基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图.docx
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基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程图
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ERP管理信息系统
采购管理详细业务流程
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1.采购管理基础数据
供应商编码
供应商分类()+流水号
采购人员
工号编码+姓名
供应商档案
主要数据列:
供应编码、名称、
供应商价格档案
主要数据列:
物料采购信息档案
采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量(可选项)
采购关键参数设置
1)采购订单和委外订单必须有价格才能下达
2)采购员无关闭采购和委外订单权限
3)采购员只能参照采购申请单生成采购订单
4)委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库
2.供应商管理流程
供应商新增流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购员根据与供应商业务跟进情况,对达成初步合作意向的潜在供应商建立“供应商档案”。
把附表单上传到系统。
ERP
采购/采购员
&《供应商调查表》
对于潜在供应商,如果需要进一步发展为交易供应商,需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步审批后,提交公司技术、质量部门进行审核。
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《审核申请表》、《供应商开发申请表》
采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分,填写审批意思。
手工
技术、质量、采购/负责人
&《供应商评估表》
对于评审通过的新供应商,由申请人通知供应商档案管理员,在K3系统中进行“转交易供应商”操作,供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”及相关审核情况无误后,进行“转交易供应商”操作。
ERP
供推中心/文员
&《合格供应商审批表》
供应商变更流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购员根据与供应商变更信息,填写“供应商变更申请表”
注:
只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程,其它变更直接邮件通知供推中心文员变更即可;
手工
采购/采购员
&《供应商变更申请表》(制单)
采购部长审核“供应商变更申请表”
手工
采购/部长
&《供应商变更申请表》(审核)
采购主管副总审批“供应商变更申请表”
手工
采购/主管副总
&《供应商变更申请表》(审批)
对审批后的供应商信息,由申请人通知供推中心文员,在K3维护“供应商档案”操作。
把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统
ERP
供推中心/文员
&《供应商档案》
采购询报价流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
有新材料需要采购,或现在采购价格需要调整时,由采购员录入“报价单”,把附表上传到K3系统;
ERP
采购/采购员
《供应商报单》&《报价单》(制单)
采购部长审核“报价单”
ERP
采购/部长
&《报价单》(审核)
生产总监核准“报价单”
手工
生产/生产总监
&《报价单》(核准)
采购主管副总批准“报价单”
手工
采购主管副总
&《报价单》(批准)
报价单审批完成后,由供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。
ERP
供推中心/文员
&供应商价格档案
合格供应商评估流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估,填写“供应商月考核表”
手工
采购/采购员
&《供应商月考核表》(制单)
采购部与质量对A类、B类供应商进行评分
手工
采购、质量/部长
&《供应商月考核表》(会签)
将评估结果录入K3系统“供应商评分表”,把附表上传到K3
ERP
采购/采购员
&《供应商评分表》
把评估不合格的供应商暂停交易
ERP
采购/采购员
样品需求管理流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
技术部根据新产品提出样品试制申请,录入K3
ERP
技术部/工程师
&样品试制申请单《工作联络书》
采购部通知供应商打样、送样,并接收样品
ERP
采购/采购员
&样品收样
把样品交给技术部或质量进行样品检验
ERP
采购/采购员
技术部/工程师
&样品交接
样品合格后进行确认封样,把签字完毕的的“样品确认单”上传到K3
ERP
采购/采购员
&《样品确认单》
3.采购和委外业务管理流程
采购订单流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
根据不同的物料类型
生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部;
安全库存控制的物料,由PMC生成采购申请,审核后打印给采购;
非生产物料,由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购;
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》
采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成采购订单。
ERP
采购/采购员
&《采购订单》(制单)
采购订单经过采购经理审核后,采购员打印采购订单传真给供应商,并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
技术部/工程师
&《采购订单》(审核)
供应商送货到达后,由采购员依据采购订单,在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
物控收货后,根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”,免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&《采购入库单》
根据“收料通知单”对物料进行检验,并将检验结果录入“来料检验单”,判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采;
ERP
质量部/检验员
&《来料检验单》、《不良品处理单》、《特采单》
根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓;
ERP
物控/文员
&《外购入库单》
采购订单变更图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
PMC计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请,编制“采购变更联络函”,PMC主管审核打印给采购;
手工
生产部/PMC
&《采购变更联络函》
采购部根据“采购变更联络函”在K3中录入“采购变更通知单”,采购部长审核后通知ERP工程师;
ERP
采购/采购员
采购/采购部长
&《采购变更通知单》
ERP工程师根据“采购变更联络函”和“采购变更通知单”执行变更单生效或关闭采购订单
ERP
ERP/工程师
采购订单尾数关闭:
延期1个月,生产不需要的采购订单尾数,由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函,PMC审核确认,ERP工程师执行手工关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&《采购订单关闭申请》
采购订单退货流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
批量退货:
采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成“退货退知单”,采购部长审核后打印给仓库;
零星退货:
采购员根据不良品仓的物料手工录入“退货退知单”采购部长审核后打印给仓库;
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《退货通知单》
物控根据“退货通知单”生成“红字外购入库单”处理实物退货;
ERP
物控/文员
&《采购退货单》
委外订单流程图及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
相关政策
根据不同的物料类型
由物料需求运算模块自动生成采购申请,PMC审核后打印给采购部;
其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请,并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购;
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》
采购员依据采购申请单、采购价格,选择供应商生成委外订单。
ERP
采购/采购员
&《委外订单》(制单)
委外订单经过采购部长审核后,采购员打印委外订单传真给供应商,并跟踪订单执行情况。
ERP
采购/采购部长
&《委外订单》(审核)
采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库”,系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单,委外加工出库”打印签字交给仓库发料;
ERP
采购/采购员
&《委外加工出库单》(制单)
仓管员发料后,物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单”审核K3单据
ERP
物控/文员
&《委外加工出库单》(审核)
委外异常处理:
退换料:
经质量部确认后,采购作“红字委外出库单”,再以“蓝字委外加工出库单”补料给供应商
补料:
采购提出补料申请,采购部部长审核后,物控参照生成“委外加工出库单”
ERP
采购/采购员
物控/文员
&《委外加工出库单》(制单)
&《委外加工出库单》(审核)
供应商送货到达后,由采购员依据委外订单,在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
&《供应商送货单》
物控收货后,根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”,免检的物料直接做入库,抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。
ERP
物控/文员
&《委外入库单》
根据“收料通知单”对物料进行检验,并将检验结果录入“来料检验单”,判定合格物料,交仓管员办理入仓,不合格物料通知采购部门处理,视生产情况退货或申请特采;
ERP
质量部/检验员
&《来料检验单》、《不良品处理单》、《特采单》
根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务,合格及让步接收的入良品仓,退货的入不良品仓;
ERP
物控/文员
&《委外入库单》
月末成本会计按委外订单,根据“委外入库单”对委外加工发出的材料进行核销。
ERP
财务/成本会计
返修委外订单流程及说明
序号
步骤说明
处理
部门/岗位
输入&输出
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