公文写作基本知识介绍(1).pptx
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公文写作基本知识介绍(1).pptx
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公文写作基本知识介绍,综合部,2023/9/22,1,正确选择公文的文种,正确选择OA中的公文形式,正文,我司关于公文规范性的要求,写好一份公文,2023/9/22,2,我们先从写好公文的第一步开始吧,2023/9/22,3,第一步我们要学会正确选择OA中的公文形式(即OA中起草公文的模板)。
我们来简单介绍一下公文形式:
红头文件、公司函、党工团发文、分公司发文、公司会议纪要、公司传真电报、部门传真电报、公司会议通知等等。
2023/9/22,4,红头文件具有严肃性,它记载的必须是重要的内容,且这些内容有长期保存的意义。
因此,红头文件不能随意使用。
红头文件的文号使用“广东移动佛2004*号”,2023/9/22,5,红头文件适用于以下情况:
1、凡是发省公司的“请示”,必须使用红头文件。
2、综合类:
部署企业发展目标、策略;下达公司年度工作总结、计划;表彰先进。
3、财务类:
下达公司财务年度投资计划、收支预算以及大型专项投资计划;财务方面的资金分配、调拨等。
4、人力资源类:
公司组织机构设置、调整;公司室副经理以上人员任免、调整;技术职务聘任;下达公司各部门重要生产指标和考核指标等。
5、市场类:
重大的市场营销政策的调整;重要的资费调整、新业务推广等。
6、网络技术类:
重大生产、安全事故的通报和处理情况通报;关于网络、基础建设规划、立项申请、大型项目的会审纪要等。
7、其他:
用于转发省公司红头文件和批转分公司红头文件。
2023/9/22,6,公司函:
适用于与平级单位之间的重要事务商洽、联系等。
党工团发文:
也是红头文件的一种,是我公司党委、工会、团委、纪委的发文。
其文件头和文号与红头文件不同。
公司会议纪要:
用于记载较重要的会议的议定事项及内容。
例如:
总经理办公会议、公司经营分析会等。
2023/9/22,7,公司传真电报和部门传真电报:
用于处理日常事务。
公司传真电报是由公司领导签发,部门传真电报是由部门领导签发。
向外发送的文件必须由公司领导签发,即必须以公司的名义。
公司部门与部门之间处理日常事务可以使用部门传真电报。
2023/9/22,8,公司内部请示、部门内部请示:
公司内部请示由公司领导签发;部门内部请示由部门领导签发。
公司会议通知、部门会议通知:
公司会议通知、公司会议纪要由公司领导签发;部门会议通知、部门会议纪要由部门领导签发。
2023/9/22,9,好啦!
相信您已经对OA中的公文形式有所了解,下一步我们要来确定公文的文种,2023/9/22,10,公文的标题格式是“关于+事由+文种”。
而要确定文种,您要了解文种的种类以及使用该文种所要遵循的行文规则。
通知,2023/9/22,11,通报,通报是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的下行公文。
例如:
;等。
2023/9/22,12,通报,情况通报正文结构一般有两个部分:
一是被通报的情况;二是希望和要求。
2023/9/22,13,公告、通告与通报很容易混淆,由于对象范围有差别、重要程度有差别,前两个我不适合企业内部使用。
2023/9/22,14,通知,通知是向特定受文对象通报、传达有关事项,让对象知道或执行的文件。
例如:
;等。
2023/9/22,15,请示,请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的文件,属上行公文。
例如:
;等。
请示与申请不同,请示是文种,而申请不是文种。
2023/9/22,16,请示,写作要求:
“请示”应当一文一事,即要请示,一般只写一个主送机关。
各级行政机关一般不得越级请示。
受双重领导的机关向上级机关请示,应当分清主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。
2023/9/22,17,请示,结构:
正文一般由请示理由、请示事项、结束语三部分构成。
惯用的结束语有:
“可否,请批示”、“当否,请指示”等。
2023/9/22,18,批复,批复是答复下级机关请示事项的文件,属下行公文。
例如:
;等。
2023/9/22,19,批复,写作要求:
慎重及时。
针对请示答复。
明确态度。
不同指示、复函混用。
正文:
引叙来文和作出批复两部分。
2023/9/22,20,报告,报告是下级机关向上级汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
例如:
;等。
2023/9/22,21,报告,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别之一。
报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求,它可以在一件公文中综合报告几件事情,层次结构也比较复杂.广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息.,2023/9/22,22,函,函即信件,是机关用来处理公务的信件。
结构:
1、原由2、事项3、结尾。
一般写:
特此函达等。
2023/9/22,23,函,种类:
便函。
商洽函。
主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题。
例如:
。
问答函。
主要用于向对方询问或答复某一事项。
例如;请批函。
用于向有关主管部门请求批准某一事项。
例如:
2023/9/22,24,会议纪要,会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的文件。
2023/9/22,25,以上我们介绍了公文文种,知道了各类公文文种的适用范围,其实,要正确地选择文种,除了要了解其适用范围,还得考虑是否符合行文规则。
2023/9/22,26,按行文规则对文种进行分类:
上行文有:
请示、报告;下行文有:
通报、批复;平行文有:
通知、函、会议纪要等.,2023/9/22,27,行文规则,市五套领导班子是上级部门,市五套领导班子是指:
中共佛山市委员会、佛山市人大、市政协、中共佛山市纪律检查委员会、佛山市人民政府。
市五套领导班子的下属工作单位(例如:
市政府信息化办公室)与我公司是平级的关系。
2023/9/22,28,行文规则,我公司与业务往来单位、当地企、事业单位之间是平级关系;省公司是我公司的上级单位,省公司与市公司在业务上存在指导与被指导关系,因此,市公司应使用上行文向省公司专业部门请求指示、批准;汇报工作。
2023/9/22,29,行文规则,市公司与分公司在业务上存在指导与被指导关系,因此,分公司应使用上行文向市公司专业部门请求指示、批准;汇报工作。
市公司专业部门与分公司在行政上是平级单位,不带请示、报告性质的公文可以使用通知、函等平行文。
2023/9/22,30,行文规则,遵循行文规则,分公司不得越级向省公司请示、报告工作,因特殊情况必须越级请示、报告工作,应抄送市公司。
2023/9/22,31,恭喜你!
题目一旦确定,您要起草的公文已经成功了一半了,不过,您还要注意一些相关事项,2023/9/22,32,公文处理相关注意事项,公文应标明主(抄)送单位全称或规范化简称。
两个以上的主(抄)送机关应遵照先外后内、先大后小的顺序排列。
写主(抄)送单位时,如果同时有省公司和市公司部门,必须明确区分。
主送、抄送本公司内部的最小单位为“分公司、部、中心”,不写到“*室”。
公文正文字体。
红头文件、党工团发文、函的正文用仿宋体_GB2312小三号字体,除上述几种公文形式外,其他公文(包括:
传真电报、会议通知、会议纪要、公司呈批件等)一律使用仿宋体_GB2312四号字体。
2023/9/22,33,公司对公文精简的要求,少用文。
可以邮件、电话、报表传递、公告、信息反馈单等方式解决的事务尽量不使用公文。
多以部门的名义行文。
多使用部门传真电报、部门会议通知等;尽量缩短流程、精简主送、抄送部门,以免增加其他部门在文件处理方面的负担。
文字精。
公文的内容应尽量精简,长话短说,以解决问题为目的。
大附件少用。
超过5M的附件称为“大附件”,对于此类附件,建议放在OA系统的“公共信息”-“共享材料”模块中,然后建立链接到公文中。
2023/9/22,34,现在,您写出一份规范的公文已经是不成问题了,先别得意,讲完下面两部分,马上要考考大家!
2023/9/22,35,在日常工作中,我们要面对省公司、市公司、地方政府部门、分公司请示类公文的实际应用显得较为复杂,处理好这些关系,才能使您的“请示”有的放矢呵!
2023/9/22,36,公司内部的请示类公文可以使用OA中“公司内部请示”和“部门内部请示”。
视乎所要呈送的上级决定选择以上两种中的任何一种,或公司领导或部门领导。
对上级部门的请示(上面介绍过的上级部门指省公司和市五套领导班子),一律使用红头文件形式。
2023/9/22,37,分公司向市公司相关部门发“请示”,可以以部门传真电报的形式,市公司相关部门以部门传真电报的形式给予分公司批复。
2023/9/22,38,做好公文保密工作,加强企业信息管理,在目前的企业竞争中显得尤其重要。
下面介绍一下公司在公文保密方面的管理规定。
2023/9/22,39,公文保密,密级的分类及发放范围:
商绝密,发放范围是省公司董事会。
商机密,发放范围是市公司副总经理或省公司部门副经理以上人员。
商秘密,发放范围是市公司部门副经理或省公司室副经理以上人员。
2023/9/22,40,公文保密,密级文件的传阅:
密级文件不得以邮件转发,不得打印、复制,办理或阅文人员应将密级文件保管好,遵守公文保密安全规定。
2023/9/22,41,公文保密,密级文件的界定:
综合管理方面:
部署企业发展目标、战略执行计划;工作会议材料;公司的经营指标;公司年度工作计划、经营分析数据;上级领导有关公司总体战略、经营工作的指示及讲话;财务管理方面:
公司固定资产投资项目的项目投资额、年度投资计划等;财务数据;财务方面的资金分配、调整;审计资料等;人力资源方面:
公司的人事信息、薪酬信息、各类考核指标等;,2023/9/22,42,公文保密,市场经营方面:
市场经营数据、客户信息等;以及下达有阶段性指导意义的营销政策,例如:
新业务推广计划、品牌营销计划、客户推广计划;网络管理方面:
关于网络基础建设规划;网络设备分布情况;网络运行情况通报;网络资源分析;网络建设、科技项目的投资等;工程管理方面:
工程建设项目的投资计划;工程进度量等党工团方面:
党工团组织内部的重要决定等。
2023/9/22,43,公文基础知识小竞赛,以小组为单位进行竞赛,采用抢答形式,每小组起始分数为50分。
第一部分,共10题,答对一题,得5分;第二部分,共5个案例,每个案例有两个问题,每个问题答对为5分;答错扣相同的分数如果本小组伙伴答错,有一次补答的机会最后以分数最高的小组为胜,2023/9/22,44,第一部分文件标题改错(每题5分),关于佛山公司申请新号段的报告,正确答案:
关于佛山公司新号段的请示,2023/9/22,45,第一部分文件标题改错(每题5分),佛山移动通信服务厅装修工程施工中选通知书,正确答案:
关于佛山移动通信服务厅装修工程施工中选的通知,2023/9/22,46,第一部分文件标题改错(每题5分),关于上报2004年2月份物资发放情况的通知,正确答案:
关于2004年2月份物资发放情况的报告,2023/9/22,47,第一部分文件标题改错(每题5分),上报6月佛山分公司客服分析报告,正确答案:
关于6月佛山分公司客服分析的报告,2023/9/22,48,第一部分文件标题改错(每题5分),关于对南海分公司6月16-19日期间购销的套卡进行差价补偿的请示的批复,正确答案:
关于对南海分公司6月16-19日期间购销的套卡进行差价补偿的批复,2023/9/22,49,第一部分文件标题改错(每题5分),关于广州申请新增模糊计费小区确认的函复,正确答案:
关于广州申请新增模糊计费小区确认的复函,2023/9/22,50,第一部分文件标题改错(每题5分),上报2003年佛山公司服务改善计划,正确答案:
关于2003年佛山公司服务改善计划的报告,2023/9/22,51,第一部分文件标题改错(每题5分),南海综合楼室内装修工程招标答疑文件,正确答案:
关于南海综合楼室内装修工程招标文件的答复函,2023/9/22,52,第一部分文件标题改错(每题5分),关于上报佛山分公司资产盘点结果汇总套表,正确答案:
关于佛山分公司资产盘点结果汇总套表的报告,2023/9/22,53,第一部分文件标题改错(每题5分),关于直流电源列柜招投标评标会议报告,正确答案:
关于直流电源列柜招投标评标会议通知,2023/9/22,54,第二部分案例分析(每题10分),如果您要将5月佛山大市所有营业厅的营收报表作一个汇总,上报给省公司营销帐务中心,请您确定采用什么文种?
标题如何写?
正确答案:
关于佛山分公司5月营收报表的报告,2023/9/22,55,第二部分案例分析(每题10分),本周六、周日,营销中心安排了两天的促销活动,您需要发一份文,告知后勤中心、综合部、各分公司提供配合,您会采取哪一种公文形式?
标题该如何写?
正确答案:
用“部门传真电报”发送。
标题:
“关于配合开展促销活动的函。
2023/9/22,56,第二部分案例分析(每题10分),假设您草拟了营业厅日常管理办法,要向全公司发布,您会采取哪一种公文形式(红头文件或公司函)?
标题如何写?
正确答案:
用“红头文件”发送。
标题:
关于发布营业厅日常管理办法的通知,2023/9/22,57,第二部分案例分析(每题10分),如果您是市场部员工,要发一份文件给联通公司,协商关于规范市场竞争的事宜,您会以哪种公文形式发送(公司传真电报或公司函)?
标题如何写?
正确答案:
用“公司函”发送。
标题:
关于协商规范市场竞争事宜的函。
2023/9/22,58,第二部分案例分析(每题10分),假设您是三水分公司市场部负责宣传的管理员,组织制作各乡镇墙体宣传广告。
需要请示市公司市场部,您采取哪一种文件形式(公司传真电报或部门传真电报)?
标题如何写?
正确答案:
用“部门传真电报”发送。
标题:
关于制作各乡镇墙体宣传广告的请示。
2023/9/22,59,谢谢!
2023/9/22,60,
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