Access建立查询.docx
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Access建立查询.docx
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Access建立查询
Access的表和查询实验
一、实验目的
1.使用向导创建表1
2.在设计视图中创建表4
3.建立表间关系11
4.使用数据表视图13
5.使用向导创建查询15
6.在设计视图中创建查询18
7.导入及导出数据21
二、实验内容
表是关于特定主题数据的集合。
表中的一列称为字段(Field)。
字段规定了数据的特征。
例如,会员表中帐号、姓名、性别和系名都是字段。
表的一行叫做一个记录(Record)。
记录是多个字段的集合。
同一个表的每一个记录都有相同的字段。
表的记录必须用一个公共的结构来存储,这个公共的结构就是表结构。
建立表的步骤是:
先设计表的结构,再在Access数据库中使用表向导或表设计器建立表的结构,然后再输入记录数据。
查询是定义用户想要操作的一组对象,通常用来组织表中的特定数据。
它与表所不同的是:
查询可以最示存储在当前数据库中不同地方的数据,甚至可以显示存储在当前数据库以外数据库中的数据。
1.使用向导创建表
Access的表向导,可以帮助用户建立一个表,表向导是创建表的一种最简单的方法。
设在磁盘上有一空数据库文件mydb.mdb,如果要在数据库中使用向导创建数据表的具体步骤如下:
(1)首先打开上面创建的“mydb”数据库,然后单击对象面板上的“表”,系统显示如图1-1所示的屏幕。
图1-1单击对象面板上的“表”
图1-2“表向导”对话框
(2)在对象列表中双击“使用向导创建表”,将进入如图1-2所示的“表向导”对话框。
(3)每选择左边选项按钮中的一个,将显示不同的示例表及示例字段,这里使用缺省的“商务”选项。
(4)在“示例表”中单击需要的表,这里为“产品”表,这时示例字段将发生相应的变化,在“示例字段”中选择“产品ID”后,单击“选定”按钮
,将此字段添加到“新表中的字段”中。
(5)按照步骤4提供的方法,依次将“产品ID”、“产品名称”、“产品说明”、“库存量”、“单价”字段添加到“新表中的字段”中,此时屏幕显示如图1-3所示。
图1-3新表中的字段
(6)如果在“新表中的字段”中存在不再需要的字段,则在“新表中的字段”中选择此字段,然后单击
按钮,将此字段移出。
如果发现加入到“新表中的字段”的一些字段名与要建立表的字段不相符,这时就需要“重命名字段”。
(7)在“请指定表的名称”框中输入表的名称“产品”后,单击“下一步”按钮,如图1-4所示。
(8)选择“MicrosotAccess自动为新记录指定连续数字”单选框,在“请确定哪个字段将拥有唯一标识每个记录的数据”下拉列表框中输入表的名称“产品ID”后,单击“下一步”按钮,如图1-5所示。
图1-4指定表的名称
图1-5确定主关键字段
(9)单击“完成”按钮,完成对“产品”表的建立工作,进入直接向表中输入数据的窗口,如图1-6所示。
图1-6直接向表中输入数据的窗口
(10)单击产品表中的关闭按钮
,返回到数据库窗口,如图1-7所示。
图1-7返回到数据库窗口
2.在设计视图中创建表
这是一种创建表的典型方法,用这种方法可以完全控制表中字段的数据类型和其他属性。
在设计视图中创建表需要先打开数据库文件,然后再在设计视图中创建一个名由用户命名的表,具体步骤如下:
(1)首先打开数据库(mydb.mdb),然后单击功能区上的“表”对象,双击“使用设计器创建表”,将出现如图2-1所示的数据库表“设计”窗口。
图2-1数据库表“设计”窗口
(2)在“字段名称”的第一列中输入字段名称:
订单明细ID,然后按Tab键进入“数据类型”列,单击此列的下拉箭头,弹出可选的类型列表。
从类型列表中选择需要的类型,这里选择“自动编号”。
按Tab键移到“说明”列,在该列中输入“订单明细编号采用自动编号方式”作为此字段的说明信息,这时你会看到如图2-2所示的屏幕。
图2-2确定字段名称和数据类型
(3)此窗口的下面为字段的属性表,单击“字段大小”属性,选择长整型为订单明细ID的字段长度,然后单击“索引”属性,弹出该选项列表中选择“有(无重复)”,屏幕显示如图2-3所示。
图2-3修改订单明细ID字段属性
(4)在数据库表“设计”窗口中,分别输入字段名称:
订单ID和产品ID,需要修改的字段属性有:
字段大小、标题和索引等,如图2-4所示。
图2-4确定订单ID和产品ID的名称和属性
(5)输入“售出日期”字段名称,选择数据类型为“日期/时间”。
单击“售出日期”字段对应的字段属性,由于在此字段中不需要输入中文,所以将输入法关闭,如图2-5所示。
图2-5输入“售出日期”字段名称
(6)单击“输入掩码”属性,然后单击其右边的“生成器”按钮
,这时提示要先保存表,在提示对话框中单击“是”按钮,进入“输入掩码向导”对话框,如图2-6所示。
图2-6输入掩码向导”对话框
(7)单击长日期(中文)选项后,单击完成”按钮,完成对“输入掩码”属性的定义工作,如图2-7所示。
图2-7完成对“输入掩码”属性的定义工作
(8)单击“默认值”属性,然后单击其右边的“生成器”按钮
,进入表达式生产器对话框,如图2-8所示。
图2-8表达式生产器对话框
(9)双击“函数”左边的“+”号将出现“内置函数”子项,点击“内置函数”,在中间的列表框中选择“日期/时间”,在右边的列表框中列出所有的内置日期/时间函数,双击“Date”,这时就完成了“售出日期”字段默认值的设置,即采用机器的当前时间。
图2-9设置折扣字段的属性
(10)在上述数据库表中分别添加字段:
数量、单价和折扣,其中折扣字段的有效性规则为“<1”,有效性文本为“Thisvaluemustbelessthan100%”,如图2-9所示。
(11)单击“订单明细ID”字段,然后单击“工具栏”上的主键按钮
将其设为主键,这时会在“订单明细ID”左边最示主键标志,如图2-10所示。
图2-10为数据库表设定主键
(12)单击表设计窗口右上角的“关闭”按钮
,弹出的对话框,回答屏幕上出现的对话框中的问题后,即可返回数据库窗口。
将“表1”改名为“订单明细”,结果如图2-11所示。
图2-11将“表1”改名为订单明细
订单明细表
订单明细
订单ID
产品ID
售出日期
数量
单价
折扣
1
1
1
2011-12-4
1
¥25.00
50.00%
2
1
2
2011-12-4
2
¥24.00
80.00%
3
2
2
2011-12-4
3
¥21.00
70.00%
4
3
3
2011-12-4
4
¥5,350.00
100.00%
5
4
4
2011-12-4
2
¥320.00
100.00%
6
5
5
2011-12-4
3
¥598.00
100.00%
3.建立表间关系
Access使用关系关联各个表中的数据。
每个表都是一个独立的实体,本身有很多功能,但它又不是孤立的,它与其他表之间又有一个强大的纽带,用关系将表联结起来,可使数据库有更强的性能。
在建立关系之前,首先必须关闭所有打开的表,因为不能在已打开的表之间创建或修改关系。
在mydb数据库中,有产品表和订单明细表如下:
.产品表:
包含的字段有:
产品ID、产品名称、产品说明、库存量和单价。
.订单明细表:
包含的字段有:
订单明细ID、订单ID、产品ID、售出日期、数量、单价和折扣。
通过产品表和订单明细表中共同包含的字段“产品ID”,就可以建立两个表之间的关系,实施参照完整性及删除无效的关系。
具体步骤如下:
(1)首先打开“mydb”数据库,单击功能区上的“表”对象,然后单击“工具栏”上的“关系”按钮
,在此“关系”窗口的任一处单击鼠标右键,弹出快捷菜单,用鼠标左键单击“显示表”,这时将出现“显示表”对话框,如图3-1所示。
图3-1建立关系窗口
(2)单击要建立关系的表名后,单击“添加”按钮,将此表添加到“关系”窗口中,这里选择“产品”表及“订单明细”表,最后关闭“显示表”对话框,如图3-1所示。
图3-2将表添加到“关系”窗口中
(3)单击“产品”表中的“产品ID”字段,按下鼠标左键并将鼠标拖动到“订单明细”表中的“产品ID”字段上,然后释放鼠标左键,这时会出现如图3-3所示的“编辑关系”对话框。
图3-3“编辑关系”对话框
(4)选中“实施参照完整性”选项,这时你会看到下面的“级联更新相关字段”及“级联册除相关记录”的选项要为可选,这里选择“级联更新相关字段”,这样当一个表中的数据更新时,另一个表中的相应数据也更新。
单击“创建”按钮,创建这个关系,此时屏幕最示如图3-3所示。
用同样方法,创建多个表之间的关系。
4.使用数据表视图
在新建一个表以后,表是空的,只有向表中输入数据才能利用表来存储数据。
向表中输入数据最直接的方法就是使用数据表视图。
在输入数据之前,需要打开对应的数据库表,然后才可以输入数据,数据表视图与Excel中的电子表格很相似。
例如,使用数据表视图向mydb数据库的产品表中输入数据并修改数据表的布局,可以采用如下步骤:
(1)首先打开“mydb”数据库,单击功能区上的“表”对象,然后双击“产品”表,进入如图4-1所示的数据表视图。
图4-1打开“产品”表进入数据表视图
(2)在产品名称字段中输入“羽西指甲油”,然后按Tab键转至产品说明字段,输入相应的内容“6ml”后,按Tab键转到库存量字段,依此方法,直到记录末尾。
按Tab键转到下一个记录。
当移动到下一个记录时,从Access会对所输入的记录自动保存,在输入时也可以不依次移动到记录末尾,单击工具栏上的新记录按钮
,光标自动转到第一个空行中。
按照此方法输入相应的数据后,“数据表”视图可以显示全部数据,如图4-2所示。
行选择区
表选定器
扩展按钮
记录选定器
图4-2“数据表”视图可以显示全部数据
(3)如果单击扩展按钮
,就可以显示和该表有关联的子数据表,如图4-3所示。
图4-3显示和该表有关联的子数据表
(4)在“产品说明”列中可能会输入很多文字,这样此列的宽度就需要增加。
单击“产品说明”列标题区,此时此列高亮显示。
单击菜单栏上的格式命令,选择“列宽”命令将出现“列宽”对话框,单击“最佳匹配”按钮,Access自动根据最长的记录调整列的宽度,如图4-4所示。
图4-4设置指定列宽度
(5)在观看数据时,想要在滚过其他列时仍在屏幕上保留“产品ID”和“产品名称”列,单击要冻结的“产品ID”列标题区,然后按住SHIFT键,再单击“产品名称”列标题区,这时被选中的两列为高亮度显示。
选择冻结列必须为相邻的列,如果不相邻可以拖动该列到相应的地方。
图4-5冻结指定的列
(6)单击“菜单栏”上的“格式”菜单,在弹出的菜单项中选择“冻结列”命令,这时拖动“产品”表的水平滚动条,会看到“产品ID”和“产品名称”列是不滚动的,如图4-5所示。
要取消对“产品ID”和“产品名称”列的冻结,单击“菜单栏”上的“格式”命令,单击“取消对所有列的冻结”命令,就取消了对列的冻结。
(7)在滚动查看时,如果不想看到“产品ID”列,则单击“产品ID”列标题,这时此列高亮显示,单击“菜单栏”上的“格式”菜单,在弹出的菜单项中选择“隐藏列”命令,即可隐藏“产品ID”列。
(8)如果要显示已被隐藏的列,则单击“菜单栏”上的“格式”菜单,在弹出的菜单项中选择“取消隐藏列”命令。
出现如图4-6所示的对话框,图中最左侧被选中的复选框为显示列,
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