采购治理程序.docx
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采购治理程序.docx
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采购治理程序
1目的
对采购过程及供应方进行控制,确保所采购的产品能够符合规定要求。
2适用范围
适用于对生产所需的原(辅)材料采购、外包加工及供方提供服务的控制;对供方进行选择、评价和控制。
3职责
采购部
a)负责组织对供方进行评价,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价,建立供方档案;
b)负责制定采购计划,实施采购作业,管理采购人员;
c)负责采购物品的报检工作。
生产技术部
负责提供采购物资技术标准,生产工艺图纸等,并对供方的生产工艺.技术等进行检查指导。
品管部
负责对采购物资和外包加工产品的进货验证,并按来料检验相关要求对供方进行品质管理指导。
4程序
管理流程:
采购策划(供方选择→供方评定)→采购实施(采购计划制定→采购资料管理)→采购监控(采购品交付时间、数量和品质的监控→采购价格的监控→供方的监控)→采购品及供方数据分析(数据收集整理和传递→统计分析)→分析结果处理和采购绩效改进(供应商交货业绩和管理结果的通知→采购业绩的改进→公司内部沟通→改进事项跟踪→效果评估和经验交流)
采购物资分类
4.1.1采购物资分为三类:
a)重要物资(A类):
构成最终产品的主要部分或关键部分,直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客严重投诉的物资;
b)一般物资(B类):
构成最终产品非关键部位的批量物资,它一般不影响最终产品的质量,或即使略有影响,也可采取措施予以纠正的物资;
c)辅助物资(C类):
非直接用于产品本身的起辅助作用的物资。
供方选择
4.2.1供应商开发权责
a)采购部负责供应商开发主导工作。
b)开发部门负责供应商样品的确认。
c)品管部、生产技术部、采购部、制造部组成厂商调查小组,负责供应商的调查评核。
4.2.2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式:
a)各种采购指南。
b)新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。
c)各种产品发表会。
d)各类产品展示(销)会。
e)行业协会。
f)行业或政府之统计调查报告或刊物。
g)同行或供应商介绍。
h)公开征询。
i)供应商主动联络。
j)其他途径。
4.2.3供应商问卷调查
问卷设计
a)问卷设计由采购部主导,品管、开发等单位协助。
设计应注意的事项有:
b)依本公司需要设计内容及格式。
c)应尽可能掌握、了解供应商的资讯。
d)易于填写。
e)通俗易懂。
f)便于整理。
4.2.4供应商基本资料表
应由厂商填写《供应商基本资料表》。
该表包括下列内容:
a)公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。
b)公司概况,如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。
c)设备状况。
d)人力资源状况。
e)主要产品及原材料。
f)主要客户。
g)其他必要事项。
4.2.5供应商问卷调查表
供应商问卷调查表,一般包括下列内容:
a)材料零件确认。
b)品质验收与管制。
c)采购合同。
d)请款流程。
e)售后服务。
f)建议事项。
4.2.5供应商开发流程
a)寻找供应商。
b)填写供应商基本资料表。
c)与供应商洽谈。
da)必要时作样品鉴定。
e)供应商问卷调查。
f)提出供应商调查评核之申请。
4.2.6后续工作
依《供应商调查》规定,由调查小组对供应商作实际调查评核,以确定其可否列入合格供应商之列。
供方管理
4.3.1供应商调查程序
采购部实施采购前,应对拟开发之厂商组织供应商调查工作,目的是了解供应商之各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名列。
由采购、生产技术、品管、制造人员组成供应商调查小组,对供应商实施调查评核,并填写《供应商调查表》。
评核之结果由各单位作出建议,供总裁核定是否准予成为本公司之合格供应商。
未经供应商调查认可之厂商,除总裁特准外,不可成为本公司之供应商。
4.3.2供应商调查评核
价格评核
a)对供应商所提供之物料价格,由采购部依下列因素作评核:
b)原料价格。
c)加工费用。
d)估价方法。
e)付款方式。
技术评核
a)对供应商之生产技术,由生产技术部依下列因素作评核:
b)技术水准。
c)技术资料管理。
d)设备状况。
e)工艺流程与作业标准。
品质评核
a)对供应商之品质,由品管部依下列因素作评核:
b)品管组织与体系。
c)品质规范与标准。
d)检验之方法与记录。
e)纠正与预防措施。
制造评核
a)对供应商之生产管理,由生管部依下列因素作主核:
b)生产计划体系。
c)最短及最长之交货期限。
d)进度控制方法。
e)异常排除能力。
4.3.2供应商复查规定
a)经调查认可之合格供应商,原则上每年复查一次。
b)复查流程类同首次调查评核。
c)复查不合格之供应商,除经本公司总经理特准外,不可列入次年合格供应商之列。
d)若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时,可于一年中,随时对供应商作必要之复查。
4.4供方评定
4.4.1评定内容:
供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下(满分100分):
品质评鉴:
25分。
交期评鉴:
20分。
价格主鉴:
25分。
服务评鉴:
20分。
其他评鉴:
10分。
4.4.2评分办法
a)品质评鉴
由品管部依进料验收的批次合格率评分,每个月进行一次。
计算:
进料批次合格率=(检验合格批数/总交验批数)×100%评分:
得分=25分×进料批次合格率
b)交期评鉴
由计划部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:
如期交货得分20分。
延迟1~2日每批次扣2分。
延迟3~4日每批次扣4分。
延迟5~6日每批次扣6分。
本项得分以0分为最低分。
采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均,得出该月的交期评鉴得分。
c)价格评鉴
由采购部供应高之价格水准评分,方式如下:
价格公平合理,报价迅速:
25分。
价格尚属公平,报价缓慢:
20分。
价格稍微偏高,报价迅速:
15分。
价格稍微偏高,报价缓慢:
10分。
价格甚不合理或报价十分低效:
0分。
d)服务评鉴
抱怨处理评分
由品管部对供应商之抱怨处理予以评分,评分如下:
诚意改善:
8分。
尚能诚意改善:
5分。
改善诚意不足:
2分。
置之不理:
0分。
退货交换评分
由采购部对不良退货交换行动评分:
按期更换:
7分。
偶尔拖延:
5分。
经常拖延:
2分。
置之不理:
0分。
e)其他评鉴
由采购部汇总仓库、制造、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨,予以评分,满分10分。
4.4.3评鉴办法
供应商之评鉴每月进行一次。
将各项得分汇入《供应商评鉴表》,并合计总得分。
每年平均一次厂商得分,计算方式为:
每年平均得分=每月得分总和/评鉴月数
4.4.4评鉴分等
供应商评鉴等级划分如下:
平均得分~100分者为A等。
平均得分~90分者为B等。
平均得分~80分者为C等。
平均得分~70分者为D等。
平均得分60分以下者为E等。
4.4.5评鉴处理
A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检验之优惠奖励。
B等厂商为良好厂商,由采购部提请厂商改善不足。
C等厂商为合格厂商,由品管、采购等部门予以必要之辅导。
D等厂商为辅导厂商,由品管、采购等部门予以辅导,三个月内未能达到C等以上予以淘汰。
E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。
被淘汰厂商如欲再向本公供货,需再经过供应商调查评估。
采购实施
4.5.1编制采购计划
编制采购计划的主要依据为计划部下达的采购计划,计划部下达采购计划前应与采购部门确认采购计划的合理性,同时参照其它依据:
a)交货时间依据ERP中请购单中的各项要求等;
b)数量依据:
产品BOM表、库存情况(包括合格的和可返工回用的)、产品合格率、资金量等;
c)供方依据:
《合格供方名录》;
d)对可能出现的偶发性事故的考虑(包括本公司和供方);
e)顾客后续订单及可能的订单调整。
采购合同由采购工程师负责编制、核对、采购部部长审核,计划部部长签字生效,以传真的形式发放客户确认,并作为余下采购过程核帐与到货情况的核对依据。
4.5.2请购
申请部门:
a)生产性的物资由计划部负责申请;
b)劳保用品、生产设备(包括机器维修时生产设备专用零件)工装、模具、易耗品及辅助材料等,由制造部负责申请;
c)监视和测量装置由品管部负责申请;
d)建筑、装潢材料、施工工具、房屋维修材料等由基建部门负责申请;
e)办公设备和用品、家具、家用电器、招待用品、水电气维修零件等由行政部负责申请;
f)其它物资,由使用单位的主管部门负责申请。
4.5.3请购单的填写与传递
a)申购经办人员应依据计划、用料预算、存量基准明细表及库存情况在ERP上填写《录入请购单》,注明采购物资的品号、品名、规格、数量、质量要求、需用日期及注意事项,按照请购管理权限逐级呈核。
b)需用日期相同且属同一个供方供应的物资,申购部门可以在同一申购单上以一单多品的方式,提出采购。
c)遇需紧急采购事项时,请购部门应在申购单上注明原因及理由,并加注“急”字样,以急件处理方式呈核传递。
d)申购和采购部门应参考物料的预算用量、交货所需时间、需要资金、仓库容量、变质速率及危险性等因素,选择最佳的时间发出《采购合同》。
e)《请购单》传递至采购处之后,原则上其副本也应传递给相关的物料管理部门(如仓库),以便安排待收货及仓位。
4.5.4《请购单》的审批
a)计划内生产原材料、辅料、外协件等由计划部提出,计划部长核对,总裁或总裁授权的人员批准;
b)计划内的生产设备、器材、固定资产等请购由制造部各处长提出,计划部长核对,总裁或总裁授权的人员批准;
c)计划内总务性物料、用品、办公设备由行政部内务提出,行政部部长核对,总裁或总裁授权的人员批准;
d)未按管理权限完成呈核审批的请购单,采购不应安排采购,财务部门可以拒绝付款。
4.5.5《请购单》的撤销
a)因特殊原因,申购部门要求撤销采购申请的,应及时通知采购部门停止采购,并说明撤单原因。
b)采购部门接到撤销采购申请通知后,应马上办理撤消事宜。
已执行采购的应联系供方停止生产,并取消此《采购合同》,同时向客户解释取消的原因,已生产好或生产进行中的采购部门应妥善处理好。
采购合同还没有发出的由采购人员中止指令,在核实办妥指令结束后通知原提出部门或相关人员。
c)因ERP的原因不能撤销或指定结束的,采购人员应及时联系信息组处理。
4.5.6接单和采购安排
计划部在录入ERP请购信息中时,应做到:
a)检查《请购单》各栏的品号信息填写是否清楚,完整;
b)核对交货时期是否按正常采购周期,急料需通知采购优先处理;
c)跟进请购信号的图纸图号是否完整,相关审批手续是否完备;
采购部在核查ERP维护请购信息中时,应做到:
a)常用性材料在一个工作日内回复计划交货期;
b)安排采购作业,分派采购任务,急件或需用日期临近的优先安排;
c)无法于需用日期办妥的采购,应及时通知相关部门修改计划或更改采购日期。
4.5.7询价、比价、议价
a)采购人员接受采购任务后,应在熟悉请购物品详情的基础上,向相关供方发出书面或电话询价。
同规格物品需精选至少二家以上供方询价以便进行比价或议价。
b)采购人员在询价、比价过程中应仔细了解如下情况:
1)有没有其它更合适的替代品或竞品;
2)其它供方的价格是否较低;
3)供方能否按期交货和确保质量;
4)价格上涨或下跌有没有特别的因素;
5)有无特殊要求的材料性能或认证要求。
c)对供方的报价资料,采购人员应进行认真的整理和分析,确定议价目标,并与精选的供
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