采购控制程序.docx
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采购控制程序.docx
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采购控制程序
1.目的:
为了规范公司采购流程,保证源头品质,确保公司生产能够有序的进行,特制订本程序.
2.范围:
本程序适用于东莞铭劲电子有限公司采购作业活动.
3.权责:
3.1仓储课:
物料的储存和防护。
3.2采购课:
负责供应商调查评监,原物料、工程、设备的采购及订单之交期跟催.
3.3各部门:
自行负责所需辅料的申购.
3.4生管课:
负责产品生产进度交期,及物料申购.
3.5品保部:
负责原物料的验收并协助采购评鉴供应商.
3.6工程课:
负责对所有原物料之评估确认,包括物料之限用物质要求评估确认.
4.定义:
原物料:
公司所需一切原物料、设备、工程配件等均属之.
供应商:
提供产品品质有直接影响之原材料、物料予组织之供应商.
5.作业内容:
5.1合格供应商选择和评鉴:
5.1.1采购人员应利用各种管道,找寻可能提供所需原物料,并建立【供应商基本资料表】内。
5.1.2对新的供应商应进行评估,对供应商环境有害物质管制能力评估。
达到认可标准后,方可列入【合格供应商名录】,成为组织往后采购原物料对象。
5.1.3合格供应商认可之条件,可为下列其中之一:
5.1.3.1经正式评鉴(使用【供应商调查评监表】)达70分以上标准者,可成为合格供应商。
5.1.3.2在组织导入ISO9001:
2000之前就有往来之绩优商,经总经理特准者。
5.1.3.3客户指定之供应商,可不经评监,成为合格供应商,但仅限于对口客户,若有其它客户的原材料采购仍需依按照5.1.3.1进行评鉴合格后方可纳入采购管理.
5.1.4对现有合格之供应商,每半年应评核一次,记录于【供应商评核表】其记录应予以保存,并对其数据分析以此确认该供应商是否继续为合格供应商之依据。
5.1.5经评核的不合格供应商,由品保部发出【纠正与预防措施报告】交由采购转发供应商实施改善,采购课与品保部负责追踪供应商改善结果,若在规定的时间段内供应商改善良好,则继续记入【合格供应商名录】,但在供应商整改期间,必须暂停与该厂商实施交易.若在规定的期限内,供应商改善仍然没有达到要求,则由采购取消其合格供应商资格,停止往来.
5.2采购需求评审
5.2.1生管课根据定单需求仓库状况填写生产原物料的【请购单】,注明申购物料的规格,数量及要求日期,交由采购.其余辅料由各需求部门填写【请购单】,说明申购物品名称、规格和数量等内容,亦可指定厂商,提供相关资料与参考价,经部门主管审核后,会审工程由工程确认其环境物质管理要求后交由采购.
5.2.2对于各部门提交的【请购单】,采购应评审其内容是否完整。
包括申请部门、申请人及部门经理或主管签名;申购物品名称、规格、数量、需求日期及申请理由等。
如内容不完整或疑问时,采购应退回申请部门重新申购。
5.3供货商选择
5.3.1生产原物料采购必须从公司最新的【合格供货商名录】中选取质量、价格、及交期最适合之供货商,采购与之谈妥采购条件,以确保满足公司生产要求。
⑴如公司现有供货商不能满足交期要求时,采购应及时通知业务部与客户沟通能否更改交期,或由采购重新寻找能满足要求的供货商;
⑵对于工程评估或试用物料,采购应先考虑在合格供货商处购买,如无合适对象,则重新寻找新的供应厂商送样承认,若其样品OK则由采购联系品保依5.1对其进行评鉴.
5.3.2公司所有物料均需由采购选择三家以上的供货商进行询价、议价、比价作业,并将建议结果呈总经理审核后挑选最合适交易对象。
5.4采购订单开立、评审、分发
5.4.1采购根据确认后的采购条件准备【订购单】.
5.4.2【订购单】准备完毕后,负责采购员检查物料名称、数量、交期、单价、总金额及产品质量特殊要求正确无误后,呈采购课长初核后交总经理核准。
5.4.3如订单或合同不获批准时,采购应在原订单或合同上注明“作废”后将【请购单】退回申购部门。
5.4.4核准后的【订购单】由采购将采购联原稿传给供应商并加盖已传真章,供应商接到【订购单】应签名或盖公章回传以确认接收此【订购单】,并如期交货。
5.4.5必要时,采购需将相关资料如图纸、样品等发送给供货商,以利其完全了解采购质量要求。
5.4.6对于新物料订购,则采购依据新物料的要求知会供应商进行打样,打样依送样流程进行作业,在经品保和工程确认OK后,转入正常采购,必要时送客户确认,
5.5采购变更
5.5.1采购订单下发后,在以下情况下采购应收回已分发的订单后注明“作废”并视情况决定修改或取消订单。
⑴正常下订单无法满足生产要求之紧急物料,采购应在原订单基础上增加数量并按原号码重新打印新的【订购单】,检查与签字同5.4.1-5.4.3。
⑵客户订单减量或取消时,生管要求采购取消【订购单】或推迟交期,采购对【订购单】修改后重新打印新的【订购单】,检查与签字同5.4.1-5.4.3。
⑶由于设计失误或不当造成物料需要变更时,工程部发出ECN通知采购停止采购并取消已发出的【订购单】。
5.5.2任何已分发的【订购单】需修改或取消时,采购应在供货商未正式生产前以电话、E-MAIL、传真等方式通知供货商,否则供货商有权不接受变更内容。
5.5.3如供货商不接受变更,采购征求相关部门意见决定是否接受。
不接受则与供应协调解决办法,接受则通知相关部门变更内容。
5.6采购交期控制
5.6.1采购订单发出后。
采购应督促供货商按期交货,并与生管协调后合理安排上料进度,以减轻仓储及付款压力。
5.6.2供货商交货时,所有来料必须有【送货单】并完整填写订单号、料号、数量。
如有修改时,应由修改人在修改处签字。
⑴未经采购认可,供货商不得在节假日或下班时间交货。
⑵为配合本公司每月清点结存,供货商不得在最后二个工作日交货,如非交不可,应根据采购安排并将单据转下月结算。
5.6.3供货商交期如有延误时,采购应事先通知生管进行生产计划变更或调整,以利生产安排。
5.7采购产品验证
5.7.1如客户或公司预定在供货商处检查物料时,采购应告知供货商检查日期并提供必要的帮助。
5.7.2供货商交货入厂后IQC依【IQC进料检验作业规范】处理。
⑴如来料不足或质量不良时,采购应要求供货商以最快速度处理。
⑵如来料数量超过【订购单】数量时,超交部门应视生产状况决定收货与否,如不需要则退回厂商。
5.7.3供货商来料不合格时,依【不合格控制程序】流程进行处理.采购通知供货商办理退货。
由仓库开具【退货单】,经供货商签名后分发采购、生管、财务各一份。
⑴来料整批不合格退货时,自通知日起七个工作日内由供货商自行取回。
本公司可自行处理,以减轻库存压力。
⑵生产线发现的零碎不良物料(含IQC检出的不合格样品)可以累积半个月处理一次,由供应商安排补货,若供货商不补货,则不良物料款值直接从当月货款中扣除。
5.8供货商表现评估
5.8.1供货商日常来料品质不佳时,IQC及时向其发出【纠正与预防措施处理报告】,由采购转交供货商及时回复原因及改善措施。
如供货商派人来公司检讨物料质量问题,必须是品保工程师或以上级人员,否则公司不予接洽。
5.8.2采购、品保不定期对质量表现不佳的供货商的制程进行稽查,以了解其质量倾向,必要时由公司相关人员予以辅导,以改善其质量系统运作。
5.8.3每月、每季度由采购、品保定期对供货商表现进行评分并实施分级,具体依【合格供货商管理办法】处理。
5.9记录保存
采购过程所涉及的表单记录一律依【记录控制程序】进行管理.
6.相关文件:
6.1【记录控制程序】
6.2【合格供应商管理办法】
6.3【不合格控制程序】
7.表单:
7.1【请购单】
7.2【订购单】
7.3【订单管制表】
7.4【供应商基本资料表】
7.5【合格供应商名录】
7.6【供应商调查评监表】
7.7【供应商评核表】
8、附件:
采购控制流程图
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