合约部管理制度.docx

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合约部管理制度

合约部职责

一、部门定位

合约部是公司负责合同管理、工程招投标管理、变更签证管理、预（结）算管理等工作的部门。

合约部不仅要认真做好工程预算的编制工作，对工程图纸、工程量清单等计算依据应认真研究，更要做好本部门所负责合同的起草、审批、签订等工作。

二、部门职责

1、熟悉国家招标、概算、预算及工程量清单等项目的有关政策和规定，掌握成本构成的相关知识，严格按行业标准实行。

2、参及开发项目的调研，为领导决策提供经济数据方面的参考和依据。

3、合约部是成本控制部门，以追求最高经济效益为目标。

合约部工作的指导方针是：

“坚持原则、据理力争、公平合理、廉洁高效。

”

4、负责项目开发方案、项目设计方案、项目建设方案等经济评价、成本评价，提出经济优化方案。

负责项目实施过程中数据的统计及整理，建立成本数据库。

对资金的支出做出预测并及投资比较差异。

5、组织公司的工程施工招投标，编制招标文件，编制工程量清单和招标控制价；负责工程施工的概算、预算、变更签证、结算等工作。

6、负责洽谈、起草、审批、签订各项工程合同，并组织公司各有关部门进行做好合同交底。

为其他部门的合同起草、签订提供法律服务。

7、根据工程需要，做好成本的预控工作，加强及工程管理部、材料设备部等部门的联系，及时反映工现场施工情况。

根据合同相关条款审核施工过程中重要的变更及签证，实施建设工程全过程的成本监控和管理。

8、及时办理工程价款的确认、中期价款的支付、阶段性结算及工程竣工决算和项目审计工作。

9、做好预算合约相关资料的整理、建档、保管和移交工作。

10、配合材料设备部完成材料设备的招标工作，调查、测算材料及设备的暂定价格。

11、负责建立预算合约部的各项规章制度，并监督实施。

12、做好本部门资料、信息、数据的保密工作。

13、完成领导临时交办的各项工作.

三、部门组织结构

1、部门组织结构图

四、岗位职责

1、合约部经理

（1）、负责本部门的全面工作。

全权处理合约部一切工作事务，

主持部门工作，做好部门工作的指导监督和管理。

对于涉及招投标、合同签订、变更签证等重大事项及时向总经理汇报请示。

（2）、做好部门员工的培训，提高员工业务能力，作好部门整体管理。

（3）、制定本部门的各项管理制度、工作计划并监督实施。

对部门员工进行绩效考核。

（4）、审核招标工作量清单、招标文件、招标控制价。

负责组织其他部门对施工单位考察并审核考察报告。

（5）、审核工程合同。

负责组织对其他相关部门的合同交底。

（6）、审核施工过程中的进度款支付、变更签证。

（7）、负责本部门的工作总结和报告。

（8）、及时完成领导临时交办的其他工作。

2、预算员

（1）、认真贯彻执行公司各项管理制度和方针政策，听从公司统一管理，服从公司统一领导，认真完成本职工作。

（2）、直接对部门经理负责，负责完成专业范围内的所有工作。

（3）、负责专业范围内的招标工作量清单、招标公告、招标文件、招标控制价、工程合同等的编制和起草工作。

根据本地区市场行情，及材料设备部共同确认工程材料的暂估价。

综合性的招标公告、招标文件、工程合同的编制和起草由土建预算主管完成，安装主管配合。

审核专业范围内的各项造价指标。

（4）、根据部门经理安排，参及招标、投标和评标等具体工作。

负责专业范围内的招标答疑。

（5）、参及施工单位考察工作并提交专业范围内的考察报告。

（6）、负责专业范围内的工程款拨付、变更签证、工程结算、竣工结算等审核工作。

编制专业范围内的资金支出预测。

（7）、对专业范围内造价咨询机构的履约情况和服务质量进行评价。

（8）、负责领导临时交办的其他工作。

（9）、精通现行定额的全部内容及相关的取费标准和文件，熟悉各项目部的施工图纸。

（10）、参及投标文件、标书编制和合同评审，收集各工程项目的造价资料，为投标提供依据，在工程投标阶段，及时、准确做出预算，提供报价依据。

（11）、参加各项目的图纸会审和技术交底工作。

（12）、整理齐全各项目的招投标文件、图纸答疑文件、标收、技术交底文件、工程变更资料、工程预决算资料。

（13）、辅助预算主管完成负责专业范围内的招标工作量清单、招标公告、招标文件、招标控制价等的编制和起草工作。

负责编制各项造价指标。

（14）、负责对乙方各种函件的起草工作。

（15）、经常深入工程现场，对变更签证现场实际测量，掌握工程进度状态并做好记录。

（16）、收集在建工程数据，如单价、楼盘比较等，报专业主管汇总。

调查、测算材料设备暂定价格，报专业主管汇总。

（17）、负责工程款拨付、变更签证、工程结算、竣工结算的编制和初审以及手续的办理。

参及现场变更签证工程量的收方工作。

（18）、做好领导临时布置的各项任务。

3、合同管理员

（1）、熟悉现行及工程相关的法律文件和规章制度。

（2）、负责预算合约部的收发文管理。

（3）、协助预算主管完成工程合同的起草。

（4）、负责本部门合同的流转、签订、编号、发放、归档工作。

负责其他部门合同的收文、编号、归档工作。

分类建立台账并及时做好记录，定期及其他相关部门进行台账的核对。

对于合同的借阅，严格执行公司相关制度规定。

（5）、负责合同交底的编制。

（6）、及时掌握合同履行、变更、终止情况，并及相关部门沟通，确保公司利益不受损失。

（7）、做好领导临时布置的各项任务。

第一部分合同管理制度

第一章总则

第一条为加强合同管理，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

第二条公司部部及各部门及各项目部对外签订的各类合同一律适用本制度。

第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，具有积极的意义。

各部门及各项目部必须严格遵守、切实执行本制度。

第二章合同的签订

第四条合同签订对象的选择、招投标的方式和审查批准程序遵照《招投标及经济合同管理办法》的规定执行。

报送《签订合同推荐书》时已经有合同草案的，应当将合同草案附后，没有草案的，应当附对方报价等基本情况，并在拟定合同草案后报总部合约总审查。

第五条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利。

第六条对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。

法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。

超越代理权限的法人委托人和非法委托人无权对外签约。

因此给企业造成损失的，应当承担相应责任。

第七条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

包括对方单位是否具有法人资格、单位的经营范围、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限等，在签约时应当要求对方提供能证明上述情况的资料。

做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和履行能力，防止上当受骗，防止签订无效合同。

第八条需要通过招、投标方式签约的，有关部门应当把制定好的标书送总部审核后再行发出。

待签的合同有范本的，使用范本，没有范本的，由经办人及对方共同拟定合同条款，合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确，防止出现歧义。

公司合约部有权对合同条款进行审查并督促改正。

第九条签订工程合同的，合同内容应当包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。

在签订工程承包合同时，应尽量少付预付款，预留一定数额或比例的工程质量保修金和符合规范要求期限的保修期。

第十条签订需重复使用的格式合同，在确定合同条款时应当由公司法务人员参及；如在履行中需要变更条款的，有关部门也应及时告知总部合约部。

第十一条合同纠纷可以选择管辖法院，根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，为便于可能的诉讼，我方应尽量约定由我方所在地的法院管辖。

第十二条签订合同时，双方都必须使用合格的印章，包括公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章。

我方签订合同的用章按照有关规定管理。

第十三条合同签订人员玩忽职守，违反上述规定的要求签订合同，给公司造成损失的，应当承担相应责任。

第三章 合同的履行

第十四条 合同依法成立，即具有法律约束力。

一切及合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，并监督对方的履约情况，确保合同的实际履行和全面履行。

第十五条各公司、部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。

如因玩忽职守，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第十六条合同履行过程中需要甲方及我司支付合同款项的，各公司、各项目部及相关部门应做好每笔款项的支付记录并在当月4-6日前将上个月的付款明细报公司审核及备查。

如发现错报或故意隐瞒等，应追究当事人责任。

第十七条各项目部签订合同的，双方应当尊重约定，严格按照条款履约，履行过程中发生争议的应当协商解决，协商不成的，应提请总部相关部门根据合同条款协调解决。

第十八条发生我司不能按约履行合同的情况时，及履约有关的部门和人员应当及时处理，变更合同或签订补充合同，并将情况及时上报。

第四章合同的变更、解除

第十九条在合同履行过程中遇到困难的，各履约部门首先应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。

如按约履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应及时及对方当事人进行协商。

第二十条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，在不对我方利益造成损失的情况下，及对方达成变更、解除合同的协议。

第二十一条因对方变更、解除合同使我方的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，应要求其承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第二十二条变更、解除合同的协议在未生效之前，应继续履行原合同。

但特殊情况经双方一致同意停止履行的除外。

第二十三条变更、解除合同的，应当按照签订合同的程序逐级上报审核，并在公司内办理有关手续。

变更的内容应当以补充协议的形式书面签订，需要公证的，应当及时办理公证手续。

第二十四条有关人员以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，应当承担相应责任。

第五章合同纠纷的解决

第二十五条合同在履行过程中及对方当事人发生纠份的，首先由签约企业或部门负责处理。

涉及内部几个公司或部门的，可以协商或由公司确定一个公司或部门负责。

签订合同的经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

第二十六条 纠纷发生后，我方应及时及对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

第二十七条因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受损害；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应分清责任，合理解决。

第二十八条为了解决纠纷，需要对合同进行解除和变更的，按照本规定有关程序办理。

第二十九条 各项目部、各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好自身的工作，不互相推诿、指责和埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

第三十条各部门不能解决的合同纠纷，应及时上报总经理。

公司法务人员负责解决下列合同纠纷：

1、总经理交办的；

2、经各部门处理解决不了的，上报到总经理，经审查应当由法务人员解决的。

3、法务人员认为应当由自己协助解决的。

第三十一条   公司法务人员对经协商仍无法解决的合同纠纷，经有关领导同意，可提交仲裁部门或人民法院依法处理。

对提起仲裁和诉讼的合同纠纷，有必要聘请律师进行的，由企业管理中心法务人员选聘律师共同处理。

第三十二条 各相关部门在合同纠纷发生时，要注意诉讼和仲裁时效的问题，避免不必要的损失。

第三十三条对交由公司法务人员处理的合同纠纷，各相关部门应当积极配合，按照法务人员的要求提供各种资料。

第六章合同备案

第三十四条依照《招投标及经济合同管理办法》签订的一切合同均应当在公司总部备案。

第三十五条各公司签订合同时，应考虑到需要在公司总部备案的情况，制作相应的合同份数。

一般不少于肆份。

第三十六条报送公司的合同应当为原件。

合同有附件的，附件应同时报送备案。

第三十七条各项目应当于合同签订之日起3个工作日内完成备案；营业地点在外地的各项目可以先在3个工作日内将合同的传真件发送至公司，并在合同签订之日起7个工作日内完成备案。

第三十八条各项目应当指定一名工作人员负责合同报送备案工作，并应在本办法实施之日起5日内将名单报送公司。

第三十九条各公司都应当建立合同登记台帐和合同档案，合同登记表格式由相关部门制定。

第七章合同管理的职责划分

第四十条公司员工在取得公司的合法授权后，可以作为法人委托人签订合同，享有如下权利，并承担相应责任：

1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能超越权限，也不能消极推诿；

2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；

3、按照公司制度办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；

4、对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷自行或协助有关部门处理；

5、负责保管好本人所签合同的一切资料，包括在签约前对方发来的函件、传真等。

第四十一条各项目在签订合同后，应当做好本公司的合同管理工作，包括：

1、监督公司、部门、各项目的合同签订及履行工作；

2、按照约定履行合同，对履行过程中发生的问题和出现的纠纷及时解决。

3、贯彻实施公司总部下发的相关管理办法及本制度的规定，做好本公司内部的合同管理工作。

第四十二条 公司总部为各项目的合同管理公司进行监督指导并提供服务，具体包括下列工作：

   1、按照公司管理制度及其他有关规定对合同的签订及付款进行审批。

2、负责检查各类合同的合法性，实行法律监督，对公司各项目签订的合同进行抽查，发现问题和提供法律帮助；

3、负责对合同签订人员进行法律培训，提高其法律素质和签约水平；

4、负责考评各项目部各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；

 5、配合各项目部各部门处理合同纠纷；

 6、参及有关合同的谈判、签约、履行等工作，及时解答各项目部或各部门提出的问题并协助解决。

第二部分招投标管理制度

第一章    总  则

第一条  为了进一步规范公司各类招投标工作，维护公司利益，根据《中华人民共和国招标投标法》、公司的有关规定，制订本制度。

第二条  公司范围内进行的工程建设项目的勘察、设计、施工、监理以及专项资金其他项目、各类物资采购的招投标活动，适用本制度。

第三条  以下项目可以不招标：

（一）公司直接管理或报经公司批准不招标的；

（二）公司自营工程；

（三）公司自修项目；

第四条  任何单位和个人不得将公司规定应当进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。

第五条  公司招投标活动应当遵循国家有关法律法规，应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第六条  公司负责对所有招投标活动进行全过程监督，并依据国家、集团公司和公司有关规定查处招投标活动中的违规违纪行为。

第二章   招  标

第七条  招标项目必须履行立项审批手续，经公司批准，并落实相应资金。

第八条  招标以公开招标和邀请招标方式进行。

采用公开招标方式的，依法必须进行招标项目的招标公告。

邀请招标，应当向三家以上具有相应能力和资信的特定的法人或其他组织发出书面邀请书。

第九条  招标公告和招标邀请书应当载明招标人的名称和地址、招标项目的内容、数量、实施地点、工期、获取招标文件的地点、时间、收取的费用和对投标人的资质要求等内容。

第十条  符合本制度第三条第一项之规定，但有下列情形之一的，经公司分管领导审批后，可以进行邀请招标、议标或不招标：

（一）采用特定专利或专有技术的，或艺术造型有特殊要求的；

（二）承包人、供应商、维修厂家或服务方少于三家，不能形成有效竞争的；

（三）属于抢险援助及其它紧急项目的;

（四）技术含量高，需由社会专业化厂家来完成的。

第十一条  公司成立招投标领导小组，具体负责全公司招投标管理工作，组织制订招投标制度，掌握国内外相关法律、法规的有关规定，负责对各招投标业务组织单位进行监督、考评。

根据项目资金渠道和业务性质划分，负责组织招投标或委托专业招标代理机构组织招投标。

第十二条  对资质要求不高、技术难度小的工程，在具备相应施工资质的前提下，实行邀请招标或不招标。

具体实施办法按照公司有关规定执行。

第十三条  招标前应对所有潜在投标人进行资质审查。

资质审查结束后，招标组织单位应当发布资质审查公告，或向合格投标人发出资质审查合格通知书，向不合格者告知资审结果。

各招标组织单位不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。

第十四条  招标组织单位应根据招标项目的特点和需要做好技术答疑、现场踏勘和招标文件的编制等工作。

招标文件包括投标邀请书、投标须知、合同主要条款、投标文件格式、招标项目的技术要求、设计图纸、对投标人资格审查的标准、投标报价要求、评标标准和方法等所有实质性要求和条件。

招标项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明。

第十五条  招标组织单位应当按招标公告规定的时间、地点出售招标文件。

第十六条 招标组织单位和业务主管部门根据工程及项目特点，具备编制标底条件的，必须编制标底。

标底由工程造价事务所编制，或委托有相应资质的专业机构编制。

第十七条  招标组织单位应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日。

第三章   投   标

第二十条  投标人应当具备承担招标项目的能力，具备招标文件规定的资格条件。

第二十一条  投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。

投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。

第二十二条 投标人投标时应当提交投标保证金。

具体数额招投标组织单位确定，批准。

第二十三条  投标人应当在招标文件要求提交投标文件截止时间前，将投标文件密封加盖公章后送达投标地点，招标组织单位应当签收并妥善保存，开标前不得开启。

第二十四条  投标人拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。

第二十五条  投标人不得分标、串标，不得哄抬报价、弄虚作假，不得借他人资质投标和围标，不得损害公司或者其他投标人的合法权益。

禁止投标人向组织者或评委用行贿等不正当手段谋取中标。

第四章  开标、评标和中标

第二十六条  开标应当在截标后的规定时间内公开进行；开标地点应当是招标文件中预先确定的地点。

第二十八条  开标的程序、监督、记录应当规范、真实，会议记录应存档备查。

第二十九条  评标工作由招标组织单位组织，评标委员会负责。

评标活动必须坚持公平、公正、科学、择优的原则。

评标委员会由业务主管部门、项目建设（使用）单位代表和有关技术、经济等方面的专业人员组成，评委人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专业人员不得少于评委总数的三分之二。

公司领导原则上不进入评委会。

及投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会，已经进入的应当主动提出回避或更换。

评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。

第三十条  中标人确定后，招投标组织单位应在七日内向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

中标通知书发出后，中标人放弃中标项目的，投标保证金不予退还。

第三十六条  中标通知书发出三十日内，按照招标文件、投标文件相关内容，起草、签订合同。

合同条款要规范、内容要具体、用语要严谨，尤其要明确标的、数量和质量、价款或酬金、履约的期限、地点和方式、违约责任等，禁止用模棱两可、含糊不清的字句。

合同起草、签订执行公司《合同管理实施细则》有关规定。

第五章   附   则

第四十七条  招投标相关资料由招标组织单位收集后交公司档案室管理。

第五十条  本制度自印发之日起试行。

第三部分预、结算管理制度

第一章总则

第一条　预、结算管理制度是一项贯穿于建设工程始终的非常重要的经济管理制度。

制订、完善并执行好预、结算管理制度不仅仅是公司总部和各项目的工作，而且需要其他相关部门的配合和支持。

第二章预、结算管理

第二条施工图预算编制依据：

（一）设计施工图纸和标准图集；

（二）图纸会审纪要；

（三）现行预算定额及相应计价规定；

（四）施工组织设计或施工方案；

（五）材料、人工、机械台班预算价格及调价规定；

（六）预算员工作手册及有关工具书；

（七）市政府及有关部门发布的有关调价文件、规定等。

第三条编制开工预算的意义：

（一）施工图预算是控制工程造价的重要依据，是施工过程成本控制关键。

（二）施工图预算是编制或调整投资计划的依据；

（三）对于实行施工投标的工程，开工预算是编制标底的依据，也是竣工验收时结算的基础；

（四）施工图预算是控制工程进度、审核和批复分包班组进度款的依据，也是向甲方索要工程进度款的依据；

（五）对于不宜实行施工图预算加调整价结算的工程，施工图预算可作为确定合同价款的基础或作为甲方支付工程进度款或审查劳务班组进度款支付的依据。

审核后的施工图预算在双方确定优惠下浮后签定合同包干总价（包干总价不能低于工程成本，工程成本是控制工程质量的最低保障，即必须确保工程不能偷工减料，影响工程质量）。

第四条施工图预算编制程序：

首先由项目相关部门在工程开工前根据设计施工图纸、施工组织设计等资料编制施工图预算，具体程序如下：

（一）搜集各种编制依据资料（包括信息价及有利于为结算提供依据的资料。

（二）熟悉施工图纸和定额计价规则。

（三）熟悉合同相关条款。

（四）按计算规则和取费标准计算施工图预算总造价。

第五条施工图预算审核程序：

（一）各项目部在项目施工前，首先应对设计施工图纸进行图纸初审、会审。

审核中，概、预算人员应对设计图纸的经济性提出意见。

（二）预算首先由各项目部预决算人员编制并自审，然后由总部合约及相关人员集体会审。

（三）各项目部相关人员主要从技术和施工角度对施工图预算进行审查，审查是否有漏项、错算、技术不合理等问题，再由项目部预决算人员进行修改、调整、完善。

（四）各项目部将最终将调整后的施工图预算及甲方提交的施工图预算进行核对。

（五）各项目把双方签字确认后的施工图预算上报到公司总部合约。

第六条工程结算的编制依据：

（一）施工图预算；

（二）竣工图及工程设计变更资料；

（三）现场签证；

（四）施工索赔（施工单位向建设单位要求的索赔）；

（五）反索赔（建设单位向施工单位提出的索赔）；

（六）工程承包合同；

（七）政策性规定以及现行法律、法规。

第七条工程结算审核程序：

（一）首先由各项目部预决算人员根据结算资料编制工程结算，作为及建设单位核对的依据；

（二）施工单位向建设单位申报工程结算时，必须收集齐相关结算的资料，整理完善后方可将最终的结算资料上报到总部。

（三）各项目部将编制好的工程结算并附相结算资料上报公司合约部，合约部预决算人员对工程结算采用抽查、全面核查的方法进行审核。

（四）审核后的工程结算作为向建设单位索要工程款的