财务管理工作指引第二版定稿.docx
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财务管理工作指引第二版定稿
项目工作指引
财务管理
(第二版)
编号:
审批人:
目录
1、目的
2、范围
3、原则
4、职责分工
5、资金管理
6、内部控制管理
7、税务管理
8、档案管理
9、资金预算管理
10、付款流程
1.目的
加强项目财务管理工作,规范公司人员的财务实务操作行为。
2.范围
本工作指引适用于东方花园二期项目所有资金管理、财务测算、付款、报销、税务等业务。
3.原则:
3.1.清晰高效原则:
指引清晰完整,流程简洁,办理及时有效,发挥财务在项目运营和提高经济效益中的作用。
3.2.专业原则:
信息全面、研究透彻、分工明确、结果导向,积极为经营管理服务,促进公司取得最优的经济效益。
3.3.廉洁原则:
所有相关的人员都应保持廉洁,恪守公司行为准则和法律底线,不得利用职务、职权之便谋求私利。
3.4.保密原则:
财务工作成果是项目公司的重要机密,不得泄露。
3.5.可追溯原则:
财务管理成果及资料须及时收集、整理、归档、保管。
4.职责分工
4.1.公司董事会和财务部负责本管理指引的制订、修订、解释、监督和检查。
4.2.财务部:
建立健全财务管理的各项规章制度,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,监督内部控制体系的正常运转。
对公司现金流量进行动态预测,合理安排本公司的资金收支平衡。
组织公司日常会计核算及编制各种财务会计报告,向董事会按时上报财务报表。
保持和发展与政府有关部门、税务的良好合作关系。
4.3.其他人员:
遵守财务制度,按财务流程办理各项资金事宜。
4.4.财务相关岗位分工职责
岗位
工作职责
财务(副)总监
经营目标管理
负责参与公司整体经营目标的制定,对公司批准下达的经营目标进行具体分解和落实,为确保利润指标的实现提出可行性建议;,
组织对目标经营情况进行监控评估;
内部管理
负责对财务部的工作进行指导和管理,控制公司财务风险和相关法律风险;
参与公司合同、结算、规范制定、招投标、工作流程的管理工作,并在财务环节予以执行和监控;
负责部门间工作协调;
负责公司的资金支付管理;
财务经理
制度管理
负责拟定公司的相关财务管理及资金管理制度;
经营计划管理
负责组织对经营目标进行跟踪的日常监测和报告;
资金管理
组织编制年度、月度资金收支计划;对资金的运用实行事前控制和安排;按董事会要求及时报送各种资金管理报告;综合监控评估资金计划运作情况;复核银行存款调节表;
核算管理
组织和实施会计核算工作。
税务管理
掌握最新税收信息,落实相关优惠政策,进行税务筹划和管理
销售管理
负责组织销售资金的回笼管理工作,负责组织银行按揭工作。
固定资产管理
清理配套资产的经营情况;提供配套资产经营建议并督促落实
外部资源管理
协调处理公司和税务、银行之间的关系,保持渠道畅通
出纳
办理收支款业务
办理各种收、付款业务,审核发生的经济业务资料合法、真实。
每日登记帐目,做到日清月结,帐面余额与库存现金相符
办理银行对外付款业务,签发支票、汇票、贷记凭证等
分类统计收付款项,做好与其他会计岗位的各种收付款凭证的传递工作
备用金管理
检查备用金使用情况,及时清理未按预定时间结清的款项,发现问题及时通报有关部门和人员
费用报销审核
审核报销手续是否完备、资料是否齐全、内容是否真实、金额是否正确等
文件收发管理
负责登记和管理财务与其他部门之间的各种文件、档案、单据等资料
银行帐户管理
根据公司授权,办理银行帐户开立、撤消事务
审核资金动态表,随时掌握资金帐户余额情况
及时取得银行对帐单
销售收款
前台收款工作,保证收款发票管理、日常交接等内控有效
会计
根据目标成本统一核算要求,正确核算各成本明细分类,编制成本付款、计提及结转等会计凭证
及时登记成本付款台帐,编制成本汇总表
参与编制目标成本,监控目标成本执行情况
管理与成本有关的债权、债务
对项目成本进行跟踪分析,与预算成本对比,分析成本升降的原因,提出控制成本的措施
5、资金管理
5.1现金管理
5.1.1现金由出纳专人保管。
5.1.2现金的使用范围须按国家《现金管理办法》进行,范围之外的现金使用应通过银行进行结算。
5.1.3任何人员一般不得携带超过一万元以上的公司现金外出,特殊情况需实际事由由财务负责人核定限额。
5.1.4当现金使用金额在人民币一万元以上(包括一万元)时,一般应提早二天向财务部提出书面或口头预约申请。
5.1.5以现金方式获取的收入,应于当天送存银行或及时通知银行来上门收款,在银行停止收款或已上门收款后收进的现金,应当即采取妥善保管措施,于第二天送存银行。
5.1.6出纳在办理现金支付时,必须检查付款通知单上是否已由部门经理复核,并经总经理或由其授权人审批,不得受理未按规定审批的支付业务;不得受理不完整、不真实、不合法的各类凭证,并视情况报告财务负责人。
5.1.7出纳在办理收付时,应坚持“当面点清”制度,每笔现金收付后应当即入帐。
同时必须作到“日清月结”,日记帐与库存现金应于每日终了后核对,如出现长短款,应立即报告财务负责人,查明原因及时处理。
5.1.8不准用白条抵充现金;不准因私借支现金;不准保存帐外现金,财务部领导应对库存现金进行经常性和突发性检查。
5.2银行存款管理
5.2.1财务部门每半年对户头进行清理、核对。
5.2.2对外付款、内部转帐、资金调配须有明确的审批程序。
5.2.3出纳在每月终了后5个工作日内,应根据银行对帐单仔细核对和清理银行日记帐,查明未达帐项及其原因,会计负责编制《银行存款余额调节表》及其说明,报财务负责人审核。
5.2.4银行存款的支付需经办人填制《付款审批表》及相关说明(如付款合同,付款审批流程表,预算审核表等),由部门经理及相关人员复核,经总经理或由其授权人审批后,才能支付。
5.2.5在支付500万元以上(包括500万元)大额款项时应提早一个星期向财务部申请,待财务部将资金安排妥当以后才能支付。
5.2.6付款经办人在领取支票时,签收时应写明签发日期、金额、用途,并在收款单位的支票领用登记簿上签字确认。
5.2.7在收到客户开出的远期结算票据时,应立即向有关银行咨询票据的真伪,并在相关的登记簿上登记,注明各种内容及经办人等,到期收到款项后,予以注销;到期未能收到款的票据,应根据登记簿上的内容及时采取追索措施。
5.2.8在收到客户签发的即期结算票据,应立即向银行申请兑付,如遇退票应及时通知前台收款及相关业务经办人员进行追讨;对客户以银行汇款、转帐和划款等方式支付的款项,应坚持收妥确认原则,未经确认,不得作出相应行为。
5.2.9出纳每天应统计银行存款动态日报表,用以控制银行存款的余额情况,其中包含当月各项目累计付款明细情况表,当月各项目累计收款明细情况表,各开户银行余额情况表(扣除在途收付款)。
5.3备用金管理
5.3.1本公司职员因公出差、接待客户或购买小额物品等,申请借支备用金时,财务部门根据业务情况,确定借支备用金的合理限额,每人每次备用金不应超过一万元。
5.3.2借支备用金需由经办人填写“借款凭证”(一式三联),并注明借款用途、金额、预计还款时间等,并经部门经理与总经理(或总经理授权)批准后才能借款。
5.3.3借支备用金应在预计还款时间内报销或还清,对未按规定及时清还者,财务部门应通知人事部门张榜通报并从借款人当期或下月工资中予以扣还;且不得让其再次借款。
5.3.4财务部门逐月清理并于每月10日将备用金结欠情况通报各有关部门和个人。
5.4财务印鉴及票据管理
5.4.1财务印鉴须由两人分别保管;出纳不得保管财务专用章。
5.4.2当财务印鉴保管人员外出时,征得财务负责人同意并在其监督下书面移交印鉴后可将财务印鉴交于其他财务人员保管,代保管人须将代保管期间发生业务登记在《印鉴交接代保管清单》(格式见附件)上。
且财务印鉴还必须分人保管,不得由一人保管。
5.4.3银行结算票据等统一由出纳保管,财务印鉴不得预留在空白票据上。
5.4.4出纳开出的支票必须实行登记领用制度,详细登记金额、日期、号码、收款单位和用途,并由领用人签字。
5.4.5如遇票据遗失,直接责任人应立即通知出纳,并由其去银行办理挂失手续;逾期未用的票据,领用人应及时交回出纳,办理注销手续;对填写错误、过期失效的票据,出纳应加注“作废”记号,连同存根一并保存。
财务有关人员应定期对票据使用情况予以查核。
5.5附件:
6.内部控制管理
6.1销售收款控制
岗位
工作内容
出纳
1.总则:
前台收款人员必须具有高度的责任心,认真负责,确保单据的完整及票据、现金的完整,及时准确的完成各项工作,日结日清,完成电脑收款登记工作。
2.指引:
(1)收款工作
A.现金收款:
必须保证准确及安全,所有现金收入必须经点钞复检过方可收下,送存银行时若出现假钞必须由当班收款员负责赔偿。
B.客户用个人信用卡、转帐(电汇、贷记凭证)或票据(支票、汇票、本票)等票据方式付款,收款员在开具房款发票时必需按“客户付款须知”中要求办理(附件一)。
如遇票据退票,严格按“收取票据及票据退票的管理规定”(附件二)执行,由收款员负责追回。
C.凡需办理退税登记客户交房款按规定操作。
D.外币现钞原则上不收,若遇特殊情况及时汇报后处理。
E.客户交尾款时应核对应收款清单,出现不符及时通知财务部核查,确认后再行操作。
(2)开票
A.必须严格按照发票的领用及归还管理办法操作。
B.必须严格按照发票的使用规定开票,并要求客户在发票上签字认可,银行按揭款需在签收清单上确认。
C.客户要求换开发票等要求时,首先核对应收款明细清单(财务部每月出一份),如有应收款,则应分情况进行处理:
D.当采取手工开票方式时,收到客户交房款及其他款项时,先手工开票,各栏内容必须填齐,包括楼号、付款方式、支票号码(若有)等相关辅助信息,必须于当日输入电脑,并核对正确。
E.当采取电脑开票方式时,必须先行输入电脑,核对相关信息(如业主姓名、合同总额等),输入金额、付款方式等内容,确认无误后,在手工版“统一发票”上打印,发票号码与电脑内的号码必须一致方为有效。
F.因退房、退定金等,业务员开取退款红字发票时,必须出具有流转完成的“客户联系单”及“付款审批表”方可办理。
开票后由业务员及客户在发票(收据)上签字确认。
G.客户领取发票时必须在“发票领取登记薄上签字”。
(3)日常清帐和与财务结帐
A.日常清帐必须日结日清,即当天收款和开具发票必须当天登记电脑销售软件,并核对相符。
B.每日清帐后,将现金装入档案袋并封口,写明金额,以便登记每日工作交接单,明确职责。
C.与财务结帐每周一次(周一),逢月底,则下月初的第一天另增一次结帐。
(4)其他相关工作
3.每天工作开始,先核对每日工作交接单,发现问题及时向有关方面反映,如第二天由他人轮流替岗,必须于工作结束前完成当日工作交接单,由此减少差错,分清责任。
4.配合销售部完成对客户应收帐款的催收工作,追踪逾期未付款情况,及时向反馈。
财务经理
按照报表要求,设置营业收入、营业成本、开发产品、预收帐款等会计科目。
按照管理要求分别设置二级及三级会计科目,预收帐款按照不同项目、楼号、房号等设置专项核算项目。
以便可以完整、动态地反映每套楼盘的应收帐款,及累计回款等情况。
制作付款凭证:
1)仔细复核前台收款处交来的原始发票(收据)和资金进帐单,根据不同性质制作收款凭证。
2)在复核发票(收据)的同时,记录下作废发票的
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- 财务管理 工作 指引 第二 定稿
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