2采购课人力资源部作二之一SAMOA97年.docx
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2采购课人力资源部作二之一SAMOA97年
作業層級內部控制評估表(二之一)
服務性作業內部控制之評估-管理作業除外
97/01/01~97/12/31
本公司有四個服務性作業:
原料及勞務以外之其他採購作業、技術發展作業、人力資源作業及管理作業。
本公司自行評估如下:
基 本 作 業 項 目
頁 次
壹、原料及勞務以外之其他採購作業-包括篩選供應商作業與購貨作業
作(二之一)-1
貳、技術發展作業-包括辨認製造或管理之新技術,並進行研發
作(二之一)-7
參、人力資源作業及管理作業-包含人力資源管理作業、計劃及聘雇員工作業與訓練及發展員工作業
作(二之一)-9
壹、作業:
原料及勞務以外之其他採購
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
篩選供應商
一、辨別能符合企業需求之供應商,再從中選擇
O
A.篩選供應商之過程欠當,篩選時,考量之因素計有:
●技術
●出貨數量之能力
●價格
●運送期間
●服務
1.調查且定期更新供應商之下列有關資訊:
產品品質、產能、價格(包括數量、折扣及付款條件)、運送時間、顧客滿意度、財務狀況、管理階層之穩定性及可能的法律糾紛等。
湖南高压限流熔断器www.jrt-
2.湖南高压限流熔断器
3.湖南高压限流熔断器
4.定期把供應商是否履行契約約定或依據採購單列示之條款及規格,送貨之資訊,如:
及時送達、可接受存貨之百分比、更正錯誤或問題之態度及能力,及服務態度等,更新供應商相關資訊。
5.複核採購單。
6.對因缺貨和規格不符(績效指標)所導致之生產問題,予以監督。
7.監督進貨退出之次數(績效
指標)。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
依「採購及付款循環-驗收作業」辦理。
經抽核測試結果,本公司採購承辦人對於重要供應商已建立「供應商基本資料卡」,針對其產品狀況及服務品質詳加評估,並記錄與本公司往來情形,應能合理掌握供應商供貨資訊,
請詳:
EA-01—EA-05
經觀察本公司「供應商基本資料卡」均每年定期依供應商供貨情形予以詳加記錄及評估後,更新供應商供貨資訊,並呈權責主管核示.
請詳:
EA-01—EA-05
經抽核「採購單」之供應廠商,均已建立「供應商基本資料卡」,故可合理確保已評估後才予採購之作業程序,
請詳:
EA-01—EA-05
DA06-DA011
經觀察及抽查測試結果,本公司物料及零件之採購均屬正常,並未有缺貨或規格不符之事情。
經抽核物料採購測試結果,並未發現有進貨退出及檢驗不合格退貨未依規定辦理。
8.取得其他供應商之資料,定期評估篩選供應商之決策。
9.訂定能讓供應商將其問題通
知本公司之辦法,並進行調
查及追蹤。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
本公司定期評估供應商供應情形,經複核「供應商基本資料卡」,與本公司往來供應商之供貨情況尚屬良好,
請詳:
EA-01-EA-05
本公司採購人員均隨時接受供應商之問題協商,並立即解決。
二、僅向合法之供應商進貨,進貨時遵循相關法令及契約之規定
O,C
A.供應商違法或從事其他不當行為的資訊,無法取得或不正確
1.更新供應商資訊。
2.採購單經核准之後,才准進
貨。
3.訂定行為守則,並予監督。
4.考慮簡化供應商調查之程序。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
依「採購及付款循環-驗收作業」辦理。
依「工作規則」辦理。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
經覆核「供應商基本資料卡」均定期更新,且該供應商均合法成立,非虛設行號且與本公司往來皆一切正常,
請詳﹕EA-01--EA-05
經抽核「驗收單」,「採購單」均經權責主管核准。
請詳:
EA-06—EA011
本公司規範員工應遵守法律,一切交易須與合法供應商往來,且本公司員工尚未有該觸犯之事情。
本公司重要往來供應商均建立「廠商實地評鑑表」,由承辦人員評核並經權責主管核准後,建立供應商資料檔,
請詳﹕EA-013
三、確保供應不缺
O
A.缺乏貨品需求之資訊
1.把營運或其他活動所需貨品、數量及時間之資訊告訴採購部門。
依「採購及付款循環-請購作業」辦理。
本公司採購事項,由申請單位承辦人員,提出「請購單」經權責主管核准後,轉採購單位辦理採購作業,
請詳:
EA-0012
B.供應商對其他訂單優先供貨;或供應商之生產過程故障
1.簽訂遠期契約。
2.尋找其他供應商。
3.進行長期需求分析。
依「採購及付款循環-供應商管理作業」辦理。
本公司材料以外之供應情形相當穩定,且採購額小及零星、次數頻繁,尚無須考量遠期及長期契約之簽訂。
而其供應彈性大、替代性高且供應價格變動不大,故供應商之選定以交期快及配合度高之廠商為原則。
以重要性管理觀點下,本公司採購作業控制之考量,零星用品因金額不大且供應情形穩定及替代性高之本質下,尚無須進行長期需求分析來控制該採購風險。
購貨
四、訂購之項目符合規格,且規格適當
O
A.規格不適當
1.技術人員複核規格之適當
性。
2.複核訂購契約及採購單,核
准後才准進貨。
依「採購及付款循環-驗收作業」辦理。
本公司「驗收單」均詳填品名、規格及數量,故視需要或特殊情形時,才由品管單位實施規格及品質複驗。
本公司在自我評估期間,尚未因其他備用零件採購規格不符,而導致損壞之事情.
請詳﹕EA-06—EA-011
本公司請購單位均於「請購單」詳填品名、規格、數量及需求日期,故能讓採購人員了解其需求。
經抽核「驗收單」,核至「採購單」內容均相符且亦經權責主管核准。
五、支付之價格合理
O
A.價格資訊過時或不完整
1.定期取得每類採購之競標價格。
2.考量總需求量,考慮大量採購;結合數張訂單,取得數量折扣。
3.複核採購單。
依「採購及付款循環-請購、採購與供應商管理作業」辦理。
本公司材料以外之採購作業,因金額小、取得容易、供應商多且價格穩定,尚無考量競標作業程序。
本公司材料以外之物料及零件用品,因金額不大且易於取得,故未考量大量採購及取得折扣之事情。
經覆核「採購單」之預計採購金額,核至「驗收單」之採購金額及「統一發票」之支付金額,並無重大異常情形。
六、在適當的時機,訂購適當的數量
O
A.缺乏存貨水準或需求之資訊,或資訊不正確
1.維持正確的永續盤存記錄。
2.複核採購單。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
本公司材料以外之採購,均依需求情形填立「請購單」,且經核准後才予採購。
本公司原料以外之採購,均依需求而申請,尚無須考量事先預測之方式。
七、更新供應商資訊,獲悉已開立採購單,但未進貨之情形
O
A.未把已發出採購單的資訊告訴相關人員,或雖告知,但資訊不夠清楚或不夠完整
1.將採購單之副本交付適當人
員。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
經觀察本公司採購流程均依規定執行,「採購單」由採購單位妥善保存,故能清楚告知各單位採購情形。
B.採購單未及時輸入資訊系統
1.採購單預先編號,定期驗證其輸入,並調查不尋常的延遲。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
經抽核測試結果,本公司「採購單」,均已預先連續編號,並無缺號且均連續使用,未有不尋常之事情。
請詳﹕DA-06-DA-011
八、凡訂購之項目均及時驗收
O
A.缺乏已訂購但卻未驗收商品之資訊,或資訊不正確
1.採購單上註明運送方式及運
達日期。
2.採購單預先編號,並檢查是
否缺號。
3.比對驗收資訊與採購單資
訊;對流通在外之訂單迅速追蹤。
4.監督供應商是否及時運達;
若供應商績效不彰,則繼續
追蹤。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
依「採購及付款循環-驗收作業」規定辦理。
依「採購及付款循環-採購作業」辦理。
經覆核測試「採購單」,均已註明交貨日期、及付款條件等相關資訊。
經抽核測試結果,本公司「採購單」,均已預先編號,並無缺號之事情。
請詳﹕DA06--DA-11
經抽核測試結果,核對「採購單」及「進貨單」內容均相符,並可控管已訂購而未到貨之資訊.
經觀察本公司採購承辦人均隨時跟催供應商供貨情形。
九、凡核准之採購單均經完整,且正確地記錄
O,F
A.採購單可能遺失
1.採購單預先編號,並檢查是
否缺號。
依「採購及付款循環-採購作業」規定辦理。
經抽核測試結果,本公司「採購單」,均已預先連續編號,並無缺號之事情.
十、防止採購單未經授權,就已訂購之情形發生。
O,F
A.防止採購單未經授權即告訂購的政策及程序不當
1.採購單預先編號,並記錄其號碼。
2.妥為保管採購單。
3.採購單須經核准。
4.把本公司有權核准採購單之人員姓名、職稱,告訴供應商。
依「採購及付款循環-採購作業」規定,採連續編號之「採購單」。
經抽核測試結果,本公司「採購單」,均已預先連續編號,並由專人保管,應可防止未經授權之訂購事情,
經覆核「採購單」由申請單位及採購單位妥善保存.
經覆核「採購單」之採購批示欄均經權責主管核准,
本公司採購核准人員均由採購課長以上負責。
若有變動,則告知各經常往來之供應商。
結論
本項作業之設計與執行在整體上
是屬有效
本公司原料及勞務以外之其他採購作業,均依相關規定辦理。
□除下列事項外,是屬有效
擬採行之改善措施
1.事實
2.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期:
貳、作業:
技術發展作業
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
ㄧ、辨認可用以滿足產品需求、生產或管理過程需求之新技術
O
A.未將產品、營運或管理過程的需求告訴技術發展部門
1.把需求及機會清楚告訴技術發展部門。
2.透過適當的活動,辨認前述需求。
依「研發循環-開發評估作業」辦理。
本公司業務部將客戶需求及市場調查等資料,轉研發單位作新產品研發。
本公司業務部與開發課均不定期召開會議,將市場趨勢及本公司銷售產品告知各相關人員。
B.技術發展部門員工缺乏辨認或發展適當技術之能力
1.適任人員方予雇用。
依「薪工循環-招募與甄選作業」聘雇符合職務資格之技術研發人員。
經覆核本公司開發課人員之學經歷,均有符合該職務之相關工作經驗。
二、熟悉會影響企業前景的科技發展
O,C
A.管理階層無法得知現今科技之發展
1.注意商業、科技及產業文獻的報導。
2.出席科技研討會、討論會、
貿易會議、展覽會或其他類
似場合。
3.定期彙總科技發展資訊,分
發適當人員。
訂閱專業雜誌、產業報導期刊等。
參加專業研討會、產品展覽會,充分對外發表公司產品特色。
本公司已訂閱「稅務旬刊」、「電機電子產業暨會務年鑑」、「電工資訊」、「工業技術與資訊」等專業期刊,隨時收集產業資訊,並供員工得以取閱。
本公司均不定期收集產業相關科技資訊,彙總後影印分發各研發人員。
B.具備科技知識的技術發展人員未參與該計劃
1.定期溝通資訊,須溝通的資訊包括在進行中或計劃要進行之研發計劃的性質、狀況、經理人員、預期將使用之科技及與研發計劃有關的其他資訊。
專業技術及業務推展人員定期召開研究會議,發表研究專案。
本公司業務部與開發課均透過不定期會議,來溝通研發新產品之心得及試作成果,用以開發新產品。
三、確保發展中之技術不會侵害別人的專利
C
A.該技術未適當界定
1.儘可能在發展科技過程的早期,或在觀念形成階段,即留存詳細技術規格、計劃、圖表、或其他資料。
在隨後發展之過程中,需更新早期的資料。
依「研發循環-研發資訊及文件管理作業」辦理。
經觀察本公司研發之新產品,均建立「設計圖面文件管制表」及產品各階段產生之技術資料。
B.相關專利權未予辨認
1.進行專利權研究時,把技術資料通知法律顧問。
公司目前是依客戶圖面設計製作產品,無涉及侵犯他人之專利權問題。
C.忽略現有的專利權
1.技術研究專案須待適當管理階層核准後,方予進行。
依「研發循環-設計規劃作業」辦理。
經抽核測試結果,「研發專案」均經評估其可行性及(副)總經理核准後,才予執行開發。
四、進行投資報酬為最高之研發專案
O
A.技術發展部門進行之研究專案,未能配合企業之整體目標
1.專案須經核准。
依「研發循環-開發評估作業」辦理。
經抽核測試結果,「研發專案」均經評估其可行性及總經理核准後,才予執行開發。
B.技術發展部門之負責人不知道專案計劃之優先順序
1.管理階層將專案之優先順序清楚且完整地告訴技術發展部門。
依「研發循環-開發評估作業」辦理。
每ㄧ個專案提出時須透過各相關單位共同檢討,找出最有利之方向及目標。
結論
本項作業之設計與執行在整體上
是屬有效
本公司技術研發作業,均依相關規定實施。
□除下列事項外,是屬有效
擬採行之改善措施
1.事實
2.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期:
参、作业:
人力资源作业及管理作业
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
人力資源管理
ㄧ、遵守相關法令及公司政策
C
A.經理人或監工不知道法令之規定及公司政策
1.指派經理人或監工參加法令及公司政策的訓練課程。
依「薪工循環-教育訓練作業」辦理。
本公司依政府相關法律及公司政策規定,指派人員參加各種學習課程,如防火演習及安全衛生知識管理誹座等,均能符合規定
B.經理人或監工忽略法令或公司政策之規定
1.法律顧問定期覆核公司的政策,視其是否符合法令之規定。
2.鼓勵員工報告違反法令或公司政策的事件。
3.對違法事件處以懲戒。
定期召開檢討會議。
依「管理規章」辦理。
本公司有適時咨詢法律相關事宜。
有設置意見箱﹐讓員工提出建議或意見,並針對提出問題回復給員工
有針對違反制度人員進行處分
二、留存證明本企業係遵守法令之記錄
C
A.針對人事法規之遵行,人事部門員工不知道有這種證明本企業已遵循法令的記錄,亦不知這種記錄應予保存。
1.人事部門的員工須定期參加有關法令規定之訓練。
2.人事部門雇用之前經接受適當訓練,並具適當經驗的員工。
依「薪工循環-教育訓練作業」辦理。
依「薪工循環-招募與甄選作業」聘雇符合職務資格之人事業務職員。
本公司不定期依工作需求指派相關人員,參加人事有關法律講座。
本公司負責人事作業的人員均具有一年以上的人事工作經驗。
B.記錄遺失,或在保存期限未屆滿前,及予銷毀
1.按照法令之規定及良好的商業習慣,將人力資源記錄製成檔案,並予保存。
依「薪工循環-招募與甄選作業」辦理。
公司人力資源作業均由人事單位匯總保存。
利用日誌、檢查表或其他工具,確保記錄確已收訖,並予保存。
只有經核准之員工方得接觸人力資源之記錄。
檔案銷毀前須先經核准。
人力資源記錄均妥善保存,非經核准不得隨意由他人借閱。
所銷毀之人力資檔案均有銷毀記錄申請表。
本公司人事單位已將相關人事資料依部門、工號分別歸檔。
本公司人力資源記錄,是指派人事單位負責管理,未經權責主管核準均不能取閱。
本公司在職人員之人事資料均為永久保存﹐離職人員之人事資料保存期限為離職后半年,半年後管理部填寫”銷毀記錄申請表”申請銷毀,經管理代表核準後執行。
C.取得之資訊不正確或不完整;保存之資訊,亦同
覆核收到之檔案資訊是否正
確及完整;對保存檔案之覆
核,亦同。
依「薪工循環-招募與甄選作業」保存相關資料。
新進人員進廠所需表單《面試記錄表》、人事資料卡,服務同意書、體檢單等均有保存。
D.忽略記錄應予保存之規定
對忽略法令規定及公司政策
的員工,施以懲戒。
依「管理規章」辦理。
本公司人事承辦人員尚未發生忽略法律或公司政策而受徵戒的事情。
三、保守人力資源資訊的機密性
O,C
A.人力資源記錄的保護程序措施欠妥
唯有經核准之員工,方得接觸人力資源記錄。
接觸電子儲存媒體內的機密性記錄時,必須使用密碼;密碼應經常更換。
監督須接觸人力資源記錄之人員。
依「薪工循環-員工任用作業」之規定辦理。
依「電腦作業循環-程式及資料之存取控制作業」辦理。
人力資源記錄非經核准不得取閱。
人力資源記錄由相應人員負責保管,未經上級核準不可接觸人力資源記錄。
每一台電腦都設有密碼,且定期更新。
人離開座位時,通常會關閉顯示器,下班後關UPS。
未經上級核準不可取閱人力資源記錄。
B.人事部門的員工洩漏機密資訊
1.對提供機密資訊予未經核准人士之員工,採取懲戒行動。
2.只有須使用該機密資訊方能完成其工作之員工,方可接觸該資訊。
依「管理規章」辦理。
依「電腦作業循環-程式及資料之存取控制作業」辦理。
目前尚未發現泄機密信息之事情,若有發生,則按照廠規處理,並追究相關責任。
若需使用機密信息,須向上級申請,並經核準後方可接觸該信息。
四、員工之離職及輪調維持在一個可接受之水準
O
A.本公司員工之酬勞較其他公司為低
1.定期覆核本公司的酬勞水準。
2.拿本公司的員工酬勞水準與同一產業及同一地區的其他
公司比較。
3.請員工明示其需求。
依「薪工循環-薪資處理作業」辦理。
結合當地勞動法,公司發展狀況、同行業工資水平,對員工之資作業造當調整
本公司人事負責單位通過多種方式,如。
茶話會,團結會,接受員工對酬勞之疑慮,並解釋與澄清。
B.員工覺得自己的努力不被重視
1.定期進行績效評估及生涯諮商,並予制度化。
2.獎酬辦法能反映員工過去的努力及未來的發展。
依「薪工循環-考勤;考核及獎懲作業」辦理。
本公司每月有進行效率高、品質好的員工進行嘉獎。
按照員工品質、效率及表現、獎懲記錄進行調職、晉升。
計劃及聘雇員工
五、聘雇適任且足夠之員工
O
A.雇用的員工,資歷太好或太差
1.辨認、篩選及聘雇員工之標
準,應保持適當。
2.用以衡量應徵者是否符合要求的職務規定,應保持適當。
依「薪工循環-招募與甄選作業」辦理。
按照各崗位任職要求,人資進行初步面談與篩選,用人部門主管從專業能力,工作能力等方面進行面試。
經過綜合評估後,確定是否錄用。
根據各方面的面結果來衡量是否符合所需求的職務。
B.不夠了解公司已有的人力資源
1.在考慮對外招聘之前,先調查企業內部是否有可能的適任人員。
依「薪工循環-招募與甄選作業」辦理。
根據工作崗位的性質進行內招或外招,對於文職類崗位通常進行內部提升,對於技術類的崗位,則進行外招聘。
C.應徵者均不合適
1.從擔任其他職務的現任員工中,辨認適任人選,再予訓練。
2.建立人力資源庫。
依「薪工循環-晉升與調遷作業」辦理。
依「薪工循環-員工任用作業」辦理。
根據實際崗位需要,進行內部招聘面試和筆試,再調職試用。
本公司人事單位要被任用人員報到時,則將其人事資料整理完整,在電腦作業系統建立個人資料,並隨時更新人事資料。
D.企業不知道自己未來的人力需求
1.定期更新未來人力需求,並予
制度化。
依「薪工循環-人力資源規劃作業」辦理。
根據公司需要,結合訂單狀況及人員異動狀況,請各部門提出人員需求,人力資源復核人員需求。
E.勞工團體倡導罷工或怠工
1.確認勞工團體的需求,採取合理行動,避免勞資糾紛。
2.在發生勞資糾紛時,辨認可用的其他人力來源。
依「薪工循環-招募與甄選作業」辦理。
按照各崗位任職要求,人資進行初步面談與篩選,用人部門主管從專業能力,工作能力等方面進行面試。
經過綜合評估後,確定是否錄用。
根據各方面的面結果來衡量是否符合所需求的職務。
訓練及發展員工
六、員工接受適當的訓練
O
A.對員工須接受訓練的項目,未予辨認
1.在決定員工訓練的項目時,徵求管理階層、監工及員工的意見。
2.監督員工在執行其職務時,所發生之問題,該等問題可能指出訓練之缺失。
定期舉辦員工座談會,搜集員工意見,化解勞資歧見。
召開員工茶話會,每月舉辦活動。
找員工談心,了解員工的一些動態。
目前公司尚未發生勞動糾紛。
七、員工就其績效及生涯發展,得到適當回饋
O
A.未評估員工之績效,或評估不及時
1.定期評估員工之工作績效,並提供生涯諮商。
依「薪工循環-教育訓練作業」辦理。
定期檢討教育訓練課程及員工訓練成效。
對於員工教育訓練,有各部門定期進行培訓。
每批員工訓練後,人資做一個總結,了解員工對課程的吸收程度和達成效果。
結論
本項作業之設計與執行在整體上
是屬有效
本公司人力資源規劃、人員聘僱、人事制度與資訊之建立、人事資料之保管及人事考核等均依相關規定辦理。
□除下列事項外,是屬有效
1.遵守相關法律法規。
2.留存証明本企業系遵守法令之記錄
擬採行之改善措施
1.事實
2.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期﹕
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