贸易业务部管理制度.docx

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贸易业务部管理制度

贸易业务部管理制度

贸易业务部管理制度

为增强公司贸易、运输业务管理，达成贸易目标，提高经营绩效，特拟订本制度。

第一章贸易业务部岗位职责

一、贸易业务部经理岗位职责：

岗位名称：

贸易业务部经理

直属上司：

总经理所属单位：

贸易业务部部

岗位目的负责产品贸易、运输业务工作

工作内容：

1、组织编制公司年、季、月度产品贸易、运输计划，并监察实行，做好贸易业务部的平时管理工作。

2、在总经理的领导下进行工作，做好本部门其余工作。

对总经理及产品贸易、运输业务负责。

3、组织本部门贸易产品和竞争敌手在市场上贸易状况的检查，综合客户的反应建议，剖析及开辟市场，负责合作伙伴的开发。

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4、组织贸易、运输结算、统计工作，依照法律法例、制度办理商务纠葛。

5、组织部下人员做好合同的谈判草拟和签署执行管理工作。

6、协调合作单位做好铁路运输计划安排。

组织好铁路发运、接收有关工作。

7、监察业务人员做好应收账款的催竣工作，根绝呆账死账的发生。

8、负责本部门规章制度的拟订、订正，指导、管理、监察部门职工的业务工作，做好部门职工绩效查核和赏罚工作。

关怀部门职工的生活及思想动向，做好耐心仔细的思想教育工作，根绝经济犯法事件发生。

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9、协调部门内部业务上的动向、信息。

10、达成公司交办的其余工作任务。

11、搞好与公司其余部门之间的团结辅助和工作配合。

工作职责：

1、对贸易业务、运输业务和货款回竣工作负责。

2、对收发货、运输业务安全负责。

3、负责提出本部门的业务培训计划，并组织部门有关培训工作。

与上司交流的方式：

向直属上司报告，接受直属上司的口头和书面指导。

同级交流：

与公司其余同级领导保持交流协调。

赐予下级的指导：

对部门工作人员进行业务指导和思想交流。

岗位资格要求：

教育背景：

营销、经济管理、贸易经济或有关专业中专及以上学历，经济助理及以上职称。

经验：

10年以上工作经验，5年以上有关岗位管理工作经验。

岗位技术要求：

专业知识：

熟习拟从事贸易行业有关政策法例，营销管理以及有关业务知识。

能力与技术：

较强的组织协调能力、突发事件应变能力、敏锐的剖析判断与独立决议能力。

二、贸易业务部副经理岗位职责：

岗位名称：

贸易业务部副经理

直属上司：

贸易部经理所属单位：

贸易业务部

岗位目的主要负责运输业务工作，辅助部门经理管理贸易业务

工作内容：

1、在贸易业务部经理领导下，做好运输业务管理工作，辅助经理做好贸易业务部的平时管理工作。

2、在经理的领导下进行工作，做好本部门其余工作。

对经理及运输业务管理负责。

3、踊跃睁开运输业务工作，踊跃开辟市场，拓展运输业务渠道。

4、组织运输结算、统计工作，依照法例、制度办理商务纠葛。

5、做好运输合同的谈判、草拟和签署工作。

6、辅助经理协调合作单位做好铁路运输计划安排。

组织好铁路发运、接收有关工作。

7、做好货款回竣工作，根绝呆账死账的发生。

8、辅助经理负责本部门规章制度的拟订、订正，指导、管理、监察部门职工的业务工作，做好部门职工绩效查核和赏罚工作。

关怀部门职工的生活及思想动向，做好耐心仔细的思想教育工作，根绝经济犯法事件发生。

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9、辅助经理管理本部门有关业务、行政工作。

10、达成公司交办的其余工作任务。

11、搞好与公司其余部门之间的团结辅助和工作配合。

工作职责：

1、对贸易业务、运输业务和货款回竣工作负责。

2、对收发货、运输业务安全负责。

3、负责提出本部门运输业务培训计划，并组织部门有关培训工作。

与上司交流的方式：

向直属上司报告，接受直属上司的口头和书面指导。

同级交流：

与公司其余同级领导保持交流协调。

赐予下级的指导：

对部门工作人员进行业务指导和思想交流。

岗位资格要求：

教育背景：

营销、经济管理、运输管理或有关专业大专及以上学历，经济助理及以上职称。

经验：

10年以上工作经验，5年以上有关岗位管理工作经验。

岗位技术要求：

专业知识：

熟习运输行业有关政策法例，运输管理以及有关业务知识。

能力与技术：

较强的组织协调能力、突发事件应变能力、敏锐的剖析判断力与团队合作精神。

三、业务员岗位职责：

岗位名称业务员

直属上司贸易业务部经理所属单位贸易业务部

岗位目的详细执行贸易产品的采买、销售工作、运输业务管理、辅助经理、副经理做好贸易、运输业务工作

工作内容：

1、依据公司拟订的贸易计划及运输计划，有序的组织实行落实。

2、参加采买、销售合同的洽商、草拟、签署，并参加办理合同纠葛和商务事故。

3、成立健全合同台帐，并对合同执行状况进行监察。

4、选择、评审、管理合同厂商，成立健全合同厂商的信息档案，并对档案进行规范管理。

5、做好质量追踪，坚持走访合同厂商。

6、做好市场检查和信息的采集、剖析、反应工作。

开辟市场，优化采买、销售渠道。

7、做好平时用户来电、来函、来访的招待、办理工作。

8、建立和提高公司形象，做好有关资料、数据的保密工作。

9、严格执行公司、部门规章制度，仔细执行工作职责。

10、坚持原则、清廉奉公、不谋私利、不营私作弊，争强清廉自律的自觉性。

11、仔细达成公司交办的其余工作任务。

工作职责：

1、对公司贸易产品采买销售、运输业务和货款回竣工作负责。

2、参加产质量量异议办理及运输业务突发状况办理。

3、负责贸易产品的市场调研工作，实时为公司营销策略调整供给依照。

与上司交流的方式：

向直属上司请示报告工作，接受直属上司的管理和指导。

同级交流：

与本部室工作人员、本公司有关部门保持交流联系。

赐予下级的指导：

对分管业务部下人员进行业务指导。

岗位资格要求：

教育背景：

营销、经济管理或有关专业中专及以上学历。

经验：

从事煤炭、钢材、水泥、焦炭等大宗物质贸易有关工作1年以上，有丰富的工作经验，或3年以上运输业务工作管理经验。

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岗位技术要求：

专业知识：

熟习贸易行业、运输行业有关政策法例，具备营销管理、现场管理以及有关业务知识。

能力与技术：

较强的组织能力、管理能力、协调能力、剖析判断能力及团队合作精神。

第二章贸易业务部基本守则

1、严格恪守公司保密协议，客户资料、项目状况、部门会议内容及其余贸易业务部资料不得外传。

2、服饰齐整、干净（着装详细要求见公司规章制度），上班时间内须保持精神饱满的工作状态。

3、严格恪守公司上班作息时间，不迟到、早走。

告假者一定填写告假申请单，同意后方可休假，未办理告假手续者作旷工办理。

任何告假以不影响部门工作为前提，告假手续按公司规定流程办理。

（详见公司告假制度）党龇钸镶络鉻欤貴砗銖镫颠鹬笃鍆埙遼齡脱緙愜彻協窑鋼沟汤佇齲鉀。

4、努力学习、提高自己的业务素质和专业知识，增强个人道德涵养。

要有工作责任心，争取高效优良达成每项工作任务。

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5、工作中听从管理，增强协作，踊跃主动反应工作中出现的新状况、新问题、并提出合理化建议。

第三章工作计划和报表制度

一、工作周报（周计划和周总结）

1、工作周报的目的：

为了防止工作疏忽和获取公司资源支持，需对本周工作中存在的问题进行剖析，并列出下周计划；衬总裥烬譾魉蝎輜鑰幗蠼澱紡臟绉楼勻熒鵒糶萦较币粤專踐鉸鈷啭闌。

（1）填写内容：

①周计划：

主假以下周的工作要点，需要支持和资源的在周计划中说明，以便部门经理安排；

②周总结：

主假如针对周计划的工作要点，说明它的达成状况及存在的问题；

（2）填写制度：

每周五下班前一定递交本周计划达成状况与下周工作计划，若有特别原由，则需在周一上午9点从前递交。

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二、工作月报

1、对本月工作的回首，找出本月工作的成就和弊端。

2、当月工作回首，分两部分：

一为工作成就；二为工作中存在问题；下月工作计划中一定明确列出工作要点。

3、业务人员一定在每个月最后一天递交工作报告

三、贸易业务部例会

贸易业务部每周一下午16：

00召开部门工作例会，会议由贸易部经理主持，如遇其出差由贸易部副经理主持，贸易部副经理做会议记录并跟进会议议论问题解决状况。

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第三章客户管理制度

一、客户分级制度

1、贸易业务部客户分为三级：

a、b、c

1）a主要描绘：

有明确的需求，并在1月内能够签约的；

2）b主要描绘：

有明确的需求，2—3个月能够存心向签约的，业务人员与该客户关系办理的比较好，并达成必定的合作共鸣；兽鋱羈鑿潆该儈斩舱飭兗辑蟬淶辽镀铙雙糲復锻籮嶗矿跷俦軫駁巹诖。

3）c主要描绘：

该客户有必定潜力，3-6个月跟进时间；但还没有有明确的需求日期；

2、客户分级管理制度

1）跟着合作加深，客户的等级会不停的变化，业务人员能够依据市场开辟状况来调整客户的等级。

2）客户等级变化决定在该客户投入的时间和资源不一样，所以业务人员所负责客户等级变化后一定在工作报告中表现。

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3、客户资料管理制度

1）目的：

客户资料的有效管理有助于剖析客户的需求，发掘客户的潜力；辅助公司作业务范围的定位及营销策略的拟订；賾跷薟纹鋪賈躍躉殇鐵镟鄧獎懟鏽襯鐠态鈁呜襪飙窯辚怜籟敘钇襤贲。

2）新客户资料填写规范与内容；

①为了方便对客户资料的记录，针对电话开发的客户或许首次拜见的新客户，一定填写客户资料表；

②一定填写内容：

客户名称、联系人、联系人职位、联系电话、客户状态；

③针对客户拜见：

每一次的拜见都要客户拜见的内容、拜见人、拜见的结果及存在的问题写清楚，以便公司供给更好的资源支持；税螄蹣喽竊癇脹脫馄叶潔猕聲濟锄測纽鳃俩伟辩鍶铲厴張鯁紼瑩兗铺。

3）客户资料更新制度；当发生影响客户跟进度度重要的电话，拜见、活动都要对客户资料进行更新；

4、客户信息管理

1）客户信息的采集主要包含：

①客户的背景资料：

客户的组织架构、组织政治；联系电话、通讯地点、网站、邮箱；划分客户使用部门、采买部门、支持部门；认识客户详细的使用人员、采买人员、管理层；认识客户同类产品或许解决方案的应用状况；兹諢葉谨頷紂饿儂状軫胄囑韓噯鐺虿踯营韧颌饶场驗纘瞇复劢餳饗銪。

②项目信息状况：

客户近来的采买计划；客户近来项目要解决的主要问题；采买决议人和影响者，谁做决定，谁确立采买指标；谁负责合同条款、采买时间、估算；絎畬餡贽搖蓝铀鲡盧犢铨虏烃虾搗纹锦惫皲鳄岂钠补統數奮萇瞼鰹樂。

③客户关系信息：

主要指客户的决议流程，主要决议人在组织构造中的职责和职任；认识主要人员的个人经历、教育背景、专长、兴趣、爱好、行为特色、家庭状况以及个人生涯发展趋向；认识不一样层次的主要决议人、负责人之间的关系；认识同类产品和服务客户使用状况；磚捡倉蓀郏阒郏琺礎驳詒沟噥鐮霽黃懣鶴谒償較诫场铸陰鳐园趲騅窩。

④客户规划信息；

⑤项目信息：

项目采买进度、估算、需求、决议、竞争、优先评估项等要点要素；

⑥竞争者资料；认识竞争者公司的状况、背景、产品的状况；竞争者客户经理、主要领导的名字、销售的特色；

5、客户投诉管理

客户如对我公司任何部门、任何人的投诉都一定反应给销售部经理和销售总监，由销售经理协调办理，以保证客户满意度。

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6、客户档案管理制度

1）业务人员须将联系过的全部行业客户资料及有潜伏需求的公司客户录入公司一致格式的客户资料档案中。

2）关于每一个有可能形成销售的客户，业务人员须将每一次联系的状况登入项目管理档案中。

3）总经理和贸易业务部经理应敦促业务人员做好客户资料的建档和整理工作。

4）客户资料和项目管理档案的成立将作为业务人员的平时工作评估的重要依照。

5）档案成立力争真切靠谱全面。

6）客户信息的档案资料要求每位业务人员在每周五下班前分别向公司总经理及贸易业务部经剪发送一份，对当周增填的内容以不一样颜色加以标明。

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7）全部波及客户信息的销售档案文档要求加密，密码由填表人员自行确立，建议原则上三到六个月换一次密码，密码独自由销售人员见告部门经理及总经理。

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第四章贸易业务部工作流程

一、采买工作流程：

在贸易业务中，采买是为销售服务的，所以采买工作一定环绕销售工作来睁开，牢牢环绕销售客户有质有量的进行。

采买工作流程包含信息采集，询价，比价，议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与交流，催交，进货查收，整理付款。

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1、信息采集：

依据销售客户对产品的质量、数目、价钱、供货时间的需讨状况，有针对性的采集整理相应的供给商有关资料，特别是供给商资信度检查。

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2、询价，比价，议价，评估，索样，决定是对产品供给商的观察与确立，合作的供给商不单关系到公司资本安全，也关系到下一步产品销售成本的高低，公司可否实现盈余及盈余率大小。

所以对产品供给商的观察和确立一定依照上述完好的程序办理，报公司审批，并拟订相应的风险控制方案。

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3、下单：

依据销售订单的要求，特别是产品的数目、质量、供货时间，将采买订单下给供给商，订单一定含有以下信息：

产品名称、型号、数目、质量、单价、金额、计划到货日期等。

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4、跟催：

采买订单完成此后，业务人员依照采买订单上要求的供货日期，采纳时间段向供货商频频查对到货日期直至产品抵达我公司或我公司指定的客户所在地。

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5、入库：

一）实物入库：

业务人员收产品从前需查对供给商的送货单能否具备以下信息：

供给商名称，订单号，产品名称，数目；如订单上的信息与采买订单不符，征采贸易业务部经理建议能否能够收下。

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二）票据入库：

业务人员依照查验合格单，将查验单上的数据入到中，便于此后对帐。

但也存在些问题，表现为：

1.产品的查验合格单没有入库；2.采买入库订单号和数目比较杂乱。

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二、销售工作流程：

1、销售的流程分为五个阶段：

1）项目信息开发阶段：

要点点正确的信息；

2）立项阶段：

要点点：

售前支持，有效的客户关系推动；

3）招招标阶段：

要点点：

招标或议标

4）商务谈判阶段：

要点点：

合同审批和合同签署；

5）实行阶段：

要点点：

查收和资本回款；

2、项目信息开发阶段管理；

项目信息管理；从下边六个方面进行项目信息的采集：

需求、进度、竞争、决议（人和过程）、估算、优势；

项目价值剖析：

经过剖析，判断项目能否适合公司战略规划，市场定位及产品和技术的发展方向。

3、立项阶段的管理；

1）售前支持的目的：

为了保证售前技术力量和高级商务人员的有效投入，保证资源的合理配置和公司风险的有效控制，策划和查核项目步骤与行为，做好项目追踪，降低执行风险，提高项目成功率。

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2）提销售前支持的项目，一定与上下旅客户交流“产品技术协议”，项目要求有明确的采买进度、估算、需求、决议、竞争、优势等要点的评估；蒌斬栀讲畬红銳開鵪执靚躜斩枪阍僉皲箨覿铹诫摊鮭骖脶稣缒儻離杩。

3）对投入的成本、销售花费和产出的毛利进行剖析，依据剖析微风险评估，判断能否持续跟进此项目，售前立项申请获取最后申批通事后，才能够启动追踪项目；潜蠶縉穷銖鲢糾紗蔭嶼絳驚秽冯曉轺鈸团齷浈铁駟濰终领辇諮骢锣熒。

4）项目的询价；只需经过立项的项目，填写“询价表”，经部门经理审批后，交由负责采买的业务人员询价；

5）项目立项后，主管业务人员实时更新项目的进展状况，详细操作以下：

拟订销售行动计划；依据项目营销计划，拟订阶段性的销售追踪目标和销售行动计划。

（形式主要有：

技术交流、观光观察、方案演示会，客户拜见、高层公关、娱乐活动等）駿镳鯔绚紇鹆紼煢锓靂宽钜纭嘯貢恺讽繯顎啸騙盡壚鹏伟緣钳荫駘蓽。

6）在认识竞争者的能力和客户需求的状况下，确立公司参加竞争所需要的资源、技术和能力，选择适合的合作公司；釣辆药掳钠岂荠纊铢沥掃藺齟鋅觊湾谗崢樅懣詭党黾癤邓荦鏟鷺襯达。

4、招招标阶段的管理；

1）在招招标阶段，业务人员的主要工作就是依据招标文件辅助技术人员写招标书。

2）对成本和收益进行剖析；这是可否睁开该项目的要点。

3）拟订招标方案整体策略；

4）招标成功或失败填写招标成功/失败剖析表；

5、商务谈判阶段的管理；

1）商务谈判的内容包含合同部分、项目实行、第三方管理；合同的审批由总经理负责。

2）商务谈判过程中和预期对比，合同金额、收益会发生很大的改变，若有变化要以口头通知并书面的形式请示总经理；掸担鷗铷魎頰誆蔼聾报围橥騍鲽琿钡儈挣緙騰櫞铋蛎燈饿蕎劉铛臚洒。

6、项目实行阶段的管理；

1）达成销售与项目实行的对接工作，填写销售—项目对接单，附合同、技术方案。

2）项目实行依照公司贸易业务部制度做好与客户的交流协调，成功实行项目，保证客户满意度；

7、技术支持管理方法；

1）合同签署前，以贸易业务部为主导；合同签署后，以负责此项目的直接贸易业务人员为主导；

2）技术支持流程：

针对峙项的项目，由贸易业务部填写《技术支持申请单》，明确客户需求及预期，交供给商技术部门辅助办理。

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第五章货款回收制度

业务人员有责任对自己的销售货款进行催收，一般全部的货款在货到查收合格结算挂账后，依照合同商定的时间（账期）一定回收，回款成本计入销售成本。

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