跨部门之间沟通协调能力.docx
- 文档编号:30830861
- 上传时间:2024-01-30
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:20.09KB
跨部门之间沟通协调能力.docx
《跨部门之间沟通协调能力.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《跨部门之间沟通协调能力.docx(10页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
跨部门之间沟通协调能力
跨部门之间沟通协调能力
1.「表達」:
主要是將自己無形的想法,具體、實體化的展現出來;「溝通」:
著重在人與人之間的相互了解,所用的方法就是表達;「協調」:
將原先各自不同的意見,整合產生一致的共識,最有效的方法是溝通
2.一群人合作共事經常會出現以下兩種狀況:
●遇到問題→進行協調→協調不成→開始溝通→溝通不良→各自表達→考慮利害關係而各說各話
●先各自表達意見→整理各方意見→進行溝通→產生一致共識→進行工作協調→確認工作內容→開始工作
大家都知道路線二比路線一好的多,可惜實際工作中最後走的大多是路線一,主要原因總脫不了根源的問題就是「表達能力缺乏」;東方人生性含蓄羞澀,現今教育體制還沒有套很有效的訓練,導致多數人不知該如何做出正確的表達,不是做出不成熟的表達,就是瞻前顧後,畏首畏尾不敢表達,一次次錯過最佳溝通機會,造成明明大家是從路線二的方式出發,在遇到問題之後,又走回路線一摩擦紛爭不斷的模式
表達能力經過各方專家一致認定,確實是可以經由訓練而培養出來的,從「我敢表達」、「勇於表達」、「練習表達」、「正確表達」的步驟中,學到成熟而優異的表達技巧,進而學習與人溝通協調的進階能力;當然,任何的學習還是脫離不了經驗的累積,大家仍然必須持續在自己生活中多加以練習,以訓練出屬於自己風格的表達溝通與協調技巧
3.「練習造就完美」,沒有經過反覆練習,絕對無法成為一名表達高手,加上表達內容經常會看對象、視情況而有所變化,當然很難在一朝一夕熟練,「持之以恆的多方學習與經驗累積」,也是學習表達與溝通的不二法門
4.表達
●任何的表達方式,在態度自然、心平氣和的情況下,最能夠充分表現出來,「觀眾或聽眾是不會注意表達者是否緊張」,因為大家要知道的是內容,就像和外國人一般對話時,對方只想聽懂我們在說什麼,而根本不管我們是否緊張的要死,或是句子說的多漂亮
●「要學表達,先練膽子」
●克服緊張的十大要訣
◎故作鎮靜-保持微笑
◎做深呼吸-慢而穩定
◎輕握物品-筆、書、桌等
◎專注於表達內容-仔細將心思放在要表達的內容上
◎喝水-避免口乾舌燥
◎凝望支持者-多看著有反應的人,來增加自信心
◎熟悉環境-先到討論場所模擬發言
◎和大家打成一片-和大家靠近一些,放鬆心情
◎雙手換物件-左右互換間,類似催眠方式放鬆
◎多加準備及練習-不但是克服緊張的最好方式,更是增加表達能力的最好方法
●常用的表達方式
◎說話方式:
死背、讀稿、提綱、即席
◎書面方式:
一般書信、正式報告、圖解、符號
◎動作方式:
表情、肢體動作
◎其他:
唱歌
●動動你的嘴
說話時要注意的事項:
◎聲音或聲調高低
◎說話速度快慢
◎音量大小
◎變化的運用
◎發音咬字
◎方言的利用
●好的開場及收尾的方式
一個好的開場白,往往可以先收到如同磁鐵的效果,吸引大家的注意力,當然也能為我們後續要表達的內容做一有力的引言,諸如此類的開場勢,我們簡單分成十類:
◎講古法:
先說個預言或老故事,再切入主題,這算是最正統的開題方式
◎幽默法:
以週遭環境為題,帶以幽默的方式開場,西方人的最愛,可以讓表達氣氛放鬆,但表達者必須具有相當之功力(引用幽默法易犯的缺失:
預告、離題、歧視、過量)
◎驚人法:
以事實、統計數字等,創造一個令人吃驚的開始,又名「鎚頭法」,此法非常容易收到吸引大家注意的效果,讓大家想再聽下去
◎近事法:
也稱為「新聞法」,以最近熱門新聞時事為題,引申出整個要發表的內容
◎引語法:
俗稱「偉人法」,就是一般作文中最常見,言必稱「古人曰、孔子曰、將公國父說」或是對岸毛主席等,搬個偉人當靠山
◎好奇法:
也有人稱「反向法」,先說一個和題目相反的開場,引起大家的好奇心,然後再轉回要表達的內容,這類的用法必須有完善而強力的準備,以免轉不回來
◎發問法:
這種方式也稱為「互動法」,讓聽眾很有參與感,依方法分為兩類
§自問自答型:
不是答案很難,出人意料之外,就是有點腦筋急轉彎,目的不在於大家回答問題,而是要大家注意自己的答案
§白癡問題型:
答案顯而易見,只是為了要爭取絕大多數支持,好導入自己想要表達的內容,目前這一項被濫用的最厲害
◎關係法:
這是所謂的「人情法」,東方人的最愛,先拉一段關係,不管是同事、同鄉、同國甚至是地球人,能拉就拉,增進大家的親切感
◎就地取材法:
以眼前的人事物,就地取材加以發揮,以快速導入正題
◎沉默法:
希特勒的最愛,上台後環視周圍,悶不吭聲,會讓聽眾出現期待感
一個好的收尾,可以幫助大家複習,並「回頭想」之前表達的重點,等於是在大家離開之前,煽動大家不要聽過就忘了,要能付諸行動來支持我們所表達的內容,因此配合一些方法,可以讓我們達到「虎頭虎尾」的結果
◎諺語法:
俗諺:
「...」,以此當做結尾
◎比方法:
台灣政界特別流行,以打比方的方式來製造收場勢
◎引語法:
同開場一般,最後再搬出個偉人當擋箭牌
◎故事法:
後說個簡短小故事,延伸自己表達內容去收場
◎詞藻法:
以著名的名句、華麗的辭藻當結尾
◎口訣法:
以順口的口訣,當作整個內容的收尾
●如何表達
表達的基本原則:
講(做)你相信的、相信你講(做)的
搭配表達的表演:
◎臉部表情
◎眼神
◎手勢
◎「身動」製造「生動」
◎儀表和威嚴
◎姿勢和氣勢
做出成功具說服性的表達:
◎改變大家的看法:
§道理:
輔以事實、統計數據、研究報告等
§感情:
以交情、感情等方向去影響
§信任:
如何讓別人相信自己
◎讓大家相信你:
§消除敵意:
請聲望人士坐鎮、友誼讚美、先談共同點、借助證據、客觀表達
§能力:
學、經歷及背景,以提高個人能力形象
§外在吸引力:
注意個人言行舉止,提昇個人外在形象
§相類似:
平常爭取和大家融合機會,以便爭取「同類」的支持
§無私:
以排除自身利益的無私精神,來爭取大家的認同
§正派:
謹言慎行,維持自身正派形象
§誠懇:
誠懇、誠實,有時比才能獲修飾等方法,更加有效率
◎應付無理的反對者:
基本態度:
「以冷靜的態度,可以客氣,不可洩氣」
§理直氣婉:
輕鬆帶過、說話速度放慢、幽默以對、直呼其名
§理直氣壯:
直接對罵、請反對者發言、放大聲音
◎失言後的處理:
一般包括「用詞不當」、「引喻失義」、「想法不周」、「場合不宜」、「對象不合」、「風度不佳」、「認知不足」等等,都會引起失言的情況,如果無法立即處理,往往會被追打到無法再進行表達,或造成越抹越黑的情況
§如何預防失言:
借用別人經驗、避免沒把握的即興發表、慎防情緒激動、把握中庸之道
§如何補救失言:
行動證明無心、立即道歉、明快解釋、完全否認、自我解嘲
5.溝通
●鳥巢式溝通系統:
溝通的種類依人數分成:
◎人內溝通
◎人際溝通
◎小組溝通
◎組織溝通
◎大眾溝通
●溝通前的準備工作:
人與人要進行溝通時,並不是毫無阻礙,只要會影響溝通進行的妨害,我們一貫簡稱為「溝通噪音」,以下是常見的一些噪音,最好能在溝通之前,想盡辦法予以設法排除
◎物理噪音:
也就是週遭環境吵雜的噪音,包括旁人說話聲等等
◎生理噪音:
在大家都很疲憊的時候進行溝通,會讓人因生理不適產生排斥
◎心理噪音:
心中已經有成見時,心理上很難聽進反對的聲音
◎語意噪音:
包括文化背景、語言認知等等,如果交集越少則語意噪音越大
●常見的溝通方式:
◎注射式:
單方面包裝溝通意見,注射給被溝通者
◎乒乓式:
視被溝通者反彈而回的情況,隨時改變要溝通的內容
◎交融式:
雙方同時表達,同時依各自反應做出回應,內容會因人而變化萬千
●溝通的基本能力:
◎表達能力:
正確表示自己想法,以利進行有效率的溝通
◎解釋能力:
對別人提出溝通的問題,做出正確的解釋
◎角色能力:
對每個較色加以認清及定位,以進行正確之溝通
◎訊息能力:
用字遣詞的訊息傳達溝通能力
◎目標能力:
準確預設溝通之最後目標
●溝通練習要領:
要想建立起良好的溝通管道,不論是講道理,藉著個人學經歷與豐富的經驗,以及強力的證據來溝通,或是靠關係,藉著平常彼此榮辱共享、生死與共的交情,來進行意見整合,都必須藉由正確的表達來進行
平常多和親友進行合理的辯論,多加練習噪音排除,先加強個人的表達能力之後,再輔以細心的觀察,進行經驗累積與準備周全的好習慣
6.協調
協調有別於表達與溝通,多半會進行協調工作時,已經是有任務派遣,或是問題產生,這時候一位優秀的協調者(多半是主管人員),應該在最短時間之內完成各組之間的意見溝通,並進行各項工作的分配協調、或是解決問題的各項方案推動
協調應注意事項:
在任何工作之初,就應該會先進行一次的工作分配,然後到了正式工作時,也會因為某些任務或特殊情況之下,多出其他的工作;或是原先工作量,不論在質或量的方面,超過某個部門、或是個人的能力時,就可能會產生需要增加人手或是跨部門支援的情形,此時就會開始進行所謂的工作協調
●動作一:
當事人或部門:
提供詳實的工作進度報告,包括所有人員出勤考核表,以及原先預設的製程掌控表
●動作二:
只要有疏漏,先行處分當事部門主管及個人,再進行後續評估
●動作三:
◎主管:
儘可能對部門人員工作現況以及工作量加以分析,並接受該部門組員的工作情況回報
◎組員:
明確表達目前工作進度及個人所有一切會影響到工作的情況
●動作四:
◎主管:
依實際情況進行判斷,是否要增加人手或跨部門支援等等的任務分派
◎組員:
信任主管所交派之任務,加以執行
如有人員對新派工作有所意見,應立刻進行意見溝通
額外補充:
1.說服別人的方法:
●正反法
●治病法
●類比法
●門羅法(鼓動法)
步驟:
◎吸引注意力
◎展示需求
◎滿足需求
◎描繪結果
◎喚起行動
●推銷法
2.溝通的要訣:
●要合理化,講求證據
●要具備同理心,站在他人立場角度思考問題
3.發現自己問題的方法:
●自我檢查
●設立標桿
●諮詢他人
4.談判常利用製造生理噪音的方法使事情進行順利
5.思考模式分為:
●水平式思考:
廣泛
●垂直式思考:
深入
6.所謂的5Q包含以下幾點:
●CQ:
創造力
●EQ:
情緒
●IQ:
智商
●LQ:
領導
●MQ:
道德
7.在職前後各階段需注重的事項:
●學習時:
需注重觀念、自我管理及領導
●新人時:
需注重工作態度、精神
●正式職員時:
需注重人際關係的建立、維持
●管理階級時:
需重視照顧員工
8.書面溝通的好處:
●易記、易閱讀
●易整理
9.無題:
知識不等於智慧
年齡不等於成熟
不要高估專業
不要低估常識
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 部门 之间 沟通 协调 能力