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秘书的办会工作
秘书的“办会”工作
教学目的和要求:
经过本章学习,先生应了解会务任务的基本内容及任务顺序,学会拟定会议议案,掌握会议组织任务的六个环节,掌握办公会议组织的基本要点。
会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。
在现代社会生活中,会议已成为一种经常的社会活动方式,而且范围更大、内容更丰厚,方式也在不时变化。
会议对指导者而言,既是实施指导行为的一种手腕,也是指导任务的一个环节。
而一个有效的会议,不论是浩荡热烈的庆贺会,还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会,无不存在着会议组织效劳任务,即本章所说的会务任务。
秘书人员应熟习会务任务的顺序,掌握会议组织与效劳任务的方法和技巧。
第一节、会议概述
一、会议的含义
会议是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通讯息、表达志愿的行为进程。
从字面含义上看,〝会议〞一词中〝会〞有聚会、见面等意思,〝议〞是议论、商议的意思,那么〝会议〞的基本意思应包括聚会并商议两层意思。
但在理想生活中,会议却有多种方式:
有的是聚会并商议,如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等;有的是聚聚集会,而〝议〞那么用沟通讯息取代了,如报告会、传达会、吹风会,记者招待会、旧事发布会等;还有的那么是聚会只为表达某种志愿,如誓师会、庆贺会、团拜见、联谊会、欢迎会等。
在以上会议的三种形式基础上,交叉融合,各有侧重,又可以演化成各种类型、各种方式的会议。
二、会议的种类
从不同的角度动身,可以将会议划分为不同的类型。
〔一〕按会议规模分:
1.大型-——千人乃至数千人参与的会议,如政治和群团组织的全国性大会,一些庆贺大会、纪念大会等。
2.中型——百人至数百人参与的会议,如报告会、庆功会、阅历交流会等。
3.小型——少那么几人,多那么几十人参与的会议,如座谈会、办公会、现场会等。
在某些中央、某些时分,还有在露天广场举行数以万计的人参与的特大型会议、庆典活动,如万人集会庆典活动、焰火晚会,特大型工程的奠基、开工及峻工仪式等。
关于秘书和秘书部门来说,大、中型会议的会务组织任务环节较多,难度较大,需求精心预备,小型会议虽属日常任务范围,但也有些关键环节,需求仔细布置。
至于特大型会议,那么不是秘书部门能独立承当得了的,应由秘书部门会同相关部门暂时专门组建的会务任务班子来担任组织。
〔二〕按会议性质分:
1.规则性会议——指依法必需召开的,具有法律效能的会议,如各级人民代表大会;
2.决策性会议——指各级政府的常务会议,省、市、县长的办公会议,企业中厂长、经理办公会等;
3.专业性会议——这类会议具有极清楚的专业性,多以各部门名义召开,如教育任务会议、金融任务会议、人事任务会议等;
4.发动性会议——这类会议以宣传发动群众,提高群众看法为目的,如征兵发动会;
5.纪念性会议——纪念严重事情或重要人物的会议,如纪念辛亥革命90周年大会;
6.外事性会议——指与外宾谈判,与外商谈判的会议等;
7.综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开,讨论和研讨各种效果。
〔三〕按时间分:
1.惯例型活期会议——如学会年会、机关办公例会;
2.十分规性不活期会议——视需求暂时召开的会议或处置紧急突发事情而暂时召开的会议,比如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。
〔四〕按会议采用的媒介分:
1.会议——经过公共通讯系统或公用通讯系统提供的会议功用,使多个会场完成异地语音交流的会议方式。
20世纪中期至末期,这种会议方式,在沟通交流重要状况、传达布置紧急义务方面被普遍采用。
2.电视会议——运用远程数字传输系统,声响和图像在不同地域的多个会场之间相互联通,使相隔千里的各分会场似乎在同一会场内很方便的传输文字、图像和语音信息的会议方式。
3.计算时机议——计算机和数字传输设备在网络支持下可完成十分灵敏的网上多方对话。
这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新方式。
此外,按会议地域划分,如国际性会议、全国性会议、中央性会议等;按会议召开的阶段划分,如预备会议和正式会议;还有像前文按会议目的划分,如为商榷研讨的会议、为沟通讯息的会议、为表达志愿的会议等。
以上会议分类方式都只是相对而言,没有相对的规范。
三、会议的申报与审批
会议无论大小,都有提议和决议召开该会议的进程或许顺序。
这种顺序,视会议性质、内容、规模而不同。
关于例行的惯例性任务会议,如经理办公会,需求提议和审定的往往不是会议自身的必要性,而是会议应讨论研讨的内容及议题。
而关于更多的非例行、十分规的会议,比如企业的客户联谊会、年终惩处会、产品鉴定会、订货会,那么这一顺序应包括对会议的必要性、会议的内容方式、规模、列席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。
1.会议申报与审批的方式
普通而言,会议申报与审批大体有三种方式。
一是行动申报方式。
关于小型座谈会、冗长的碰头会、普通效果的现场会、报告会等,由职能部门担任人行意向主管指导人提出召休会议的要求,由主管指导视状况当即回答或讨论研讨后回答。
二是书面申报方式。
由申办会议的部门将需召开的会议的目的、议题、规模、方式、时间、场地、列席范围、所需经费等项写成综合性文字资料,上报机关指导,经研讨协调后,由指导审定批复,或责成秘书部门按指导研讨意见予以回复。
三是会议申报方式。
在办公会、联席会议或其他任务会议中提出要召开某一个会议的要求级会议的大体方案,在会议上由指导研讨,决议能否同意该要求和方案。
关于一些较复杂的大型会议,即使办公会议上指导人原那么赞同后,仍需求责成秘书部门会同有关职能部门综合协调,重复研讨后,修正、制定出详细的会议预案,再次交办公会审定或报主要指导人审批。
为防止会议的重复,〝会出多门〞,或许会海现象,以及议而不决,甚至劳民伤财,有必要增强会议的申报与审批任务。
2.会议审批的原那么
虽然各种会议的申报与审批方式不同,但精简从严的审批原那么却大体分歧。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原那么,严厉把好审批关。
要剖析会议能否有必要开,能否兼并开,可否用其他方式处置效果等。
关于可开可不开的会议,要向职能部门说明状况,协商变通处置。
如仍不能取得分歧意见,应上报指导裁定。
对必需召开的会议,也应本着严厉控制的肉体,在规模、规格、时间、经费方面从严掌握,在与申办会议的职能部门会商分歧后,报指导同意。
在企业中虽不至于构成某些党政机关〝会海成灾〞的现象,但这种精简从严的会议审批原那么对提高管理效率、防止资源糜费,仍是十分必要的。
会议审批还应遵照〝一枝笔〞的原那么。
与前所说不同的是,精简从严的原那么是针对会议自身而言,会议审批〝一枝笔〞的原那么是针对会议审批管理而言。
在一些党政机关、大型企业中,众多的部门,复杂的事务,使得拟议需求召开的会议甚多。
为增强管理,防止会出多门、会海成灾,必需由机关的一个部门担任会议审批把关,以更好的执行会议审批精简从严的原那么。
在党委、政府机关里普通由秘书长把关,在企业中也大都授权由办公室主任或行政事务部担任人审批把关。
第二节、会务任务的详细内容
所谓会务任务是指有关会议的详细准备、组织和效劳任务的总称。
以单位名义组织的各种会议,大都由该单位秘书部门参与准备和组织,有许多会议直接由秘书部门召集。
至于大型会议的秘书处,更是专门为组织准备会议而设立的机构。
要开好会议,使会议有效率,到达预期目的,就必需仔细组织好会议。
有人以为休会很复杂,通知一下,几团体就可以在一同休会了。
而理想上,没有仔细做好组织任务的会议,是很难开成功的,不是不欢而散,就是开成了马拉松式,处置不了效果。
所以有人说,休会容易,开好会难,是有道理的。
精心组织的会议,会议的掌管者只是幕前指挥者,而少量的任务是由后台任务人员——会议准备者去完成的。
开好会议,需求会议各方面的〝角色〞〔即会议的掌管者、参与者、组织者和效劳者〕共同努力,才干到达预期目的。
在通常状况下,会议的组织者、效劳者、即会务任务人员的任务状况是影响会议质量和效果的重要要素。
一、指点会务任务的原那么
1.预备充沛
会议不论大小,都应有充沛预备,围绕会议的目的展开调查研讨,搜集必要的背景资料和统计数据,了解群众的看法和意见等等。
重要会议还要事前预备好会议文件,如发动会中的指导人报告、阅历交流会中的发言资料等。
决策性会议应将讨论的方案预先印出,会前送有关与会者审阅。
这样休会讨论时与会者才不会感到突如其来,宣布意见毫无预备,防止出现职能部门用一两个月制定的方案,却能够要求与会者在一二十分钟里说明取舍态度的现象。
2.组织严密
会议有些什么详细内容、会议如何开、讨论议题能够出现什么状况,会前都要逐项研讨,布置到缜密制定的预案之中,使会议进程中的各项任务有条不紊。
规模较大的会议,组织任务更为重要。
3.效劳周到
对会议效劳任务的各个粗大环节都要思索周到,以免因小失大,形成忙乱现象。
某地有一次召开咨询会,请各方面专家谈本地域开展规划。
各方预备一应俱全,但临到休会时,专家预备演示事前预备好的文稿,却出现了找不到投影仪遥控器的为难局面。
一时,台下台下,手忙脚乱,影响了会议停止。
秘书人员应从相似大事中吸取经验。
对琐碎的会务任务尽能够地思索周全,效劳周到。
4.确保平安
大型或特大型会议由于人数众多,要特别留意平安;有少年儿童和重要来宾参与的会更要确保平安。
会议组织者应将平安效果作为一个特别重要的方面予以思索。
的994年,新疆某市一次教育系统汇报演出中,当会场出现火警时,由于疏散通道被堵,竟使300余人葬身火海,其中大少数为参与汇报演出儿童。
这一沉痛经验应使每一个会议组织者,特别是大型会议组织者引以为戒。
二、大中型会议的组织任务
各种会议类型不同,内容各异,规模也有差异,会务任务的项目也不同,这里重点剖析大中型会议会务任务的普通要求。
大中型会议任务内容单一,且视会议议题,规模不同而有差异,但概括起来说,大都有以下六个环节:
①会议预案;②会议文件预备;③会议通知;④会前反省;⑤会间调度;⑥会后整理。
〔一〕制定会议预案
所谓会议预案就是会议的准备方案,制定好预案是开好会议的前提。
会议预案普通包括以下内容。
1.会议名
预案中首先明白会议称号。
会议名要名副其实。
会议称号不同,其性质、规模也不同,如座谈会于报告会不同,惩处大会于总结会议有差异。
因此,首先要给会议〝正名〞。
2.会议时间
会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。
会期长短应与会议内容联络起来思索,可以在半天开完的会,就不要免强拉长到一天,更不应该预先毫无估量,开到何时算何时。
预案中应写明会期,由指导人最后摇头经过。
3.会场
休会地点,会场设置,要结合参与会议的人数和会议效果来综合思索。
一两百人的会议,就不要勉强在可容1,000余人的大礼堂召开。
党政机关和企事业单位的秘书部门,往常要掌握本单位或左近的主要会场、礼堂、宾馆的数据资料,包括会场、招待所可容人数,会场座号陈列方法、舞台大小,宾馆单、双、多人房间数等基本状况。
代表须集中住宿的会议,会场布置还要与宾馆或招待所一同思索,按会议的规格、列席人数等要素选择适当的会议地点。
4.列席范围
会议列席人数事前要有比拟准确的计算。
会议开到哪一级〔总公司、分公司、部门或车间〕,哪些单位派什么人列席,哪些单位应有人列席,都应心中有数。
这也需求秘书部门往常留意掌握本公司、本系统的基本资料〔如下属单位数、部门数、某级干部人数等等〕。
大型会议活动,应专门成立〝组织组〞担任思索会议参与者的范围、人数及名单分配。
5.会议票证
小型会议的票证很复杂,凭会议通知或引见信即可。
大型会议那么需求专门印刷入场证和其他票证,重要会议还要为任务人员印发证件。
比如大型游园联欢和重要集会,应有各种入场证、各种任务证、各种汽车通行证。
重要的代表大会有列席证、列席证、请柬等。
会议票证制发的应统筹会场平安和任务方便2方面。
6.会议准备班子的职责分工
会议准备班子中有关方面〔比如会务组、秘书组、后勤
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