7-公文写作(OK).pptx
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企业公文写作,目录,1、公文简介2、常见的企业公文的写作3、写好公文的几点建议,公文的概念:
公文,是公务文书的简称,是为处理公务而按规定格式制作的书面材料,具有法定权威和规范格式。
1、公文简介,首部:
标题、称呼标题:
“发文机关事由文种”、“事由文种”、只有“文种”。
(首行居中)称呼:
主送机关、受文领导。
(第二行顶格,后加冒号。
)正文:
原由、事项等。
(分段,段首各空两格。
)尾部:
结语、落款、发文时间。
结语:
“特此通知”等。
(前空两格。
)落款:
发文机关。
(正文下两行,居右。
盖章。
)发文时间:
(“落款”下一行,居右。
落款处的年、月、日都要用汉字小写数字,不能用阿拉伯数字。
),公文主文结构:
首部、正文、尾部。
一、明确发文主旨1、文件的中心内容是什么2、根据文件内容,准备采用什么文种3、明确文件发送范围和阅读对象4、明确发文的具体要求二、收集有关资料,进行调查研究一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。
三、拟出提纲,安排结构四、落笔起草、拟写正文五、反复检查,认真修改(主题、观点、材料、结构、语言),公文拟写的步骤与方法,1、情况属实,观点明确,重点突出,条理清楚,书写工整,标点准确,篇幅力求简短,用语力求准确、规范、精炼,切忌大话、空话、套话。
2、人名、地名、数字、引文应准确无误。
时间应写具体年月日。
3、除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。
4、引用公文要先引标题,后引发文字号。
公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。
使用简称应先使用全称,并注明简称。
拟稿注意事项,2、几种常用公文的写作,报告、通知、函、会议纪要、会议记录,结构:
(参见“公文主文结构”),报告,目的:
“下情上达”,让上级掌握本单位的情况,了解本单位的工作状况及要求,使上级领导能及时给予支持,为上级机关处理问题、布置工作或作出某一决策提供依据。
要求:
以摆事实为主,要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明,表达方式以概括叙述为主,语气要委婉、谦和,不宜用指令性语言。
(概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。
),种类:
汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。
一、情况简述(百字上下);二、成绩做法(主体);三、经验教训(五分之一篇幅);四、今后计划(三分之一篇幅)。
结语常写“特此报告”、“专此报告”。
报告正文的拟写,范例,关于的报告:
根据,现将主要情况报告如下:
一、二、特此报告。
福建省龙净环保股份有限公司二00九年三月五日,假如您是一位新员工,试用期为两个月,现在距离试用期结束还有10天,您的上司要求您在转正时提交一份试用期的工作述职报告,您该如何完成,请写出简要内容。
通知,传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。
标题最好写上通知的主要内容。
通知事项简短、内容单一时,可略去称呼,直起正文。
正文因内容而异。
开会的通知要交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。
布置工作的通知,要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。
通知事项多时,一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。
“通知”的注意事项,通知各分公司各厂:
为贯彻市政府安全工作会议精神,研究落实我公司安全生产事宜,总公司决定召开1999年度安全生产工作会议,现将有关事项通知如下:
1、参加会议人员:
各车队队长,修理厂厂长。
2、会议时间:
5月3日,会期1天。
3、报到时间:
5月2日至5月3日上午8时前。
4、报到地点:
第二招待所301号房间,联系人:
赵爱国。
特此通知。
总公司一九九九年四月十五日,范例,假如您是董事长秘书,董事长需要就如何提高产品品质,更好地满足客户需求为主题,召开公司经理级以上人员的会议,请你写一份会议通知,发给各部门经理。
函,即信;公函即公务信件。
它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。
函的特点是不受公文规定的严格限制,如不用正式文件头,也可不编文件号,有时还可不拟标题,因此用起来极为简便。
函,1、开头。
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体。
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
一般包括三层:
简要介绍背景情况;,规范性公函正文的结构,商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求,如:
“务希研究承复”,“敬请大力支持为盼”等。
如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
3结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
4结语。
通常应根据函询、函告或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
撰写函件应注意的问题,关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函湖北省人民政府:
现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”,是中国现代革命史上的重要历史文物,尽快将其打捞、修复和陈列展览,是海内外同胞的共同心声。
为此,我们经过认真研究,提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度,协商联合打捞、修复、展出的办法和有关问题。
专此函达,请答复。
广州市人民政府(盖章)XX年X月X日,范例,假如您的主管想要参加一门课程的外训,须与人力资源部取得沟通,要你写一封函给人力资源部,请写出简要内容。
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项,综合概括反映会议精神,以便使与会者统一认识,是会后全面如实的进行传达、组织开展工作的依据。
同时“会议纪要”是可以多向行文,具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要,会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
1、前言。
首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。
2、主体。
它是会议纪要的核心内容,主要记载会议情况和会议结果,写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。
对于会议上有争议的问题和不同意见,必须如实予以反映。
会议的成果及议定的事项,应逐项列出。
会议纪要的写法,1内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。
2表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。
3称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要的特点,一、性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
二、功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
会议纪要与会议记录的区别,公司安全生产专题会议纪要局安委办:
根据局安全生产工作要求部署,4月14日公司召开安全生产专题会议,会议由公司副总经理主持,全体公司中层以上干部及公司领导参加。
会议传达了4月11日局安全生产会议及有关文件精神,组织对胡锦涛总书记重要讲话进行学习。
会议认为,。
为进一步做好公司安全生产工作,统一思想,明晰思路,狠抓落实,扎实推动二季度安全生产各项工作,副总经理提出几点工作要求:
1、2、3、公司年月日,范例,公司办公会议记录时间:
二零零四年_月_日_时地点:
集团办公楼二楼会议室出席人:
缺席人:
列席人:
(不属于本次会议的正式成员,但因工作需要参加本次会议的有关人员。
要写清楚列席人的姓名,单位和职务)主持人:
记录人:
_议题:
主持人发言:
(略)与会者发言:
主持人:
(签名)记录人:
(签名),电子公文主要由主题、事项或附件、落款组成。
收件单位/人抄送单位/人主题:
相当于公文的标题。
正文:
与日常公文写作方法一致。
若提供相关文件或报告等,可以附件方式发送(注明)。
落款:
署名及成文时间,电子公文,如果您不想参加文秘考试,您须写一封电子邮件给相关人员,请您写出具体格式与主要内容。
FROM:
贵公司名称(如果用抬头纸就不用再写贵公司的名称了)地址电话传真日期TO:
对方公司名称地址电话传真,传真,(正文内容)XX先生/女士:
您好,(祝福语)我公司是XXX(对我公司的介绍:
公司类型、规模、提供的产品或服务种类、特点、竞争优势等等)对对方公司的期望(如合作要求或建立客户关系等等)(中间也可以写一些贵公司对市场的看法、预期等)盼复/商祺(结尾祝福语)发件人名称/职位,传真,传真文件的格式非常固定,内容方面则根据需要可作改动,只要把自己的意思表达清楚就可以了。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。
公文语言功夫的核心是选词。
选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境,为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。
多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。
公文语言,一是开头用语。
用来表示行文目的、依据、原因、伴随情况等。
如:
为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。
二是结尾用语。
如:
为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。
三是过渡用语。
如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。
如:
经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
五是称谓用语。
有第一人称:
我、本;第二人称:
你、贵;第三人称:
该。
等等。
公文结构用语,并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。
序码的顺序是一、
(一)、1、
(1)共四层。
在一段文字内部常使用“一是、二是、三是”,“首先、其次、第三”。
要求重轻有序:
重要的放在前边,依次类推。
年份一律使用公历年份的全称,如1978年、2003年不能略为78年、03年。
序码与年份,标点符号应尾随文后,即点号不能打头,标号(省略号、破折号)不要拆开。
数字、年份也不能拆开回行。
为了保持标题简炼和整洁大方,除书名号的使用有明确规定外,一般不加标点符号。
标题过长或中间需停顿的,可用空格或换行的方式表述。
例如:
国务院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定,标点符号的运用,常用标点符号:
逗号、顿号、分号、冒号、句号、问号、叹号;引号、括号、破折号、省略号、书名号。
引号的使用:
一定要成对出现。
凡是完整地照录别人的话,末了的点号(多为句终号)放在引号之内。
凡是把引文作为作者一句话的一部分,末了的点号放在引号的外面。
如:
我们有些同志喜欢写长文章,但是没有什么内容,真是“懒婆娘的裹脚布,又长又臭”。
括号的使用:
句内括号、句外括号。
完善自我,勇于创新。
博览群书,增长知识。
深入实践,勤学苦练。
公文写作人员加强修养从三个方面着手,考核方式,笔试50%:
考察公文写作、计算机基本操作知识、九段秘书方面的知识。
部门组织架构图30%。
PPT20%请大家做好准备!
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