企业合同管理制度.doc

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合同管理制度

甘肃宏鼎建筑工程有限公司

目录

第一章、总则

第二章、合同管理机构

第三章、合同的管理权限

第四章、合同的订立

第五章、合同的审核

第六章、合同的签约权限

第七章、合同的履行、变更和解除

第八章、合同的检查

第九章、合同的纠纷处理、

第十章、合同档案的管理

第十一章、奖惩

第十二章、附则

第一章总则

第一条 为加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，制定本细则。

第二条 本细则适用于公司各部门的合同管理工作。

第三条 部门，依照《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，对外签订的明确双方权利义务的书面合同（有关身份关系的合同除外），应适用本细则。

第四条 部门应建立健全合同管理制度，认真落实合同管理工作。

第五条 任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。

第六条 公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。

第二章合同管理机构

第七条 公司的合同管理，实行合同综合部门管理、专业职能部门、承办部门和履行部门管理相结合的原则。

第八条 公司行政部是合同综合管理部门，其主要职责是：

（一）拟订合同管理制度并负责组织实施。

（二）对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。

（三）拟订公司合同范本，并推行使用。

（四）参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作

（五）审核公司对外签订的合同。

（六）会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理。

（七）对合同管理的相关人员进行法律知识培训。

（八）其他应当由合同综合管理部门承担的职责。

第九条 公司应配备专职法律人员负责合同管理，分公司应指定专人协助专职法律人员进行合同管理工作。

专职法律人员应具有法律专业本科学历及法律职业资格（或律师职业资格、企业法律顾问资格），分公司指定的协助人员应具有一定的法律业务素质。

第十条 财务部及各业务部门是合同的专业职能管理部门，其职责是参与合同管理，以法律法规及公司的相关规定为依据，从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。

第三章合同的管理权限

第十三条 部门和分公司不得以部门名义对外签订合同，所有合同必须以公司名义签订。

第十四条 以下合同经公司内部审核以后，由公司统一审核管理：

（一）融资借款合同。

（二）担保合同。

（三）合资合作合同。

（四）资本变动合同。

（五）对外投资合同。

（六）设立新实体合同。

（七）需要以公司名义签订的各种业务合同。

第十五条 公司拟签订以下合同的，应将草拟的合同文本及相关资料报公司业务归口部门，按审核流程审核：

（一）合同金额在人民币一百万元以上（含一百万元）的合同。

（二）经营、办公和生产用房的买卖、建设施工、装修、监理及出租（市分公司为出租方）合同。

（三）第十四条规定统一由总部管理的合同。

（四）各类借贷、设备租赁合同。

（五）其他需要公司审核的合同。

第四章合同的订立

第十六条 合同必须以书面形式订立，并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或行政部提供的公司合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。

以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。

第五章合同的审核

第二十六条 签订合同前应严格按照审核流程审核合同。

未履行审核程序的合同，除经公司领导事先书面授权外，不得签字盖章，财务部也不予办理结算事宜。

第二十七条 公司相关部门应严格按照职责分工，高质高效地完成合同审核工作。

第六章合同的签约权限

第三十九条 公司合同均由公司总经理或由总经理授权公司副总经理签订，其他人员均无权签订合同。

第四十条 公司拟签订的以下合同，经总经理办公会讨论后，由总经理签订或由总经理授权签订：

（一）合同金额人民币五十万元或人民币五十万元以上的。

（二）赠予、赞助合同。

（三）其他重大合同。

第七章合同的履行、变更和解除

第四十一条 依法生效的合同，应当全面认真履行。

合同履行部门应接受合同管理部门对履行情况的监督检查。

第四十二条 除公司领导事先授权，合同正式签订前，不得实际履行合同。

第四十三条 合同承办部门和履行部门不是同一部门的，两部门应建立相应的交接手续，并对合同的履行情况及时沟通。

第四十四条 公司未能按约定履行合同时，合同履行部门应及时向部门领导汇报，同时通知行政部。

合同履行部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。

第四十五条 如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同，合同履行部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议（异议文书须事先经行政部审核），同时合同履行部门应及时向部门领导汇报，尽量与对方当事人协商，用书面形式要求其继续履行合同。

第四十六条 与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等，均属合同相关文件的组成部分，承办人应妥善保管并存档。

第四十七条 合同签订后，经合同双方协商一致需要变更或解除合同的，由合同履行部门提请合同承办部门将原合同审核表、原合同及拟签订的变更或解除合同一并送原审查部门，按原审核程序审核。

但只涉及合同金额变更的，只经过财务部和行政部审核；只涉及技术条款变更的，只经过相关业务或技术部门和行政部审核。

第四十八条 变更、补充或解除合同，必须采用书面形式。

第四十九条 合同履行完毕后，合同履行部门于十日内将合同正本及第四十六条规定的资料移交本单位档案部门存档，履行部门与档案部门应建立书面交接手续。

第五十条 公司建立合同动态分析制度，承办和履行部门应定期分析合同履行情况，及时发现合同履行中的问题，确保合同正常履行。

第八章合同的检查

第五十一条 合同终止后，承办部门及（或）履行部门应做好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作，并按规定办理入帐、工程成本核算和有关资料整理及归档保管工作。

第五十二条 各分公司应建立相应的合同检查和统计制度，定期检查合同签订和履行情况。

第九章合同的纠纷处理

第五十三条 合同履行中发生争议时，应当在法定或约定的期限内，采取以下方式处理：

（一）协商解决。

（二）依法提请上级主管机构调解。

（三）根据合同约定的争议解决方式解决。

（四）依法提起诉讼或申请仲裁。

第五十四条 为避免和减少合同纠纷案件，出现合同争议时应尽量通过协商方式解决。

第五十五条 合同发生诉讼、仲裁等纠纷（以下简称纠纷）时，合同履行部门应立即将纠纷情况报告分管副总经理，同时主动会同行政部和其他相关部门，研究解决方案。

第十章合同档案的管理

第六十条 经营部应建立合同档案，指定专人管理。

各部门应指定专人配合行政部做好合同档案管理工作，并规范属于本部门范围的与合同相关的档案资料。

第六十一条 合同档案应包括谈判记录、来往函件、传真、电话记录、电子邮件、图表、声像制品、合同文本、合同审核表及合同履行期间变更、解除手续等资料。

第六十二条 合同应按公司档案管理规定及时归档。

第十一章 奖惩

第六十三条 公司合同管理实行审批责任制。

合同承办、履行、审核的部门和人员，对合同履行中出现的问题负有解决、处理的责任。

其中，合同承办人和部门审核人是第一责任人，在合同管理方面需承担首要责任。

第六十四条 公司合同管理与绩效考核挂钩，实行加、扣绩效考核分制度，绩效考核分级次分别为1分、3分、5分。

公司行政部和人力资源部是合同管理的考核部门。

第六十五条 对在合同管理工作中，规范执行本细则取得显著成绩的个人、部门或县级分公司给予表彰并加绩效考核分3分。

在合同管理工作中为本单位避免、挽回重大经济损失的个人、部门或县级分公司加绩效考核分5分并给予表彰。

第六十六条 对合同管理混乱、存在纠纷隐患，影响公司正常经营活动的个人、部门，责令其限期整改，并追究有关人员责任。

第六十七条 凡有下列情况之一的，公司将给予个人警告和部门绩效考核扣1分的处罚：

（一）不按照合同审核流程申请审核，经教育后仍不改正的。

（二）在合同签订、履行过程中失职、渎职尚未造成后果的。

（三）遗失合同、合同相关资料尚未造成后果的。

（四）违反本细则第四十二条，尚未造成后果的。

（五）其他情况。

第十二章 附则

第七十一条 本细则所述“经济责任”是指赔偿损失和所扣绩效考核分相对应的应扣款项。

第七十二条 本细则自印发之日起实施。

合同审核流程

承办部门送审

一个工作日

技术业务支撑部门审核

财务部审核

一个工作日

两个工作日

行政部审核

承办部门修改

主管副总审批

总经理签约或授权

加盖公章

注：

1、各部门必须按照上述前头指示的审核顺序申报审批。

2、上述“技术业务支撑部门”是指合同项目所在部门、实际负责的部门或者需要提供业务支撑的部门。

承办部门应将合同提交所有可能涉及的技术业务支撑部门，不得规避。

3、对于设备买卖、技术服务、软件使用许可、工程设计、施工、监理的合同，如不须经过招投标、且承办部门不是计划财务部的，应经过计划财务部审核，除此之外的其他合同不经过计划财务部审核。