采购管理子系统PUR-改.pptx
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采购管理子系统PUR-改.pptx
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ERP应用人才资质认证,系列教材之,采购管理子系统,系统主画面,日常业务流程,基本信息的设置,系统概述,期初开账,常用报表,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.1系统特色,采购管理子系统有哪些特色呢?
采购部,采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理,达到准时交货的目的。
针对公司内部对供应商的评估及管理,提供供应商ABC分析表等分析报表,将供应商做等级区分,提供给管理者制定采购政策时的参考依据。
对于日常采购项目,系统将详实记录商品报价信息及供应商价格变动过程,作为公司内部审查和核准的依据。
对于采购价格管理,系统提供了价格异常以及交货异常及交货异常的管理报表,用来检核采购是否有异常,供管理者来评估供应商与采购人员的绩效,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,采购,1.2系统效益,系统效益,采购作业是企业必备的机能,因为大部份的企业都无法自制产销所需的物料。
系统效益,必须由其它供应商制造后,再交由企业接手制造组装或是销售贩卖,来创造出更大的附加价值与利润。
1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.3与其他系统的关联,采购系统,存货管理,物料需求计划,应付账款,自动分录,批次需求计划,产品结构,基本信息,进口管理,工单管理,1.系统概述,系统特色,系统概述,系统效益,采购流程,与其他系统关联,1.4采购流程,库存增加,应付增加。
库存减少,应付减少。
应付账款增加,库存无影响,应付减少。
应付账款减少,财务处理-见【财务模块篇】,修正,系统主画面,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息(采购),设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,如果在采购条款里,供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金,则需要在这个字段输入订金比率。
3.1录入供应商信息,同表示一批采购序号,是否可分多次进货。
初次交易日自行输入,最近交易日期则由进货单回写。
ABC等级:
按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级,可自行输入,也可通过本系统的“供应商ABC分析表”,由系统评级来更新等级。
交货评级和质量评级:
评定供应商的交货时程、质量状况。
可自行输入,也可通过本系统的“供应商评级,由系统执行评级更新等级。
已核准:
可交易,开窗也可查询。
尚待核准:
开窗查询不到,无法交易,会提示尚待核准。
不准交易:
开窗查询不到,无法交易,会提示“不准交易”,核准状况的变更,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息(采购),设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.2录入品号信息(采购),成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001数码相机-SL系列的主要采购供应商,经过一阵询比议价后,决定是三星公司了。
后续该品号的默认采购供应商,遇到存货即将不足时的补货方法,依据品号特性选择,固定/变动前置天数:
按采购此产品的前置天数。
不管采购一个或多个都需要耗费的时间,称为”固定前置天数“;会随着采购的数量多少而改变的时间,称为”变动前置天数“。
批量:
配合变动前置天数使用,例如供应商生产2000个料件,需要耗费1天的时间。
计算出前置天数,作为推算预计采购日的依据。
录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息(采购),设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.3价格管理,作为采购时的参考单价,标准进价:
手动输入,最近进价:
最近一张进货单审核回写记账本位币=原币*汇率,记录各供应商的核价数据或是实际进价数据。
由更新核价的单据审核回写或手动输入而来,限制品号的采购进价不得超过上限价格,若要管制,系统会以供应商核价、最近进价或标准进价作为基准和判断的依据,来控管采购单价的范围。
例如:
数码相机-SL系列向三星公司采购的第一取价顺位是4,000。
表示采购单价必须低于或等于4,200元,单价上限率设置为5%,最高采购单价=供应商单价x(1+单价上限比率),=4,000x(1+0.05)=4,200,若要启用进价控制,不仅需要勾选【录入品号信息】里的“进价控制”,而且也要需勾选【设置采购单据性质】里单据的“进价控制”。
进价4200所以会报错,录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息(采购),设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.4数量管理,当采购料件进货时,可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。
录入供应商信息,基础信息设置,录入品号信息(采购),设置采购单据性质,数量管理,价格管控,3.基础设置,3.5设置采购单据性质,更新核价:
表示单据审核时,该单据的单价信息是否要更新”供应商料件价格”,更新后,输入核价单或采购单以及进货单时,单价都可以由供应商料件价格档得来。
系统提供了”计算机自动编号“和”手动编号“两种方式。
选好编码方式后,还要搭配”年位数“和”流水号位数“,最后从编码格式可以看出设置后的模板。
针对进货单、退货单是否一定要输入采购单才可办理收料、退料,目的是避免无采单的收料、退料发生。
每一张进货单或退货单审核的同时立即产生一张采购发票,称之为直接开票。
适用随货附发票的进货模式使用,如果企业的账款采月结制,就不适用直接开票的特性,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.1请购流程,作业目的:
按公司内部管理需求,在寄发正式采购单给供应商前,先进行内部需求的审查,由授权主管审查此需求的合理性。
再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了,或是有可以取代的库存品,这样一来就可以预防多买,或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。
采购部门,请购部门,未核准,核准,单据修改,留底存查,请购来源(由系统自动产生请购单),新增录入,输入各家供应商的报价价格,决定交易的供应商,否,是,审核,需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.,已抛转过重复生成:
如果之前有抛转过请购单,则再次重新抛转时需要勾选此选项,首次抛转不需勾选。
选择预交货日计算方式有三种方式:
第一种:
按订单预交货日减1,表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推算;第二种:
按前置天数推算,表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后推算;第三种:
按订单预交货日减前置天数推算,表示按照订单预计交货给客户的日期往前到推算。
抛转类别可以选择是请购还是采购,之后选择要生成的采购单或请购单。
4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.2采购流程,作业目的:
如何协助公司购买到价廉物美的物料,也就是如何降低合理成本、提高及稳定质量、确保交货期限,更重要是提高工作效率,帮助销售与生产的运作顺畅,不发生停工待料。
正式下采购通知给供应商的对外凭证,记录着供应商、商品、数量、单价、预计交货日。
同时也用来追踪后续商品进货的进度,作业流程:
(1)维护请购信息目的:
采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息,进行采购审查动作,并且做采购发单前最后相关信息的审核。
(2)从请购单生成采购单目的:
当采购人员在“维护请购信息”做好最后的采购信息维护后,即可执行此作业,产生正式的采购单。
(3)录入采购单目的:
为正式下采购单给供应商的依据。
采购部门,请购部门,未核准,核准,单据修改,传给供应商,采购审查,无请购流程零星采购紧急采购,发现有一张当天上午来自业务-张明达的请购单,维护采购信息,供应商编号:
请购单上的参考供应商。
如果要分供应商采购,可在这维护不同供应商信息,会默认原请购的数量及单位,可视情况再进行调整。
将锁定码打勾,表示这笔要采购且已经审核过了。
锁定后,原请购单不能撤销审核修改。
如果采购人员审查后,因某些因素决议不要购买此品,点击指定结束按钮时。
结束码就会更新为y:
指定结束。
如果请购单很多,一部分要采购,一部分尚不要采购,便可以利用锁定码选项筛选请购单。
若置为Y,则当采购数量合计=请购数量时,请购单单身会变为自动结束。
采购码、采购单号:
执行“从请购单生成采购单”后,系统将会生成采购单的单号回写到“维护请购信息”中,并且采购码被勾选。
该请购已生成采购单且采购数量=请购数量则系统自动更新结束码为“自动结束”。
4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.3采购变更流程,作业目的:
可记录采购单变更的历史信息,以方便信息的查询,并可将变更单打印成书面,转交相关部门,便于协调后续的备料及生产。
采购部门,供应商端,未核准,核准,单据修改,后续追踪,传送给供应商,供应商提出变更,更新,系统会将原始采购单单头的信息,带进采购变更单单头。
每变更一次,变更版本就会1。
每一张订单单号最多可变更9999次。
较小版本变更未审核,不得变更较大版本,采购部-蔡佳玲就接获三星公司业务的来电,该业务表示1月10日采购单所订购的数量因生产不及,需延后至1月14日出货。
修改日期为1/14,4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.4进货/进货验收流程,作业目的:
进货指录入采购进货相关信息。
进货验收指阶段式收料时,记录进货验收的动作,可由品管部门来维护检验状态。
供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,免检,待验,更新合格数量,送质检部门,供应商送货,不合格,审核,找到这笔数码相机-SL系列的进货单号,录入验收结果,验收数量为实际入库,库存增加的数量。
报废数量:
记录在入库之前,检验报废的数量。
破坏数量:
记录在验收的时候所做的破坏性试验导致商品受到破坏的数量。
若全数验收通过,检验状态会自动呈现合格。
只要输入验收数量,系统会自行计算验退数量。
(验退数量=进货数量验收数量-报废数量-破坏数量),【进货单验收】审核后,对应的【录入进货单】自动审核,库存数量增加,而且同时更新进货单的检验状态、验收数量、计价数量、验收日期。
更新为进货单的累计验收数量,N:
未结束尚未结束,已交数量=采购数量y:
指定结束表示尚未全数进货,但剩余未进货的部分不会交货了,必须做指定结束的动作。
(可通过【录入采购变更单】或【结束采购单】作业来执行)。
4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.5验退流程,作业目的:
当进货验收,发生不良品需退回供应商时,等待退回的商品称为验退件当供应商取回验退不良品时,将退回信息记录在退回验退件里。
供应商端,仓管部门,采购部门,质检部门,待验,送质检部门,供应商送货,不合格,系统自动带出,不合格的商品从来没有允收入库过,只是从企业的进料检验区退回给供应商,所以登录数据后,并不会影响应付账款。
同时,对原有的库存数量也不会造成任何影响。
执行【退回验退件】后,进货单的“验退码”被勾选。
4.日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,进货退回流程,进货/进货验收流程,4.6进货退回流程,作业目的:
如果原材料或零组件在入库后,才发现料件质量不良,或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时,就需按退货流程处理。
由采购人员负责和供应商协调后,通过录入退货单记录退货及折让信息。
产品确定退回,使用退货单记录退回商品信息,之后可能换取新货。
产品不退回,而以应付金额减少的方式处理,称为折让。
采购部门,仓管部门,供应商端,N,Y,N,Y,N,Y,Y,采购部门,仓管部门,供应商端,财务部门,建议设置两个单别,来处理退货及折让状况。
已交数量根据退货数量减少5个,结束码为未结束。
类型=2.折让不可输入数量,直接输入金额。
采购管理子系统的开账是为了将开账时间点之前就已经发生的未完成采购单和供应商料件价格录入到ERP系统中。
这样在开账时间点之后,采购部门就可以依据采购单和供应商料件价格开展后续的采购动作,如进货。
这样就保证了采购信息的完整性和可追溯性。
作业目的:
期初开账,成功集团计划于2009年1月1日正式上线易飞ERP系统,针对采购类部分,公司必须将2008年12月31日未结束的采购单信息和供应商料件价格进行录入。
步骤1:
将未进货完毕的采购单信息逐笔输入到“录入采购单”作业。
不需输入进货单,直接通过工具栏的“输入已交数量”输入开账时间点之前的已采购数量。
输入好之后,已交数量自动回写,审核单据。
步骤2:
收集2008年12月31日供应商料件价格。
6.常用报表,常用报表,采购人员下采购单前,可打印此表查询所有已请购的明细信息。
查询所有已有采购单的数据,作为采购审核下单及跟催的依据。
将录入进货单的信息按进货单单据打印信息清单。
查询一段期间内,供应商的进货明细信息,用于供应商账款对账。
采购单进度管理报表提供四种不同角度的预计进货报表,主要控管及跟催进货的状况。
供应商预计进货表,从供应商角度,查询未来一段期间内,供应商预计进货的明细资料。
ThankYou!
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