固定资产管理制度.docx
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固定资产管理制度
固定资产管理制度
第一章总则
第一条为了加强对固定资产的管理,规范固定资产的管理行为,特制定本规定。
第二条本规定适用于公司总部、门店(以下简称各单位)。
第二章固定资产的定义和分类
第三条固定资产是指公司为经营商品、管理和提供劳务等需要而持有的,单位(包括组合成为一个单位的)含税价值在¥2000元以上,并且在使用过程中基本保持原有实物形态的房屋及建筑物、机器设备、电子设备、运输设备和其他设备等资产。
部分单位价值虽然不足¥2000元,但使用年限超过一年,能够保持原有的实物形态,且在企业经营中发挥较大作用的资产,根据实际情况可列入固定资产,但单位价值含税价不得低于¥1200元。
使用时间和单位价值未达到上述标准的各种设备,原则上列作低值易耗品进行管理。
低值易耗品的管理办法另见《低值易耗品管理制度》。
第四条固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、电子设备、运输设备、其他设备五大类:
1、房屋及建筑物:
指自行购置或建造的房屋、商铺以及其他建筑物。
2、机器设备:
指经营过程中使用的各种机器、机械设备,如切参机、发电机等。
3、电子设备:
指各种电子信息设备,如收款机、电脑、空调机、复印机、服务器等。
4、运输设备:
指各种交通、运输设备,如车辆等。
5、其他设备:
指经营专用的货架、货柜、各种工具,以及不能归属于上述类别的其他设备。
第三章固定资产购置管理
第五条固定资产的购置坚持“统一采购”为主,“分散采购”为辅的原则。
第六条申购、审批、采购及发货:
因固定资产属于物资采购的一部分,所以,其申购、审批、采购流程同其它物资一样。
但所有申购必须传真给总部物资采购资产管理员。
(为方便区分定义,制度里面说的“总部资产管理员”即是物资采购部的资产管理员。
制度里面的“分部资产管理员”即是分公司的资产管理员)
1、常用物资条目的固定资产(即《物资仓常备库存的物资目录》内的固定资产):
需求单位提出申购计划,填写《常用物资申领表》,经分部资产管理员复核,报子公司/部门主管签批,再由分部资产管理员在周一提交或传真给总部资产管理员。
2、非常用物资条目的固定资产:
需求单位提出申购计划,填写《购物/印刷审批表》,经分部资产管理员复核,报子公司/部门主管签批,再由分部资产管理员在周一提交或传真给总部资产管理员。
3、总部资产管理员每周一收集各单位的需求信息,分类汇总并签署审核意见,报物资采购部主管审批后:
①常用物资条目的固定资产,总部资产管理员传真给物资仓,物资仓按需求单位发货。
②非常用物资条目的固定资产,经物资采购部主管和公司领导审批后,交物资采购部固定资产采购专员采购。
4、急需使用的固定资产,申购时要注明“急需”字样,总部资产管理员根据要求,一个工作日内处理并回复。
5、对于公司自行建造的固定资产,由工程管理部出具《竣工验收交付使用说明书》给财务部,财务部作增加固定资产账务管理。
6、对于接收投资或接收捐赠的固定资产,财务部根据有关合同列明的具体资产情况,作增加固定资产账务管理。
第七条验收、收货:
1、物资采购部采购的固定资产,一般情况下都需要办理进仓再发货。
具体程序是:
仓库按照物资采购部的验收指引进行验收,或由物资采购部指定其他专人验收(如IT产品、网络硬件由信息专员验收,大型发电机等由电工验收),专业验收人员只是核查质量和使用性能,物资仓验收负责人在专人验收确定后,仍要按物资验收要求逐一清点数量、核对供应商、价格、送货单等,对不合格的固定资产应拒收。
2、子公司自行采购的固定资产,一般情况下不需要办理进仓,由使用部门(门店)、分部资产管理员、或者其他专人验收,然后将《固定资产验收单》、发票以及《购物/印刷审批表》一起做成报销单,交给财务部门作为进账依据。
3、使用单位收到货后,按实物填写《固定资产验收单》,子公司资产管理员收集整个地区《固定资产验收单》后,统一在每月10号传真总部资产管理员处。
4、子公司资产管理员填制《资产信息卡》(附式样),并将信息卡发给使用单位,由使用单位将信息卡贴在相应固定资产的正面(或左面)右上角。
要求卡物必须一致。
第八条结款:
1、如果是固定资产的物资,要求供应商同其它类物资分开开具增值税发票,以方便财务账务管理。
2、固定资产的结算流程:
采购员整理厂家送货单(签收联)、仓库入仓黄色联、税票及采购订单审批表、采购订单合同(以上为结算必需凭证)→业务员初审签名→组主任复核→部门经理审核→部门总监审批→交财务部。
3、财务中心对购入的固定资产数量、单价等进行审核,审核无误后,报公司领导审批后付款。
4、付款后同时增加财务中心药业部账上的库存固定资产类物资,每月与时空系统核对进仓物资的数量和金额,核对不符的,必须查明原因。
5、子公司自行采购的固定资产,采购经手人凭已审批《购物/印刷审批表》、发票(收据,但原则上要求发票)、使用部门验收确认证明、比价报告等,到子公司财务部办理付款手续。
财务审核无误后,按照授权审批原则,报经相关领导审批后付款。
6、对于实际购入数量大于审批的,财务一律不给予付款。
对存在不合理价格或无正当理由,又存在较大差异的采购行为,财务应当坚决制止,并向上级领导汇报。
第九条入账
1、根据《企业会计准则-固定资产》规定,“固定资产应当按其成本入账”。
如果企业的固定资产实质上已经发生了减值,应当计提减值准备。
2、财务中心根据配送中心配送到子公司固定资产明细发货单,向申购单位的子公司开发票,每月30日前向各子公司的财务部寄出销售发票。
3、子公司财务部在收到发票后,根据审批后的《购物/印刷审批表》或《常用物资申领表》、发票和子公司使用部门收到固定资产的《固定资产验收单》,填列K3账的固定资产卡片明细账,并进行账务处理。
本办法同样适用于子公司自行购置的固定资产入账管理办法。
4、财务中心药业部每月1日,导出上月时空上固定资产库存的明细结存表,给到总部资产管理员,核对仓库的库存固定资产情况是否和财务的相符。
5、领用:
①如固定资产发往各地仓库再发给使用单位的,由各子公司的资产管理员在使用单位领用后,将固定资产领用单据、使用部门验收确认的《固定资产验收单》、《购物/印刷审批表》等,于每月25日前交子公司财务作为入账依据。
②子公司财务填列K3账的固定资产卡片明细账,进行账务处理。
第十条各单位购置的经营办公设备,须根据公司统一标准进行配置。
如无标准的,根据实际情况,以“工作需要”为原则进行申请,经批准后进行购置。
第四章固定资产编码原则
第十一条固定资产编码原则:
对所有的固定资产进行统一编码,编码不允许相同。
第十二条固定资产编码由财务部统一在K3固定资产系统里进行编制,再将有关资产编码信息发给相关资产管理员,各资产管理员使用相同的号码在资产管理系统上建立实物台账。
第十三条固定资产编码规则:
按“□□□—□□—□□□—□□—□□□□”十八位编码为一个固定资产卡片的代码,代码标明“省份—公司—使用部门—资产类别—资产编号”,十八个代码分为五段,各段用“—”连接起来,各段代码的定义如下:
1、第一段:
三个代码。
代表所在省份、自治区、直辖市的代码,用该省份、自治区、直辖市前两个汉字的第一个声母表示。
如广东省的代码用“GDS”表示,广西壮族自治区的代码用“GXQ”表示。
2、第二段:
两个代码。
代表公司名称的编码,用所在地名称的第一个汉字的声母和大参林的第一个汉字声母表示,如“东莞大参林连锁药店有限公司”,代码为“DD”,第一个“D”代表“东莞”的“东”字的声母,第二个代码“D”代表“大参林”的“大”的声母;“广西梧州大参林连锁药店有限公司”的代码为“WD”,第一个“W”代表“梧州”的“梧”字的声母,第二个代码“D”代表“大参林”的“大”的声母。
3、第三段:
三个代码,代表某公司的某个部门名称的代码。
用部门名称的第一、第二个汉字以及最后汉字的声母表示。
如广东大参林连锁药店有限公司的“惠福分店”,其代码为“HFD”。
4、第四段:
两个代码。
代表各类资产的代码,用各个资产类别的前两个汉字的第一个声母表示,资产共分为五类,FW代表房屋及建筑物,JQ代表机器设备,DZ代表电子设备,YS代表运输工具,QT代表其他设备。
5、第五段:
四个阿拉伯小写数字,代表每一个资产单位的编号。
编号以本公司的每一个单位资产为一个编号,从0001开始,直到9999为止,不分资产类别,不得重复编号。
第五章固定资产折旧
第十四条固定资产折旧采用“直线法”,即在固定资产的使用年限内平均摊销固定资产的价值。
第十五条固定资产折旧率采用分类折旧率,由财务部负责按月计提,所提折旧费由财务部门负责保管。
第十六条各类固定资产的使用年限、残值率、年折旧率如下:
类别
使用年限
残值率
年折旧率
月折旧率
房屋建筑物
20年
5%
4.75%
0.39%
机器设备
5年
5%
19%
1.58%
电子设备
5年
5%
19%
1.58%
运输设备
5年
5%
19%
1.58%
其他设备
5年
5%
19%
1.58%
第六章固定资产调拨
第十七条因闲置和经营需要调拨的资产,必须办理调拨手续。
调拨手续在资产管理员的监督下进行。
第十八条固定资产调拨范围:
分为子公司内部调拨和跨子公司之间的调拨。
第十九条子公司内部调拨。
即在子公司内部各部门、门店间的调拨。
1、调出:
子公司资产管理员填写《固定资产处置单》→子公司财务(确定固定资产原值、累计折旧、净值)→子公司主管签字→交调出部门作调出固定资产凭证。
2、调入:
调入部门(门店)持《固定资产处置单》验收调入资产,负责人在处置单上签字确认。
3、签齐全的《固定资产处置单》,调入部门传真至分部资产管理员,分部资产管理员复印一式二分,分部资产管理员存档一份,子公司财务一份。
子公司资产管理员必须监督调拨单的签字齐全,不管任何情况下每月25日前必须提交一份给财务。
4、子公司财务收到处置单后,在K3卡片明细账上调整使用部门(门店)。
5、子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》,每月10号传真至总部固定资产管理专员处,更新资产实物台账档案。
第二十条跨子公司的资产调拨,即固定资产在不同子公司之间调拨。
原则上规定不得在不同子公司之间进行调拨。
确因工作需要调拨的,视同固定资产转让,按照固定资产转让的办法进行。
1、调出子公司资产管理员填写《固定资产处置单》→调出子公司财务确认(固定资产明细、原值、累计折旧、净值等信息)→子公司主管签字后→物资采购部按照权限审批→传真到调出子公司资产管理员进行调出→传真到调入子公司资产管理员→调入部门/门店作验收凭证。
2、调入子公司的资产管理员将《固定资产处置单》复核签名,并交财务和主管签字,传真调入部门/门店验收调入固定资产,确认签字传真给分部资产管理员。
3、调拨完成后,调入子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》,复印(或传真)给调入子公司的财务部、调出子公司固定资管理员。
调出子公司资产管理员复印一份给本地区财务部。
4、调出调入财务部根据《固定资产处置单》入账:
①调出子公司财务部开具发票给调入子公司,减少K3账的固定资产卡片明细,同时进行固定资产账务清理,增加调入子公司的应收款项。
②调入子公司财务部增加K3固定资产卡片明细账,增加调出子公司的应付款项,每月进行一次资产调拨往来款项的清理。
5、调入子公司资产管理员将签字齐全的《固定资产处置单》,传真至物资采购部资产管理专员处,更新资产实物台账档案。
第七章固定资产处置
第二十一条固定资产的转让是指公司闲置不需用的固定资产,对外转让的行为。
1、转让的固定资产,由使用资产公司提出申请,上报物资采购部会同财务部对转让的
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