常用应用文写作规范.docx

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常用应用文写作规范

常用应用文写作格式

第一部分：

政府机关公文

一、通知

1、功能：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如：

《××县关于进一步做好学生安全工作的通知》；

事由+文种，如：

《关于开展消防常识工作会议的通知》。

（2）正文：

   正文一般由三部分组成。

第一部分是总体概括。

交代清楚背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。

第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。

   第三部分是对通知接受单位的要求和希望。

这部分通常采用“特此通知，望……认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

   在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。

（5）日期：

即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日

二、请示

1、功能：

    是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。

2、写法：

（1）标题：

发文机关+事由+文种，如《**部关于申请资金的请示》；

事由+文种，如《关于清理整顿乱摆地摊的请示》

（2）正文：

    第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。

这是行文的重点，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。

    第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。

这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。

最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。

（3）如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。

（4）落款：

     右下角写明请示单位的机关名称。

（5）日期。

（6）在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。

三、报告

1、功能：

适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

2、写法：

（1）综合性工作报告：

其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。

（2）情况报告：

这类报告的正文结构为情况、问题、打算三方面。

首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。

（3）答复报告：

这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。

一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。

四、讲话

一、涵义与特点

　　讲话稿有广义和狭义之分。

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

是应用写作研究的重要文体之一

　　讲话稿有如下特点：

（一）内容的针对性

　　讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。

因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

（二）篇幅的规定性

　　讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。

一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

　　（三）语言的得体性

　　讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。

另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

二、种类

　　以下是两种比较常见的领导讲话稿。

（一）工作会议类

是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况进行归纳总结。

对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。

（二）庆祝、纪念会议类

　　是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重XX典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

三、讲话稿的组成部分

　　一般由标题和正文两部分组成

　　１.标题。

2.正文：

包括开头、主体和结尾三部分。

（1）开头部分。

首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者”等，要求庄重、严肃、得体；然后用极简洁的文字把要讲的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点；接着转入正文讲话。

（2）主体部分。

根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。

　　（3）结尾部分。

结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。

　　四、讲话稿与发言稿

　　讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区别使用。

讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策性、权威性；发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言，具有一定的务实性、灵活性。

第二部分：

单位和个人应用文

一、介绍信

1、功能：

介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。

2、结构：

包括标题、称谓、正文、敬语、署名等五部分。

3、内容写法：

（１）要说明被介绍者的XX、年龄、政治面貌、职务等。

如被介绍者不是只有一人还需注明人数。

其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

（２）写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。

（３）要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。

【示例】

××公司负责同志：

今介绍我所副研究员，高级工程师陈×、余×二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。

此致

敬礼！

××实用技术研（盖公章）

××年×月×日

二、求职信

求职信是求职者写给招聘单位的信函。

求职信起到毛遂自荐的作用，好的求职信可以拉近求职者与人事主管（负责人）之间的距离，获得面试机会多一些。

　　求职信是自我表白，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要看，因此要简明扼要。

【示例】

尊敬的领导：

　　您好！

　　感谢您在百忙之中审阅我的求职信！

这个月以来，外面汹涌来的招聘信息让我心动。

我在一个教育家庭中成长，长期的熏陶，幼小的我便憧憬能成为一名优秀的教师，站在讲台上激扬文字……今天我怀着激动的心情向您毛遂自荐！

我叫王佳雨，是东北师X大学2011届英语专业的本科毕业生。

　　我酷爱读书，特别是文史类，大部分中外名著（中英文版）都看过。

这些书对我大有裨益：

陶冶性情，丰富知识，开阔视野。

这对我的教学工作大有帮助。

　　通过四年的学习，我掌握了良好的专业知识结构和理论基础，系统地学习了各项知识技能和教学技能，具有准确、熟练的英语听、说、读、写、译的能力。

大二上学期，我一次性通过英语六级；大二下学期，我一次性通过英语专业四级。

由于突出的能力，在校期间多次荣获专业奖学金、三好学生、原声模拟优秀奖等，多门专业课成绩名列前茅！

　　我有一定的实践经验。

曾任寝室长，举办过一系列活动，寝室文化活动搞得有声有色。

自大一以来我已经做了12份家教，其中以高中生居多。

在全国重点高中—东北师大附中实习期间成绩优秀。

　　经过四年的学习与实践，我有信心与能力胜任大中专院校及中学英语听、说、读、写教学。

当然，我初涉世事，某些方面还不成熟，但我将正视自己的不足，并以自己的谦虚、务实、稳重来加以弥补，不断完善、充实、提高自己。

我期盼能有一片扬我所长的天地，我将为之奉献我的青春、智慧与汗水！

　　我家是教师世家，我热爱孩子，热爱教育，因为教育是育人的工程，所以，我非常渴望成为一名优秀的教师。

　　尊敬的领导，请给我机会，我会以十分的热情、十二分的努力去把握它！

　　谢谢您的慧目！

此致

敬礼！

自荐人：

王佳雨

2011年8月28日

三、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时写的一种书信。

申请书应把该写的问题写清楚，但要注意精练。

申请书一般是一事一书，如：

“入团申请书”、“开业申请书”等。

【示例】

申请补办学生证

教务处：

我是高三

（2）班学生×××，不慎将学生证遗失，多方寻找仍无下落。

特提出申请，请求补办学生证，希望批准。

此致

敬礼！

申请人：

×××

2011．12．20

四、聘书

聘书是聘请某些有专业特长的人担任某种职务时使用的一种文书。

【示例】

聘书

×××先生：

为提高我校学生的实践能力，特聘请您担任我校本科四年级学生教育教学实习的指导教师。

希望能得到您的支持和帮助。

××大学教务处

2011．2．19

五、感谢信

1、功能：

感谢信是为表示感谢而写的一种专用书信。

受信者和写信者均可是个人或单位。

感谢信可以直接寄送给对方单位或个人，也可公开X贴或送报社、电台。

2、格式内容

①标题：

空一行正中写“感谢信”三字；

②顶格写被感谢的单位名称或个人XX、称呼，后加冒号；

③正文：

写感谢的内容，叙述先进事迹，赞扬好的品德作风以及产生的效果；

④结尾：

写表示感谢、敬意的话；

⑤署名：

写单位名称或个人XX、日期。

感谢信要求把被感谢对象的人物、事件准确精当地叙述出来，评价要恰当，文字要精炼，感情要真诚、朴素。