吴忠权基层党政机关常见公文写作及档案管理1.pptx
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基层党政机关常见公文写作及档案管理
(一),吴忠权黔南民族师范学院管理科学系副主任、副教授,党政机关公文处理的法规及国标,党政机关公文处理工作条例(中办发201214号).doc2012党政机关公文格式(含式样).doc机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局8号令).doc归档文件整理规则.pdf,一、党政机关公文处理工作条例七个变化,九个细节,2012年4月6日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例(以下简称条例),同时废止了1996年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)。
新条例自2012年7月1日起施行。
变化1:
公文处理的概念更加科学,原办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”。
新条例中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节,简洁明了,“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节(办法中隶属于发文办理),同时将“整理(立卷)、归档”划归至公文“办理”范畴。
变化2:
公文的种类更加丰富,原办法中规定公文种类为13种,新条例中规定公文种类为15种,增加了“决议”(适用于会议讨论通过的重大决策事项)和“公报”(适用于公布重要决定或者重大事项),同时将“会议纪要”改为“纪要”。
原有13个文种的适用范围与原办法的规定基本相同。
老条例中规定的公文种类为14种,新条例中规定公文种类为15种,增加了“命令(令)、公告、通告、议案”,取消了“指示、条例、规定”,将“会议纪要”改为“纪要”。
党政机关公文逐步统一。
原办法、老条例与新条例三者的比较:
2012党政机关公文处理条例文种和格式与原规定的比较.xls三个文件公文种类的对照.doc,变化3:
公文要素做出了调整,新条例第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。
从格式要素看,增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”,减少了“主题词”。
同时,对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定:
涉密文件要标注份号,紧急公文标注“特急”“加急”,联合发文可以单独用主办机关名称,公文标题应标明发文机关,有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。
接上:
新条例与原办法在格式要素的变化比较:
一是规定涉密公文应当标注份号(原办法只要求对绝密、机密公文标注份号);二是规定紧急公文应当分别标注“持急”“加急”(原办法要求标注“特急”“急件”);三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称;四是明确规定公文标题应标发文机关(原办法未作强制性要求);五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
公文在版式格式的变化。
具体见:
党政机关公文格式(后面讲)。
2012党政机关公文格式(含式样).doc,变化4:
行文规则上增加了一些具体规定,新条例减少了“行文规则”一章的条目,但增加了一些具体规定,主要有:
(一)上行文“原则上主送一个上级机关”(办法只对请示作此规定);
(二)“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;
(二)“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;(四)“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;(五)“属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”。
变化5:
公文拟制更加强调程序规范,
(一)在“起草”环节强调,“一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行”;“深入调研究,充分进行论证,广泛听取意见”。
(二)“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。
(三)在“审核”环节强调,“需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。
”在“签发”环节强调,“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”(原办法只对上行文作此规定);“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
”,变化6:
公文办理环节更加简明,
(一)在“收文办理”中,将“审核”改为“初审”,将“分办”、“批办”并入“承办”,并增加了“传阅”、“答复”2个环节。
(二)“发文办理”的环节由8个减少为4个,其中,“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”,“用印”并入“印制”。
新条例将发文办理的“分发”改为“核发”,规定:
“公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
”,变化7:
公文管理更加严格安全,新条例在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定,提出了设立保密室和阅文室的要求,对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。
细节1:
明确密级及保密期限,经过定密程序定为秘密文件的,应当在文件上标注密级及保密期限,规范用语为“绝密”“机密”“秘密”。
细节2:
明确紧急程度,有时审计工作时间紧、任务重,在安排布署工作发文时,要在文件上标明紧急程度,文件上的规范用语应标注“特急”“加急”,电报上的规范用语应标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
细节3:
规范发文标志,新条例规定:
发文标志“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称”,对于一个部门一个单位应有一个统一规定,是用发文机关全称,还是用规范化简称加“文件”两字,必须统一。
有时用发文机关全称,有时用简称加“文件”两字,让人犯疑。
细节4:
落实签发人,新条例在文件格式部分对“签发人”有明确的要求:
重要公文和上行文应当标注签发人姓名。
细节5:
规范文件标题,文件标题由发文机关名称、事由和文种组成,在工作实务中,有时由于文件标题太长,文件上又有发文标志,往往在标题中忽略了发文机关名称,亟需规范。
细节6:
规范文件落款,在条例第三章文件格式部分中,增加了“发文机关署名”的内容(“署发文机关全称或者规范化简称”),在现实中因为要加盖单位公章,或文件头上已有发文标志,往往只署发文日期,没署发文机关,亟需改正。
细节7:
规范成文日期,按照新条例中的:
“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
”,细节8:
删除主题词一栏,在公文的要素上,新条例中减少了“主题词”的内容,在以后制文时就需删除这一栏内容,同时还规范抄送机关和印发机关及印发日期:
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
细节9:
严格上行文的报送程序,党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
二、党政机关公文格式及排版要求,1、党政机关公文的含义及作用党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
(一)公文的构成要素,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(二)公文的排版形式,排版形式:
指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
1公文用纸幅面尺寸:
采用国际标准A4型纸,210mm297mm。
公文页边与版心尺寸为:
公文用纸天头(上白边)为37mm1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm1mm,版心尺寸为156mm225mm。
A4型公文用纸页边及版心尺寸.doc,宽:
210毫米,高:
297毫米,尺寸:
210毫米297毫米,A4型纸张,天头:
37毫米1毫米,订口:
28毫米1毫米,版心尺寸:
156毫米225毫米(不含页码),右白边:
26毫米1毫米,下白边:
35毫米1毫米,
(二)公文的排版形式,2公文书写形式从左至右横排、横写。
其标识第一层为“一、”,第二层为
(一),第三层为“1.”,第四层为
(1)。
3字体字号一般每面排22行,每行排28字,并撑满版心。
如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
(二)公文的排版形式,4页码:
公文页数顺序号。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
(三)公文各要素及排版形式,将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
奇数页排右,偶数页排左。
2012党政机关公文格式图示.doc2012年7月1日实施的党政机关公文模板(要素完整).doc,1版头,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。
版头包括:
公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
公文版头.doc
(1)份号:
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
(2)秘级和保密期限:
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
(3)紧急程度:
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(4)发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
(5)发文字号:
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
(6)签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
2.主体,公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。
包括:
标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
落款及版记.doc,(7)标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(8)主送机关。
公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
(9)正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用:
“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
(10)附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(11)发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
(12)成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(13)印章。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
加盖印章的公文:
成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
不加盖印章的公文:
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
加盖签发人签名章的公文:
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。
在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
成文日期中的数字:
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
特殊情况说明:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
(14)附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
(15)附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
3.版记,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
包括:
抄送机关、印发机关和印发日期。
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
(16)抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(17)印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
4.公文的特定格式,信函格式命令(令)格式纪要格式公文的特定格式.doc,
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