公文写作(教务处).pptx
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公文写作(教务处).pptx
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1公文知识公文知识与与公文写作公文写作2关于管理关于管理在现代社会在现代社会管理:
管理:
管理管理就是“确切地知道你要别人去干什么,并就是“确切地知道你要别人去干什么,并使他用最好的方法去干”。
使他用最好的方法去干”。
著名经济学家著名经济学家赫伯特西蒙教授赫伯特西蒙教授管理管理即制定决策即制定决策3公文:
公文:
是管理的重要而有效是管理的重要而有效的手段之一。
的手段之一。
4一、公文的涵义1.文书文书
(1)文书的含义)文书的含义文书指的是一种记录信息文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。
、表达意图的文字材料。
是各类公文和私文的通称。
是各类公文和私文的通称。
5
(2)文书的分类)文书的分类党政机关公文党政机关公文15种种62.公文公务文书的简称。
7党政机关公文党政机关公文15种种现行通用公文二、法定公文党政机关公文党政机关公文:
是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
党政机关公文处理工作条例(2012.4.16)910
(一)公文的类别党政机关公文党政机关公文15个:
个:
决议决定命令公报公告决议决定命令公报公告通告通告意见通知通报报告请示意见通知通报报告请示批复批复议案议案函纪要函纪要121.按其行文方向:
按其行文方向:
上行文下行文平行文上行文下行文平行文2.按其时限要求:
按其时限要求:
特急公文急办公文常规公文特急公文急办公文常规公文3.按其机密程度:
(涉密公文)按其机密程度:
(涉密公文)绝密公文机密公文秘密公文绝密公文机密公文秘密公文普通公文普通公文4.按公文处理方式划分按公文处理方式划分:
阅件:
即阅知性公文(知道即可)阅件:
即阅知性公文(知道即可);办件:
交有关部门或人员即时办理办件:
交有关部门或人员即时办理的公文。
的公文。
5.按公文传达范围划分按公文传达范围划分:
发至省发至省(军、部军、部)级、地(师、司)级、县(团)级级、地(师、司)级、县(团)级以及传达到广大人民群众的普发性公文以及传达到广大人民群众的普发性公文4类。
类。
(一)公文的类别13按其行文方向上行文:
请示报告意见上行文:
请示报告意见下行文:
命令批复决定通下行文:
命令批复决定通知意见知意见平行文平行文:
函议案意见通知函议案意见通知通告公报公告通报通告公报公告通报决议决议纪要纪要
(二)公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性限定的时效性语言简明庄重法定的制发程序15(三)公文的基本格式1.公文的组成公文的组成
(1)份号(涉密公文)()份号(涉密公文)
(2)秘密等级和保密期限)秘密等级和保密期限(3)紧急程度()紧急程度(4)发文机关标志)发文机关标志(红版头)(红版头)(5)发文字号()发文字号(6)签发人(上行)签发人(上行文)文)(7)标题()标题(8)主送机关(受)主送机关(受理机关)理机关)(9)正文)正文(10)附件说明)附件说明(11)发文机关署名()发文机关署名(12)成文日期)成文日期(13)印章)印章(14)附注()附注(此件发至此件发至XX级)级)(15)附件)附件(16)抄送机关(不抄送下)抄送机关(不抄送下级)(级)(17)印发机关和印发日期()印发机关和印发日期(18)页码)页码16眉首:
眉首:
(1)份号)份号(涉密公文)(涉密公文)
(2)秘密等级和)秘密等级和保密期限保密期限(3)紧急程度)紧急程度(4)发文机关标志)发文机关标志(机关、文件机关、文件)(5)发文字号)发文字号(机关代字、年份、顺序号机关代字、年份、顺序号)(6)签发人)签发人(上行文(上行文)。
17标题标题主送机关主送机关正文正文附件附件主体主体主体:
主体:
发文机关署名发文机关署名成文时间成文时间附注附注注:
除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关注:
除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文;不得以本机关负责人名义向上级名义向上级机关负责人报送公文;不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
机关报送公文。
20*年*月*日18标题标题标题:
一般不加标点符号,词义完整,排列对称标题:
一般不加标点符号,词义完整,排列对称公文结构层次序数公文结构层次序数一、二、三、一、二、三、(小标宋体)(小标宋体)
(一)
(二)(三)黑
(一)
(二)(三)黑体体123楷楷体体
(1)()
(2)()(3)仿宋体仿宋体19在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号数字标注附件顺序号(如“附件:
(如“附件:
1.XXXXX”););附件名称后不加标点符号。
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
的首字对齐。
附件附件说明说明附注:
附注:
印发范围、联系对象印发范围、联系对象成文日期下一行成文日期下一行左空二字,加圆括号左空二字,加圆括号20发文机关署名:
发文机关署名:
全名(与印章一致)全名(与印章一致)成文日期:
成文日期:
阿拉伯数字,一般右空四字阿拉伯数字,一般右空四字编排。
编排。
印章:
印章:
用红色,不得出现空白印章。
用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
21。
版记:
版记:
(16)抄送机关)抄送机关(重要行文;双重领导;一般不抄送下级机关)(17)印发机关和印发日期)印发机关和印发日期(同级可以联合发文)(18)页码)页码(版心外)22眉首眉首主体主体主体主体版记版记2.公文的结构公文的结构2中共三大委峡学员会2010年9月6日*20*年*月*日23l一般不得越级不得越级,特殊情况需要越级的,要抄送被越过的机关。
l一般只主送一个上级机关主送一个上级机关,可同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
l受双重领导机关,可向一个行文,抄送另一个领导机关。
下行时,也一样,可抄送另一上级机关。
l一文一事一文一事,不得在报告等非请示性文件中夹带请示事项。
l一般不以不以单位负责人名义负责人名义上报公文,或者向上级机关负责人报送公文。
l向下级机关下级机关行文,可同时抄送直接上级机关上级机关。
l同级机关同级机关可联合行文。
(四)行文规则(四)行文规则24“公文不一定是好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,让人家不折不扣地了解你说的是什么。
”叶圣陶三、常用公文的写作三、常用公文写作
(一)请示向上级机关请求指示、批准事项。
1.示的特点请u针对性u单一性u呈批性2.示的分请类u求指示的示请请u求批准的示请请263.示的、容和法请结构内写标题(机关标题(机关+事由事由+文种、事由文种、事由+文种)文种)l主送机关(只有一个主送机关,不能多头请示,可以抄送。
(只有一个主送机关,不能多头请示,可以抄送。
不越级请示,必须越级行文时,应抄送被越过上级机关)不越级请示,必须越级行文时,应抄送被越过上级机关)l正文:
(请示缘由(请示缘由+请示事项)请示事项)l结语(妥否,请批示;专此请示,请予批复)(妥否,请批示;专此请示,请予批复)成文时间(联系人、联系方式)4.请示应注意的问题一文一事不不越级越级通畅明了通畅明了不多头不多头事前请示事前请示284.请示应注意的问题申请不是公文文种申请书属于专用书信文申请不是公文文种申请书属于专用书信文书书29
(二)批复答复下级机关请示事项。
属下行文。
答复下级机关请示事项。
属下行文。
一种针对请示的批答文件,专门解决请示问题的一种针对请示的批答文件,专门解决请示问题的专用文件。
专用文件。
批复的组成:
批复的组成:
标题:
发文机关名称+批复意见+事由+文种主送机关:
报送请示的机关正文:
批复依据(收悉)+批复内容+结语落款:
发文机关时间30
(二)批复(三)报告向上机工作、反映情,回上机级关汇报况复级关。
询问1.告的特点报2.告的分报类表达的陈述性综合报告专题报告定期报告不定期报告行文的单向性工作报告情况报告建议报告3.报告的结构、内容和写法首部标题主送机关(可以一,也可多)个个文机发关+事由+文种事由+文种正文开头(交待由、目的、意、依据)缘义主体(述明告事)陈说报项结语(特此告、此告、以上报专报报告)请审阅情况报告工作汇报l报告:
法定公文报告l汇报:
事务公文情况报告:
工作情况介绍,主要成绩,经验体会,存在问题,努力的方向及措施。
问题报告:
问题状况、来龙去脉、分析问题产生的原因、说明其后果,提出解决问题的方法、措施。
344.请示与报告的区别区别点请示报告性质性质呈批性呈批性呈阅性呈阅性目的目的请求指示和批准请求指示和批准汇报工作、反映情况汇报工作、反映情况时间时间只能事前只能事前事前、事中、事后均可事前、事中、事后均可内容内容只能一文一事只能一文一事可多事报、一事报可多事报、一事报处理处理必须答复必须答复阅存,可不答复阅存,可不答复结尾结尾妥否,请批示妥否,请批示特此报告,请审阅特此报告,请审阅5.写报告应注意的问题材料真实主旨鲜明结构清晰防止错用文种36(四)决定对重要事项作出安排和部署、奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
l指挥性决定:
即对重要事项或重大行动做出安排的决定。
l知照性决定:
是指对某些问题做出安排,知照下级及有关各方,起到通知、关照和依据作用。
l奖惩性决定:
用于表彰有关单位和人员,或处分犯错误的人员。
决定的种类37指挥性决定:
指挥性决定:
即对即对重要事项或重重要事项或重大行动做出安大行动做出安排的决定。
排的决定。
38知照性决定:
知照性决定:
是指对某些问题做出安排,知照下级及有关各方,起到通知、关照是指对某些问题做出安排,知照下级及有关各方,起到通知、关照和依据作用。
和依据作用。
39奖惩性决定:
奖惩性决定:
用于表彰有关用于表彰有关单位和人员,单位和人员,或处分犯错误或处分犯错误的人员。
的人员。
40(五)通知发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(任免人员)l使用范围最广使用范围最广l使用频率最高使用频率最高.通知的特点41.通知的分类u批转、转发、颁发性通知u指示性通知传达政策、布置工作u事务性通知具体事项如会议通知u任免通知42.通知的结构、内容和写法标题发文机关事由文种事由文种文种正文通知的缘由根据通知事项执行要求(一般写法)结语特此通知单位年月日43通知范例标题标题主送机关主送机关缘由缘由通知事项执行要求结语结语颁发性通知颁发性通知4445(六)通报l通报的组成:
标题机关+事由+文种国务院关于*情况的通报事由+文种、文种正文缘由+事项+结尾(事项介绍事实、进行分析、得出结论经验结尾标明态度和决定)落款日期用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
多属下行文。
将经验教训、工作情况、典型事例告知相关单位个人。
将经验教训、工作情况、典型事例告知相关单位个人。
引以为鉴、了解情况、相互协调、增强透明度引以为鉴、了解情况、相互协调、增强透明度46l通报的种类:
表彰性通报批评性通报传达性(情况)通报l注意事项:
时效性事迹的典型性、代表性材料的真实可靠47表表彰彰性性通通报报讲述事迹讲述事迹总结特点总结特点号召学习号召学习48批评性批评性通报通报揭示真相揭示真相阐明性质阐明性质引以为戒引以为戒提出批评提出批评49传达性传达性通报通报情况说明情况说明问题分析问题分析下步工作下步工作50(七)函l函的种类:
商询(邀请)函答复函知照函l函的组成:
标题、主送机关、正文(发函或复函)、落款l注意事项:
一函一事言简意赅谦和得体复函的主送机关,要与发函机关一致不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
平行文。
51(八)会议记要记载会议主要情况和议定事项。
具有纪实性记载会议主要情况和议定事项。
具有纪实性、述要性和指导性。
(法定公务文书)(不加盖公、述要性和指导性。
(法定公务文书)(不加盖公章)章)1.类别:
决议性会议纪要:
一般是工作会议纪要,是会议就一些问题经过讨论后形成的统一意见,具有指导工作的作用。
通报性会议纪要:
主要是传达精神、通报情况,让有关单位和人员知道。
52标题:
标题:
*会议纪要会议纪要正文:
正文:
会议概况会议概况*主语是会议议定事项议定事项会议决定会议决定中共中共市委常委会议纪要市委常委会议纪要年年号号时间:
年月日下午至日地点:
市委主楼218会议室主持人:
出席:
、列席:
、议定事项议定事项会议会议认真学习了省委年月日关于进一步统一认识,坚决搞好治理整顿的通知,对我市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论,进一步统一了思想,明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。
会议会议认为,半年来我市在贯彻中央治理整顿方针的过程中,态度坚决,工作扎实,初见成效,但对成绩不能估计过高,要看到思想认识的差距和治理整顿任务的艰巨,要按照中央精神,进一步统一思想,认真抓好治理整顿的各项工作。
会议决定会议决定:
一、在省委传达中央工作会议精神后,召开市委工作会议,通过传达中央工作会议精神,分析我市治理整顿形势和任务,提高认识,统一思想、动员广大党员一心一意搞好治理整顿。
会议定于4月底召开,由市委办公室做好会议筹备工作。
二、听取了同志关于年庆振兴立动竞赛表彰大会准备工作的汇报,原则同意“立功办”提出的大会方案及召开时间,原则同意市级劳模及文明单位的名单,责成“立功办”根据市委常委意见进行调整,并做好大会准备工作。
对有些需进一步研究的问题由“立功办”再作准备,向书记办公会汇报。
53会议记录会记记录是记载会议主要情况指准确、如实记录会议组织情况和会议内容的一种事务文书。
会议记录作用:
1依据作用依据作用2素材作用素材作用3备忘作用备忘作用会议记录的特点1真实性真实性2原始形态性原始形态性3完整性完整性54会议记要与会议记录会议纪要的精髓在要,是对记录综合归纳的在加工、提炼过程。
提其要而记之,求其质而录之,择其实而书之。
会议记录的重点在录,记原话、原意、原记原话、原意、原语气。
语气。
不加工,不概括。
55会议记录时间:
地点:
时间:
地点:
主持人:
出席人:
主持人:
出席人:
缺席人:
记录人:
缺席人:
记录人:
会议议题:
会议议题:
会议讲话:
会议讲话:
会议讨论:
会议讨论:
会议决议:
会议决议:
会议遗留问题:
会议遗留问题:
注意:
一是要如实反映会议的精神和议程;二是对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录;三是讨论中的发言要按发言顺序逐个记录,允许摘其要点记。
56(九)意见(九)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法提出见解和处理办法。
l种类:
指导性意见建议性意见(弹性问题)征询性意见特点:
内容的参考性行文的多样性性质的多变性结构:
标题主送机关正文缘由+意见内容+结束语57(十)命令(十)命令(令令)l适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
l(十一)公告(十一)公告l适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
l(十二)(十二)通告通告l适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
l(十三)议案(十三)议案l适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
l(十四)决议(十四)决议l适用于会议讨论通过的重大决策事项。
l(十五)公报(十五)公报l适用于公布重要决定或者重大事项,58按其行文方向上行文:
请示报告意见上行文:
请示报告意见下行文:
命令批复决定通下行文:
命令批复决定通知意见知意见平行文平行文:
函意见议案函意见议案(其他:
决议通告通报公告(其他:
决议通告通报公告公报)公报)要纪591.标题不规范标题不规范准确、简要、概括;除法规、规章的名称可用书名准确、简要、概括;除法规、规章的名称可用书名号外,一般不用其它标点符号。
排版于正中央,换行时保持词语号外,一般不用其它标点符号。
排版于正中央,换行时保持词语的完整。
的完整。
2.文种误用文种误用主要表现在报告和请示的错混用、错用,滥用文种主要表现在报告和请示的错混用、错用,滥用文种。
四、公文常见问题与错误四、公文常见问题与错误3.多头、越级送多头、越级送5.数字运用混乱数字运用混乱公文中出现的数字除一些固定的词组、惯用语如:
五公文中出现的数字除一些固定的词组、惯用语如:
五一节、三农、十七大、七八岁,成文时间等外,一般情况,一节、三农、十七大、七八岁,成文时间等外,一般情况,用阿拉伯数字。
用阿拉伯数字。
4.公文结构层次不明公文结构层次不明一、二、一、二、三、三、
(一)
(二)
(一)
(二)(三)(三)123
(1)()
(2)(3)(小标宋体)(小标宋体)黑体黑体楷体楷体仿宋体仿宋体6.公文组成要素不全公文组成要素不全标题不合适(行文单位+事由+文种)如关于*的规划、关于*的总结上行文缺签发人,“请示”缺联系人姓名、电话。
成文日期不正确或不全,如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。
61五、公文处理l1.发文处理程序起草、初审、会签、核稿、登记、签发、缮印、盖章、核发、归档l2.收文处理程序签收、登记、拟办、批办、承办、督办、归档、整理62六、事务文书
(一)事文务书是指法定公文以外的,在家机、企国关事位、社体日常行政事中常大量业单会团务经并使用的公文。
务书事文通常具有政策、通信息、务书贯彻沟总、探究、宣育、指工作等作用结经验问题传教导。
63事务文书和法定公文l法定公文-是党政机在理公活中形成的具有威它关处务动权性和法定效力的正式公文l事文务书-是位或人在日常公活中使用的具有很它单个务动强用性和用格式的公文。
实惯l:
区别l1.法定公文具有法定效力,而事文不具法定效力;务书备l2.法定公文有法定的范格式,事文的格式是格式规务书习惯或者叫用格式,有法的定性;惯没规l3.法定公文的制文程序是格的,事文的制作有格严务书没严的程序。
l特提示:
事文不是正式公文,不具法定效力。
但是如别务书备果把作正式公文的附件的格式,即有法定效力。
它为64例文例文65事务文书的种类l计划总结类如、述告等计划总结职报l宣道传报类如、告等简报调查报l章制度规类如章程、制度、准、公规则则约l会议类如幕、幕、稿、等开词闭词领导讲话会议记录(又可分:
策、章、考核)为决类规类会议类类66如何写计划礼记礼记中庸:
中庸:
凡事预则立,不预则废凡事预则立,不预则废。
671.计划的含义计划的含义计划是人们为指导未来行动而拟定的目标计划是人们为指导未来行动而拟定的目标和做出的安排。
和做出的安排。
具体讲,就是办理任何事情,做任何事情具体讲,就是办理任何事情,做任何事情,完成一项任务之前,对数量、质量提出一定要求,完成一项任务之前,对数量、质量提出一定要求,对时间规定一定时限,对做好工作采取一定措施,对时间规定一定时限,对做好工作采取一定措施,并把这些要求、时限、措施写成书面材料,这就,并把这些要求、时限、措施写成书面材料,这就是计划。
是计划。
68lWHAT做什么工作目标、任务(具体明确、胸有全局)lHOW怎么做采取的措施、策略、办法(措施得当、切实可行)lWHO谁来做工作分工、职责(职责明确、安排合理)lWHEN何时做工作进程、完成期限四要素:
四个四要素:
四个W692.计划的特点性针对性预见可行性束性约70变个人驱动系统驱动变个人驱动系统驱动个人驱动个人驱动1.督促作用督促作用2.提示作用提示作用3.理清思路的作用理清思路的作用4.备忘录与备案的作用备忘录与备案的作用系统驱动系统驱动通过工作计划变被动等事做自动自发式做事变被动等事做自动自发式做事713.计划的类型:
计划的类型:
包括规划、纲要、重点、要点、打算、设想、计划、安排包括规划、纲要、重点、要点、打算、设想、计划、安排、方案等许多具体类型。
、方案等许多具体类型。
规则、纲要:
时间长,内容较广泛,提出一个总的设想规则、纲要:
时间长,内容较广泛,提出一个总的设想的侧重于奋斗目标的侧重于奋斗目标要点、重点:
上级对下级下达的工作安排或重要任务,要点、重点:
上级对下级下达的工作安排或重要任务,适用于概括地提出下阶段的重点适用于概括地提出下阶段的重点设想、打算:
意在表示计划还欠成熟设想、打算:
意在表示计划还欠成熟安排:
准备短期完成的一些具体任务安排:
准备短期完成的一些具体任务计划:
时间较长计划:
时间较长(半年至五年以内半年至五年以内),内容较具体的,内容较具体的方案:
对某项工作作了精心的部署,全面的计划,方案:
对某项工作作了精心的部署,全面的计划,定出具体的目的要求、方式方法、具体进度等定出具体的目的要求、方式方法、具体进度等724.计划的结构、内容和写法标题:
标题:
的一般有三法:
计划标题种写一是由位名、限、容、名计划单称计划时计划内计划称四要素成的组完整式标题完整式标题,如力公司电年人才引工作。
进计划二是省略式省略式,即需要省略某些要素,有的省视实际标题略限,如时院学方案;有的省略位,如单2005年工工作要点;有的省略位和限,如会单时电力修工作;凡省略位的必在正文后署名检计划单标题须。
三是公文式公文式,即由文机名、事由、文成。
如发关称种组公司于关年工作的部署。
73标题标题开头开头主体主体结尾结尾尾部尾部依据依据+目的目的+文种承启语文种承启语为此,特制订本计划为此,特制订本计划1.做什么任务目标做什么任务目标2.怎么做措施(政策保证怎么做措施(政策保证组织保证组织保证具体措施)具体措施)3.何时做实施步骤(阶段)何时做实施步骤(阶段)4.做到何种程度具体要求做到何种程度具体要求强调要求强调要求提出希望提出希望鼓舞干劲鼓舞干劲制定单位名称制定单位名称制定日期制定日期结构把文章的架子搭起来结构图:
提示:
提示:
若计划尚不成熟或未经批准,则在标题若计划尚不成熟或未经批准,则在标题后或正下方注明其成熟度,如“草案”、后或正下方注明其成熟度,如“草案”、“讨论稿”字样,并加上圆括号。
讨论稿”字样,并加上圆括号。
74主体内容表述方式主体内容表述方式并列式:
把工作事项逐项列出,分项编写并列式:
把工作事项逐项列出,分项编写(适合大型综合性计划,如学校及各部门的年(适合大型综合性计划,如学校及各部门的年度工作要点)度工作要点)展开式:
围绕中心工作,将具体目标、措展开式:
围绕中心工作,将具体目标、措施、步骤依次展开编写施、步骤依次展开编写(适用于单项计划,如我们的一些活动方案)(适用于单项计划,如我们的一些活动方案)阶段式:
按工作阶段或时间顺序编写阶段式:
按工作阶段或时间顺序编写(适用于阶段性明显的工作,如项目(适用于阶段性明显的工作,如项目计划)计划)图表式:
将计划内容列成图表的主要项目,图表式:
将计划内容列成图表的主要项目,依次填写依次填写(单独或作为附件均可,如方案等)(单独或作为附件均可,如方案等)4.计划的
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