程序文件.doc
- 文档编号:336759
- 上传时间:2022-10-09
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程序文件.doc
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文件编号
QP-B01
受控状态
发放编号
程序文件
标题:
文件和资料控制程序
编制人/日期:
审核人/日期:
批准人/日期:
程序文件
文件编号:
QP-B01
版本/换页:
A/0
页码:
共4页第1页
标题:
文件和资料控制程序
1.目的
对服务于本公司生产经营活动、具有保存和利用价值的文件和资料的编制、审批、移交、分类、存档、借阅、复制、管理、发放等工作加以规定,以利于文件的保密、规范,防止丢失和损坏。
2.适用范围
适用于本公司文件和资料的控制。
3.职责
3.1管理者代表负责授权文件编写小组对质量手册和程序文件的编制,总经理负责批准。
3.2各相关部门负责C级文件的编制,总经理负责审批。
3.3人事行政部门负责本公司质量体系文件的管理。
4.程序
4.1程序简图
归档管理
修改
移交
审批
文件编制
发放实施
4.2程序描述
4.2.1文件和资料的编制
4.2.1.1企业的文件资料是指在生产经营过程中形成的产品图样、标准、作业指导书、电脑软件、体系文件、生产计划、合同、协议书、人事和外来文件(国家标准、客户技术要求)等。
4.2.1.2质量体系文件的分类及编号
a.本公司质量体系文件分成四大类:
A级文件为:
质量手册
B级文件为:
程序文件
C级文件为:
产品标准、工艺规程、管理制度等质量文件
D级文件为:
质量记录
修
改
记
录
修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
程序文件
文件编号:
QP-B01
版本/换页:
A/0
页码:
共4页第2页
标题:
文件和资料控制程序
b.文件的编号
A级文件编号方法如下:
QM-A××
文件的顺序号
指质量手册分类
“质量手册”的简写
B级文件编号方法如下
QP-B××
文件的顺序号
文件级别
“程序文件”的简写
C级文件编号方法如下
QW–C××
文件的顺序号
C级文件分类
“三级文件”的简写
C1—职务说明书;C2—操作规程;C3—检验规程;C4—管理制度
质量记录的编号如下:
D××-××
记录顺序号01-99
文件顺序号
表示D级文件
4.2.2文件的审批
4.2.2.1质量手册、程序文件由管理者代表审核,总经理批准。
4.2.2.2技术文件由技质部编制,部门负责人审核,总经理批准。
4.2.2.3其他文件,如厂规、各部门规章、主管职责等,由相关部门负责编制、审核,总经理批准。
4.2.2.4经审批的原文由文件发放部门作原始依据归档,不盖“受控”章,以供备份发放之用。
4.2.3文件和资料的移交
4.2.3.1正式批准的质量体系文件用磁盘备份,在资料室保存。
4.2.3.2质量体系文件经审核批准为正式生效的电子文件备份保存。
4.2.3.3在生产经营活动中形成的其它文字材料,由各部门主管负责收集、积累、整理、立卷后,方可移交。
修
改
记
录
修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
程序文件
文件编号:
QP-B01
版本/换页:
A/0
页码:
共4页第3页
标题:
文件和资料控制程序
4.2.4文件资料的归档管理
4.2.4.1凡生产定型的产品的设计文件、标准及其作业指导书都应有独立的编号,同一文件由数页组成,每页都应填写与首页相同的编号。
4.2.4.2归档的文件资料必须是完整、正确,准确反映生产、开发、经营、管理各项活动的真实内容和历史过程。
4.2.4.3归档的文件资料必须做到书写用的材料质地优良,字迹工整,图样清晰,能够长期保存。
4.2.4.4归档的文件资料必须经部门主管审查是否齐全,签署完整后,方可移交。
4.2.4.5文件资料接收后,文件资料室资料员应统一对文件进行归档编号,并登记《文件资料归档登记表》。
4.2.4.6登记和分类的文件资料应分别存放于相应文件橱中,在文件盒或档案袋内设《卷内目录》。
存入软盘的文件和资料也由资料员进行归档登记,为防止文件的丢失,写入软盘的文件尽量要有备份,并进行标识。
4.2.4.7文件资料的管理应保持帐、物、卡的一致。
4.2.4.8体系文件的复印应经管理者代表的审批。
4.2.4.9文件和资料的借阅应经文件资料管理员的同意。
4.2.5文件的发放
4.2.5.1登记后的文件和资料由文件资料员根据实际的使用需要进行复制,按文件的发放范围进行发放。
4.2.5.2文件的修改,通过书面申请方可修改。
复制后的C级文件应盖“受控”红色印章,盖章后的文件才能发放,存档应存放原稿,签章的样式与规格如下:
作废
受控文件
45mm45mm
20mmmm
文件资料室对A、B、C级文件编上发放编号,文件领用人在《文件发放(回收)表》上签名领取注有发放编号和加盖“受控”红色印章的文件,质量手册、程序文件由文件资料员在发放编号栏内写上发放顺序号,便于追溯,需在《文件发放(回收)表》的“发放编号”栏注明。
修
改
记
录
修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
程序文件
文件编号:
QP-B01
版本/换页:
A/0
页码:
共4页第4页
标题:
文件和资料控制程序
4.2.5.3公司内不得使用盖有“受控”章的复印件或未盖有受控状态印章的质量体系文件,一经发现由文件资料员负责收回销毁。
4.2.6文件的更改
4.2.6.1文件需要更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改通知单》说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。
文件更改的审核批准应由原审批人进行,当审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。
需其他岗位人员审批时,应取得文件审批所需依据的有关背景资料。
4.2.6.2文件更改批准后,由文件资料员持批准后的《文件更改通知单》进行更改,并应告知文件使用人。
4.2.6.3文件更改的方法
更改可采用换页的方式进行,更换下的页由文件资料员带回统一销毁。
4.2.6.4文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。
原版文件作废,换发新版本。
4.2.6.5作废的文件由文件资料员按《文件发放(回收)表》收回并记录,作废文件加盖红色“作废”印章(印章的格式见上页),文件资料员填写《文件和资料处理审批单》,经管理者代表批准后由资料员统一销毁。
4.2.6.6回收的旧文件和盖有红色“作废”章的文件资料,由资料员定期进行一次销毁,销毁的办法采用剪碎或烧毁,销毁的文件需在卷内目录上注明。
4.2.6.7所换页或换版的原始版本应保留一份在文件资料室。
4.3外来文件的管理
国家法律法规等文件,登记其原有编号(GB标准化、法规颁布号),有文控中心统一登记盖“受控文件”印章后,发放到使用部门,并做好“文件发放清单”记录。
外来文件应及时更新,如新版文件是旧版文件的替代,则收回旧版文件,如新版文件是旧版文件的补充,则将新、旧版文件存放一起使用。
5质量记录
5.1D01–01受控文件总目录
5.2D01–02文件更改通知单
5.3D01–03文件发放(回收)表
5.4D01–04文件和资料处理审批单
5.5D01–05借阅档案登记簿
修
改
记
录
修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
受控文件总目录
表号:
D01–01
版本/修订:
A/0
记录编号:
01
序号
文件编号
文件名称
页数
归档日期
送交人
接收人
备注
1
QM-A01
质量手册
2011-4-1
2
QP-B01
文件和资料控制程序
2011-4-1
3
QP-B02
质量记录控制程序
2011-4-1
4
QP-B03
管理评审程序
2011-4-1
5
QP-B04
培训控制程序
2011-4-1
6
QP-B05
合同评审及顾客满总度控制程序
2011-4-1
7
QP-B06
供应商评审程序
2011-4-1
8
QP-B07
生产过程控制程序
2011-4-1
9
QP-B08
品质管理控制程序
2011-4-1
10
QP-B09
内部质量审核程序
2011-4-1
11
QP-B10
不合格品控制程序
2011-4-1
12
QP-B11
纠正和预防措施控制程序
2011-4-1
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- 程序 文件