行政人事作业指导手册.docx

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成都众和为物业服务有限公司

CHENGDUZHOHEWEIPROPERTYMANAOEMENTCO.,LTD.

版号

2015版

分发号

行政人事管理工作手册

（2015版）

批准：

审核：

编制：

主责单位

行政人事部

文件执行日期

2015-7-1

目录

前言 9

企业行政人事管理概述 9

第一章行政人事部职能管理术语和定义 10

第一节行政管理术语和定义 10

第二节人事部管理术语和定义 13

第三节企业信息化管理术语和定义 13

第二章各岗位工作说明书 14

行政人事部组织架构 14

第一节行政部岗位说明书 14

一、行政人事高级经理岗位说明书 14

二、行政部经理岗位说明书 17

三、行政助理岗位说明书 20

四、司机兼采购员岗位说明书 21

五、库管员岗位说明书 23

第二节人事部各岗位说明书 25

一、人事部经理岗位说明书 25

二、人事专员岗位说明书 27

三、招聘专员岗位说明书 29

四、培训专员岗位说明书 32

五、薪酬绩效专员岗位说明书 34

第三节IT部岗位说明书 36

一、信息工程师岗位说明书 36

第三章行政人事部作业标准及流程 39

第一节行政部作业标准及流程 39

一、文明办公管理作业标准及流程 39

二、公文管理作业标准及流程 45

三、档案管理作业标准及流程 55

四、印章及证照管理作业标准及流程 61

五、合同管理作业标准及流程 64

六、保密管理作业标准及流程 67

七、资产管理作业标准及流程 70

八、通讯管理作业标准及流程 74

九、车辆管理作业标准及流程 76

十、会议管理作业标准及流程 80

十一、工装管理标准和作业流程 84

十二、食堂管理作业标准及流程 86

十三、员工差旅费用管理标准及流程 89

十四、公司库房管理作业标准及流程 94

十五、计划管理作业标准及流程 97

第二节人事管理作业标准及流程 100

一、招聘与配置作业标准及流程 100

二、入职转正作业标准及流程 104

三、离职作业标准及流程 106

四、人事调动作业标准及流程 108

五、职务任免作业标准及流程 109

六、人事档案作业标准及流程 111

七、培训作业标准及流程 112

八、外送培训作业标准及流程 123

九、评优作业标准及流程 124

十、岗位从业证书管理流程标准 127

十一、基层员工绩效考核标准及流程 130

十二、管理人员绩效考核标准及流程 131

十三、薪酬福利标准及作业流程 133

十四、考勤标准及作业流程 136

十五、加班标准及作业流程 138

十六、休假标准及作业流程 141

十七、劳动关系与风险控制 142

第三节IT管理作业标准及流程 146

一、电脑使用管理标准及作业流程 146

二、企业邮箱管理标准及作业流程 148

第四章行政人事部工作流程图 150

第一节行政部作业工作流程图 150

一、行政部文明办公流程图 150

二、公文管理流程图 151

三、档案管理流程 152

四、印章管理流程图 153

五、合同管理流程图 154

六、资产管理流程图 155

七、通讯管理流程图 156

八、车辆管理流程图 157

九、会议管理流程图 158

十、工装管理流程图 159

十一、食堂管理作业流程图 160

十二、库房管理流程图 161

十三、计划管理流程 162

第二节人事管理工作流程图 163

一、招聘操作流程图 163

二、内部推荐操作流程 164

三、入职操作流程 165

四、转正操作流程 166

五、离职操作流程图 167

六、调动操作流程流程图 168

七、职务任免操作流程 169

八、外部培训操作流程 170

九、基层员工绩效考核操作流程 171

十、管理人员绩效考核操作流程 172

十一、社保、团险操作流程 173

十二、报销生育险操作流程 174

十三、报销工伤操作流程图 175

十四、报销团体险操作流程 176

十五、加班操作流程 177

十六、请假、调休、福利假操作流程 178

十七、新订立劳动合同的签订、签收操作流程 179

十八、劳动合同的续签、签收操作流程图 180

第三节IT部作业流 181

一、硬件网络维护流程图 181

二、病毒防护流程图 182

三、服务器维护路程图 183

四、系统建设工作流程图 184

五、新员工培训流程 185

第四章支持性表单 186

行政部支持性表单 186

文明办公类表单：

ZHW/QR-XZ-1-001总部行政制度执行情况检查表 186

ZHW/QR-XZ-1-002项目行政制度执行情况考核表 188

ZHW/QR-XZ-1-003办公桌摆放示例图：

190

ZHW/QR-XZ-1-004拉杆夹背脊示例图 191

ZHW/QR-XZ-1-005工牌 191

公文管理类表单：

ZHW/QR-XZ-2-001红头文件模板 192

ZHW/QR-XZ-2-002日常通知、公示、决议模板 193

ZHW/QR-XZ-2-003公司对外函件模板 194

ZHW/QR-XZ-2-004一级二级会议纪要模板 195

ZHW/QR-XZ-2-005项目通知/温馨提示类文件模板 196

ZHW/QR-XZ-2-006三级会议纪要模板 197

ZHW/QR-XZ-2-007PPT模板 198

ZHW/QR-XZ-2-008公文编号登记表 198

档案管理类表单

ZHW/QR-XZ-3-001《众和为档案目录纲要》 199

ZHW/QR-XZ-3-002档案明细表（ZHW-**-DA） 203

ZHW/QR-XZ-3-003档案盒册标示例图 204

ZHW/QR-XZ-3-004卷类目录 205

ZHW/QR-XZ-3-005业主档案资料目录单 206

ZHW/QR-XZ-3-006合同管理台账表 207

ZHW/QR-XZ-3-007档案查阅\借阅\复制\借用登记表 208

ZHW/QR-XZ-3-008档案移交登记表 209

ZHW/QR-XZ-3-009档案销毁清单 210

印章证照类表单

ZHW/QR-XZ-4-001公司公章用印登记表 211

ZHW/QR-XZ-4-002公司工商信息一览表 212

ZHW/QR-XZ-4-003公司重大工商变更一览表 213

资产管理类表单

ZHW/QR-XZ-7-001年固定资产表 215

ZHW/QR-XZ-7-002低值易耗品明细台账表 215

ZHW/QR-XZ-7-003资产领用登记表 216

ZHW/QR-XZ-7-004用品盘点表 217

ZHW/QR-XZ-7-005资产出让处置审批表 218

ZHW/QR-XZ-7-006报废资产明细台账 219

ZHW/QR-XZ-7-007工（器）具借用登记表 220

通讯类表单

ZHW/QR-XZ-8-001名片签领登记表 221

ZHW/QR-XZ-8-002通讯补贴费用签领表 222

ZHW/QR-XZ-8-003办公室门禁卡签收表 223

车辆管理类表单 224

ZHW/QR-XZ-9-001车辆行车记录表 225

ZHW/QR-XZ-9-002员工自带车补贴申请表 225

会议管理类表单

ZHW/QR-XZ-10-001会议签到表 226

工装管理类表单：

227

ZHW/QR-XZ-11-001项目工装签收单 227

食堂管理类表单：

ZHW/QR-XZ-12-001食堂就餐登记本 228

ZHW/QR-XZ-12-002食堂采购登记表 228

ZHW/QR-XZ-12-003食堂满意度调查表 229

第二节人事管理支持性表单 230

ZHW/QR-HR-1-001职位申请表 230

ZHW/QR-HR-2-001新入职员工审批表 234

ZHW/QR-HR-2-002员工转正审批表 235

ZHW/QR-HR-2-003员工调薪/转正申请单 236

ZHW/QR-HR-2-004新职员签订劳动合同审批表 239

ZHW/QR-HR-2-005劳动合同书 240

ZHW/QR-HR-2-006劳务合同书 246

ZHW/QR-HR-2-007应届毕业生实习协议 249

ZHW/QR-HR-3-001辞职报告 253

ZHW/QR-HR-3-002离职人员工资委托书 253

ZHW/QR-HR-3-003交接手续表 254

ZHW/QR-HR-3-004交接清单 255

ZHW/QR-HR-3-005离职证明 256

ZHW/QR-HR-3-006协商解除劳动合同协议书 257

ZHW/QR-HR-3-007不续签劳动合同通知书 258

ZHW/QR-HR-3-008解除劳动关系通知书 259

ZHW/QR-HR-4-001部门间调动、转岗审批表 260

ZHW/QR-HR-4-002人员编制增减表 261

ZHW/QR-HR-7-001星级师资认证申报表 262

ZHW/QR-HR-7-002星级师资认证表 263

ZHW/QR-HR-7-003星级师资认证表 264

ZHW/QR-HR-7-004新课程开发认证表 265

ZHW/QR-HR-7-005培训签到表 266

ZHW/QR-HR-7-006外送培训申请表 267

ZHW/QR-HR-7-007外出培训协议书 268

ZHW/QR-HR-9-001证书存放补贴承诺书 269

ZHW/QR-HR-9-002证书领（借）用单 270

ZHW/QR-HR-10-001职员月度考核标准 271

ZHW/QR-HR-10-002职员月度考核汇总表 273

ZHW/QR-HR-12-001员工即时调薪审批表 274

ZHW/QR-HR-13-001请假单 275

ZHW/QR-HR-13-002上下班签到表 276

ZHW/QR-HR-13-003加班申请表 277

ZHW/QR-HR-13-004未打卡情况说明 278

第三节IT部支持性表单 279

ZHW/QR-IT-001信息中心近阶段工作目标表 279

ZHW/QR-IT-002信息中心应用调查表 280

ZHW/QR-IT-003公司设备检修记录表 281

ZHW/QR-IT-004软件系统维护表 282

ZHW/QR-IT-005网络设备维护——运行检查表 283

ZHW/QR-IT-007计算机系统维修统计表 284

ZHW/QR-IT-008计算机相关设备报修单 285

ZHW/QR-IT-009软件系统验收会签表 286

ZHW/QR-IT-010OA系统\邮箱\易软用户申请表 287

ZHW/QR-IT-011项目问题汇总表 288

前言

企业行政人事管理概述

企业一般指是以获取收益为最终目的的商业性组织，任何企业都会根据企业不同的收益模式设计自己的运营体系，虽然不同的企业因行业的差异和收益渠道不同其运营体系设计也有所不同，甚至大相径庭。

但核心的管理机制与管理体系在属性上却是相通、相同或雷同的，在内部管理上都需要一套行之有效的行政人事管理系统，用管理手段来达到规范和强化运营效果，以便配合企业的发展计划，完成未来预期收益的既定目标。

行政人事管理就是通过设置合理的机构、配置适当的人员、采用一定的程序和方法，把计划、组织、指挥、控制、协调、联络等管理活动有机的结合起来，搭建和优化企业的组织架构，为企业稳定规范的运营提供保障和支持

企业行政人事管理是企业行政人事部从事管理行政事务的有效活动，广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理。

企业行政人事管理是企业人事管理与行政管理相结合产生的一个概念，在现代企业发展中，行政人事部是企业的中枢神经系统，是企业重要的管理部门，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面，是一个完整的管理系统、网络；企业通过行政人事部行之有效的管理，从而使各部门能更加高效的运转，企业行政人事管理在企业内部起着枢纽作用，做好行政人事管理工作是企业有效运转的重要前提，也是提高企业管理水平的一个主要切入点。

目的

为明确成都众和为物业服务有限公司行政人事部的部门职能，界定部门内部组织架构、岗位各职能范围及职责，明确职能分工与责任，规范管理工作流程、操作流程，确保公司行政人事管理过程有效进行，满足公司发展需要，特制定本守册。

团队理念

开源节流、勤劳务实；共同协作、竭诚高效。

主题内容和适用范围

本手册详细描述了行政人事部门职能、组织架构、岗位职责、管理规范、具体操作流程及通用工具表格形式要求，用于规范与指导行政人事部的各项专项工作，是行政人事部门的基础管理文件，适用于成都众和为物业服务有限公司行政人事管理相关工作的控制和管理。

第一章行政人事部职能管理术语和定义

行政人事部职能定位描述

行政人事部以组织形式采取行政手段在企业内部进行的智能型管理，行政人事部在企业运营中起着枢纽作用，是公司的重要组成部门，行政人事部负责制定符合企业的各项规章制度并推动执行；负责公司人员招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系与风险控制；负责公司会议管理、公文管理、文明办公管理、网络办公管理、档案管理、印章证照管理、合同管理、保密管理；负责公司后勤管理工作，包括固定资产管理、办公用品管理、车辆管理、员工餐厅管理、通讯系统管理；行政人事部最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极，以提高工作效率完成公司目标发展任务。

第一节行政管理术语和定义

1.1行政管理：

为满足公司发展需要而开展的文明办公管理、公文管理、档案管理、印章证照管理、合同管理、保密管理、资产管理、通讯管理、车辆管理、会议管理及其它相关行政工作。

程序：

公司行政部编制下发公司运营管理过程中相关档案、文书、合同、会议管理等的格式规范及管理流程标准，并监督、评价各子（分）公司、各项目对本单位各类行政管理措施的施行过程。

1.2文明办公管理：

为强化企业基础管理，严肃劳动纪律，制定办公室区域6S管理标准、从而对公司

各员工文明办公行为进行规范，维护公司办公区的办公秩序。

程序：

公司行政部编制下发公司运营管理过程中文明办公的各项执行标准体系，同时负责对办公区域

文明执行的管理和监督，并对各部门、各项目在文明办公过程中实行考核的管理过程。

1.3公文管理：

公文是指组织在经营管理过程中按照严格的生效程序形成的，具有特定格式和载体的文字材料，包括纸质文件和电子文件。

公文管理是通过传递指令、沟通信息、档案管理等重要工具和手段形成的日常文件，来实现公司运营管理的过程。

程序：

公司行政部负责搭建公司公文管理体系，同时负责编制公司在经营管理过程中形成的各类公文标准，并通过传递指令、沟通信息、档案管理等重要工具和手段形成日常文件，实现公司运营管理。

各部门、各项目按规定的各类公文标准格式及流程进行编制和操作，行政部对其施行管控、监督，并确保本单位的公文管理工作对运营管理的有效促进性。

1.4档案管理：

对公司日常经营活动中形成的各类业务文件和公司资料，进行搜集、整理

和管理工作，以保证公司档案的完整性，利于公司经营的正常开展。

行政部负责制定档案制度、机制、流程、培训，收集整理总部各职能部门档案资料、收集各项目档案台账目录，根据档案重要程度整合公司档案，完善资料保存并入档案库，设立档案借阅程序，达到信息完好保存、资源共享、合理利用。

程序：

行政人事部负责搭建公司档案管理体系，同时负责编制并实施档案管理的标准工作流程和归档工作，并通过检查、监督、评价等控机制对各子（分）公司、各部门、各项目档案管理工作进行考核和监督。

各部门、各项目在行政部指导下完成本单位档案管理细则的编制，同时确保严格按流程标准进行实施、归档和管控。

1.5印章证照管理：

对公司所有印章及工商行政证照，指派专人进行保管，按权限及业务要求进行

使用管理，严格控制相关风险点，保证各项业务的顺利开展。

程序：

行政部负责制订、完善公司印章及证照管理总体规范，并对各子（分）公司、各项目部印章及证照管理工作进行监督、评价，实现印章证照总体的规范化管理目的。

各子（分）公司、各项目部在总公司行政部指导下，按管理标准要求，对印章证照的日常管理进行规范化操作和实施。

1.6合同管理：

在公司对外经济活动的开展过程中，为规范商业行为，形成各类行政、业务合同，

通过标准化的流程管控，对合同进行严格的签订、发放、管理工作，从而规范对外业务往来中的行

为，明确工作职责，防止公司蒙受不必要的经济损失，确保公司经营活动的顺利进行。

程序：

公司企划部、行政部、品质部负责搭建公司合同管理体系，组织实施各类合同的编制及归档工作，同时对各子（分）公司、各部门、各项目合同管理工作进行检查、考核和监督执行，以达到规范执行、有效规避公司合同风险的目的。

各部门、各项目在总公司行政部指导下，按管理标准要求，对合同的管理进行规范化操作和实施，确保公司合同管理的完整性、科学性。

1.7保密管理：

保密事项是指在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，分为对内对外保密的

信息和仅对外保密的信息两种。

并通过一定的操作及控制方式与手段，达到保障公司信息安全性目

的的管理过程。

程序：

行政人事部负责制订、完善公司保密管理总体规范，并通过一定的操作及控制方式与手段，达到保障公司信息安全性管理的目的。

1.8资产管理：

是指对公司资产的采购、入库、出库、使用、调拨、报废、处置等管理工作，

保障资产的有效供给、安全完整及使用效率，保障资产耗费的有效控制和监管有力。

程序：

行政部、财务部负责搭建公司资产管理体系，同时制订、完善公司资产管理总体规范，并对各子（分）公司资产管理工作进行监督、评价，实现对总部及各子（分）公司、各项目实物资产管理工作有效实施和管控的管理目标。

各子（分）公司在行政部指导下，按管理标准要求，完成本单位资产管理的实施工作；同时确保严格按流程标准进行实施管控。

1.9通讯管理：

是指对公司的电话、名片、传真的进行相关管理，控制话费支出，从而提高

工作效率，加强内外联系。

程序：

行政部负责制定、完善公司通讯管理体系，同时制定通讯管理总体规范要求，并通过规范要求予以对各子（分）公司、各项目人员管理工作进行监督，实现对公司通讯规范管理的目的。

1.10车辆管理：

是指制定标准化的流程对公司的车辆进行调度、使用、维护、安全等相关管

理工作，保障行车安全，节约维修费用。

程序：

行政部负责搭建公司车辆及驾驶员管理体系，同时制订和完善公司车辆管理总体规范，并通过对公司车辆及驾驶员管理工作进行监督、评价，实现对公司车辆及驾驶员规范化管理的目的。

1.11会议管理：

是指制定相关规范制度，对公司各类重要办公会议进行组织、安排、管理工

作，并加强事后督察考核，使会议精神得到贯彻落实，体现会议决策的权威性与严肃性，提高执行效率。

程序：

行政部负责制定公司会议管理标准化流程，通过对会前准备、会中控制及对会后总结与决议的监督、追踪落实等方式，达到相应的运营管理目的。

对各类会议进行日常规范化的管理，并实施指导、监督工作。

1.12员工食堂管理：

是指由行政部制定食堂管理制度、标准，结合就餐人数和市场经济，对食堂就餐统筹合理安排，收罗各项意见或建议，从而提高满意度，确保员工饮食卫生、健康。

程序：

行政人事部负责制定食堂就餐管理标准及管理流程，通过对食堂就餐人员满意度调查和抽查等方式对工作进行监督、分析，实现公司员工就餐管理规范合理的目的。

1.13网络办公管理：

是指借助网络系统，达到各介办公软件平台的运行，增进各项流程审批的完善、减少流程事务的审批办理时效、促进各项流程审批工作快速高效的得以批复的办公管理。

程序：

由IT部制定网络办公及电脑使用管理等规章制度，通过对公司各子（分）公司、各部、各项目电脑、收费系统的监管和修复等手段，达到管理系统运行快速、稳定，实现公司各项办公流程高效。

各子（分）公司、各部、各项目配合并接受行政部人员的各项指导和考核，并按照相关要求完成标准规范管理的落实实施。

第二节人事部管理术语和定义

2.1招聘与配置：

按照公司经营战略规划的要求把优秀、合适的人招聘进企业，并将之放在合适的岗位上。

程序：

公司为了发展的需要，根据人力资源规划和工作分析的要求，寻找、吸引有能力又有兴趣到本公司任职，并从中选出适宜人员予以录用的过程。

2.2培训与开发：

通过学习、训导的手段，提高员工的工作能力、知识水平和潜能发挥，最大限度地使员工的个人素质与工作要求相匹配，进而促进员工现在和将来工作绩效的提高。

程序：

对公司各岗位培训需求进行分析，制定相应的培训计划和方案，对培训结果进行分析、评估的过程。

2.3绩效管理：

为持续提升个人、部门和公司的绩效。

程序：

各级管理者和员工为了达到组织目标共同参与的绩效计划制定、绩效辅导沟通、绩效考核评价、绩效结果应用、绩效目标提升的持续循环过程。

2.4薪酬福利：

公司建立战略型人力资源管理体系的核心组成部分，公司在其发展战略的指导下制定薪酬支付原则，确定薪酬策略，设计薪酬水平和薪酬结构。

程序：

通过市场薪酬调查，结合本公司实际情况，制定有竞争力的薪酬福利水平，制定薪酬管理流程和制定，并对薪酬进行动态管理的过程。

2.5劳动关系与风险控制：

劳动关系指用人单位招用劳动者为其成员，劳动者在用人单位的管理下提供的报酬的劳动而产生的权利义务关系。

风险控制是指根据劳动关系的情况和相关法律法规，尽可能规避劳动用工风险，并制定相应的风险控制方案。

程序：

通过对劳动关系管理进行流程疏理，并通过大量劳动争议案例对流程中存在的风险进行分析，协调员工关系以及防范公司用工风险，有效完善管理流程，降低用工法律风险的过程。

第三节企业信息化管理术语和定义

企业信息化管理（EnterpriseInformatizationManagement，简称EIM）：

是指对企业信息实施过程进行的管理。

企业信息化管理主要包含信息技术支持下的企业变革过程管理、企业运作管理以及对信息技术、信息资源、信息设备等信息化实施过程的管理。

企业信息化管理的三方面的实现是不可分割的，它们互相支持、彼此补充,达到融合又相互制约。

第二章各岗位工作说明书

行政人事部组织架构

总经理

行政人事高级经理

人事经理

IT工程师

行政部经理

薪酬体系专员

人事专员

培训专员

招聘专员

司机

采购员

行政助理

库管员

第一节行政部岗位说明书

一、行政人事高级经理岗位说明书

职务名称

行政人事部高级经理

岗位编制

1人

隶属部门

行政人事部

隶属单位

成都众和为物业服务有限公司

直属上级

总经理

直属下级

行政部经理IT部经理人事经理

下属人数

11人

岗位级别

高级经理级

职责概述

1、全面负责公司行政、人事事务管理。

2、协助总经理做好各部门、各项目工作和日常事务处理。

3、协助参与公司发展规划、年度计划的制定。

4、统筹