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财务管理制度
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财务管理制度
第一章总则
第一条:
为了建全和不断完善我公司的财务管理制度,规范财务核算,强化落实部门工作人员的岗位职责,及时准确地核算各项财产物资的收入、发出和结存情况,加强对实物资产的监控和管理。
根据《会计法》、《税法》、《企业所得税法》的规定,现结合公司的实际,特制订本管理制度。
第二条:
公司内部设立责任单位,各单位实行经济责任制,严格执行“内部考核”、“目标效益”制度,对各种费用收支要做好计划、控制、核算、分析和考核工作,励行节约,降低成本,保证财产物资的安全和完整。
对实物资产实行定期或不定期实地盘存制度。
财务﹑业务等市场调查部门要及时跟踪﹑了解并反馈市场信息动态,积极改进公司生产经营策略,降低公司经营风险,提高经营回报率。
第二章采购、入库、生产、销售环节财务控制程序
第三条:
业务、生管部门在接到客户订单后,于当日准确计算出每张订单的全部生产所需物料用量,填写《合同物料预算表》(附件1),然后转交仓库填报库存;仓库在如实填写库存后根椐物料预算差数填写《物料请购单》(附件2)交予采购部门;采购部门再根据《物料请购单》中“请购数量”填写《采购单》(附件3),在填写供应厂商时必须遵循“价廉物美”的采购方针购货,《采购单》要经过主管领导审批签字后方可传送至供应厂商购料。
以上环节应在两个工作日内完成。
采购部份相关细则详见《采购及应付账款作业准则》。
(其中《合同物料预算表》一式四份:
生管、仓库、采购、生产各一份;《物料请购单》一式三份:
仓库留存一份,采购部门一份,财务部一份;《采购单》一式四份:
采购部门留存一份,质检部一份作来料检验用,仓库一份作收货验证,财务部一份作供应厂商请款时对账,送仓库及质检部的《采购单》不填写金额。
)
第四条:
供应厂商送货到厂时,质检部门根据材料订单质量要求进行检验,合格后仓库根据订单要求数量进行验收,在核对无误以及质检部门签字情况下开据《材料验收入库单》(附件4)入库并留下供应厂商的《送货清单》于当日入账,入账时填写《材料进出仓记录》(附件5)及物料卡,以便随时知道库存物料。
(其中《材料验收入库单》一式三份:
仓库留存一份,采购一份,作请款用,财务部一份入账。
另,供应厂商的《送货清单》给采购一份。
)
第五条:
生产部门领用物料时,根据《合同物料预算表》及生产进度要求填写《领料单》(附件6)在仓库领料,同时,仓库必须依《合同物料预算表》和《领料单》所需数量发料。
在生产过程中如发现不良品以及生产完成后多余物料时,开据《退料单》(附件7)退还仓库。
仓库再根据情况作相关处理,如属供应厂商物料质量问题,经质检部门签字后,通知采购部门要求供应厂商退货,退货给供应厂商时开据《退货单》(附件8)并要求供应厂商签字后将财务记账联转交财务扣除所退货物的货款。
如属报废,则由仓库填写物料报废单入账。
生产部门在生产过程中领足物料但仍不能达到要求生产成品数,物料不够生产所需时,就应该开据《补料单》(附件9),经生管部门及主管领导审批签字后交予仓库补料。
生产出成品后将成品交予成品仓入库,成品仓验收后开据《成品入库单》(附件10)入账,并填写《成品进出仓记录》(附件11)。
以上环节应在实际发生当日内完成。
(其中《领料单》一式三份:
领料部门留存一份,仓库入账一份,财务记账一份;《退料单》一式三份:
退料部门留存一份,仓库入账一份,财务记账一份;《退货单》一式三份:
仓库留存一份,供应厂商一份,采购一份,财务一份作扣供应厂商货款依据;《补料单》一式三份:
补料部门留存一份,仓库入账一份,财务部一份;《成品入库单》一式三份:
仓库留存入账一份,成品入库部门一份,财务入账一份。
)
第六条:
销售部门按客户要求发货时,通知成品仓,成品仓管员根据成品款号及数量清点好后开据《成品出库单》(附件12),销售部门在成品出仓当日编制《送货单》(附件13)并发放到相关部门。
退货时由销售部门和仓库开据红单冲销。
业务销售部份之相关细则详见《业务及应收账款作业准则》。
(其中《成品出库单》一式三份:
仓库留存入账一份,销售部门一份,财务部门一份;《送货单》一式三份:
销售部门一份,客户一份,财务一份作请款证明。
)
第七条:
研发产品所需物料凭由公司董事签署的样品生产通知单进行物料核算,之后的申购领等流程依上述之作业流程进行。
第三章个人借支及费用报销财务控制程序
第九条:
本厂员工因公需向公司借支现金时必须填写《借款单》(附件14),《借款单》中有关项目必须填写完整正确,《借款单》经总经理签字批示后方能支取现金。
第八条:
借支现金用于出差,必须在出差回公司后两个工作日内持相关发票单据到财务部结清费用,报销费用时必须填写《差旅费报销单》,并按单据要求将所花费报销之款项真实准确地逐一填写清楚,报销时必须以发票方可报销(特殊情况可用收据代替),发票或收据金额必须与报销单所填写金额相符,否则多余部份费用将不予报销。
预支现金如所花费用用于购买公司所需要的工具、器具等代付款项及其它因公司事务急需应付的费用,报销费用时,必须具有相应金额的正式发票,属物料及其它物品范围的,还需附有《物品申购单》(附件15)和《入库单》,在物品入仓后两个工作日内持相关发票单据到财务部结清费用。
如生产急需物品,有人在外出差,则由需求部门填写《物品申购单》,经审批通知出差人员采购,物品采购回来时交予出差人员一同报销费用。
报销费用时必须填写《费用报销单》,《费用报销单》的各项目必须根据实际真实完整地填写,大小写金额必须相互一致,不得涂改,报销时必须以发票方可报销(特殊情况可用收据代替)。
报销人将填制无误的《费用报销单》经主管人员签字后,交给会计审核查验,会计审核无误并做好《记账凭证》签章后,再传递给总经理审批,总经理审批并签章后,传递给出纳,出纳仔细辫认各项签章是否有效,确认有效后,便可支付款项。
如报销费用无法填补其预支金额,不足部份将在当月工资中扣除。
非生产性物品相关细则详见《非生产物品申购领作业准则》。
第十条:
差旅费用报销标准:
1.员工因公出差在本市,不足4小时(或不必在外就餐)者不予报销误餐费,超过四小时可依每人每餐10元的标准予以报销.交通费依公交车费用为标准,若遇特殊情况需坐的士报销费用者,需说明情况.原则上在市内出差不得留宿,特殊情况需报请总经理审批;2.员工因公出差在市外省内的,原则上当天应返回,若无法返回者依食宿每人每天100元包干计,交通费按公交车费用报销,特殊情况需坐的士报销费用者,需说明情况,其他必需经费应事先报总经理批准后实报实销;3.员工因公出差在省外者,食宿按每人每天150元包干计,两人以上一齐出差,其补贴按50元每人每天全包,住宿费按150元两人每晚计,部门负责人以上人员依每人每天200元包干计,两人以上一齐出差,其补贴按80元每人每天全包,住宿费按200元两人每晚计,交通费按公交车报销,特殊情况需坐的士报销费用者,需说明情况,其他必需经费应事先报总经理批准后实报实销;4.若出差人员因故需改乘其他如飞机﹑火车﹑轮船等交通工具时,应事先报经总经理批准,并说明乘坐机车的等次及所需费用,经批准后方可持有效票据予以报销;5.因业务﹑生产等事宜需请客人吃饭时,应事先报总经理批准后,依每位客人每餐50元之标准持有效票据报销,其他必需费用依总经理批准费用标准报销。
第十一条:
出差人员出差在外处理公司事宜时,务必本着实事求是﹑励行节约﹑以公司利益为重的原则,在省时省力省花费的情况之下,尽快处理好所有事宜后返回公司汇报并结清所有费用。
第4章工资核算制度
第十二条:
公司规定在每月15日左右发放前一个月工资,工资将以银行存款转账形式发放。
各部门考勤人员及人事必须在每月3日前将公司在职人员考勤表及打卡出勤记录交予财务部核算工资。
员工离职或被辞退时须由主管及以上人员签写《离职书》(附件16),并认真填写《离职书》各项内容。
员工辞职到期或因故被公司辞退时,其所属工资应在三日内付清。
第十三条:
财务部核算工资时,应根据部门考勤、人事提供的考勤记录、计件记录、《业务行销提成》(附件17)、工资调整情况、奖惩及借款等,加上其它应得部份,减去应扣部份,计算出当月员工的应得工资。
财务应在发放工资五个工作日前持审核无误的《员工薪资表》(附件18)报请总经理审批。
第十四条:
工资属公司机密,任何人不得将自己或别人的工资相互传知,财务及人事人员必须严格把关,严守公司财务人事薪资机密。
第5章物料、成本控制程序
第十五条:
仓库严格按照物料申购、物料收发进出仓程序进行账务登记,要随时做到:
物—卡、账—卡、账—物、账—账相吻合,严格控制物料。
月终、年中、年底进行物料盘点,也包括不定期盘点,不定期盘点一般在更换仓库主管或公司有特别需要时进行,但一定要保证物料的真实准确性。
在进行盘点时若发生盘亏盘盈,要以书面形式及时上报给公司领导,公司则根据实际情况作出相应处理。
第十六条:
仓库在收、发、退物料时,一定要在第二天上班前将所制定和收到的单据除自己留底入账后交予财务进行核算。
财务在收到仓库的各种单据后,并于当日入账汇总核算成本,并按成本核算要求进行各项费用摊销,根椐客户订单、《合同物料预算表》、《制造费用分摊表》(附件19)、《材料费用分配汇总表》(附件20)、工资及生产过程中的其它费用准确地计算出每张订单的成本利润,并编制《成本核算明细表》(附件21),计入成本账。
第十七条:
公司在生产过程中发生的与生产过程有关的支出,按规定计入成本费用。
直接与生产过程活动有关的费用(包括直接人工、直接材料、其它费用)直接进入主营业务成本,而各种因生产经营而发生的间接费用,按一定标准分配进入主营业务成本。
公司所发生的营业费用,管理费用和财务费用,直接进入当期损益。
严格按照国家所规定的成本费用开支范围,实行成本费用核算,按规定下列开支不得列入成本费用:
1.违法经营被没收的货物和罚款;2.在税后利润中支出的各种款项;3.超过规定限额的交际费支出(年销售额在壹仟伍佰万元内为销售额的千分之叁,年销售额在壹仟伍佰万元以上为千分之五);4.国家规定不得进入成本费用的其它开支。
第六章流动资产控制程序
第十八条:
流动资产是指能够在一年内或超过一年的一个生产经营周期内实现或实用的资产,包括现金、各种存款,应收及预付款项、存货等。
流动资产必须按实际成本计价。
第十九条:
公司的现金按国家规定的现金管理条例,由专人保管,一切在生产经营过程中发生的现金和非现金结算的款项,均以公司名义存入规定银行。
第二十条:
根据公司的性质和现状,分清公司每个账户的用途和及时了解每笔资金的来龙去脉,便于财务对公司账户资金的查核管理,根据公司现状,我公司只能开设三个对公账户:
1.基本账户,用于日常转账结算和现金收付,是公司的主要账户,现金提取和收付货款均在此账户办理;2.一般存款账户,用于公司各项费用的扣除(如水电费,电话费等);3.临时存款账户,主要用于扣税。
第二十一条:
公司的应收帐款是公司经营过程中发生的债权帐务,财务部要经常对帐(一般在每月头5日前及月尾25日后),降低结算款项的周转期,及时跟踪货款的资金回笼;同时,业务部要起主导作用,协同财务的收款工作,降低坏帐损失率。
第二十二条:
公司在经营或生产过程中的存货(包括各种商品、材料、燃料、低值易耗品等)应正确计价,定期盘点;使用和管理部门,应妥善保管,完善收、发、领、退手续,及时处理各种呆、废物资,提高资金周转使用率。
第七章固定资产控制程序
第二十三条:
固定资产是指使用年限超过壹年的有形资产,包括房屋、建筑物、机器设备以及与生产经营有关的工具、器具等,对于使用年限超过两年,单位价值在2000元以上的非生产经营设备也作固定资产核算和管理。
第二十四条:
固定资产按实际成本核算。
购入的固定资产入账价值包括买价、运费、装卸、安装费和缴纳的各项税金。
接受捐赠的固定资产按所附单据或参照同类设备市价计价。
盘盈固定资产按重置价值计价。
固定资产的分类,折旧年限和折旧办法,按《税法》规定执行,其中:
房屋、建筑物为20年,残值率为10%,生产设备10年,残值率为10%,其它设备折旧年限为5年,残值率为10%,如未在规定年限内报废的固定资产,其未折旧余额应在“营业外支出”科目中作帐务处理,处理报废的固定资产时应在“固定资产清理”科目中作帐务处理,当修理费超过固定资产原值20%时,应作固定资产增埴处理。
各部门建立固定资产明细表和卡片,对固定资产实行定期盘点制度,保证物--卡--账相符,并对相应的固定资产进行定期的维护与保养。
对固定资产的盘点要定期和不定期进行,在盘点过程中,查明丢失和毁损的原因,掌握毁损和长期闲置的固定资产,并提出处理意见和改善对策,从而盘活资产,提高资金的周转使用率。
固定资产盘点之细则详见《资产盘点作业准则》。
第八章出纳人员工作程序
第二十五条:
出纳员负责现金、银行存款的收支核算业务,外汇核销结算和外币开户银行的结付汇业务。
第二十六条:
出纳负责审核和编制与现金、银行存款收支相关的记账凭证,登记现金日记账、银行存款日记账,现金、银行存款账面余额与总账、会计报表、库存现金和银行存款账户余额的核对一致,并完成领导安排的其它工作。
第二十七条:
出纳负责对个人借支款项的清还欠工作,及时将会计凭证传予会计作账。
第二十八条:
出纳必须工作仔细、认真,对公司的资金管理负有主要责任,全力配合公司领导及会计工作,严守公司及财务机密,不允许以白条充抵库存现金,决不允许挪用公款,确保公司资金的安全。
第九章会计人员工作程序
第二十九条:
会计人员的主要职责是:
1.严格审核原始凭证,编制科目汇总表,根据出纳传递的单据和自制的原始凭证等资料及时填制记帐凭证;2.登记总分类账和各种明细分类账;3.负责对成本核算资料的收集、整理和归集分配业务,正确计算和结转产品成本及产品成本分析;4.负责总账、明细账和会计报表的对账和结账工作;5.负责会计档案整理和归档管理工作;6.根据人事等部门报送的资料,及时准确的核算工资;7.会计要协同业务在每个月25-30日内向客户发出请款通知单,并且要积极跟踪客户的对帐情况,尽快将请款金额予以确认。
同时在接到有关厂商的请款单时(要求供应厂商在每月5日前将上月的对帐单送到财务对帐),要根据《物料请购单》、《采购单》、《送货单》、《材料入库单》及发票仔细认真地核对,发现问题及时与对方交涉。
公司定于每月25-30日下午上班时间请款;8.对公司财物的保管﹑收发程序监督管理,认真审查核实各种单据的真实性与完整性;9.对海关六本账(《国内购料进出仓账》、《进口原料进出仓账》、《出口成品进出仓账》、《内销成品进出仓账》、《委外加工、发外加工账》、《边角废料进出仓账》)的监管;10.编制财务预算决算方案,根据各部门及公司资金运作情况编制财务资金预算表上报公司领导;11.负责开据出口销售专用发票和增值税专用发票,编制会计报表和纳税申报表,及时办理纳税申报和缴纳税款业务;12.建立并保持与政府、税务、外管、银行等部门的良好关系;13.及时了解最新市场和政策,参与公司经营管理决策,为公司开拓新市场作出财务分析,准确评估市场发展潜力和前景,降低公司的投资经营风险从而提升市场经营回报率;14.及时将有关其它会计信息上报公司领导。
第三十条:
会计要认真仔细地做好账务、票据的审查工作,不做假账,不得以收据(特殊情况外)或白条入账,努力沟通协调好与各部门的工作衔接关系,严守公司机密,确保账务真实准确,认真做好财务预算﹑核算与监督工作,在编制会计报表及纳税申报表时,必须根据登记完整、核对无误的账簿和其它有关资料编制会计报表,做到数字真实、核算准确、内容完整、简明清楚、账表相符。
根据报表上反应的应纳税额及时缴纳税款,并做到合理避税,合理纳税。
第十章报关人员工作程序
第三十一条:
报关员工作程序为:
1.申请进出口合同;2.办理月报,每月对公司所发生的进出口业务进行综合申报;3.对公司在国内采购的进口物料进行报关转厂;4.对公司的料件、设备及用品的进出口业务申报清关办理;5.对公司的废料、余料进行征税或结转办理;6.对进出口报关单和死单的办理;7.对合同核销、加签、延期的办理;8.认真仔细登记海关六本账(《国内购料进出仓账》、《进口原料进出仓账》、《出口成品进出仓账》、《内销成品进出仓账》、《委外加工、发外加工账》、《边角废料进出仓账》);9.积极配合会计对海关﹑外汇等业务的办理;10.办理与进出口相关的其它工作事项,积极配合公司生产经营。
第三十二条:
报关人员必须根据公司物料和产品的情况及时办理各项与海关和商检局有关联的一切手续,及时准确地申报应缴应惩的各种税费,达到公司进出口畅通的目的,并及时将海关的最新政策向公司反应,保持对海关的良好沟通与交流。
第十一章附则
第三十三条:
本制度所涉及金额之币制均为人民币。
第三十四条:
本制度自公布之日起实行。
特殊情况也可以根据实施状况及国家颁布的行业管理规定结合本单位补充修订。
第三十五条:
本制度由公司财务负责人负责解释。
第三十六条:
使用的附件:
1.合同物料预算表
2.物料请购单
3.采购单
4.材料验收入库单
5.材料进出仓记录
6.领料单
7.退料单
8.退货单
9.补料单
10.成品入库单
11.成品进出仓记录
12.成品出库单
13.送货单
14.借款单
15.物品申购单
16.离职书
17.业务员行销提成表
18.员工薪资表
19.制造费用分摊
20.材料费用分配汇总表
21.成本核算明细表
深圳市优尼特电子有限公司
2007年6月
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