第六章会计账簿.docx
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第六章会计账簿
第六章会计账簿
【本章学习目的】
会计账簿是核算经济业务,提供会计信息的重要载体。
设置和登记账簿是会计工作的基本内容,也是会计工作的核心。
通过本章学习,要求了解会计账簿的作用、设置原则;
理解会计账簿的分类;掌握会计账簿的登记方法,以及对账结账、错账更正的方法等。
第一节会计账簿的意义和种类
一、设置和登记会计账簿的意义
会计账簿,简称账簿,是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成的簿籍(或账册),是以会计凭证为依据,连续、系统、全面、分类地记录和反映各项经济业务的。
设置和登记账簿是会计核算的基本方法,是联系会计凭证和会计报表的纽带,它们之间的基本关系如图6-1所示:
会计报表
会计账簿
会计凭证
图6-1:
会计账簿与会计凭证、会计报表的关系
通过第五章的学习,我们知道,填制会计凭证是会计核算的第一步,而会计凭证数量繁多,信息分散,每张凭证只能零散地反映个别经济业务的内容,不能全面、连续、系统地反映企业在一定时期内经济业务的整体情况,也不便于日后查阅。
因此,我们需要把会计凭证上记录的经济业务,按账户进行分类,系统地、顺序地、完整地记录到账簿上去。
这种将会计凭证上的信息按一定的程序和方法登记到会计账簿的过程称为记账。
通过记账,将大量分散的数据或资料进行分类归集整理,登记到相应的账簿中,逐步加工成有用的会计信息,为编制会计报表做好基础工作。
设置和登记会计账簿主要具有以下三个方面的意义:
(一)提供全面、连续、系统的会计信息
通过设置和登记账簿,可以把会计凭证中提供的大量零散资料加以归类汇总、加工整理,形成集中、全面、连续、系统的会计信息,反映会计主体在一定时期内各项资产、负债和所有者权益的增减变动及其结余情况,并合理反映各项资金的使用情况,正确地反映和计算收入、费用、成本及利润的形成和利润分配等情况,满足企业对外报告和对内经营管理的需要。
(二)为编制会计报表提供数据
会计账簿是对会计凭证的系统化。
通过记账,把经济业务分门别类地登记到账簿中,提供的是全面、连续、系统的会计信息。
同时,为了提供真实完整的会计信息,期末还必须按规定进行账项调整、对账和结账。
因而,账簿记录是编制会计报表的主要资料来源,账簿所提供的会计数据,是编制会计报表的主要依据。
(三)为考核经营管理者的业绩提供依据
通过设置和登记账簿,可以完整地、系统地记载和存储会计信息,记录企业在一定时期内取得的财产物资、资金的增减变动及结存情况,反映了各项财产物资的运营情况,也提供了收入、成本、利润等信息,反映了企业经营者在一定时期内的经营成果。
这些资料为企业经营管理、投资决策、经营业绩考核提供了重要依据。
需要说明的是,账簿和账户既有联系又有区别。
账户是根据会计科目设置的,是构成账簿的基础。
它存在于账簿之中,账簿中的每一账页就是账户存在的形式和载体,没有账簿,账户就无法存在。
但是,账簿只是一个外在形式,账户才是它的真实的内容。
账簿序时、分类地记载经济业务,是在各个账户中完成的。
账户的作用是借助账簿来实现的,账簿是由若干账页组成的一个载体,账页则是这个载体的个别部分。
因此,账簿和账户实际上是形式和内容的关系。
二、会计账簿的种类
在实际工作中,由于经济业务和经营管理的要求不同,企业所设置的账簿也有所不同。
由于账簿的种类及其格式是多种多样的,因此我们有必要按照不同的标准对它们进行适当的分类,便于我们更好地认识账簿,了解各类账簿的格式、结构和特点等,为正确运用账簿登记经济业务资料打下基础。
(一)账簿按用途分类
按账簿的用途不同,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
1、序时账簿,简称序时账,也称日记账,是按照经济业务发生时间的先后顺序,逐日逐笔进行登记的账簿。
序时账按记录的内容不同,又可分为普通日记账和特种日记账两种。
普通日记账,是用来登记企业全部经济业务的账簿。
在该账簿中,会计人员需要按照每日发生的经济业务的先后顺序,逐项编制会计分录,进行登记。
所以,它是登记分类账的主要依据,因而这种日记账又称分录日记账或分录簿。
通常业务量小的企业可以使用普通日记账,在实际中作中这种日记账使用很少。
普通日记账基本格式如表6-1所示:
表6-1普通日记账单位:
元
2008年
摘要
借方科目
贷方科目
金额
核对
月
日
5
1
略
31
收到甲公司交来的货款
购买办公用品
收到采购的原材料A
支付材料采购款
从银行提取备用金
购买原材料A,已付款
销售甲公司产品,暂未收款
支付公司电话费
支付员工工资
支付工商管理费
…
交营业税
现金
管理费用
原材料
应付账款
现金
原材料
应收账款
管理费用
应付工资
管理费用
…
应交税金
应收账款
现金
材料采购
银行存款
银行存款
银行存款
主营业务收入
现金
现金
现金
…
银行存款
20000
60000
23400
60000
20000
1500
54000
267
800
120
…
1200
特种日记账,是用来登记某一类经济业务发生情况的账簿。
常见的有现金日记账、银行存款日记账,销货日记账等。
如销货日记账是专门用来登记销售事项的日记账,格式如表6-2所示。
月末,根据该日记账金额,登记到相应的明细分类账和总分类账中。
表6-2销货日记账单位:
元
2008年
客户名称
摘要
发票编号
对方科目
金额
备查
月
日
5
1
略
东方公司
南方公司
零售
零售
华尔公司
…
A产品100件
A产品500件
B产品1件
A产品10件
A产品1500件
…
本月合计
002010
002011
002012
002013
002050
…
应收账款
银行存款
现金
现金
应收账款
…
1000
5000
100
500
20500
…
27100
通常在会计实务中,除了现金日记账和银行存款日记账外,企业一般不设其他的日记账。
2、分类账簿,简称分类账,是对全部经济业务进行分类登记的账簿。
分类账簿按其提供核算指标的详细程度不同,又可分为总分类账簿和明细分类账簿。
总分类账簿,也称总账,是根据总账科目开设账户,用来分类登记全部经济业务,提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料的分类账簿。
总分类账有三栏式和多栏式两种格式的账簿,通常企业采用的是三栏式账簿,但是如果企业规模不大、业务不多,也可以采用多栏式账簿。
明细分类账簿,也称明细账,是根据明细科目开设账户,用来登记某一大类下的某一小类经济业务,提供比较详细核算资料的分类账簿。
明细分类账有三栏式、多栏式和数量金额式等三种格式的账簿。
通常,企业核算的经济业务内容不同,核算资料的详细程度不同,设置不同格式的明细分类账。
分类账簿提供的信息资料是编制会计报表的主要依据。
关于总分类账和明细分类账的格式和内容,我们将在第二节作详细介绍。
3、备查账簿,也称辅助簿,是为备忘备查而设置的账簿。
它是对序时账簿和分类账簿不能记录或记当不全的经济业务进行补充登记,便于对特定对象的管理和检查,因而称为备查账簿。
它与序时账簿和分类账簿相比,存在两点不同之处:
一是不需要根据会计凭证登记入账。
二是没有固定的账页格式和登记方法。
它与其他账簿之间不一定存在严密的联系,主要用文字对有关经济业务进行补充登记,提供必要的参考资料,以备查考。
如应收票据贴现备查账,登记应收票据贴现的情况,基本内容如表6-3所示:
表6-3应收票据贴现备查账单位:
元
贴现日期
票号
开票单位
到期日
贴现银行账号
贴现金额
面值
执行情况
核查
08.05.10
00235
东方公司
08.07.10
9558002100453721
98645.76
100000
已核销
√
08.08.03
02145
南方公司
08.08.20
9558002100453721
45675.96
50000
序时账簿、分类账簿和备查账簿的作用各不相同,它们共同组成企业的账簿体系。
序时账簿能提供连续系统的会计信息,反映了企业资金运动的全过程。
而分类账簿能提供详细程度不同的会计信息,反映企业资金运动的各种状态、形式及其构成。
备查账簿主要是为某些经济业务提供参考资料。
在账簿组织中,分类账簿占有特别重要的地位,因为只有通过分类账簿,才能把相关经济资料按帐户形成不同的信息,满足编制会计报表的需要。
(二)账簿按外表形式的分类
按账簿外表形式不同,可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。
1、订本式账簿,简称订本账,是指在启用前,已经将顺序编号的页码、印有专门格式的账页,固定装订成册的账簿。
这种账簿的优点是账页固定,既可以避免账页丢失又可以防止账页被抽换,比较安全。
但缺点是,因一本账簿页数固定或账簿中各账户预留的账页页数同实际需要量不一致时,会造成账页不足,影响账户连续记录,或因账页过多造成浪费;同时,在同一时间内只能由一人登记账簿,不便于记账人员分工。
订本式账簿一般适用于企业比较重要的账簿,如现金日记账、银行存款日记账和总账。
2、活页式账簿,简称活页账,是将一定数量的账页放入活页夹内,可根据记账内容的变化随时增加或减少部分账页的账簿。
这种账簿具有可以根据实际需要,随时加入、抽出或移动账页,可以减少浪费账页、使用灵活,而且便于分工记账、分类计算和汇总的优点。
但缺点是,账页容易丢失和被抽换。
因此在使用时必须将空白账页连续编号,放在活页夹内或临时装订成册。
活页式账簿一般适用于原材料、库存商品等明细账。
3、卡片式账簿,简称卡片账,是由一定数量和具有专门格式、存放在专设卡片箱的硬纸卡片组成的账簿。
使用时,可以根据需在随时增添或抽出卡片;卡片上应连续编号并加盖有关人员的图章;应由专人负责保管卡片箱,以保证安全。
卡片账的优缺点与活页账相同,一般适用固定资产、原材料等的明细核算。
如固定资产卡片参考格式如图6-2所示:
卡片正面基本内容:
卡片编号:
固定资产名称:
固定资产编号:
固定资产类别:
使用部门及代码:
费用分配比例:
固定资产取得方式:
投入使用日期:
入账日期:
固定资产原值:
已计提累计折旧:
预计使用年限:
入账时已使用年限:
预计净残值:
折旧年限:
折旧方法:
月折旧率:
月折旧额:
卡片背面基本内容:
使用记录:
修理记录:
停工:
大修:
内部转移:
小修:
盘查记录:
其他事项:
盘点时间:
盘存情况:
图6-2:
固定资产卡片示意图
(三)账簿按其账页格式分类
账簿按其账页格式不同,可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三种。
1.三栏式账簿,是指设有借方(或收入)、贷方(或支出)和余额(或结存)三个基本栏目的账簿。
各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务等明细账都可以采用三栏式账簿。
2.多栏式账簿,是指在账簿的借方和贷方两个基本栏目按需要分设若干专栏的账需要而定。
收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。
3.数量金额式账簿,是指采用数量与金额双重记录的账簿。
即在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内,都分设数量、单价和金额三小栏,借以反映财产的物资的实物数量和价值量。
原材料、库存商品等明细账一般都采用数量金额式账簿。
会计账簿的分类如表6-4所示。
表6-4账簿的分类
标准
账簿类型
用途
序时账簿:
普通日记账、特种日记账
分类账簿:
总分类账簿、明细分类账簿
备查账簿:
如经营租赁备查账、票据备查账
外形
订本式账簿:
如现金日记账、银行存款日记账、总分类账
活页式账簿:
如明细分类账
卡片式账簿:
如固定资产卡片账、原材料卡片账
格式
三栏式账簿:
如总分类账、现金日记账、银行存款日记账
多栏式账簿:
如费用明细账
数量金额式账簿:
如原材料明细账
第二节会计账簿的设置与登记
一、会计账簿设置的原则
各企业必须按照国家统一会计制度的规定,结合本企业会计业务的需要,设置必要的账簿,并认真做好记账工作。
设置会计账簿一般应遵循以下原则:
(一)规范性原则
账簿是会计信息的重要载体,是编制会计报表的基础,因此,设置账簿要符合国家相关财经管理制度的规定,不能违反财经制度“账外设账”,满足监督管理的需要
(二)适应性原则
设置账簿要适应企业规模和特点。
账簿的种类和数量应与企业的经济业务数量相适应,账簿的格式力求简明实用,尽量考虑人力、财力、物力的节约,注意防止重复记账。
(三)完整性原则
设置账簿要全面完整,保证连续、系统地核算各项经济业务,为经营管理提供全面、完整、有用的会计信息,满足企业经营管理的需要。
二、账簿的格式和登记方法
(一)日记账的格式和登记方法
1.现金日记账的格式和登记方法
现金日记账是出纳人员每天根据现金记账凭证登记库存现金的借方发生额、贷方发生额和余额结存情况的账簿,按经济业务发生的先后顺序,逐日逐笔进行登记的。
现金日记账必须使用订本账,格式有三栏式和多栏式两种。
(1)三栏式现金日记账格式如表6-5所示:
表6-5库存现金日记账(三栏式)单位:
元
2008年
凭证
对方科目
摘要
借方
金额
贷方
金额
余额
月
日
字
号
5
1
期初余额
3500
7
现
1
管理费用
购买办公用品
950
2550
7
现
2
其他业务收入
变卖材料收入
100
2650
7
现
3
材料采购
支付购料运费
200
2450
7
现
4
其他应收款
李红报销差旅费
300
2750
7
银
1
银行存款
提取备用金
10000
12750
7
本日合计
10400
1150
12750
31
本日合计
10600
2750
11350
31
本月合计
75000
22150
56350
(2)多栏式现金日记账格式如表6-6所示:
表6-6库存现金日记账(多栏式)单位:
元
2008年
凭证
摘
要
借方金额
贷方金额
余额
月
日
字
号
应贷科目
合
计
应借科目
合
计
银行
存款
其他
业务
收入
其他
应收
款
……
管理
费用
材料
采购
……
5
1
期初余额
3500
7
现
1-4
现金收支
100
300
400
950
200
1150
2750
7
银
1
取备用金
10000
10000
12750
1
本月合计
20000
100
500
75000
1500
200
22150
56350
(3)现金日记账的登记方法和要求如下:
①日期栏:
登记记账凭证的日期,与实际现金收付日期应一致。
②凭证栏:
指登记入账记账凭证的种类和编号。
如“现金凭证”,简写为“现”;“银行凭证”,简写“银”。
凭证栏还应登记凭证的编号,以便日后查账和核对。
③对方科目栏(或应借、应贷科目):
指记账凭证上除了现金之外对应的科目,反映现金收入的来源或支出的用途。
如王红退回差旅费余款,对方科目为“其他应收款”,说明现金增加来源于王红退回多借的差旅费。
④摘要栏:
简要说明登记入账的经济业务的内容。
⑤借方、贷方、余额栏:
指记账凭证上对应的现金借方或贷方金额,借方反映现金的收入,贷方反映现金的支出。
每日终了,应分别计算现金借方和现金贷方的合计数,并结出余额。
三者的平衡关系是:
现金月初余额+本月借方发生额-本月贷方发生额=现金月末余额;或者上日余额+本日借方发生额-本日贷方发生额=本日余额,同时将余额与库存现金核对,做到“日清日结”。
如账存金额与实有现金不符,应查明原因并记录备案。
月终同样要计算本月现金借方、贷方的合计数和余额,即“月结”。
2.银行存款日记账的格式和登记
银行存款日记账,是由出纳人员每天根据银行存款记账凭证登记银行存款借方发生额、贷方发生额和余额结存情况的账簿。
按经济业务发生的先后顺序,逐日逐笔进行登记。
银行存款日记账也必须使用订本账,格式有三栏式和多栏式两种。
(1)三栏式银行存款日记账格式如表6-7所示:
表6-7银行存款日记账(三栏式)单位:
元
2008年
凭证
摘要
对方科目
借方
贷方
余额
月
日
字
号
5
1
期初余额
24500
7
银
1
收到东方公司赊欠的货款
应收账款
10000
34500
7
银
2
提取现金备用
库存现金
10000
24500
7
银
3
收到甲公司投资
实收资本
40000
64500
7
银
4
缴纳上月税金
应交税费
15000
49500
7
银
5
支付购料款
材料采购
40500
9000
7
本日合计
50000
65500
9000
5
31
本日合计
70000
60000
34500
5
31
本月合计
180000
199050
5450
(2)多栏式银行存款日记账如表6-8所示:
表6-8银行存款日记账(多栏式)单位:
元
2008年
凭证
摘
要
借方金额
贷方金额
余额
月
日
字
号
应贷科目
合
计
应借科目
合
计
应收
账款
实收
资本
…
库存
现金
应交
税费
材料
采购
…
5
1
期初
结存
24500
7
银
1-5
10000
40000
50000
10000
15000
40500
65500
9000
31
本月
合计
40000
40000
90000
15000
15000
45000
80000
34500
(3)银行存款日记账的登记方法和要求:
①日期栏:
登记记账凭证的日期,与实际收付日期应一致。
②凭证栏:
指登记入账记账凭证的种类和编号。
如果凭证分类为:
收款凭证、付款凭证和转账凭证,则简写为“收”、“付”,转账凭证业务通常与银行存款无关,不登记。
如果凭证分类为现金凭证、银行存款凭证和转账凭证,则简写为“银”,现金凭证和转账凭证业务与银行存款无关。
凭证栏还应登记凭证的编号,以便日后查账和核对。
③结算凭证栏:
登记银行存款的结算方式和相应票据的号码,如转账支票0011号,简记为“转支0011”。
④对方科目栏(或应借、应贷科目栏):
指记账凭证上出除了银行存款之外对应的科目,反映银行存款收入的来源或支出的用途。
如收到销售产品的货款,对方科目为“主营业务收入”,说明银行存款的增加来源于销售产品的货款。
⑤摘要栏:
简要说明登记入账的经济业务的内容。
⑥借方、贷方、余额栏:
指记账凭证上银行存款借方或贷方的对应科目及金额,借方反映银行存款的收入,贷方反映银行存款的支出。
每日终了,应分别计算银行存款借方和贷方的合计数,并结出余额。
三者的平衡关系是:
银行存款月初余额+本月借方发生额-本月贷方发生额=银行存款月末余额。
每日终了,应分别计算银行存款借方和贷方的合计数,结出余额,做到“日清”,以便检查监督各项收入和支出款项,避免出现透支现象,月终应计算出全月银行存款收入、支出合计数和余额做到“月结”。
同时每月月末要将银行存款日记账余额与银行对账单余额进行核对,核查是否相符。
如日记账金额与对账单余额不符,应查明原因并记录备案。
(二)分类账的格式和登记方法
1.总账的格式和登记方法
总账是按照总分类科目设置,用以登记全部经济业务的账簿。
它能够全面、总括地反映经济活动情况并为编制会计报表提供资料,任何单位都要设置总账。
总账的登记方式因单位业务量的多少而各不相同。
经济业务少的单位可以按记账顺序直接地逐笔登记总账;经济业务多的单位,可采用汇总登记方式,即根据记账凭证汇总图(又称为科目汇总图)、汇总记账凭证等定期汇总一次登记总账。
总账必须采用订本式账簿。
总账的账页格式因账务处理程序不同而有所不同,一般有三栏式总账和多栏式总账两种。
(1)三栏式总账的格式
三栏式总账是在账页内只设借方、贷方和余额三个金额栏,按在账页中是否设置对方科目,又可分为不反映对方科目三栏式总账和反映对方科目的三栏式总账,其格式和内容如表6-9、表6-10所示。
表6-9总账(不反映对方科目的三栏式)
账户名称:
应收账款单位:
元
2008年
凭证
摘要
借方
金额
贷方
金额
借或贷
余额
月
日
字
号
1
1
上年结转
借
55000
8
转
1
向光华公司赊销商品
16000
借
71000
10
银
5
收到大华公司前欠货款
30000
借
41000
31
本月发生额及余额
67000
85000
借
37000
表6-10总账(反映对方科目的三栏式)
账户名称:
应收账款单位:
元
2008年
凭证
摘要
对方科目
借方
金额
贷方
金额
借或贷
余额
月
日
字
号
1
1
上年结转
借
55000
8
转
1
向光华公司赊销商品
主营业务收入
16000
借
71000
10
银
5
收到大华公司前欠货款
银行存款
30000
借
41000
31
本月合计
67000
85000
借
37000
(2)多栏式总账的格式
多栏式总账,是把序时记录和总分类记录结合在一起的联合账簿,这种账簿又称为日记总账。
由于它具有序时账和总账的作用,所以采用这种账簿,能够避免重复记账,提高工作效率,并能一目了然地了解和分析经济活动情况。
适用于经济业务比较简单和会计科目不多的单位。
其格式和内容如表6-11所示:
表6-11总分类账(多栏式)单位:
元
2008年
凭证
摘要
库存现金
银行存款
原材料
应付账款
实收资本
月
日
字
号
借
方
贷
方
借
方
贷
方
借
方
贷
方
借
方
贷
方
借
方
贷
方
6
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