业主大会和业主委员会工作指导手册.docx
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业主大会和业主委员会
工
作
指
导
手
册
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目录
第一部分业主大会和业主委员会成立
一、业主大会和业主委员会成立条件、步骤、具体操作及注意事项 1
二、成立业主大会和业主委员会相关参考材料(范本)
第二部分物业管理委员会成立
一、物业管理委员会成立条件、步骤、具体操作及注意事项 4
二、成立物业管理委员会相关参考材料(范本)
第三部分业主委员会工作指南
一、如何召开业主委员会会议 5
二、如何补选业主委员会委员 8
三、如何进行业主委员会换届选举 9
四、如何召开业主大会会议 9
五、如何选聘、解聘物业服务企业 11
六、如何开展业主委员会日常工作 13
七、业主委员会工作指南相关参考材料(范本)
第四部分业主委员会相关工作制度
参阅《关于印发业主委员会工作相关制度(试行)的通知》(温建〔2021〕66号)
附件:
1.关于成立小区业主大会和业主委员会的申请 17
2.小区业主大会和业主委员会成立工作指导意见 18
3.关于组建小区业主大会筹备组的公告 19
4.建设单位委托书 22
5.关于小区业主大会筹备组成员名单的公告 23
6.业主名册 24
7.筹备组会议记录(第一次) 25
8.业主大会议事规则(示范文本) 26
9.管理规约(示范文本) 38
10.选举办法 49
11.关于征求小区《业主大会议事规则》《管理规约》《选举办法》意见的公告 51
12.筹备组会议记录(第二次) 52
13.关于自荐、推荐业主委员会委员候选人的公告 53
14.筹备组会议记录(第三次) 57
15.关于小区业主大会投票权数、召开时间、业主委员会委员候选人名单的公告 58
16.业主大会表决投票、业主委员会委员选举委托书 59
17.业主大会表决投票及业主委员会选票 60
18.小区业主大会表决事项及业主委员会委员选票投票结果统计表 62
19.小区业主大会表决事项及业主委员会委员选举结果报告单 63
20.业主委员会会议记录(第一次) 64
21.关于小区业主大会表决事项及业主委员会委员选举结果的公告 65
22.业主委员会备案表 66
23.关于组建小区物业管理委员会的公告 70
24.小区物业管理委员会组成人员汇总表 72
25.关于小区物业管理委员会成员名单的公告 73
26.关于成立小区物业管理委员会的通知 74
27.小区业主委员会补选委员的公告 75
28.关于小区业主委员会补选委员候选人名单的公告 77
29.小区业主委员会补选委员表决票 78
30.小区业主委员会补选委员表决结果报告单 79
31.小区业主委员会补选委员名单的公告 80
32.小区业主委员会换届选举的报告 81
33.小区召开业主大会换届选举新一届业主委员会的公告 82
34.解聘通知 83
第一部分业主大会和业主委员会成立
一、业主大会和业主委员会成立条件、步骤、具体操作及注意事项
(一)成立条件
根据《台州市物业管理条例》第十四条规定:
物业管理区域具备下列条件之一的,物业主管部门应当会同街道办事处、乡(镇)人民政府、社区居民委员会,指导和协助业主成立业主大会筹备组,筹备召开首次业主大会会议:
1、房屋出售并交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之六十以上的;
2、首套房屋出售并交付使用已满两年,且房屋出售并交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之三十以上的;
3、属于一个物业管理区域但分期开发的建设项目,先期开发部分符合前两项规定条件之一的。
(二)成立步骤
申请报告成立筹备组筹备工作业主大会、业主委员会成立
备案
(三)具体操作、注意事项
1、申请报告
⑴符合业主大会成立条件的,由建设单位或者10人以上的业主公开书面联名向物业管理区域所在地的镇(街道)提出申请,填写《关于成立XXX小区业主大会和业主委员会的申请》(附件1),并将申请书报送市住建局、所在地社区居民(村民)委员会。
⑵镇(街道)会同市住建局、社区居民委员会组织审查,对符合成立条件的在40日内成立指导小组(附件2),指导成立筹备组;不符合条件的,书面告知并说明理由。
2、成立筹备组
⑴发布《关于组建XXX小区业主大会筹备组的公告》(附件3)。
⑵组织筹备组成员,成立业主大会筹备组。
⑶成立筹备组后5日内筹备组成员名单(公告)(附件5)。
⑷刻制筹备组印章。
注意事项:
镇(街道)在收到成立业主大会书面申请后40日内,组织成立首次业主大会筹备组;筹备组成员包括:
业主、建设单位(附件4)、镇(街道)、社区居民委员会的人员组成,其中业主成员由镇(街道)组织业主推荐产生;筹备组人数应当为5-15人的单数,其中业主代表人数不低于筹备组总人数的50%,筹备组组长由镇(街道)或其委托的社区居民委员会代表担任;筹备组成员中的业主代表是否可参选业主委员会成员,由镇(街道)决定(为更加体现公平公正,建议筹备组成员不参选业主委员会成员)。
3、筹备工作
筹备组履行的职责,详见《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第十五条。
筹备组成立之日起45日内公告相关内容15日后召开业主大会会议
60日内
公告相关内容包括:
起草业主大会各项文件(业主大会议事规则、管理规约、选举办法等);确认业主身份及业主在业主大会会议上的投票权数;召开业主大会的形式、时间、地点,并于业主大会召开15日前向全体业主公告;征集业主提案并汇总、整理、答复,征求全体业主对文件(草案)的意见;根据业主推荐、自荐的情况,推选业主委员会成员候选人并向全体业主公示;审定各审议事项投票表决单、业主委员会成员候选人选票。
注意事项:
筹备组制定计划表,会议要有记录,做好筹备工作期间的资料收集整理,公告内容均要拍照片存档;业主大会的投票权数确定按照《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第17、18、19、20条规定。
⑴通知建设单位报送相关文件资料:
房屋及建筑物面积清册;业主名册(附件6);建筑竣工总平面图;共用设施设备清单;物业管理用房配置资料;其他有关文件资料。
建设单位应当在收到通知之日起五个工作日内向业主大会筹备组报送。
⑵筹备组召开第一次会议(附件7),按照台州市示范文本要求,落实人员起草《业主大会议事规则》(附件8)、《管理规约》(附件9)、《选举办法》(附件10)。
⑶筹备组将《业主大会议事规则》、《管理规约》、《选举办法》,在小区内公告(附件11),公告期不少于5日,公告期结束后,根据反映情况,筹备组进行商定。
⑷筹备组召开第二次会议(附件12)。
汇总业主对《业主大会议事规则》、《管理规约》、《选举办法》的反馈意见,商量修订;确认业主身份及投票权数(业主人数:
按照专有部分的数量计算,一个专有部分按一人计算。
但建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分,以及同一买受人拥有一个以上专有部分的,按一人计算;总人数:
按照前项的统计总和计算);根据业主委员会候选人产生办法(①筹备组多渠道听取业主意见,向业主发放或者业主到指定地点领取推荐表(十人以上业主书面联名推荐一名),经汇总后按得票多少,提出业主委员会成员候选人名单;②社区(小区)党组织、居民委员会推荐;③业主向筹备组自荐),在小区内发布公告(附件13),推选业主委员会候选人(党员占比1/3以上)。
注意事项:
业主委员会成员首先要是小区业主。
具有以下情形之一的,不得担任业主委员会成员:
①被判处刑罚正在执行或者刑罚执行完毕未满五年的;②因涉嫌犯罪正在接受立案调查处理的;③被列入严重失信名单的;④在本物业管理区域内存在违法搭建、装修等行为被有关部门责令整改,尚未整改到位的;⑤拒付物业服务费、公共水电公摊费、不交纳物业专项维修资金等损害本物业管理区域内业主共同权益的行为且尚未改正的;⑥本人、配偶及其近亲属与本物业管理区域内提供物业服务的企业有利害关系的;⑦管理规约或者业主大会议事规则规定不得担任业主委员会成员的其他情形。
⑸筹备组召开第三次会议(附件14),确认推选业主委员候选人名单,并将经确认的业主委员候选人名单向全体业主公告(附件15)。
⑹筹备组做好业主书面《委托书》(附件16)的样版、业主委员会选票及表决票(附件17)的制作,以及其他准备工作。
4、召开业主大会
召开首次业主大会,可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式。
在确保业主意思表示真实、有效的前提下,集体讨论、书面征求意见可以运用电子信息技术方式(台州市智慧物业平台)进行。
⑴表决通过《业主大会议事规则》、《管理规约》等;
⑵通过选举产生业主委员会,业主委员会委员人数为5-11人(单数)。
注意事项:
人数要求“专有部分面积占比三分之二以上且人数占比三分之二以上的业主参与表决,经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意”;做好选票发放、选票回收、验票、唱票、监票、统计等书面记录材料;业主委员会自选举产生之日起7日内,邀请镇(街道)、社区参加召开业主委员会第一次会议(附件20),选出小区业主委员会主任、副主任,确定业主委员会委员分工。
5、表决、选举结果公告
筹备组统计选票(附件18),出具表决及选举结果报告单(附件19),将业主大会会议表决结果及业主委员会委员选举结果等事项进行公告(附件21)。
6、备案
业主委员会自选举产生之日起30日内到镇(街道)和市住建局办理备案,备案材料包括以下几方面内容:
业主委员会备案表(附件22);业主大会会议记录(附件20);业主大会决定(附件21);业主大会议事规则(附件8);管理规约(附件9);业主委员会委员的房产证明。
二、成立业主大会和业主委员会相关材料(范本)
附件:
1.关于成立小区业主大会和业主委员会的申请
2.小区业主大会和业主委员会成立工作指导意见
3.关于组建小区业主大会筹备组的公告
4.建设单位委托书
5.关于小区业主大会筹备组成员名单的公告
6.业主名册
7.筹备组会议记录(第一次)
8.业主大会议事规则(示范文本)
9.管理规约(示范文本)
10.选举办法
11.关于征求小区《业主大会议事规则》《管理规约》《选举办法》意见的公告
12.筹备组会议记录(第二次)
13.关于自荐、推荐业主委员会委员候选人的公告
14.筹备组会议记录(第三次)
15.关于小区业主大会投票权数、召开时间、业主委员会委员候选人名单的公告
16.业主大会表决投票、业主委员会委员选举委托书
17.业主大会表决投票及业主委员会选票
18.小区业主大会表决事项及业主委员会委员选票投票结果统计表
19.小区业主大会表决事项及业主委员会委员选举结果报告单
20.业主委员会会议记录(第一次)
21.关于小区业主大会表决事项及业主委员会委员选举结果的公告
22.业主委员会备案表
第二部分物业管理委员会成立
一、物业管理委员会成立条件、步骤、具体操作及注意事项
(一)成立条件
根据《台州市物业管理条例》第三十条规定:
有下列情形之一的,街道办事处、乡(镇)人民政府可以组织成立物业管理委员会:
(一)不具备成立业主大会条件的;
(二)具备成立业主大会条件,经有关单位指导后未能成立的;
(三)业主大会成立后,未能选举产生业主委员会的;
(四)业主委员会任期届满或者成员人数不足二分之一等需要重新选举业主委员会,经有关单位指导后未能选举产生的。
(二)成立步骤
发布公告推荐自荐及单位派员人选确认成员名单发文及报备案
(三)具体操作、注意事项
1、发布公告
镇(街道)在小区发布组建小区物业管理委员会的公告(附件23)。
注意事项:
物业管理委员会成员由业主以及镇(街道)、物业主管部门、公安派出所、社区居民委员会派员组成,并由镇(街道)委派的人员担任召集人;人数应当为11-15人的单数,其中业主成员应当不少于60%,由业主自荐或者镇(街道)在业主中推荐产生;业主成员应当符合《台州市物业管理条例》第十九条第三款、第二十条的规定。
2、自荐、推荐、派员人选
汇总:
业主自荐名单,镇(街道)在业主中推荐名单,镇(街道)、物业主管部门、公安派出所、社区居民委员会各派员1人(附件24)。
3、确定人员名单
根据自荐、推荐及各部门派员情况,镇(街道)在7日内商量确定物业管理委员会组成人员名单并在小区公告(附件25)。
4、印发文件及报备案
镇(街道)将物业管理委员会成立文件(附件26)报市住建局备案。
二、成立物业管理委员会相关材料(范本)
附件:
23.关于组建XXX小区物业管理委员会的公告
24.小区物业管理委员会组成人员汇总表
25.关于小区物业管理委员会成员名单的公告
26.关于成立小区物业管理委员会的通知
第三部分业主委员会工作指南
一、如何召开业主委员会会议
(一)业主委员会职责
《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第38条,业主委员会履行以下职责:
1、执行业主大会的决定和决议;
2、召集业主大会会议,报告物业管理实施情况;
3、代表业主与业主大会依法选聘的物业服务企业签订物业服务合同;
4、及时了解业主、物业使用人的意见和建议;
5、监督和协助物业服务企业履行物业服务合同;
6、监督管理规约的实施;
7、督促业主交纳物业服务费及其他相关费用;
8、组织和监督物业专项维修资金的筹集和使用;
9、调解业主间因物业使用、维护和管理产生的纠纷;
10、业主大会赋予的其他职责。
(二)业主委员会主任、副主任、其他委员职责
业主委员会主任职责一般包括:
1、主持业主委员会工作;
2、负责召集主持业主大会会议和业主委员会会议,代表业主委员会向业主大会和社区、镇(街道)报告工作;
3、代表业主委员会对外签订各类合同、协议等文件;
4、代表业主委员会与物业服务企业、社区、镇(街道)及有关职能部门协调小区物业管理的相关事务工作;
5、监督业主委员会其他委员履行工作职责;
6、审核和签批业主委员会工作文件、财务收支等;
7、拟定业主委员会内部工作方案、计划等;
8、根据业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。
业主委员会副主任职责一般包括:
1、协助主任做好业主委员会日常工作,根据主任委托授权代行主任有关职责;
2、承担落实各自分工的专项工作;
3、参与拟定制定业主委员会各项工作方案、计划等;
4、密切联系业主、非业主使用人,广泛了解本小区物业管理动态和问题,及时向主任报告情况;
5、根据业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。
业主委员会其他委员职责一般包括:
1、参加业主委员会会议及各项活动,参与业主委员会各项事务的决策;
2、承担落实各自分工的专项工作;
3、参与拟定制定业主委员会各项工作方案、计划等;
4、密切联系业主、非业主使用人,广泛了解本小区物业管理动态和问题,及时向主任、副主任报告情况;
5、业主大会或业主委员会会议决定应当履行的其他职责。
(三)业主委员会委员资格终止
根据《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第30条规定:
业主大会可以在管理规约或者议事规则中规定,业主委员会成员具有下列情形之一的,业主委员会成员职务终止,由业主委员会予以公告:
1、不再是本物业管理区域业主的;
2、因疾病或者其他原因难以有效履行职责的;
3、以书面形式向业主大会或者业主委员会提出辞职的;
4、法律、法规规定的其他情形。
第31条规定:
业主委员会成员有本指导规则第28条、第29条规定情形或者其他不宜继续担任业主委员会成员职务的,街道(乡镇)核实确认后,可以要求业主委员会召开会议,先行暂停其成员职务;经总人数百分之二十以上的业主提议或者符合业主大会议事规则规定条件的,业主委员会应当组织召开业主大会临时会议,决定终止其成员职务。
业主大会会议决定终止业主委员会成员职务时,应当允许该成员提出申辩,并记录归档。
(四)业主委员会会议类型
1、定期会议。
业主委员会应当按照业主大会议事规则规定的次数和时间定期召开会议。
2、临时会议。
有下列情形之一的,业主委员会应当在7日内召开临时会议:
⑴经三分之一以上业主委员会委员提议召开的;
⑵业主大会决定召开业主委员会会议的;
⑶业主委员会主任认为有必要召开的;
⑷镇(街道)、社区要求召开的。
(五)业主委员会会议实务操作
1、准备阶段
⑴业主委员会应当按照业主大会议事规则的规定及业主大会的决定召开会议。
经三分之一以上业主委员会成员的提议,应当在7日内召开业主委员会会议。
(《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第41条)
⑵会议由主任召集和主持,主任因故不能履行职责,可以委托副主任召集,并决定会议召开的时间、地点等。
⑶会议召开提前7日,在物业管理区域内公告业主委员会会议的内容和议程,听取业主的意见和建议,并将会议通知及有关材料送达每位委员。
(《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第43条)
2、议事阶段
⑴会议要有过半数委员出席,作出的业主委员会决定(包括形成的业主委员会议案)须经全体委员半数以上签字同意通过。
⑵做好会议书面记录,并由出席会议成员签字确认。
(《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第43条)
3、公示阶段
⑴业主委员会会议决定的议事文件由业主委员会公布,并由出席会议的业主委员会过半数委员签字并加盖业主委员会印章后存档。
⑵业主委员会应当将业主委员会的决定(包括业主委员会议案)在作出之日起3日内以书面形式在物业管理区域内公告,接受业主的查询和监督。
(《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第43条)
注意事项:
⑴业主委员会的定位:
《台州市物业管理条例》第19条将业主委员会明确界定为业主大会的执行机构。
作为一个执行机构,业主委员会由全体业主通过业主大会会议选举产生,是业主大会的常设性执行机构,对业主大会负责,具体负责执行业主大会交办的各项物业管理事项。
⑵召开会议的法定人数要求:
业主委员会无论是召开定期会议还是临时会议,都需要有过半数的委员出席,否则会议无效,所做出的决定亦无效。
⑶委员不能委托代理人参加会议:
实践中有些业主委员会召开会议的时候,有委员委托代理人或者提交个人意见给业主委员会以作为其参加会议的方式,这种做法违反了相关规定。
业主委员会委员必须亲自参加业主委员会会议,否则视为未参加。
⑷指定召集会议的情形:
业主委员会主任、副主任不召集业主委员会会议的,可由其他委员或业主请求镇(街道)、社区指定一名委员召集和主持业主委员会会议。
⑸会议议定事项的限制性规定:
业主委员会会议议定事项必须是在业主委员会法定的职权范围内,不得超出法定职权范围;业主委员会履行职责必须遵守法律法规的规定,业主委员会会议作出违反法律、法规规定的决定无效。
例如,业主委员会未经业主大会表决通过而直接作出选聘、解聘物业服务企业的决定的,由镇(街道)责令其限期改正或者撤销其决定,并通告全体业主。
二、如何补选业主委员会委员
(一)需要补足委员的情形
当业主委员会成员出现空缺但仍未低于委员总数的1/2时,应当按照小区业主大会议事规则的约定补足委员。
(二)有候补委员时直接替补
候补委员在业主委员会委员职务终止出现空缺时,替补当选为业主委员会委员。
候补委员按不超过业主委员会正式委员人数的50%设置。
候补委员在候补阶段,不参与业主委员会会议,不具有表决权。
(《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第40条)
(三)无候补委员或候补委员不足时应补选
未设置候补委员或候补委员不够补足空缺的,业主委员会应当及时召开业主大会临时会议,按空缺人数选举产生新的业主委员会委员。
(四)补选业主委员会委员实务操作
召开业主大会临时会议补选委员的,按以下程序进行:
1、准备阶段
业主委员会按照小区业主大会议事规则的约定,及时发布《XXX小区业主委员会补选委员的公告》(附件27),并组织发放《XXX小区业主委员会补选委员推荐表》。
2、补选阶段
⑴经业主自荐、推荐,业主委员会商量推选补选候选人名单后,发布《XXX小区业主委员会补选委员候选人名单的公告》(附件28),公告期不少于5日。
⑵公告后,业主委员会制作《XXX小区业主委员会补选委员表决票》(附件29),在镇(街道)、社区的指导下,组织业主大会进行投票表决,一户一表,署名表决。
⑶对业主大会投票表决情况进行统计,出具表决结果报告单(附件30)。
⑷小区业主委员会公布最终的补选人员,并根据实际工作需要确定业主委员会内部的具体分工,发布《XXX小区业主委员会补选委员名单公告》(附件31)。
3、备案阶段
完成补选工作以后,应及时填写《业主委员会备案表》(附件22)向物业所在地的镇(街道)和市住建局办理备案手续。
(五)重点关注
1、设置候补委员的意义
现实中很多小区的业主委员会在成立之初没有设置候补委员,当委员出现空缺时,不得不召开业主大会临时会议补选委员,费时费力且成本较高、操作复杂。
如果事先在《业主大会议事规则》中有关于设置候补委员的约定,在业主大会选举产生业主委员会时设置相应的候补委员,一旦出现委员空缺,可直接由候补委员补足,更加明确、简化、便于操作,保障业主委员会工作的正常开展,节省召开业主大会的各种成本。
2、委员低于法定人数时的处理
业主委员会委员人数低于正式委员的50%时,业主委员会已无法正常开展工作,其职能自然终止,此时已无法照常进行委员补选,应及时召开业主大会重新选举产生新的业主委员会,以确保业主委员会的常设性。
《台州市业主大会与业主委员会指导规则》第40条明文规定“业主委员会成员缺额人数超过正式成员总人数的百分之五十的,街道办事处、乡(镇)人民政府应当会同物业所在地物业主管部门、社区居民委员会指导成立筹备组,重新选举业主委员会。
”
三、如何进行业主委员会换届选举
(一)业主委员会换届的时间
《台州市物业管理条例》第27条:
业主委员会每届任期为3-5年。
业主委员会任期届满二个月前,应当组织召开业主大会会议,进行换届选举,并书面报告街道办事处、乡(镇)人民政府、社区居民委员会。
街道办事处、乡(镇)人民政府、社区居民委员会应当派员指导。
(二)业主委员会换届选举实务操作
情形一:
业主委员会在任期届满二个月前组织换届选举的,应书面报告镇(街道)、社区居民委员会(附件32),成立换届选举筹备组(附件33),并发布《XX小区召开业主大会换届选举新一届业主委员会的公告》(附件34),告知本小区业主即将进行业主委员会换届选举工作。
情形二:
业主委员会任期届满未进行换届选举且逾期换届的,由镇(街道)、社区居民委员会组建换届选举筹备组,发布《XX小区召开业主大会换届选举新一届业主委员会的公告》(附件34),进行换届选举。
注意事项:
⑴业主委员会换届选举筹备组由镇(街道)、社区居民委员会和上一届业主委员会成员组成,人数一般为5-15人的单数,组长由镇(街道)或社区居民委员会代表担任。
⑵筹备组中因上一届业主委员会成员参与人数不足而少于5人的,应在业主中推荐补足。
⑶筹备组成立后,具体换届选举工作流程参照新成立首届业主委员会的流程执行。
四、如何召开业主大会会议
(一)业主大会会议形式
《台州市物业管理条例》第17条规定:
可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式召开。
在确保业主意思表示真实、有效的前提下,集体讨论、书面征求意见可以运用电子信息技术方式进行。
(二)业主大会会议类型
业主大会会议
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