外贸英语函电书写格式要求.docx

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外贸英语函电书写格式要求

外贸英语函电书写格式要求

外贸英语函电写作技巧

英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。

书写信头的目的是为了方便收件人了解信函何处，并为回复提供__。

很多公司都会印制带信头的信纸。

一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。

在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。

特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。

当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。

门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文商务信函中称呼的书写有讲究

在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。

一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。

称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。

如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：

“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:

”（美式）。

在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用ToWhomItMayConcern或DearMadamorSir。

不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。

在写信给特定的组织时，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

1．商务信函一般用DearMissBrown，DearMr.Smith。

Dear纯属公务上往来的客气形式。

2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。

例如：

Mydearfather，DearTom等。

另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：

DearProf.DavidSchiller,DearDr.JohnSmith。

商务信函中主题不能忽略

书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。

一般来说如果信内有

ReferenceNumber，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。

一般有三种书写形式：

直接书写、Subject:

和Re:

。

为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE12345

Re:

Invoice12345

Subject:

Invoice12345

写出恰当的结尾敬辞

几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。

它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1．如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:

（美式），则结尾敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；

2．如果知到收件人的姓名，开头的称呼是DearMr.Brown，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：

1．最正式（表示敬意）

Respectfully,

Respectfullyyours,

Veryrespectfullyyours,

2．正式

Yourstruly,

Verytrulyyours,

Yoursfaithfully,

3．个人的，最普通的方式

Yourssincerely,

Sincerelyyours,

Verysincerelyyours,

Sincerely,

4．简略式（表示亲密）

Cordially,

Cordiallyyours,

Bestregards,

Warmestregards,

不要忽略了英文商务信函中的签名

签名就是发信人所签署的姓名。

无论亲自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函，均应在信函结束词下留出的4行间距处签上名字。

正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。

签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。

签名最好用钢笔。

署名既要难以模仿又要清晰易解。

为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定（）：

1．签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2．女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3．当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或P.P.字样。

浅谈外贸英语函电写作技巧：

我们在书写外贸英语函电时,一定要把握好外贸函电的特点规律,遵循外贸英语函电的写作原则,只有这样,我们才能书写出完美的外贸英语函电,从而促进交易的顺利进行。

随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大,我国的对外贸易活动日益频繁。

作为国际贸易的重要沟通手段,外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。

外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件,是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。

它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景,代表了双方各自的利益。

外贸英语函电的撰写看似简单,实则不易。

它不同于私人信函,具有更为正式的格式特点和要求,且有英式和美式的差别。

外贸英语函电的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象,甚至影响到生意是否成功。

一、外贸英语函电的特点

（一）语言规范化

随着对外贸易的日益频繁,外贸函电的语言越来越规范化,不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯,而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用,也更为明确。

（二）内容简明化

外贸函电要写得生动、具体和明确,特别是要求对方做出明确反映的信函,或是答复对方提出的要求和问题的信函,或是报盘、承诺,都要写得清清楚楚、明明白白,毫无艰涩难懂之处,使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思,用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

（三）态度礼貌化

写信要有理有节,注意礼貌,不要盛气凌人,避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗,既尊重国际贸易的习惯,又维护本国利益,同时还要体谅对方,要顾及对方的要求、愿望和感情等,着重正面地、肯定地谈问题,尽量避免否定地谈问题。

（四）格式规范化

外贸在长期的发展中,逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。

外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的

函电文体,具有强烈的商业色彩。

其生命力在于与实际商务活动联系在一起,其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务,用词用语约定俗成,符合国际惯例,规范化，为世界各国商务人员所公认与接受。

二、外贸英语函电的写作技巧

众所周知,写好外贸英语函电必须遵循4项原则：

简洁，准确，得体，礼貌。

这也是和外贸函电的特点相吻合的,具体来说：

（一）把握简洁原则

在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界,简洁在外贸函电写作中显得尤为重要,要用尽量少的词来表达完整的意思,同时内容要完整、准确,语气礼貌。

（1）结构应该简洁,用单词替换词组和定语从句。

如:

A.WerequireTVwhichisofthenewtype.B.WerequirenewtypeTV.第二句更加讲究简洁,第一句显得烦冗累赘。

（2）适当使用缩略语。

在长期的发展中,外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语,准确使用缩略语可减少信件的篇幅,节省读者的阅读时间。

如:

A.国际经济贸易组织缩略语。

如:

WTO（世界贸易组织）,EEC（欧洲经济共同体）,等等。

B.常用外贸英语缩略语。

如:

D/P（付款交单）,F.O.B（离岸价）,L/C（信用证）,等等。

C.常用信函缩略语。

如:

CC（抄送）,PS（附言）,等等。

（3）内容简明化,也就是说英语函电的内容应简洁明了。

函电的主题应当开门见山地提出,无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。

例如,给国外客户去函抱怨货物短量,这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的,然后列举重要事实、数字证明,最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

（二）把握准确的原则

在经济贸易往来中,交易各方处于不同的国家和地区,由于语言文化的差异,极易产生误解,而根据国际贸易惯例和法规,交易双方往来的函电是交易的一部分,具有法律上的效力,因此要行文严谨,措辞准确无误。

书写外贸函电,在词汇选择上,要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。

（三）把握得体的原则

外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具,除了词汇、语法上需要准确无误外,还要注意表达恰当、得体。

（1）重视文化背景。

在跨文化的实际商务活动中,由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同,人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异,不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往,涉及到不同的文化心理和风俗习惯。

这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。

（2）注意写作的对象。

写外贸信函时,除了注意对方的文化背景外,还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户,根据环境、对象,选用最恰当的言语体式,以营造和谐的言语氛围,取得最佳的交际效果。

（四）把握礼貌原则

明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴,会从对方的角度看问题,理解对方的困难。

在尊敬对方感情和利益的同时,获得对方的好感,促进交易的成功。

即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔,在外贸函电中也要有礼貌,为今后合作打下基础。

（1）尽量少用否定句。

否定往往产生消极的后果。

在面对面的商务谈判中,尚有解释余地。

但在写信时,我们就必须逐字逐句,认真对待。

因此,我们在写信过程中,要尽量使语气积极肯定,避免消极否定。

（2）使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。

写信人在表达自己的观点或向对方提建议时,常有三种选择:

即陈述句、带please的祈使句和疑问句。

其中,陈述句过于直白、生硬而不宜使用,带please的祈使句语气比较礼貌。

疑问句的语气最客气、委婉,并给对方留有余地。

因此,在语气的使用上尽量使对