服装出口洽谈策划书.docx
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服装出口洽谈策划书
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业
服装出口的业务洽谈会
策
划
书
专业:
工商管理专业
班级:
12级专升本
组员:
陈婧:
241293903郑伟伟:
241293946
吴洋明:
241293933黄佳冰:
241293914
黄琼玲:
241293915
一、活动背景……………………………………………………………..1
二、活动概述……………………………………………………………..1
三、会议安排任务………………………………………………………..1
四、会议的准备工作…………………………………………………...1-6
五、谈判会议室的布置与座次安排……………………………………..7
六、会前主方谈判的接待准备…………………………………………..7
七、主座谈判迎送工作………………………………………………......7
八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的……………………………......8
九、谈判程序及具体策略……………………………………………...8-9
十、谈判流程…………………………………………………………….9
十一、会议服务工作程序及注意事项……………………………….9-10
十二、谈判过程中的礼仪………………………………………………10
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业
服装出口的业务洽谈会
一、活动背景:
在某贸易公司业务需求不断扩大的情况下,某进出口贸易公司(主方)与某大型服装生产企业(客方)在主方贸易公司进行有关服装出口的业务洽谈。
二、活动概述:
1、活动名称:
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会
2、活动时间:
2013年5月18日(会谈)-2013年5月19日(游乐宴请)
3、活动地点:
主方贸易公司的会议室
4、主办单位:
某进出口贸易公司
5、活动目的:
通过会谈创造双方的利益
三、会议安排任务:
公司会议的工作、座次、谈判、出席谈判的仪表仪态礼仪安排
四、会议的准备工作
确定会议主题与议题
寻找合作机会、寻找共同商机、促进双方发展、创造双赢的机会
明确会议组织机构
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业
确定会议名称:
“某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会”
明确会议所需设备和工具
室内设施设备
(1)接通计算机与屏幕的数据传输线。
(2)调整投影设备,亮度、大小适当。
(3)调试话筒效果。
(4)安排摄影、摄像位置。
(5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18 度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前40分钟左右喷洒适量清淡空气清新剂,保持室内空气清新。
会议用品准备
1)茶杯:
须经过消毒,消毒时间不少于20 分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水迹且光亮
2)玻璃杯:
不得有破损和缺口,杯子清洁、光亮、透明,无指印,列放在杯垫上
3)矿泉水:
矿泉水瓶无灰尘,密封完好,瓶内无沉淀物,并在保质期内
4)小毛巾:
无斑点和异味,须经过消毒,消毒时间在20分钟左右,重要会议一律用新的小毛巾,冬季毛巾必须保暖
5)小竹篓:
不得有破损,每次使用结束后,热水浸泡,晒干后保存,以再次使用
6)签到台:
台布无污迹,无破损
7)鲜花:
新鲜,无枯枝、败叶
8)热水瓶:
表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上
9)挂衣架:
清洁完好,无损坏,无缺少
10)文具:
笔、油墨饱满,书写通畅;纸本干净整洁
确定会议规模与规格
此次会议为中小型会议。
确定会议时间与会期
于2013年5月18日上午9点至下午5点(可提前一天报到,报到时间段为早上八点至下午五点)
确定与会者名单
主方派8名谈判人员:
主谈:
总经理xxx翻译人员xxx
辅谈:
总经理助理xxx销售总监xxx法律顾问xxx
其他:
财务人员xxx代理人xxx技术顾问xxx
另外,客方也是派职称相同的8名成员参加谈判:
主谈:
总经理xxx商务人员xxx
辅谈:
总经理助理xxx销售总监xxx法律顾问xxx
其他:
财务人员xxx技术顾问xxx生产代表xxx
当主客双方谈判人员由16个人的会议增加人数时,其复杂程度将成倍增加。
所以在本次会议洽谈中,尽量控制人员的适度,且我方更应做事先应急准备。
选择会议地点
某进出口贸易公司(主方)的会议室
准备会议文件材料
主要有议程表和日程表两大类、洽谈座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等
制作会议证件
证件主要有代表证、出席证、来宾证、旁听证、工作证、出入证等,职称较为重要的证件还可贴上本人照片,加盖印章。
如下:
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业
服装出口的业务洽谈会
X
X
证
姓名xxx•职称xxxxx
证件号码:
xxxxxxxx
主办方公司:
某进出口贸易公司
2013年5月18日
布置会议室
1、洽谈室内外的布置:
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉
2、洽谈室的布置:
座次职务最高的居其座位正中,然后客方正对主方的先左后右,由前至后的顺序依次排列;主方的座位安排则正对客方的先右后左排序
会场检查
进行会场设备及现场的安排进行安全事项检查。
安排食住行
主办单位提供服务项目:
1)往返机票总额的50%(根据公司的规模决定)
2)住宿(2夜,包含早中餐)
3)提供单独会客室
4)提供洽谈会当天翻译
制定会议经费预算方案
预算细节单:
1、交通费用交通费用:
租用旅行车辆2辆/400元,租用2天总计800元。
2、会议室/厅费用:
铁观音茶叶8袋/400元、饮用水6桶/48元,总计448元。
3、入住酒店费用:
豪华套间2间/680元,普通单人标间2间/180元,普通双人标间2间/120元,入住2天费用总计1960元。
4、餐饮费用(囊括会议的早中餐饮费用及宴请和其他):
早餐:
15元/人,人员16人,总计240元
午餐:
25元/人,人员16人,总计400元
水果茶点:
苹果5.8元/500g,梨4元/500g,香蕉4元/500g,提子10元/500g,
糕点18//盒,水果各买10斤和糕点10盒,总计418元
总计1058元
宴请餐饮:
估算2000-3000元不等
5、会议资料:
复印本及笔记本和笔还有其他等总计80元
6、宴请会演员及节目:
一晚800元
7、其他杂费:
预估在200内
总计大约花费8346-9000元之间
另外可根据客房的谈判风格和风俗习惯及基本惯例来制定洽谈策略,以避免不
必要的麻烦:
1、若对方的等级观念强,我方可详细做主次到位,尊重他们的尊卑秩序
2、若对方的谈判风格婉转圆滑,即我方必须做到资料备全,以到时随机应变
3、若对方言语较为直白,固执坚毅,那我方也可以采用直来直往的方式应对
4、若对方重视人际的发展关系,即我方可以采用价格略低长远发展关系应对
会议日程和议程
日期
时间
议程安排
参会人员及负责人
备注
5
月
18
日
9:
00-10:
00
会前接待、签到及引导工作
接待组及秘书组和保卫科
名单盘点及现场引导工作
10:
00-12:
00
双方主要人员发言
所有代表人员
相关资料备齐
12:
00-14:
00
进餐及休息时间
接待组
食宿安排
14:
00-17:
00
产品讨论及会议洽谈(结束后进餐)
所有人员
产品及相关设备
5
月
19
日
9:
00-11:
30
接与会人员进行景点参观和游玩等
接待组及会议相关人员
相关事项安排及注意安全
11:
30-13:
30
进餐时间
接待组
食宿安排
13:
30-14:
30
休息时间(与会人员自行安排)
接待组及会议相关人员
景点游玩后的人员清点及安全事项
18:
00-21:
00
进行晚餐宴会时间
所有人员
宴会场所和菜式座位安排及结束后会场记录
制发会议通知
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会
主办:
某进出口贸易公司
您好!
首先祝贵公司前程似锦!
为适应市场变化、进一步促我司与贵公司双方的经贸交流、拓宽沟通渠道,增进各行业企业间在产品、技术、市场等方面的合作,由某进出口贸易公司主办的服装出口贸易洽谈会将于2013年5月18日在某进出口贸易公司的会议室举行、洽谈,并诚邀贵公司参观我司。
通过贵公司介绍优秀的产品、与贵公司的深入交流,寻找相互感兴趣的产品或业务合作伙伴,共同拓展市场,实现双赢。
洽谈会的具体内容如下
-会议名:
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会
-日期:
2013.05.18
-时间:
09:
00~17:
00
-场所:
某进出口贸易公司(主方)的会议室的会议室
-主办:
某进出口贸易公司(主方)的会议室
-规模:
15-20人的中小型会议
某进出口贸易公司:
代表8人
某大型服装生产企业:
代表8人
-形式:
某进出口贸易公司与某大型服装生产企业1:
1洽谈
-商谈项目:
服装出口的业务洽谈
-主办单位提供服务项目:
1)往返机票总额的50%(根据公司的规模决定)
2)住宿(2夜,包含早中餐)
3)提供单独会客室
4)提供洽谈会当天翻译
望有贵公司于5月1日前填写企业回执表回传至我司。
联系人:
xxx
传真:
xx-xxx-xxxxxxxx
电话:
xxx-xxxxxxx,手机:
xxxxxxxxxxx
某进出口贸易司
2013年4月17日
五、谈判会议室的布置与座次安排
①洽谈室的选择与布置
•此次为中小型规模会议,所以只要安排在会议室即可。
另外安排2-3个房间,一间作为主要会议室外,另一间作为双方进行内部协商的密谈室,再配一个休息室。
会议室的布置:
1、布置绿色植物(美化养神)
2、张贴业绩表(起到宣传作用,给客方塑造企业良好的团队氛围形象)
3、布置舒适的谈判会议(如:
适宜的光线和温度、宁静的环境、还有会议召开时可拉上窗帘以集中精力在会议主题,从而提高洽谈的成功率)
②谈判桌摆放及座次安排
•长方形
由于会议室的格局,决定将会议桌横放,则正面对门为上座,应属于客方,背面对门为下座,属于主方(靠近门口侧)
双方主谈人首席代表,各在己方一边的中间就坐,其余人员则遵循右高左低的原则,依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐
六、会前主方谈判的接待准备
•主座谈判,作为东道主一方出面安排各项洽谈事宜时,一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备,尽量做到主随客便,主应客求,方的理解、信赖和尊重
1、成立接待小组
•成员由后勤保障(食宿方面、交通、通讯)负责人员组成
2、拟订接待方案
•安排其他接待人员在公司接待与会人员,接待组组长负责签到,引导进入会场安排茶水接待客人
•安排前台人员到前厅等候处理,帮助解决突发情况
•保卫人员及其他人员到现场勘查,以保证与会人员人身安全和财产安全
•秘书组合保卫组联手安排会议相关必备用品
七、主座谈判迎送工作
•我方作为东道主(主座),客方此次出席的有:
总经理、销售总监、总经理助理、商务人员、财务人员、法律顾问、翻译人员、技术顾问8位代表
•客方抵离的航班时间为8:
30分,我方所有迎送人员都应主动先于客方到达前1个小时指定地点迎候
•客房此次来的人数不多,我方迎接人员要按身份职位的高低顺序列队迎接,双方人员互相握手致意,问候寒暄
•若我方主要领导陪同乘车,需请客方主要领导坐在其右侧。
最好让客人从右侧门上车,我方领导从左侧门上车,避免从客人座前穿过
八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的
优劣势分析
我方利益:
1、获得更高的利润
2、建立长远的合作关系
对方利益:
1、制作质量上乘、性能良好、价格适中的品牌服装
2、建立长远的合作关系
我方优势:
1、资金流动自由、信誉良好
2、购货渠道较广
我方劣势:
1、销售量业务剧增,存货不足
2、合作对象较多同时也较分散
对方优势:
1、生产的服装质量相对好,较市面上其他同类产品更具竞争力
2、订单多,合作对象多
对方劣势:
1、有大量的竞争对手
2、生产线较为繁忙
洽谈目的:
1、达到合作目的,争取签下我们预期合作条件下的合同
2、保证价格优势
3、由我方负责产品的运输和保险
九、谈判程序及具体策略
1、开局:
方案一:
感情交流式开局策略:
通过谈及双方合作情况形成感情上的
共鸣,把对方引入较融洽的谈判气氛中
方案二:
采取进攻式开局策略:
营造低调谈判气氛
借题发挥的策略:
认真听取对方陈述,抓住对方问题点,进行攻击、突破
2、中期谈判阶段:
1)红脸白脸策略:
由两名洽谈成员其中一名充当红脸,一名充当白脸辅助协议的谈成,适时将洽谈话题从价格转移到产品质量上来
2)层层推进,步步为营的策略:
有技巧地提出我方预期利益,先易后难,步步为营地争取利益
3)把握让步原则:
明确我方核心利益所在,实行以退为进策略,退一步进两步,做到迂回补偿,充分利用手中筹码,适当时可以答应部分要求来换取其它更大利益
4)突出优势:
以以往案例作为资料,让对方了解到我们的优势。
强调与我方协议成功给对方带来的利益,同时软硬兼施,暗示对方若与我方协议失败将会有巨大损失
5)打破僵局:
合理利用暂停,首先冷静分析僵局原因,再可运用把握肯定对方行式,否定方实质的方法解除僵局,适时用声东击西策略,打破僵局
3、休局阶段:
如有必要,根据实际情况对原有方案进行调整
4、最后谈判阶段:
1)把握底线:
适时运用折中调和策略,把握严格把握最后让步的幅
度,在适宜的时机提出最终报价,使用最后通牒策略
2)埋下契机:
在谈判中形成一体化洽谈,以期建立长期合作关系
3)达成协议:
明确最终洽谈结果,出示会议记录和合同范本,请对方确认,并确定签订合同的具体时间和地点
制定应急预案
双方进行商务洽谈,总会出现特殊情形。
为了使洽谈顺利进行,有必要制定应急预案。
例如:
对方提出新的异议
应对方案:
1、保留意见,再待商议
2、就着和好往来,适当让步
十、谈判流程
(1) 双方进场
(2) 介绍本次会议安排与与会人员
(3) 正式进入谈判:
•主要介绍本次主要谈的服装类型,批量等情况
•递交并讨论此次出口协议
•双方协商服装的交货时间、地点方式等
•协商定金支付的时间、方式,及有违约情况下的赔偿办法和法律责任
(4) 达成协议
(5) 签订协议
(6) 握手祝贺谈判成功,拍照留念。
(7) 设宴招待,谈判圆满达成
十一、会议服务工作程序及注意事项
会议迎宾服务
1、会议开始前1小时,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。
来宾到达时应引领到签到处签到
2、签到时,服务人员应主动微笑问候,询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室
3、迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用
4、提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务
5、添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。
服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。
摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:
“请用茶”。
用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可
会场服务
1、会议开始后,在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子
2、会议开始后,服务员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务
3、服务员不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息
4、送茶水时,应对客人说:
“请用茶”。
每隔20分钟加茶水(给有需要的客人)
5、会议结束,服务员要立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别
6、将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。
检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理
会议结束
1、检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复
2、清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗
3、摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫
4、关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用
5、关闭会议室
会场服务的注意事项
1、绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子
2、在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人
3、会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者
4、遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。
对于所听到的会议内容应保密
十二、谈判过程中的礼仪
会前,我方准时迎候,工作人员需先于客方到达谈判地点,当客方人员到达时,我方人员在大楼门口迎候,亦可指定专人在大楼门口接引客人,我方人员只在谈判室门口迎候
双方由主谈人介绍各自成员,互相握手、问候、致意。
然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室,主方人员待客方人员落座后再坐下
•在正式开始前,双方作简短致辞,后再入座
•洽谈正式开始,这时非谈判人员应全部离开谈判室;在谈判进行中,双方要关闭所有的通讯工具或调到静音,人员也不要随便进出
•洽谈中,服务人员要时刻观察那些经常喝水的客人,目测茶水剩1/5时,就应及时倒水
•会议结束后,我方人员要将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车,握手告别,目送客人汽车开动后再离开
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