Excel表格实用技巧大全及全部快捷键.docx
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Excel表格实用技巧大全及全部快捷键.docx
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Excel表格实用技巧大全及全部快捷键
Excel表格实用技巧大全
一、让数据显示不同颜色
在学生成绩分析表中,如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示,小于500分的分数以红色显示。
操作的步骤如下:
首先,选中总分所在列,执行“格式→条件格式〞,在弹出的“条件格式〞对话框中,将第一个框中设为“单元格数值〞、第二个框中设为“大于或等于〞,然后在第三个框中输入500,单击[格式]按钮,在“单元格格式〞对话框中,将“字体〞的颜色设置为蓝色,然后再单击[添加]按钮,并以同样方法设置小于500,字体设置为红色,最后单击[确定]按钮。
这时候,只要你的总分大于或等于500分,就会以蓝色数字显示,否那么以红色显示。
二、将成绩合理排序
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的那么按姓氏排序。
操作步骤如下:
先选中所有的数据列,选择“数据→排序〞,然后在弹出“排序〞窗口的“主要关键字〞下拉列表中选择“总分〞,并选中“递减〞单项选择框,在“次要关键字〞下拉列表中选择“姓名〞,最后单击[确定]按钮。
三.分数排行:
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的那么按姓氏排序。
操作步骤如下:
先选中所有的数据列,选择“数据→排序〞,然后在弹出“排序〞窗口的“主要关键字〞下拉列表中选择“总分〞,并选中“递减〞单项选择框,在“次要关键字〞下拉列表中选择“姓名〞,最后单击[确定]按钮
四、控制数据类型
在输入工作表的时候,需要在单元格中只输入整数而不能输入小数,或者只能输入日期型的数据。
幸好Excel2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。
先选择某些特定单元格,然后选择“数据→有效性〞,在“数据有效性〞对话框中,选择“设置〞选项卡,然后在“允许〞框中选择特定的数据类型,当然还要给这个类型加上一些特定的要求,如整数必须是介于某一数之间等等。
另外你可以选择“出错警告〞选项卡,设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。
如果不设置就会以默认的方式翻开警告窗口。
怎么样,现在处处有提示了吧,当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。
1、如何在已有的单元格中批量参加一段固定字符?
例如:
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的方法,省时又省力:
1〕假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列; 2〕在B2单元格写入:
="13"&A2后回车; 3〕看到结果为
13xxxxxxxxxxxxx了吗?
鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
假设是在原证书号后面加13那么在B2单元格中写入:
=A2&“13”后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
翻开“工具〞,选“选项〞,再选“常规〞,在“最近使用的文件清单〞下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
假设不在菜单中显示最近使用的文件名,那么将“最近使用的文件清单〞前的复选框去掉即可。
3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式〞菜单,选“单元格〞,再在“数字〞菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?
点击“工具〞菜单“自动保存〞项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具〞菜单下没有“自动保存〞菜单项,那么执行“工具〞菜单下“加载宏...〞选上“自动保存〞,“确定〞。
然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行〔或几行〕是一样的。
但是不是用页眉来完成?
在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即 可。
这样Excel就会自动在各页上加上你划定的局部作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均?
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值〔如金额〕除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值〔如单价〕平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决〔其实就是一个除法算式〕,分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
把鼠标移到工作表的名称处〔假设你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......〞〕,然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表〞的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分〞与“排名〞之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格〔数据清单〕的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头〔如编号、姓名、岗位工资.......〕,想输出成工资条的形式。
这个问题应该这样解决:
先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
这是一个比拟特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击“区域设置〞图标,在弹出的“区域设置属性〞对话面板上在“区域设置〞里选择“中文〔中国〕〞,在“区域设置属性〞对话面板上在“数字〞属性里把小数点改为“.〞〔未改前是“,〞〕,按“确定〞按钮结束。
这样再翻开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域?
使用F5键可以快速选取特定区域。
例如,要选取A2:
A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位〞窗口,在“引用〞栏内输入需选取的区域A2:
A1000。
12、如何快速返回选中区域?
按Ctr+BacksPae〔即退格键〕。
13、如何快速定位到单元格?
方法一:
按F5键,出现“定位〞对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定〞按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
14、“Ctrl+*〞的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctrl+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?
如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是:
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctr+A键,Excel那么自动进入“函数指南——步骤2之2”。
当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法是:
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头〔空心箭头〕,然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工〞状标志,左右拖拉时会变为垂直“工〞状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大?
可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图〞菜单中选择“全屏显示〞命令。
20、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
21、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
22、如何防止Excel自动翻开太多文件?
当Excel启动时,它会自动翻开Xlstart目录下的所有文件。
当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。
解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。
另外,还要防止EXcel翻开替补启动目录下的文件:
选择“工具〞\“选项〞\“普通〞,将“替补启动目录〞一栏中的所有内容删除。
23、如何去掉网格线?
1〕除去编辑窗口中的表格线
单击“工具〞菜单中的“选项〞,再选中“视图〞,找到“网格线〞,使之失效;
2〕除去打印时的未定义表格线
有时会出现这样的情况:
你在编辑时未定义的表格线〔在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线〕,一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑〞VCD中编辑的Excel表格更是这样。
要除去这些表格线,只要在单击“文件〞、“页面设置〞、“工作表〞菜单,点击一下“网格线〞左边的选择框,取消选择“网格线〞就行了。
24、如何快速格式化报表?
为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。
有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。
方法是:
选定操作区域,选取“格式〞菜单中的“自动套用格式〞命令,在格式列表框中选取一款你满意的格式样式,按“确定〞按钮即可。
要注意的是,格式列表框下面有包括“数字〞、“边框线〞、“字体〞等6个“应用格式种类〞选项,假设某项前面的“x〞不出现,那么在套用表格样式时就不会用该项。
25、如何快速地复制单元格的格式?
要将某一格式化操作复制到另一局部数据上,可使用“格式刷〞按钮。
选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷〞按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
26、如何为表格添加斜线?
一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。
其实,我们可以使用绘图工具来实现:
单击“绘图〞按钮,选取“直线〞,鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。
另外,使用“文字框〞按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式〞\“图案〞,选择“无边框〞项即可。
27、如何快速地将数字作为文本输入?
在输入数字前加一个单引号“
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