纸质档案整理工作步骤.docx

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纸质档案整理工作步骤

纸质档案整理工作步骤

依据国度档案局发布的中华人民共和国档案行业规范«归档文件整理规那么»和湖南省档案局关于«〈归档文件整理规那么〉实施细那么»的规则，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以〝件〞为单位停止整理。

为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以〝件〞为单位停止整理归档。

所谓〝件〞的概念，即：

一个事由〔效果〕或一个项目的资料可视为一件。

一、归档文件在停止整理时，首先必需明白几种状况

1、以下文件或文本在实体装订时，可作为一件：

①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修正稿〔包括定稿〕可合为一件；③注释与补充说明注释的文字、图表、数据等附件，原那么上为一件〔附件页数多，也可各为一件〕；④具有保管价值的文件处置单应与注释作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字资料按其原装订方式，一册〔本〕作为一件；⑧请示与批复、报告与指示、问函与复函等交往文书，原那么上作为一件。

假设报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在〝归档文件目录〞的备注栏中加以说明。

2、以〝件〞为保管单位的各文种和稿本的陈列顺序为：

①正本在前，定稿在后；②注释在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性资料在前，依据性资料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规则的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处置单放在文件前面。

3、文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、同意日期、会议经过日期、发布日期、发文和收文日期等等。

分年度时，普通来说就以文件签发日期〔或落款日期〕为准，据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法，关于方案、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等外容触及不同年度的文件，一致规则按文件签发日期〔或落款日期〕判定文件所属年度。

4、跨年度构成的文件

机关单位的某些详细职能活动，如召休会议、处置案件等，跨年度构成的文件，一致在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。

如：

①跨年度的会议文件资料，一致归在落幕年；②跨年度的案件构成的文件资料，一致归在结案年；③跨年度的请示与批复，一致归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回忆纪念性文件，归入定稿或宣布年；⑤法规性文件，归入发布的年度；⑥跨年度的方案归末尾年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。

5、几份文件作为一件时，〝件〞的日期

依照规则，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定〝件〞的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

详细地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②注释与附件为一件，以注释为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④来文与复文为一件，以复文为准；⑤多份文件〔如组织关系、工资关系、行政引见信、学籍资料等〕作为一件的，可标起止时间。

6、无落日期的文件要标注日期

此类状况见于外部文件〔也叫白头文件〕，需求剖析文件内容、制成资料、格式、字体以及各种标识，经过对照等手腕来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

7、专门年度的分类方法

假设立档单位相当一局部任务是依照专门年度停止的，如教学等，采用年度分类法时，对这局部任务中构成的文件，就依照专门年度停止分类。

如：

2002-2003学年的方案归入起始年；2002-2003学年的教学任务总结归入办结年。

8、临机遇构〔如〝校庆办〞、〝评价办〞、〝普查办〞等〕，存在时间不长〔即两年以内〕，任务虽然跨年度，构成的文件可以不分年度，放在任务完毕年度归档，假设每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。

9、保管期限的划分

原那么上参照国度教委1994年实施的«初等学校档案实体分类法»和«初等学校档案任务规范»，制定出本单位档案保管期限表。

永世，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史相貌的，对本机关国度树立和历史研讨有久远〔即50年以上〕应用价值的档案，定为永世保管。

它主要包括：

（1）本机关制定的属于政策规则性的文件；处置重要效果构成的文件资料；召开重要会议的文件资料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演化、机关指导人任免等文件资料。

（2）同本机关发生的重要文件有亲密联络的下级和下级机关的重要文件，下级针对本机关所作的决议、批复、报告和调查研讨资料。

（3）本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件资料。

临时，凡是反映本机关的普通任务活动，在较长时间内〔即15—50年左右〕对本机关任务有查考应用价值的文件，定为临时保管，它主要包括：

（1）本机关普通任务效果文件资料；普通会议的主要资料；人事管理任务构成的普通文件资料〔如行政引见信、工资关系等〕。

（2）直属下级机关下发的属于机关主管业务或非直属下级机关颁发的针对本机关主管业务，并需求贯彻实行的普通性文件资料。

（3）下级机关报送的年度任务总结、报告和统计报表等文件资料。

短期，凡是在较短时间内〔如15年以内〕对本机关有参考应用价值的文件资料列为短期保管。

它主要包括：

（1）本机关普通事务性的文件资料。

（2）下级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需求参照执行的文件资料。

（3）下级机关报送的普通性的文件资料。

10、依据本单位的保管期限表，对当年文件资料停止分类时应留意以下几点：

（1）原那么上不要将不同保管期限的文件混在一同。

（2）应从一个效果或一组文件资料的重要水平划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要水平来划定保管期限。

（3）一个效果的文件，有保管期限不完全相反的状况，为了坚持效果的完整性，可本着就高不就低的原那么。

（4）本机关转发下级的业务文件，没有提出详细意见的打印件作短期。

二、归档文件整理任务步骤

第一步分类

我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。

我校原那么上采用：

年度——机构或类目——保管期限分类法

机构分类法，是依据文书处置阶段构成和处置文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。

形式：

年度——机构——保管期限分类法

例如：

2005年，校长办公室，永世、临时、短期

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于外部机构不复杂的立档单位。

采用此种分类方法，在库房排架时，每年构成的档案按机构序列依次上架，不用预先留空，也防止了倒架，库房管理十分方便。

同时，可将一个年度同一机构构成的文件，按保管期限的不同，依次陈列在一同，更便于实体查阅。

此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。

采用机构分类法能最好地坚持全宗内文件在来源方面固有的联络，客观地反映立档单位的历史相貌。

同时，由于每个机构都承当某些方面的职能和义务，按机构分类在一定水平上集中反映了某一方面任务内容的文件，便于依照一定的专题查找和应用档案。

特别是关于现行机关，在文件由各机构分工整理〔即原来推行的文书处置部门立卷〕的状况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。

1、采用机构分类，普通来说，有一个机构就设置一个，机构称号就是类名。

采用机构分类法，原那么上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。

有些文件是由几个机构共同处置的，如何归类须视其详细状况而定，如：

①有主办者的普通归入主办机构；②以机关名义收回的文件，那么归入有关机构类中；③业务部门起草，以机关办公室名义收回的，假设内容属该部门职责或业务，那么应归入担任起草发文的机构内。

2、机关单位内设置的临机遇构，应和其他机构一样设类，构成的归档文件归入该类保管。

有时临机遇构与该立档单位某一外部机构兼并办公，并以该机构为常设机构，那么构成的文件应归入外部机构类中；假设临机遇构触及两个以上的外部机构，那么应依据其主要职能以及构成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

3、各职能机构下又设机构的，普通应选择职能机构停止分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构停止分类。

类目分类法，是依据各业务主管机构发生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。

形式：

年度——类目——保管期限

例如：

a、2003年，教学类研讨生教育中的学位，永、长、短

b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目〔即类别或项目〕分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。

第二步装订

归档文件资料修整终了，需求用契合档案维护要求的装订资料重新加以装订，以防文件丧失，便于归档后保管和应用。

1、装订前，对破损的文件停止修复以延伸其寿命。

修复主要针对一些有孔洞、完整或折叠处已被磨损的文件，停止修补和托裱。

2、复制字迹模糊或易退变的文件。

目前，普通采用复印的方式停止复制。

比如件字迹耐久性差，须复制后才干归档。

复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

3、对某些特殊超大的纸张〔报表、基建图纸等〕需求加以折叠，折叠的操作要求比拟复杂，但要留意尽量增加折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

取齐左边和下沿。

此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅应用。

凡8K或A3纸张的统计报表、重生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。

4、去除易锈蚀的金属物。

如订书钉、曲别针等。

但关于15年以内的短期文件可以不拆钉。

5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将〝件〞内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅应用。

普通来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐左边和下沿。

为了尽量降低本钱，简便装订方式，全省引荐运用精制塑料螺钉装订。

白色装订永世保管的档案，黄色装订临时保管的档案，绿色装订短期保管的档案。

从材质的平安和经济角度思索，对较厚的文档可采用线装法〔三孔一线〕。

另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。

第三步陈列

归档文件的陈列是指在分类方案的最低一级类目内，依据一定的方法确定归档文件先后次第的进程。

«规那么»中规则：

〝在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要水平等陈列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中陈列〞。

这里的〝最低一级类目〞，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如依照〝年度——机构——保管期限〞分类，〝机构〞即为最低一级类目。

而按〝年度——类目——保管期限〞分类，〝类目〞那么为最低一级类目。

事由〔即效果〕可依据范围的大小来确定。

详细方法有：

（一）同一事由内的归档文件陈列。

即一个作者，一个效果〔即同一事由〕的文件，就按时间先后顺序排。

例如财务管理任务文件、工会任务文件等。

（二）不同事由的归档文件陈列。

1、按不同事由构成时间的先后顺序陈列，所谓事由的构成时间即事由的办结时间。

这种方法只需求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序陈列，而不思索其他要素。

这种方法比拟复杂，更适用于实行〝随办随归〞的机关。

一个作者，几个效果的文件，就先按效果后按时间陈列。

2、按事由的重要水平陈列，将主要职能或重要活动构成的文件排在前面，其他任务构成的文件资料排在前面，或将综合性任务排在前面，详细业务任务排在前面。

例如会议文件可将会议通知、开幕词、落幕词、任务报告、代表提案、大会决议等重要文件排在前面，其它文件排在前面。

又如综合性文件可将方案、总结、规章、指导讲话等排在前面，其他资料排在前面。

3、按事由具有的共同属性区分集中陈列

（1）一个事由，几个作者，先按作者，再按时间陈列。

例如人事任务文