电子表格培训讲稿.docx

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电子表格培训讲稿

中小学业务领导计算机应用技能

培训

勃利县教师进修学校

孙广宏

2013年4月

第一章电子表格的使用

第一节信息输入

电子表格简介：

Excel是Microsoft（微软）公司开发研制的电子表格软件，功能非常强大。

我们现在常用的是excel2003版。

一、认识excel窗口：

1、标题栏：

电子表格的窗口的最上方有一条蓝色的条形栏称为“标题栏”，标题栏的左端显示现在打开的文件名称。

右端显示最小化、最大化、关闭按钮。

2、菜单栏：

下面一行有文字的栏目称为“菜单栏”，菜单栏里有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助等菜单，每个菜单里还有子栏目。

一般常用的有文件、编辑、插入、格式、数据、窗口等。

3、工具栏：

在菜单栏下面的是“常用工具栏”和“格式工具栏”。

它们可以合并在一个工具条中，也可以独立成行。

4、编辑栏：

再下面一行为：

名称框和编辑栏。

名称框中显示的是当前选定的单元格名称或者是选定区域的行列数。

如：

2RX4C表示这个区域内有2行4列。

松开鼠标左键后显示第一个单元格的名称。

编辑栏用来输入或编辑单元格或图表的值或公式。

也可以显示出活动单元格中使用的常数或公式。

5、行号和列号：

行号由阿拉伯数字组成，列号由英文字母组成。

6、工作区：

带有隐形方格的区域成为工作区，鼠标在工作区上会变成空心十字框。

7、工作表标签：

在工作区的左下方有工作表标签表示为sheet1、sheet2、sheet3，它能反应出当前工作簿由几份工作表组成。

8、滚动条：

在工作区的右侧和右下方各有一个蓝色的滑块称为滚动条。

拖动滚动条可以移动当前显示工作表的位置。

9、状态栏。

在电子表格窗口的最下方是状态栏。

显示有关自行过程在的选定命令或操作信息。

10、选定框和填充柄

单击任意一个单元格后，出现一个黑色方框成为选定框，在选定框的右下角有一个黑色的方块，称为当鼠标放到填充柄上会变成十字线。

二、了解单元格、工作表和工作簿

1、单元格。

电子表格的工作区由一个个方格组成，每一个方格都称为一个单元格。

电子表格中的最小使用单位是“单元格”，每个单元格都有自己唯一的名称。

这个名字是由列和行的字母和数字组成的。

比如：

电子表格最左上角的第一个单元格的名字是“A1”其他以此类推。

2、工作表

一个个单元格组成一张表格，我们称这个表格为工作表（sheet）。

3、工作簿

将多张工作表放在一起，就组成一个工作簿（book），在新建一个文件时，系统为我们的工作簿提供了三张工作表，它们的标签分别为sheet1、sheet2、sheet3，需要时我们还可以添加工作表。

三、电子表格的打开方式

1、“开始”→“程序”→“Microsoftexcel”

2、双击桌面上的“excel”图标

3、单击任务栏中的“excel”图标

四、数据的输入

1、文本的输入：

打开电子表格→单击需要输入文字的单元格→选择适合自己的输入法→输入文字。

2、数字输入

数字的输入：

使用主键盘区的数字键输或者小键盘区数字键输入数字。

（注意：

数字的输入有两种状态：

文本和数值。

文本状态的数字是不能参与计算的，只能当作文字使用。

）

3、电子表格中输入身份证号

日常我们在输入身份证号码等长数字串时，电子表格会自动把数字转换成科学计数法显示。

并且不能转换，下面前面就来解决这个问题。

在输入身份证号码之前，先按单引号键，接着输入身份证号，就不会出现科学计数法的现象了。

（或者先选择要输入身份证号的单元格区域，然后在区域内单击右键，选择“设置单元格格式”在出现的单元格格式对话框中的“分类”框中选择“文本”，单击“确定”。

再输入数字时就是文本格式，不会变成科学计数法形式了。

）

4、日期和时间的输入

输入日期：

可以使用斜杠或连字符来分隔年、月、日。

如：

2013/4/12、2013-4-12

输入时间：

输入时间可以使用分号来表示。

如：

09:

20

同时输入日期和时间：

在一个单元格中同时输入日期和时间，二者时间必须用空格分开。

如：

2013-4-128:

30

五、数据的修改

在输入表格内容的过程中我们难免会出现一些差错。

这时候我们可以通过编辑修改功能对表格数据进行修改。

1、利用backspace（退格键）修改

在输入数据的过程中，如果发现数据错误而且还没有按回车键确认，可以用退格键删除错误的字符，然后输入正确的内容。

2、删除数据

当单元格或选择区域中的数据不再需要时，可以通过下面的方法删除

单击需要删除的单元格，按delete键

3、直接覆盖错误内容

如果出错单元格内的数据较短是，可以直接输入新的数据将原来的内容覆盖。

方法：

单击需要修改的单元格，直接输入新的数据，按回车键。

4、修改单元格中的部分数据

当单元格中的数据内容较多，而需要修改的仅仅是其中的一部分甚至是一个字符时，可以双击要修改的单元格，单元格中出现闪动的插入条光标，将插入条光标移动到需要改动的地方，删除错误的内容，输入正确的内容，按回车键。

六、利用公式计算：

（注意：

在输入公式前一定要进入英文状态并且先输入等号，表示要输入的是公式）。

（1）、自定义公式的输入：

当我们自己设定一个算式时，只要我们把代数式直接输入到单元格中，然后按“回车键”即可。

格式：

=“需要的第一个单元格（或常数）”“运算符”“第二个单元格（或常数）”“运算符”“第三个单元格（或常数）”……

如：

=a1+b1+d2-t3+5-8（回车）

（2）、输入简单的函数公式：

在英文小写状态，在单元格中按函数通式的格式和电子表格的要求直接输入，然后按“回车”键。

A、连续求和格式：

函数符号（起始单元格：

结束单元格）

如：

sum（a1：

a22）（回车）

B、不连续求和格式：

函数符号（起始单元格，需要的单元格，结束单元格）

如：

=sum（a2，a5，a12）（回车）

（3）、复杂公式的输入：

有一些情况下，要对表格中的数据进行判断或标注显示，这时可以使用比较复杂的带有语言判断功能的公式。

（回车）

如：

=if（a-1>0，a-1,0）（含义：

如果a-1>0，则显示a-1的值，否则显示0）

七、函数的使用

如果要计算的项目很多使用公式比较麻烦，利用函数计算就可以方便地完成计算工作。

常用的函数

函数名称

函数格式

函数功能

AVERAGE

ABERAGE（数1，数2……）

计算参数的平均数

SUM

SUM（数1，数2……）

计算一组数值的和

COUNT

COUNT（区域1，区域2……）

计算参数组中数字的个数

MAX

MAX（数1，数2……）

求出一组数中的最大值

MIN

MIN（数1，数2……）

求出一组数中的最小值

ABS

ABS（数）

求出一个数的绝对值

INT

INT（数）

求出一个比参数值小的最大整数

ROUND

ROUND（数，位数）

按指定位数四舍五入

PRODUCT

PRODUCT（数1，数2……）

计算一组数值的积

当堂练习：

1、打开电子表格，在表格中建立一个小组学生名单

第一组

第二组

第三组

第四组

第五组

曹达成

程成

方昊

高娜娜

何晓乐

常忠娇

丁驰

方添

高天炅

洪毅

陈杰

董智锐

冯德飞

葛礼响

胡田静

陈亚楠

杜为林

冯华好

葛伟伟

黄晟昊

然后把这个表格改名为练习1，保存在以自己名字命名的文件夹中。

2、在电子表格中输入考生成绩单：

总序

学校代码

编号

考试证号

姓名

语文

数学

3006

26

1

626101

秦俊

66

78

3007

26

2

626102

杨进

71

75

3008

26

3

626103

陈开云

64

79

3009

26

4

626104

陈梅

91

87

3010

26

5

626105

黄红

79

65

3、在电子表格中输入公式：

姓名

语文

数学

政治

英语

化学

文科总分

秦俊

66

78

88

99

89

杨进

71

75

56

85

67

陈开云

64

79

85

76

86

陈梅

91

87

98

58

79

黄红

79

65

87

67

91

（注：

语文、政治、英语为文科科目）

4、计算上题中单科总成绩。

5、计算每个同学的平均分，并把平均分60分以上的（含60分）的标注为合格，其他显示不合格

姓名

语文

数学

政治

英语

化学

平均分

是否合格

秦俊

66

78

88

99

89

杨进

7

44

56

64

67

陈开云

64

79

85

76

86

陈梅

91

87

98

58

79

黄红

79

65

87

67

91

第二节单元格属性的设置与自动填充功能

一、单元格属性的设置

1、选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。

Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格格式的多种选项，来定义单元格的不同数据格式。

如果直接输入，“001”中的前两个“0”会被忽略掉。

因为此类数据已经不是数字，这时需要先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“001”。

2、为表格添加边框

选择要添加边框的区域，在区域内单击鼠标右键，在出现的列表中选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“边框”标签，在出现的页面中单击“外边框”和“内部”两个按钮。

如果没有其它要求，单击“确定”。

二、自动填充功能

在工作表的使用过程中，我们经常会用到一些有规律的排列的数据。

电子表格可以找出这节数据之间的变化规律，并依据这个规律在一行或一列中的其它单元格中将此数据依次排列下去，这样可以大大节省输入时间。

（一）、选定

1、选定单个单元格

将鼠标光标移动到需要的单元格，单击鼠标该单元格出现黑框，即被设置为当前单元格。

2、选定一个连续的单元格区域

将鼠标光标放在要选定区域的第一个单元格上，按住鼠标左键拖动鼠标到最后一个单元格上放开鼠标，该区域变为高亮（蓝色），表示被选定。

3、选择不连续的单元格区域

单击要选定区域的第一个单元格，按住ctrl键不放，依次单击需要的单元格，松开鼠标。

4、选定整行或整列

在需要行或列上拖动鼠标，按住ctrl键不放，再在其它行或列上需要的区域拖动鼠标，使所有需要的区域都显示为高亮（蓝色），松开鼠标左键。

5、选定整个工作表

行号按钮与列号按钮在工作表的左上角相交处，有一个灰色的按钮，叫做“全选”。

点击该按钮，你可以选定整个工作表。

6、取消选定

选定一个单元格或区域后，只要在选定区域以外的任意单元格上单击鼠标，则原来的选定被取消。

取消选定后，原来高亮显示的表格区域恢复正常显示。

（二）、自动填充相同的数据

如果要我许多单元格输入同一个数据，可以用自动填充功能来完成，这种操作也称为单元格复制。

在当前单元格中输入需要的数据，把鼠标移动到填充柄，当鼠标变成十字线时，按住鼠标左键上下或左右拖动到需要复制的最后一个单元格，松开鼠标左键。

（三）、自动填充有规律排列的数据

在当前单元格中输入第一个数据，在下一个单元格中输入有一定规律的第二个数据，选定这两个数据，把鼠标放到自动填充柄上，拖动鼠标到需要的区域，松开鼠标左键。

第三节表格的调整

一、单元格的合并

选择要合并的单元格，单击工具栏上的“合并及居