WPS OFFICE 表格教程.docx

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WPSOFFICE表格教程

WPSOFFICE2012表格实用教程

第一章WPS表格简介

WPS表格是WPSOFFICE2007的三个组件之一，它是一个电子表格软件，类似于微软公司的Excel，是应用众多的电子表格类处理软件之一。

一个WPS表格文件就像是一个账本，这个账本有64页厚，每页的页面上都是一张表格。

这个表格有65536行，256列宽。

我们就是在这些表格中录入数据，这些表格的大小不是固定不变的，而是可以调整的，它的行高与列宽都可以调整大小。

另外，我们不仅可以在表格中录入数据，而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总，甚至生成图表，然后打印输入出。

WPS表格启动后，界面如图1-1-1所示：

图1-1-1WPS表格启动后的界面

对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍，我们从窗口中的表格开始说起。

窗口中最主要的部分就是表格了，它由很多的行与列组成，这些行与列构成了很多的格，在WPS表格里面称为单元格，如上图中的很多小格，这些小格都是单元格。

表格的列分别用A、B、C、D・・・・・・Z，然后是AA，AB，……AZ，BA，BB……等来表示，表格的行分别用1、2、3、4・・・・・・来表示，这个表格共有256列，65536行，我们可以想像一下，这么大的一个表格足够我们存放下众多的数据，现实生活中我们哪里见过这么大的表格！

每个单元格都有个名称，如A列1行，它的名称是“A1”，同样的道理，C列5行的单元格称为“C5”。

单元格的名称可以在名称框中显示出来，单元格的名称框位于表格的左上角，如图2中红线标出来的部分，它显示了当前单元格的名称。

单元格中文字的输入即可以直接输入，也可以在编辑栏中输入，图1-1-2中的蓝线标出来的就是单元格的编辑栏。

图1-1-2WPS表格的名称框与编辑栏

图1-1-2中，下部的紫色区域为页标签，这是64页表格中的3页，其它的可以通过菜单插入--工作表来实现。

如图1-3。

在图1-1-3中，又插入了2页，共5页。

页数的多少可以根据需要来决定，如果显示太多却又用不到，显得特别的乱，因此表格页数是够用为佳。

图1-1-3

第二章WPS表格文字编辑

（一）

一、文字录入

在WPS表格中的文字录入操作很简单，在WPS表格中有两种方法录入文字。

第1种方法：

首先点击要录入文字的单元格，然后直接用输入文字即可，如图2-1-1。

图2-1-1

第2种方法：

选中要录入文字的单元格，然后将光标移至编辑栏中，在编辑栏中输入要录入的文字，如图2-1-2。

图2-1-2

这两种方法都可以实现文字的录入，但第1种方法还直观，第2种方法适合录入较多的内容。

另外，录入公式时也常在编辑栏中录入。

通过以上，我们可以在表格中录入任意的内容，如图2-1-3。

图2-1-3

一点注意事项：

我们输入下列内容，如身份证号码、1/4、001等，对于这样的内容，wps表格会智能优化，身份证号码由于数据过大，它会以科学计数法的形式显示，1/4会显示为1月4日，001会显示为1。

对于这种情况有时很方便，但有时我们想输入什么就显示什么，此时可以先输入单引号“'”，然后接着输入即可，此时wps表格2007将不会再自作聪明。

二、复制与粘贴

对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单编辑--->复制，然后将光标移动目标区后，再点击菜单编辑--->粘贴，即可以完成复制操作。

此处对复制不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。

1.选择单元格

点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。

然后进行复制与粘贴操作即可。

2.选择多个单元格

如图2-1-3所示，如果要选择A3到D3，即A3：

D3，那么将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：

D3将被选中，效果如图2-2-1所示。

图2-2-1

选择A3：

D4，将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：

D4将被选中，效果如图2-2-2所示。

图2-2-2

选择A2，B2，B3，C4这4个单元格，这4个单元格不连续，用上述方法是选择不了的。

此时需选按下CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这4个单元格，那么这4个单元格将被选中，如图2-2-3所示。

图2-2-3

3.选择整行

点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。

图2-2-4

4.选择多行

如要选择第1到第3行，我们可以点击行号1，然后将鼠标向下拖到，拖到第3行，那么第1至第3行将都被选中，如图2-2-5。

图2-2-5

5.选择整列

点击要选择的列标题，如B，那么B列将被选中，如图2-2-6。

图2-2-6

6.全选

也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，如图2-2-7所示，点击此按钮，即可全选。

图2-2-7

7.复制与粘贴

选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区的任一单元格，然后按粘贴按钮即可。

对于整行或整列这种情况，一定要点击第1个单元格，否则不能粘贴，具体过程略。

图2-2-8是一个进行了复制与粘贴操作的例子。

图2-2-8

图2-2-8中，黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作。

另外，B列与E列也是相同，此处进行了列复制。

另外，我们还可以进行整个表的复制。

三、表格行高列宽的调整

在WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们常需调整表格的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。

1.调整列宽

如图2-2-6所示，A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的，它已经挤到C1格中去了，此时我们需要调整一下A列的列宽。

方法1：

将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头状，此时按下鼠标左键，左右移动鼠标即可调整A列的宽度。

如图2-3-1所示。

图2-3-1

方法2：

选中A列，点击菜单格式--->列--->列宽，弹出列宽窗口，如图2-3-2所示，在列宽窗口中输入需要数值。

如果输入的值不合适，多试几次即可。

图2-3-2

2.调整多列的列宽

选中多列，调整方法同上。

这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。

3.调整行高

方法同调整列宽。

略。

4.最适合列宽

如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳，操作方法见图2-3-3所示。

图2-3-3

最后效果如图2-3-4所示。

可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容，即不多余空间也能容纳的下。

图2-3-4

5.列的隐藏

如果我们不想要图2-3-4中的C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击菜单格式―>列―>隐藏，那么CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。

操作后如图2-3-5所示。

图2-3-5

注意图2-3-5中，B列后面E列，中间的CD两列被隐藏。

6.取消隐藏

选中B、E两列，实际选中了B、C、D、E四列，然后点击菜单格式―>列―>取消隐藏，那么C、D两列将取消隐藏。

第三章表格的美化

对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过一些操作，使用表格更加美观，打印效果更好。

一、对齐

如图3-1-1所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观，下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。

图3-1-1

选中要操作内容区域，即A1：

D3，然后点击菜单格式--->单元格，打开单元格格式对话框，单元格格式对话框有6页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡，界面如图3-1-2所示。

图3-1-2

在对齐页中，点击水平对齐的下拉按钮，从中选择居中，如图3-1-3所示。

图3-1-3

然后按确定按钮。

完成后，我们所选中的区域中的文字将居中对齐，界面如图3-1-4所示。

图3-1-4

这是居中对齐，我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。

如图3-1-5所示。

图3-1-5

另外，还有多种对齐方式，这里不再一一介绍。

二、表格的合并与拆分

图3-2-1

如图3-2-1所示，对于第1行，一般情况下我们希望A1到D1变成1个单元格，另一方面，希望它居中显示，用句属语叫做合并单元格。

选中A1：

D1区域，点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，选中合并单元格前面，然后按确定，如图3-2-2。

图3-2-2

那么选中区域的单元格将合并成1个单元格。

效果如图3-2-3所示。

图3-2-3

合并后的单元格的名称为左上角的单元格的名称。

如A1：

D1这些单元格合并后，名称为A1。

单元格合并后，再选中A1单元格，然后居中对齐就OK了。

最终效果如图3-2-4所示。

图3-2-4

对于其它的合并操作，与此大同小异，如图3-2-5进行了多种合并，具体方法不再赘述。

图3-2-5

既然有单元格的合并，那就得有单元格的拆分了。

选中要拆分的单元格，然后点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，去掉合并单元格前面的“√”，然后按确定即可完成。

三、设置文字的字体字号颜色

字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作，相信很多人都会，此处仅简单的介绍一点点。

选中要设置字体的单元格，然后点击菜单格式―>单元格―>字体，弹出字体设置对话框，如图3-3-1所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等。

图3-3-1

图3-3-2

图3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等，另外，我们还可以设置其它的很多内容，这里不再一一赘述。

四、设置表格的边框

通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图3-4-1所示。

但此表格在打印时，只有文字，没有表格线的，

图3-4-1

用句属语来说，就是没有边框，如图3-4-2所示。

图3-4-2

如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。

选中A2：

D6，然后点击菜单格式―>单元格，从弹出的对话框中选择边框，界面如图3-4-3所示。

图3-4-3

在此处，我们可以设置表格的边框。

点击外边框按钮，那么选中区域将增加外边框，如图3-4-4所示，可见A2：

D6周围增加了外边框。

图3-4-4

同样的道理，我们点击图3-4-3中的内部按钮，那么选中区域将增加内部表格线，如图3-4-4所示。

此时的表格已基本符合一般的需要了。

打印时，也带有了表格线。

对于边框的取消，我们可以重复点击这几个按钮，多试几下就知道了。

图3-4-5

另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。

1.设置具体的每条边框

在边框设置窗口中，有如图3-4-6所示的一部分区域，我们仔细可以看一下图中的文字说明部分。

图3-4-6

点击按钮1，可以设置顶部边框的有无。

点击按钮2，可以表格内部横线的有无。

点击按钮6，可以设置表格内部竖线的有无。

点击按钮4，可以设置斜线的有无。

其它的略。

如图3-4-7，表格内部没有横线。

图3-4-7

图3-4-8，表格中添加了斜线。

（表格中的斜线，我很少用。

）

图3-4-8

对于其它的几个按钮的示例，我们不再介绍，读者可自己练习一下。

2.设置线条样式

表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式，wps表格为我们提供了多种表格样式，如图3-4-9所示。

图3-4-9

我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。

如3-4-10所示。

图中表格外框采用了粗线，内部横线采用了双横线。

图3-4-10

3.设置线条颜色

线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。

点击图3-4-9中下部的颜色下拉按钮，我们可以选中自己喜欢颜色。

选中颜色后，我们再设置表格的边框线条，那么新设置的边框将使用新设置的颜色。

如图3-4-11所示。

图3-4-11

4.一点小技巧

其实，我们设置表格边框时，很多时候没有必要选中全部内容。

我们可以只选中一部区域，然后设置该部分的区域的格式。

如图3-4-12，这一个图中的第6行与第7行之间的横线为双线，这一个设置时就只选中了A6：

D7这个区域，然后设置成双横线就可以了。

图3-4-12

五、设置表格底纹

底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观，同时，也能对某些需特殊标识的内容作一标识。

注：

如果打印时，你的打印机是并非彩色的，那么打印出来可就难看了。

下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。

如上图3-4-12所示，选中A7：

D7区域，然后点击菜单格式―>单元格,选择图案页，如图3-5-1所示。

图3-5-1

选择单元格底纹的一种颜色，然后点击确定按钮。

那么效果如图3-5-2所示。

图3-5-2

注：

底纹的颜色最好不要太深，太深的话，有时看不清字。

第四章WPS表格文字编辑

（二）

通过前面的介绍，我们应当能做出一个漂亮的wps表格文件了，但wps表格的强大功能远未表现出来，下面我们再介绍一下wps表格的强大的编辑功能。

一、wps表格文件的保存

当我们打开wps表格后，默认的新建了一个wps表格文件，该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个，那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字，如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。

另起文件名的方法很简单，点击菜单文件―>另存为就行了。

具体过程略。

二、wps表格多文档间的切换

Wps表格能打开多个wps表格文档，打开后，这些wps表格文档名称都显示在表格上面部，如图4-1-1所示。

较长4-1-1

当我们需要操作“0801考试名单.et”时，我们点击上图中第1个标签，当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时，我们点击第2个标签。

如果大家不习惯这种切换方式的话，还可以采用任务栏式的切换方法。

操作方法：

点击菜单视图―>文档切换方式―>任务栏，那么打开的各个文档都显示在任务栏上，如图4-1-2所示。

图4-1-2

如果想换回文档标签的切换方式，点击菜单视图―>文档切换方式―>文档标签即可换回。

注：

采用文档标签方式的切换方式，是wpsoffice2007的一大特色，我们可以通过它方便的进行文档间的切换。

三、工作表的编辑

1.添加工作表

在前面，我们提到过，一个wps表格文件相当于一个账本，这个账本有64页，wps表格文件创建时默认的是有3页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单插入―>工作表，打开插入工作表对话框，界面如图4-3-1所示。

图4-3-1

输入要插入的数目，然后点击确定即可。

如下图所示，我们新插入了1个工作表。

图4-3-2

通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64个。

2.修改工作表的名称

工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3....。

如果觉得这个名称不好，我们可以给它另起一个。

右击要重命名的工作表的标签（如sheet1这几个字母处），从弹出菜单中选择“重命名”，如图4-3-3所示。

图4-3-3

当我们点击“重命名”后，sheet1这几个字母变为可修改的，我们输入自己喜欢的名称即可，如“成绩表”，此处的重命名与windows中文件的重命名相似。

修改的如图4-3-4所示。

图4-3-4

3.移动工作表的位置

与移动纸牌游戏中的纸牌一样，点击要移动位置的工作表的标签，点击后按下鼠标左键别松手，左右移动即可，该页随着鼠标的移动而移动。

4.删除工作表

右击要删除的工作表，从弹出菜单中选择“删除”即可。

5.工作表颜色

从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。

具体过程略。

四、查找与替换

查找替换是一个很常用的功能。

在表格中的数据特别多时，我们需要查找某条内容，如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的，此时我们可以用查找功能来实现。

假如我们要查找“鲍瑞”，点击菜单编辑―>查找，打开查找对话框，界面如图4-4-1所示。

图4-4-1

在查找内容栏中输入“鲍瑞”，然后点击按钮查找下一个，即可查找到鲍瑞的内容，如果表格中有多个鲍瑞，那么我们再次点击查找下一个即可。

查找到后的界面如图4-4-2所示。

图4-4-2

替换的功能是不但要找到查找的内容，而且还要将其替换为其它内容。

例如上例中，我们不但要找到鲍瑞，而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”，我们可以进行以下操作。

点击菜单编辑―>替换，打开查找与替换对话框，在查找内容中输入中“鲍瑞”，在替换为中输入“牛璐璐”，如图4-4-3所示。

图4-4-3

然后点击查找下一个按钮，那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中，点击替换按钮，那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。

如果表格文件中有多个“鲍瑞”，并且想将他们全部用“牛璐璐”替换掉，那就干脆点击全部替换按钮，一下子就全部替换完成。

另外，查找和替换对话框中都有个选项按钮，这里面可以进行更复杂的设置，读者可以试一下。

五、数据的填充

1.相同数据的填充

在录入数据时，往往有很多数据是相同的，如图4-5-1中的年级。

图4-5-1

对于相同的内容，在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。

具体方法：

先在A3中输入“六年级”这3个字，输入完后，A3格如图4-5-2所示。

图4-5-2

请读者仔细看一下，图中单元格的右下角，有一个小黑色方框，已用红圈标出。

这个小黑框叫什么填充柄，

当鼠标移到填充柄上时，鼠标变成黑色的“+”型，表示可以填充数据了。

此时，按下鼠标的左键，别松下，向下移动鼠标，我们可以看到，鼠标向下经过的单元格中，都自动填充了“六年级”这3个字。

填充完后的效果与图4-5-1相似。

除了能向下填充外，还可以向上，向左，向右填充，填充方法与向下类似。

另外，除了填充1个单元格外，还可以将多个单元格中的数据进行填充。

见图4-5-3。

图4-5-3

通过以上方法，我们可以快速地录入大量的相同内容。

2.等差序列的填充

（1）在wps表格中，内置了大量序列（如“1、2……”、“1日、2日……”等），我们只需输入序列的前1，2个数据，其它内容可以通过填充柄来快速的填充，如图4-5-4。

图4-5-4

图中黄色区域为原始数据，下面的浅青色区域是通过填充柄填充生成的。

（2）其实，我们不仅可以实现序列的递增式填充，还可以实现递减式填充。

递减式填充的方法也很简单，填充时，鼠标向左或向上移动，即可实现递减填充。

如图4-5-5所示。

图4-5-5

图中的黄色区域为原始数据，浅青色区域为填充数据。

通过上例，我们可以知道，只要原始内容中包括数字，那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。

（3）差值不为1的序列的输入方法

图4-5-6

图中黄色区域为原始数据，选中原始数据后，通过填充柄向下拉，自动生成蓝色区域中的数据。

这里面的规律请读者自已总结。

（4）自定义序列

通过前面的例子，有的读者可能看到除了带有数字的序列外，还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列，这些序列我如何全部知道，我如何自定义我自己的序列？

答案是肯定的，wps表格中当然还有其它的序列，点击菜单工具―>选项，从弹出的选项对话框中选择自定义序列页，界面如图4-5-7所示。

图4-5-7

从图中，我们可以看到wps表格中有好多个序列，如“一月、二月・・・・・・”等。

知道这些序列后，以后我们便可以填充它们了。

下面，我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。

第一步：

点击新序列项。

点击后，右侧的输入序列变为可用。

第二步：

输入序列内容。

注意不要输入到一行内。

界面如图4-5-8所示。

第三步：

点击添加按钮。

通过以上步骤，我们已经添加了一个新的序列。

添加好后，我们便可以试一下了。

如图4-5-9所示。

图4-5-8

图4-5-9

实例与技巧：

用wps表格进行新生分班

假如有200新生，分成4个教学班，分别是一班、二班、三班、四班。

分班要求是先将学生按总成绩排队，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8名同学依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班，依此类推。

对于此项工作，我们用wps表格可以轻松地完成。

第一步：

先将学生按考试成绩从高分到低分排队。

（假设这项操作读者已会，具体如何排队，我们以后还要再介绍。

）

第二步：

输入班，在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”，如图4-5-10所示。

图4-5-10

图4-5-11

第三步：

选中C2：

C9，即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”。

如图4-5-11。

然后向下拖动鼠标。

那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”将向下填充。

结果如图4-5-12所示。

第四步：

将表格内容按班排序。

（假设此项功能大家已会，我们将在以后介绍。

）然后打印输出。

至此学生分班已完成。

说明：

1.分班的关键在于分成4平班，此过程中已分成4平分。

2.如果要求各班男女比例相等。

那么可以将男同学与女同学分成2个表，然后分别分班即可。

对于更复杂的条件请读者自己想办法。

图4-5-12

3.单元格内容的删除

选中要删除的单元格，然后点击菜单编辑―>删除，那么弹出删除对话框，如图4-6-1所示。

图4-6-1

删除对话框中有4个选项，其中的前两项用的较多，具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。

4.单元格的清除操作

我们平时删除单元格中的内容，往往爱按下“Del”键，按下此键是可以删除单元格中的内容，但我们再往此单元格中输入内容时，新输入的内容仍采用以前所设置的格式，如字体、字号、颜色等。

如下表所示。

原格式

用“Del”删除了B2单元格

新内容，仍采用原格式

那么如何能连同格式也删除掉呢？

方法很简单。

选中要删除内容的单元格，然后点击菜单编辑―>清除，清除菜单有4个子菜单，分别是全部、格式、内容、批注。

内容子菜单，那么删除的仅是单元格的内容，其格式仍然保存。

Del键的功能与此相同。

格式子菜单，仅清除格式，清除后，文字内容仍然保存，但字体、字号、颜色等将采用默认值。

如图4-7-4所示。

图4-7-4

批注子菜单，删除批注。

全部子菜单，包括以上3个功能。

5.单元格的格式单元格格式的内容很多，也很重要，它不仅影响到版面是否美观，有时还会影响到文字的录入。

前面我们已经介绍了一部分功能，下面我们再介绍一下其它常用的功能。

点击菜单格式―>单元格，打开单元格格式对话框，该对话框中有6页，我们先看其中的第1页--数字。

（1）数字页

此页可以设置单元格中数字的格式。

界面如图4-8