
⑷公司领导的批示、指示等;
⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
⒀财务档案资料;
⒁各种实物档案;
15其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存
档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:
a)公司规定的密级文件;
b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;
c)合同、协议书等正本及过程资料;
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;
e)其他认为需要即时归档的资料。
3定期归档
a)部门应在每月25日前整理归档当月文件,编制档案清单交行政人事部;
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政人事部;
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、归档文件的等级划分及保管期限
1)需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:
文件等级
文件类型
保管期限
一级秘密文件
公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策,单位往来发文,人事方面的各种文件,公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料,财务报表、账册、资产核算,合同及司法文书等
永久
二级重要文件
会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等
五年以上
三级普通文件
员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁,后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修
三年
6、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负
责人指定的接收人核实无误后签字,行政人事部见证。
7、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案,编制移交清单;
b)行政人事部根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;
c)档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;
8、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求,组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。
9、附则:
本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件(合同)管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》
文件(合同)管理记录目录
记录编号:
日期:
序号
文件(合同)编号
标题
需抄送的相关部门
接收
部门
原/复
接收人
备注
移交目录
记录编号:
日期:
序号
文件(合同)编号
标题名称
页数
原/复
备注
移交单位
移交人
日期
收件单位
日期
注:
本表一式贰份,移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
记录编号:
日期:
移交
性质
□离职□调岗□归档
档案所属
年度
档案
类别
保管期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交人:
接收意见
接收人:
移交人(部门)
经办人:
移交日期:
年月日
接收人(部门)
经办人:
接收日期:
年月日
见证人:
日期:
年月日
注:
本表一式贰份,移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号:
日期:
借阅部门
借阅人
借阅部门经理
总经理
副总
行政人事部
部门经理
使用目的
序号
借阅内容
复印
借阅
归还日期
备注
档案目录
卷宗号:
目录号:
部门:
日期:
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
档案分类编号表
TYYK+部门+类别+年份+编号文件
部门
类别
行政中心
XZ
财务采购部
CW
市场运营中心
SC
客服部
KF
质管部ZG
食品技术部
SP
环境技术部
HJ
放射卫生技术部
FW
职业卫生技术部
ZW
检测中心
外发公文WF
XZWF
——
——
——
——
——
——
——
——
——
收到公文SD
XZSD
——
——
——
——
——
——
——
——
——
会议资料HY
XZHY
CWHY
SCHY
KFHY
ZGHY
SPHY
HJHY
FWHY
ZWHY
JCHY
发展计划JH
XZJH
CWJH
SCJH
KFJH
ZGJH
SPJH
HJJH
FWJH
ZWJH
JCJH
制度文件
ZD
XZZD
CWZD
SCZD
KFZD
ZGZD
SPZD
HJZD
FWZD
ZWZD
JCZD
合同协议HT
XZHT
CWHT
SCHT
KFHT
ZGHT
SPHT
HJHT
FWHT
ZWHT
JCHT
月度文件
YD
XZYD
CWYD
SCYD
KFYD
ZGYD
SPYD
HJYD
FWYD
ZWYD
JCYD
财务档案
CW+账目名称前两个字手写字母编写:
例如成本——CWCB
档案管理流程:
相关部门/部门负责人
行政人事部
分管总监/总经理
社会实践报告
系别:
班级:
学号:
姓名:
作为祖国未来的事业的继承人,我们这些大学生应该及早树立自己的历史责任感,提高自己的社会适应能力。
假期的社会实践就是很好的锻炼自己的机会。
当下,挣钱早已不是打工的唯一目的,更多的人将其视为参加社会实践、提高自身能力的机会。
许多学校也积极鼓励大学生多接触社会、了解社会,一方面可以把学到的理论知识应用到实践中去,提高各方面的能力;另一方面可以积累工作经验对日后的就业大有裨益。
进行社会实践,最理想的就是找到与本专业对口单位进行实习,从而提高自己的实战水平,同时可以将课本知识在实践中得到运用,从而更好的指导自己今后的学习。
但是作为一名尚未毕业的大学生,由于本身具备的专业知识还十分的有限,所以我选择了打散工作为第一次社会实践的方式。
目的在于熟悉社会。
就职业本身而言,并无高低贵贱之分,存在即为合理。
通过短短几天的打工经历可以让长期处于校园的我们对社会有一种更直观的认识。
实践过程:
自从走进了大学,就业问题就似乎总是围绕在我们的身边,成了说不完的话题。
在现今社会,招聘会上的大字报都总写着“有经验者优先”,可还在校园里面的我们这班学子社会经验又会拥有多少呢?
为了拓展自身的知识面,扩大与社会的接触面,增加个人在社会竞争中的经验,锻炼和提高自己的能力,以便在以后毕业后能真正真正走入社会,能够适应国内外的经济形势的变化,并且能够在生活和工作中很好地处理各方面的问题,我开始了我这个假期的社会实践-走进天源休闲餐厅。
实践,就是把我们在学校所学的理论知识,运用到客观实际中去,使自己所学的理论知识有用武之地。
只学不实践,那么所学的就等于零。
理论应该与实践相结合。
另一方面,实践可为以后找工作打基础。
通过这段时间的实习,学到一些在学校里学不到的东西。
因为环境的不同,接触的人与事不同,从中所学的东西自然就不一样了。
要学会从实践中学习,从学习中实践。
而且在中国的经济飞速发展,又加入了世贸,国内外经济日趋变化,每天都不断有新的东西涌现,在拥有了越来越多的机会的同时,也有了更多的挑战,前天才刚学到的知识可能在今天就已经被淘汰掉了,中国的经济越和外面接轨,对于人才的要求就会越来越高,我们不只要学好学校里所学到的知识,还要不断从生活中,实践中学其他知识,不断地从各方面武装自已,才能在竞争中突出自已,表现自已。
在餐厅里,别人一眼就能把我人出是一名正在读书的学生,我问他们为什么,他们总说从我的脸上就能看出来,也许没有经历过社会的人都有我这种不知名遭遇吧!
我并没有因为我在他们面前没有经验而退后,我相信我也能做的像他们一样好.我的工作是在那做传菜生,每天9点钟-下午2点再从下午的4点-晚上8:
30分上班,虽然时间长了点但,热情而年轻的我并没有丝毫的感到过累,我觉得这是一种激励,明白了人生,感悟了生活,接触了社会,了解了未来.在餐厅里虽然我是以传菜为主,但我不时还要做一些工作以外的事情,有时要做一些清洁的工作,在学校里也许有老师分配说今天做些什么,明天做些什么,但在这里,不一定有人会告诉你这些,你必须自觉地去做,而且要尽自已的努力做到最好,一件工作的效率就会得到别人不同的评价。
在学校,只有学习的氛围,毕竟学校是学习的场所,每一个学生都在为取得更高的成绩而努力。
而这里是工作的场所,每个人都会为了获得更多的报酬而努力,无论是学习还是工作,都存在着竞争,在竞争中就要不断学习别人先进的地方,也要不断学习别人怎样做人,以提高自已的能力!
记得老师曾经说过大学是一个小社会,但我总觉得校园里总少不了那份纯真,那份真诚,尽管是大学高校,学生还终归保持着学生的身份。
而走进企业,接触各种各样的客户、同事、上司等等,关系复杂,但我得去面对我从未面对过的一切。
记得在我校举行的招聘会上所反映出来的其中一个问题是,学生的实际操作能力与在校理论学习有一定的差距。
在这次实践中,这一点我感受很深。
在学校,理论的学习很多,而且是多方面的,几乎是面面俱到;而在实际工作中,可能会遇到书本上没学到的,又可能是书本上的知识一点都用不上的情况。
或许工作中运用到的只是很简单的问题,只要套公式似的就能完成一项任务。
有时候我会埋怨,实际操作这么简单,但为什么书本上的知识让人学得这么吃力呢?
这是社会与学校脱轨了吗?
也许老师是正确的,虽然大学生生活不像踏入社会,但是总算是社会的一个部分,这是不可否认的事实。
但是有时也要感谢老师孜孜不倦地教导,有些问题有了有课堂上地认真消化,有平时作业作补充,我比一部人具有更高的起点,有了更多的知识层面去应付各种工作上的问题,作为一名大学生,应该懂得与社会上各方面的人交往,处理社会上所发生的各方面的事情,这就意味着大学生要注意到社会实践,社会实践必不可少。
毕竟,很快我就不再是一名大学生,而是社会中的一分子,要与社会交流,为社会做贡献。
只懂得纸上谈兵是远远不及的,以后的人生旅途是漫长的,为了锻炼自己成为一名合格的、对社会有用的人才.很多在学校读书的人都说宁愿出去工作,不愿在校读书;而已在社会的人都宁愿回校读书。
我们上学,学习先进的科学知识,为的都是将来走进社会,献出自己的一份力量,我们应该在今天努力掌握专业知识,明天才能更好地为社会服务。
实践心得:
虽然这次的实践只有短短的几天,而且从事的是比较简单的服务工作,但是通过与各种各样的人接触,还是让我学会了很多道理。
首先是明白了守时的重要性。
工作和上学是两种完全不同的概念,上学是不迟到很多时候是因为惧怕老师的责怪,而当你走上了工作岗位,这里更多的是由于自己内心的一种责任。
这种责任是我学会客服自己的惰性,准时走上自己的岗位。
这对我以后的学习生活也是一种鞭策,时刻牢记自己的责任,并努力加强自己的时间观念。
其次让我真实的体会到了合作的重要性。
虽然我工作的只是小小的一家餐厅,但是从点单到制作到递送到结帐这一环环的工作都是有分工的,只有这样才能使整家店的工作效率都大大的提高。
以前虽然在书上看见过很多的团队合作的例子,但这一次是深刻的体会到了,正所谓“众人拾柴火焰高”,“团结就是力量”。
在以后的学习和工作中,一定会要牢记这一点,将自己融入到集体中,和大家一起携手走向辉煌。
再次,这次打工的经历也让我的心理更加趋于成熟。
在餐厅里每天面对形形色色的客人,重复着单调的工作。
让从未涉世的我还是有那么一点点不适应的,但是坚持就是胜利。
打工毕竟和在家是完全不同的概念,我们学会需要忍耐,需要学会承受,需要学会坚持。
将自己这短短的一月的实践同理论相联系,我了解到当代大学生与以往的大学生相比较,求学经历、生活条件、所处社会大环境都相对优越,也没有经过必要的挫折教育,因此,意志往往比较脆弱,克服困难的能力也较差,常常是对社会的要求较高,对自我的要求较低。
大学生的责任意识日益成为社会关注的热点问题,责任意识和诚信意识成为不少地方采用人才的两个新标准。
大学生参与社会实践是促进大学生素质教育,加强和改进青年学生思想政治工作,引导学生健康成长和成才的重要举措,是学生接触社会、了解社会、服务社会,培养创新精神、实践能力和动手操作能力的重要途径。
对于当代大学生来说,应当刻苦学习专业知识,不断提高综合素质和运用知识的技能。
从大学生活的开始到走进社会的大圈子中,就只有短短的几年时间,谁不想在将来的社会中能有一席之地呢?
所以大家认为大学生必须投身校园内外的各类实践活动,有助于锻炼品质,提高能力。
可见其对大学生综合素质的提高有不可抵触的重要性。
不能否认有过打工经历的同学,看起来要比其它同学更成熟、社会适应力更强,但对于学生,社会适应力只是一方面的衡量指标,大学期间主要的任务是学业结构的搭建,即知识结构、专业结构的搭建,为了打工影响甚至放弃了专业知识的学习,结果是得不偿失的。
实践出真知,社会实践活动是大学生活的重要组成部份,培养当代大学生的历史使命感、社会责任感和积极向上的精神风貌,充分发挥实践育人的作用,提高大学生的综合素质,也是检验所学理论知识的标准,社会实践不但为大学生提供了一个发挥自我才能,展现自我风采的舞台,也是培养和锻炼同学们综合能力的一个阶梯,更是一个大学生进入社会,走上工作岗位前的演练场地。
社会实践活动,从而确定比较正确的人生前进方向。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理制度 流程