会计凭证的传递装订和保管.docx
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会计凭证的传递装订和保管
1会计凭证的传递
(1)会计凭证传递的作用。
会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止,在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。
正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务,明确经济责任,实行会计监督,具有重要作用。
(2)会计凭证传递的注意事项。
各种记账凭证所记载的经济业务内容不同,涉及的部门和人员不同,办理的经济业务手续也不尽一致。
组织会计凭证传递,必须遵循内部牵制原则,力求做到及时反映、记录经济业务。
会计凭证在传递过程中必须注意:
①一切会计凭证的传递和处理,必须在会计报告期内完成,应当及时传递,不得积压,不得跨期,否则势必影响会计核算的正确性和及时性。
②会计凭证在传递过程中,既要做到完备严密,又要简便易行。
凭证的签收、交接应当制定必要的制度,以保证会计凭证的安全与完整。
③应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要,恰当规定会计凭证经由的必要环节,并据之恰当规定会计凭证的份数,做到让各有关部门和人员能即时了解经济业务的情况,及时办理凭证手续,又避免凭证传递经过不必要的环节,以利于提高工作效率。
④要根据各个环节办理经济业务所必需的时间,合理规定凭证在各个环节停留的时间,以确保凭证及时传递。
2会计凭证的装订
会计凭证的装订是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。
在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。
如果采用单式记账凭证整理装订时,必须保持会计分录的完整,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。
对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。
一般来说,一本凭证,厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜,太厚了不便于翻阅核查,太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
有些会计在装订会计凭证时采用角订法,装订起来简单易行,这也很不错。
它的具体操作步骤如下:
(1)封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角,做护角线。
(2)凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
(3)大针引线绳穿过两个眼儿。
如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中穿过并夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。
(4)在凭证的背面打结。
线绳最好把凭证两端也系上。
(5)将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
(6)向上折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死。
(7)待晾干后,在凭证本的背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。
装订人在装订线封签处签名或盖章。
现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。
3会计凭证的保管
会计凭证是重要的经济资料和会计档案。
每个单位在完成经济业务手续和记账以后,须按规定的立卷归档制度,形成会计档案资料,以便日后查阅。
会计部门在记账后,应定期(每日、每旬或每月)对各种会计凭证加以分类整理,将各种记账凭证按照编号顺序,连同所附的原始凭证折叠整齐,加具封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。
在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码,以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。
如果采用单式记账凭证,在整理装订凭证时,必须保持会计分录的完整。
为此,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。
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