造价咨询业务档案管理规定.doc

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造价咨询业务档案管理制度

为了加强企业管理，建立公开、公正、公平的竞争环境，根据公司情况，制定本制度。

一、领取业务报告号

1、由出报告人在市场部业务报告领用本上进行登记。

2、领用报告不能重号：

一个报告对应一个报告文号。

3、如有空号应注明原因，并由部门经理以上人员签字确认。

二、业务档案的组成

“谁主审、谁经手、谁来整理”的原则。

项目负责人负责底稿的收集、整理并保证底稿质量。

（一）卷内目录

1、将业务档案按卷内目录要求的顺序排列。

2、业务档案每页要编写页码，并填写在卷内目录中相应位置。

3、卷内目录中（注：

★为必填项）。

4、应放在每卷首页。

（二）项目任务书

将项目任务书中的每一项详细填写。

（三）业务约定书

业务约定书原件交与市场部存档（在存档同时在登记本上存档人处签字），复印件装订档案中。

（四）三级复核表

1、三级复核表的签发签字人为对应分管的部门副总（或分公司总经理）或杨晓霞。

所有出具的报告都应有对应的前述人员的亲笔签名。

2、三级复核表应填全联系人、联系电话、联系人地址、报告号。

（五）复核修改记录表

如报告有修改，应参照三级复核表的规定签字，方可盖章。

（六）正式报告

1、正式报告应用A4好纸打印。

2、定案表应为原件，盖章要齐全。

（七）咨询业务原报资料

委托方提供资料复印件，图纸除外。

（八）业务类工作底稿

业务类工作底稿包括现场勘查记录、审核（评审）工作记录、工程量计算底稿、全过程审核会议记录、全过程审核材料价格询价依据及结果、全过程审核的往来函件、全过程审核各阶段审核情况、咨询意见等，详见附件1。

（九）综合类工作底稿

1、委托方提供的资料清单

委托方的文件资料签收清单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

2、归还给委托方的文件资料签收单

归还给委托方的文件资料签收单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

3、成果文件交付登记表

成果文件交付登记表，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。

4、委托单位评价表

委托评价表原件交与行政部单独存档，复印件装订在业务档案中。

（十）备考表

1、对于业务档案中有修改、变动、移出等事宜进行填写备查。

2、备考表应放在每卷卷尾。

三、报告要求

1、报告文号年度应完整，字号清楚，序号不加“第”、不设虚位：

例：

XXX审字［2015］8号

2、报告签字页应签字完整。

3、报告内定案表应盖章齐全。

4、按要求附营业执照及资质证书。

5、报告盖章的同时将报告电子版交与行政部单独存档。

电子版的内容要齐全（包括文本和明细表软件）。

四、业务档案的装订

（一）按卷内目录的顺序装订。

卷内目录应放在每卷报告卷首，备考表放在每卷报告卷尾。

（二）每册档案每页应编写页码，正面页在右上角，反面页在左上角，空白页不编页码。

页号只填写起始号，不填终止号。

（三）每册档案应以200为宜，超过此数应多册装订。

同一报告文号多卷时，每卷分别从“1”开始编号。

（四）左侧装订，以右下取齐。

（五）去除文件中的金属物应用白线按要求装订。

（六）纸张规格统一：

A4纸，大的折叠，破损补齐。

（七）不压字，不掉页。

（八）传真件应再复印后装订归档。

（九）封皮要求

1、公司名称

2、客户名称及项目名称

3、报告文号

3、审核日期

4、保管期限：

统一10年

5、案卷数量：

共×册，第×册

6、归档号：

由档案管理人员填写

（十）脊背要求

1、归档号（由档案管理人员填写）

2、客户名称及项目名称

3、报告文号

五、业务档案归档时间及要求

1、纸制档案的归档时间为自出报告日期后的30日内（包括全过程项目档案以及中止项目的报告）；电子版档案为盖章时归档。

2、业务档案归档时，归档人应亲自填写归档登记本，并将盖完章的报告及定案表扫描成电子版存到市场部，档案管理人员负责保管。

（注：

电子版采用pdf或jpg格式，送审金额为3000万元以上项目）

3、不需要归档的文件材料有：

A、工作底稿草稿；

B、不全面或初步思考的记录；

C、存在印刷或作废的其他文本；

D、重复的文件。

六、业务档案的借阅与归还

（一）纸制档案的借阅与归还

1、借阅

①本单位：

由借阅人填写借阅档案登记本，原则上只能借阅本人所做相关业务档案，如须借阅非本人所做业务的档案，应由部门以上领导签字同意后方可借阅。

②外单位：

由借阅人填写外单位借阅档案登记本，并提供借阅人员相关证件，由所领导审批签字，方可借阅，但业务档案不可带出本公司。

如客户复印档案，由档案人员在复印文件上盖复印专用章，并做相应登记。

③借阅期限：

自报告借阅日的14天内归还，如业务需要长期借阅的档案，借阅人应在借阅14天后再次办理续借手续。

④存档及借阅时间：

每天上午08：

30-10：

00

下午13：

00-14：

30

2、归还

借阅人应保证对借阅档案的完整性、整洁性，如出现损坏现象，应由借阅人负责恢复其完整。

（二）电子档案的借阅

由借阅人填写电子档案借阅登记本，由部门以上领导审批签字后方可拷贝。

七、其他

1、对于本年度已领用报告号、但中途中止的业务项目，部门分管副总经理应签字确认并上报市场部，项目工作底稿应及时归档。

2、项目委托方评价表应及时归档。

原则上，项目负责人应向委托方索要，并在正式报告递交给委托方一周内将评价表（原件和扫描件）交给市场部，如因特殊原因暂时未能归档的，应写明具体原因，经部门负责人（总公司副总经理或分公司总经理）签字后提交给市场部，市场部可将业务档案暂存。

3、市场部在收到业务部门提交的委托方评价表的同时，将委托方评价的扫描件报质量标准部备案，质量标准部应安排专人每天负责检查和统计委托方评价情况。

业务部门无法在规定时间内（成果文件出具后一周内）取回委托方评价表的，质量标准部应在知晓该情况的两天内，与委托方联系，了解情况，并将情况及时反馈给总经理。

4、业务档案的归档与个人效益直接挂钩。

未完整完成档案归档的，项目应发效益工资的30%缓发，待档案归档完毕、档案管理员签字确认后发放；若委托方的评价为不满意或公司遭遇服务投诉（恶性质量事故除外）时，质量标准部将相关情况报请总经理并告知项目分管副总经理（或分公司总经理），该项目缓发的效益工资需扣除一定比例的金额作为服务缺陷罚款；当服务投诉为恶性质量事故时，按照公司《质量控制标准》（Q/XZHJG6-03-01-2014）的规定执行；离职人员离职时未完成所负责项目的档案归档时，缓发的效益工资不计发。

5、审计档案由审计人员负责填报系统内容，档案管理人员负责进行复核，操作流程见“档案管理系统操作指南”。

八、以上规定从2015年元月1日起执行。

二O一四年十二月

附件1

卷内目录

序号

内容

页码

数量

备注

一

造价咨询项目任务书

★

二

工程造价咨询合同

★

三

三级复核表

★

四

复核修改记录表

★

五

正式业务报告及定案表

★

六

咨询业务原报资料

★

1

工程结算书

2

中标通知书

3

招标文件

4

招标答疑文件

5

投标书

6

投标概算书

7

工程施工合同

8

施工协议书

9

补充合同

10

设计变更签证单

11

施工组织设计（方案）

12

建设单位材料、设备价格确认单

13

现场签证单

14

单位工程竣工验收单

15

甲供材料、设备清单

16

委托方提供资料清单

★

17

其它资料

七

业务类工作底稿

★

1

现场勘查记录

★

2

审核（评审）工作记录

★

3

造价处咨询问题及结果

4

初步审核意见表

5

工程量计算底稿

★

6

其它资料

7

全过程审核会议记录

★

8

全过程审核材料价格询价依据及结果

★

9

全过程审核的往来函件

★

10

全过程审核各阶段审核情况、咨询意见

★

八

综合类工作底稿

1

审核计划（咨询实施方案）

2

造价咨询项目基本情况表

3

项目操作人员配置一览表

4

造价咨询项目征询意见回访记录表

5

成果文件交付登记表

★

6

归还给委托方的文件资料签收单

★

7

委托单位评价表

★

8

其它资料

九

备考表

注：

所有提交的成果文件均应附电子版（包括文本文件及软件版）

附件2

全过程委托单位评价表

建设项目名称

项目性质（新、扩、改建）

新建

项目所在地

项目主管单位

建设期

委托单位

总投资

审计单位

北京市XXX工程造价咨询有限公司

工程规模

生产能力

审计单位项目负责人

建筑规模

阶段性服务征求意见

本工程全过程跟踪审计、造价咨询服务自年月日开始，至今已个月，为便于各方较好的配合、协作完成本项目工作，请委托单位就此阶段工作进行阶段性意见反馈。

委托单位

评价

（公章）

年

月

日

附件3：

委托单位评价表

建设项目名称

项目性质（新、扩、改建）

新建

项目所在地

项目主管单位

建设期

委托单位

总造价

审计单位

北京XXX工程造价咨询有限公司

工程规模

生产能力

建筑能力

服务主要内容

委托单位评价

附件4：

案卷封面

全称

ΧΧΧ工程造价咨询有限公司

全称或规范化简称

（客户名称）

ΧΧΧ公司

（项目名称）ΧΧΧ结算审核报告

（报号文号）　XXX审［2015］1号

审核期间：

2015年1月5日－2月15日

保管期限：

10年

本项目共3卷（册），

本卷（册）为第1卷

由档案人员填写

归档号：

［2015］年－审8号

附件5：

案卷脊背

归档号

［2015］审8号

项目名称

文号：

XXX

审［2015］1号

1/3册

附件6：

送审资料移交清单

工程结算审核送审资料清单（顾客财产清单）

工程名称：

序号

资料名称

提供情况　√　〇

单位

数量

备注

（注明原件或复印件）

工程结算审核的有关资料

1

招投标文件

2

中标通知书

3

中标概（预）算书

4

工程施工图纸或竣工图纸

5

中标的施工组织设计或施工方案

6

工程施工合同或施工补充协议

7

工程分包合同（建设单位分包部分）

8

工程设计变更洽商单

9

（概）预算外经济签证单

10

建设单位供料的购货合同、材料或设备清单

11

建设单位对调价材料的单价确认单

12

施工单位报送的工程（预）结算书（含电子版）

13

工程竣工验收报告及工程验收备案表

14

隐蔽工程验收资料

15

工程款支付情况的资料

16

施工单位施工资质

17

其他相关资料

移交单位：

接收单位：

移交人：

接收人：

日期：

日期：

附件7：

移交资料移交清单

工程结算审核移交资料清单（顾客财产清单）

工程名称：

序号

资料名称

提供情况　√　〇

单位

数量

备注

（注明原件或复印件）

工程结算审核的有关资料

1

招投标文件

2

中标通知书

3

中标概（预）算书

4

工程施工图纸或竣工图纸

5

中标的施工组织设计或施工方案

6

工程施工合同或施工补充协议

7

工程分包合同（建设单位分包部分）

8

工程设计变更洽商单

9

（概）预算外经济签证单

10

建设单位供料的购货合同、材料或设备清单

11

建设单位对调价材料的单价确认单

12

施工单位报送的工程（预）结算书（含电子版）

13

工程竣工验收报告及工程验收备案表

14

隐蔽工程验收资料

15

工程款支付情况的资料

16

施工单位施工资质

17

其他相关资料

移交单位：

接收单位：

移交人：

接收人：

日期：

日期：

附件8：

成果文件交付登记表

年度

报告号

报告名称

报告份数

备注

移交单位：

接收单位：

移交人：

接收人：

日期：

日期：

附件9

工程部备考表

本卷情况说明：

立卷人：

检查人：

立卷时间：

项目经理

二级复核人

部门经理

项目

负责人

项目组人员组成情况

项目经理

专业负责人

其他组员

工程档案管理系统操作指南

一、登录系统

1.在IE地址栏中输入

2.登录界面

3.密码输入后点击登录

二、查找要录入的档案

1.登录后界面

2.点击右侧报告详情添加

3.出现所有未存档的报告（已存档的不显示）

4.可以用上面的检索按年度检出自已领取未交的报告，有4种检索方式

5.例如按领用人查找，年度选2006年度，不选是所有年度在检索关键词中输入”郑萍”

6.显示结果为所有未归档档案，如下图：

7.单击添加详情就可以录入档案了

三、录入档案

1.点击添加详情后出现的录入档案界面如图

2.其中画*号的为必填项目，送审金额（万元）和审减金额（元）必须是数字。

如果是土地亩、公倾，公里，则在送审金额中添入数字，在备注中说明。

如果有的项目未填写则提示：

3后退键是IE的工具栏上的后退键如图

4.填写完全后点添加按钮完成添加

5．添加完成后需档案管理人员刷新后才能显示“已存档”。

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