完整版英文商务信函写作格式必备学习.docx
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完整版英文商务信函写作格式必备学习
英文商务信函写作格式
英文信函分为混合式和齐头式。
混合式:
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式:
信的所有内容都靠左,段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法,由以下几个方面组成:
(1)信头Theheading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
(2)编号和日期Thereferencenumberandthedate方便以后查信使用。
Yourref:
(你方编号)Ourref:
(我方编号)日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。
为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
比如May,1998(美式写法);1,May,1998(英式写法)。
(3)信内地址Theinsideaddress与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位
置下2—4行。
书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改
用繁写及缩写,如Company与Co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓Thesalutation在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearsirs”;称呼企业,公司的妇女组织常用Madam,sLadies;无具体收信人姓名用DearSirorMadam称呼收信者。
收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用
于称呼市长、部长、大使等),Pres.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopensentences开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
(6)正文Thebodyoftheletter正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Theclosingsentences结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
(8)结束语Thecomplimentaryclose英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;若收信者为个人,则常用:
Yourssincerely,Sincerelyyours等。
需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署Thesignature
签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
ChairmanoftheBoardofdirectors(董事长),President或Genera1Manager(总经理),Director(董事),StandDirector(常务董事),Manager(经理),HeadofDepartment(职员),Manageress(女经理),HeadofaDepartment(处长),Sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件Enclosure
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:
2Invoices
Enc.:
1B/Lading
(11)其它
商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:
1写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
2写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在Subject底下划横线,以提醒对方注意。
3为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
4为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
5如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期May,20,1998,收信人Mach&.Welson,
地址340CamedleAveKemlworttl,N.T,
注意Attn:
Mr.JackG.Johnson
SCHARFMANBROS.INC
CABLEADDRESSExport一ManufacturersTELEPHONES
信头HEMPSTSRepresentatives一Importers(516)292一1750
Sauco393FRONTSTREET
TELEX:
96-7725HEMPSTED
NEWYORK11550
称呼DearSirs。
Thankyoufor
your
interestin
timing信文:
device,etc。
Weare
leased
to
inform
youthat
for
MEYLANCOR。
P
theMEYLANlineOfstopwatches,
weactasextensiveexportrepresentatives
inreceivingourfullcatalogandprice
P1easeadviceifyouareinterestedlist。
信尾谦称Verytrulyyours,公司名称SCHRTFMANBROS.INC.签字
写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件Encl.One
样信一:
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期:
写日期时,请注意以下几点:
31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是
a.年份要写完整,不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如
可
以用英文缩写,比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法:
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。
写地址要注意:
一般来说,门牌号和街道名称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
样信二:
1、信头Theheading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号(写信人的名字缩写)和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Thecomplimentaryclose结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
9、结束语Thecomplimentaryclose结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。
例如:
“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
10、签名Thesignatrue写在结束语的下面,签上写信人的名字。
如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
签名的下面,最好写上发信人的职位。
11、附件Enclosure如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:
2Invoices
Enc.:
1B/Lading
商务信函的写作特点写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。
所有需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
1、口语化每一封信函的往来,都是跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以需要在信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeen
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