IBM公司的采购成本是如何降低的.pptx
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IBM公司的采购成本是如何降低的.pptx
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案例:
IBM公司几亿的采购成本是怎样降低的全球IT业巨擘IBM公司过去也是用“土办法”采购:
员工填单子、领导审批、投入采购收集箱、采购部定期取单子:
企业的管理层会惊讶地发现,这是一个巨大的漏洞繁琐的环节、不确定的流程、质量和速度无法衡量、无法提高,非业务前线的采购环节已经完全失控了,甚至要降低成本,都不知如何下手!
1,一、剖析1元钱的成本摆在IBM公司面前的问题是运营成本如何减少?
可能降低哪部分成本?
于是公司切开每1元钱的成本,看看它到底是如何构成的。
这一任务经过IBM公司全球各机构的统计调查和研究分析,在采购、人力资源、广告宣传等各项运营开支中,采购成本凸显出来。
2,管理层不得不反思,IBM公司到底是如何采购的呢?
那时IBM不同地区的分公司、不同的业务部门的采购大都各自为政,实施采购的主体分散,重复采购现象普遍。
以生产资料为例,键盘、鼠标、显示器甚至包装材料,大同小异,但采购流程自成体系,权限、环节各不相同,合同形式也五花八门。
3,而自办采购的问题很明显:
对外缺少统一的形象;由于地区的局限,采购人员不一定找到最优的供应商;而且失去了大批量购买的价格优势。
4,二、由专家做专业的事在深入挖掘出采购存在的问题后,IBM公司随即开始了变革行动,目标就是电子采购。
从后来IBM公司总结的经验看,组织结构、流程和数据这三个要素是改革成功的根本。
电子采购也正是从这三方面着手的。
5,变化首先发生在组织结构。
IBM公司成立了“全球采购部”,其内部结构按照国家和地区划分,并设立了CPO(ChiefProcurementOfficer,全球首席采购官)的职位。
组织结构的确立,意味着权力的确认。
“全球采购部”集中了全球范围的生产和非生产性的采购权力,掌管全球采购流程的制定,统一订单出口,并负责统一订单版本。
(标准化),6,经过“全球采购部”专家仔细的研究,把IBM公司全部采购物资按照不同的性质分类,生产性的分为17个大类,非生产性的分为12个大类。
每一类成立一个专家小组,他们精通该类产品的情况,了解每类物资的最新产品、价格波动、相应的供应商资信和服务。
在具体运作中,“全球采购部”统一全球的需求,形成大订单,寻找最优的供应商,谈判、压价并形成统一的合同条款。
以后的采购只需按照合同“照章办事”就可以了,这种集中采购的本质就是“由专家做专业的事”。
7,三、工程师、律师、财务总监审定流程貌似简单的采购流程,前期准备工作异常复杂。
IBM公司采购变革不在于订单的介质从纸张变为电子,人工传输变为网络,而关键在于采购流程的梳理。
8,制定流程首先遇到的一个问题是采购物资如何分类,才能形成一张完整而清晰的查询目录?
于是,通过调查反馈,IBM公司汇总全球各地所有采购物资,零零总总上万种。
采购工程师们坐在一起,进行长时间的细致工作。
听起来有些可笑:
螺丝钉,在类目中的名称到底是什么?
分为平头、一字、十字,共多少种?
依靠专家们才智、经验和耐心才形成“17类生产性和12类非生产性”详尽的目录。
这一步工作的目标是使来自不同地区、具有不同习惯、使用不同语言员工方便、快捷地查找到所需要的“螺丝钉”。
9,工程师们讨论过后,律师们也要“碰头,”如何统一合同?
统一全球流程?
从法律角度审查,怎样设计流程更可靠而且合法,怎样制定合同才能最大限度保护IBM公司的利益,又对供应商公平?
还要对不同国家的法律和税收制度留有足够的空间,适应本地化的工作。
之后,全球的财务总监还要商计,采购的审批权限如何分割,财务流程与采购流程如何衔接?
(资金流和商务流的对接),10,四、突破顽固势力目前IBM公司电子采购主要由4大系统构成,即采购订单申请系统、订单中心系统、订单传送系统(与供应商网上沟通)和寻价系统(OFQ),以及一个相对完善的“中央采购系统”。
在IBM公司电子采购变革刚刚开始阶段,60的员工不满意现存的采购流程,原因是平均长达40页的订单合同。
低效率的结果是,IBM公司有13的员工忙于“独立采购”,绕过所谓标准的采购流程。
11,推广中难度在于地区和部门之间的协调。
制定的订单新标准与老系统冲突怎么办?
问题陷入僵局。
于是各地区的财务总监、系统总监、采购总监又坐到一起列单子,各地区正在使用的“土”系统有哪些?
与新系统相比,数据的输入、输出是怎样的?
一个一个的数据处理掉,形成统一的标准。
12,五、一个季度成本降低2亿多美元当“中央采购”系统随风潜入IBM公司内部,并平稳运转后,效果立竿见影。
以2000年第3季度为例,IBM公司通过网络采购了价值277亿美元的物资和服务,降低成本2466亿美元。
大概有近2万家IBM供应商通过网络满足IBM公司的电子采购。
基于电子采购,IBM公司降低了采购的复杂程度,采购订单的处理时间已经降低到1天,合同的平均长度减少到6页,内部员工的满意度提升了45,“独立采购”也减少到2。
13,与此同时,供应商最大的感受之一是更容易与IBM公司做生意了。
统一的流程,标准的单据,意味着更公平的竞争:
集中化的采购方式更便于发展战略性的、作为合作伙伴的商业关系,这一点对生产性采购尤为重要。
14,简化业务流程方案实施后,在5年的时间里,总共节约的资金超过了90亿美元,其中40多亿美元得益于采购流程方案的重新设计。
现在IBM公司全球的采购都集中在该中央系统之中,而该部门只有300人。
IBM公司采购部人员总体成本降低了,员工出现了分流:
负责供应商管理、合同谈判的高级采购逐渐增多,而执行采购人员逐渐电子化、集中化。
新的采购需求不断出现,改革也将持续下去。
15,
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