公文写作指南_行政公文_工作范文_实用文档.pptx

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1,中国移动通信集团四川有限公司德阳分公司综合部,公文写作指南,2,目录,1、序言2、EIP公文系统使用提示3、四步教你轻松搞定EIP办公系统发公文4、公文写作的基础知识5、常用公文文种及范例6、公文格式及行文规则7、草拟公文需注意的事项,3,一、EIP公文分为哪几类：

13个通用公文、6个专用公文、9个业务公文。

EIP公文系统使用提示：

重要知识点一、通用公文：

1、常用公文中的决定、报告、请示、批复等文种需使用公司发文。

2、公司长期性、规范性文件发布及公司重大活动通知使用公司发文。

3、函件分为公司函和区县分公司函两类。

4、会议纪要分为党委会议纪要、公司会议纪要、部门会议纪要、总经理办公会会议纪要四类。

5、凡公司对外主送发文需使用通用公文。

6、只有综合部可使用部门发文，其余各部门不能以部门名义发文。

4,5,EIP公文系统使用提示：

重要知识点二、业务公文：

1、通知中国移动通信集团四川有限公司德阳分公司（通知）中国移动通信集团四川有限公司德阳分公司部门（通知）。

2、签报的适用范围。

3、情况通报、业务通报的适用范围。

三、专用公文：

1、专用文件的种类有哪几种。

6,公文：

即公务文书，是指党政机关、企事业单位、社会集团在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。

公文的定义,7,公文的特点,公文不是散文、公文力求准确公文不长抒情、公文唯求实用,8,本手册中所讲的公文，主要是依据国家有关部门、集团公司和省公司关于公文的规定，结合我公司生产经营实际，选择常用的公文种类进行阐述，对那些企业不常用的公文，不在讲述范围之内。

1、常用公文种类及范例,2、公文格式及行文规则,3、草拟公文需注意的事项,公文写作,10,常用公文种类,公司使用的正式文件的常用文种主要有：

通知通报报告请示批复会议纪要函,11,通知,定义：

通知是用于传达方针、政策，或指导和商洽工作，或告之重要情况，或办理某一事项的公文。

通知的使用范围：

下达指示、布置工作传达领导意见和有关事项任免和聘用干部、决定具体问题发布规章,12,通知,通知的特点：

通知是使用最为广泛的文种，具有较强的执行性和约束力。

通知的分类：

指示性通知：

传达上级机关要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项。

知照性通知：

转达要求各有关方面周知的事项。

这种通知发送对象很广泛，级别方面的限制也不严格，对平级甚至对一部分上级均可发送。

事项性通知：

要求下级单位办理某一具体事项。

常见的如会议通知或办理具体公务的通知。

13,二、通知指示性通知,关于XXXX（采取的措施）的通知XXXX（主送单位）：

近一段时期（时间），（使用点面结合材料,分析面临的形势、存在的问题）。

（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。

为了（目的主旨），根据（依据），经研究，决定（采取的措施、行动）。

现就有关事项通知如下一、。

二、。

三、。

（通知的具体内容）（提出希望和要求）。

XXXX年XX月XX日,14,说明时间,进行分析，阐明目的,明确提出决定采取什么行动,具体事项,15,周知性通知关于成立XX机构的通知XXXX（主送机关）:

为了（目的），根据（依据），决定成立机构，负责工作。

现将有关事项通知如下：

一、（机构）的人员组成二、（机构）的主要职责

（一）。

（二）。

三、（机构）下设办公室，主要负责工作。

（其他需要说明事项）XXXX年XX月XX日,16,表明目的,人员组成,职责,执行机构,17,知照性通知：

任免通知,关于等同志职务任免的通知（主送机关）：

根据，经年月日会议研究，决定：

任命为；任命为；免去的（职务）。

年月日,18,来源，可省,19,印发、转发性通知,关于印发流程的通知（主送单位）：

为了（表明目的），公司制定了。

流程，现印发给你们，请认真贯彻执行（提出要求）。

贯彻执行中有何问题，请及时反馈。

年月日,20,表明目的,提出要求,附件？

21,关于转发的通知,（主送单位）：

为了（目的），经同意（授权依据），现将（原发文机关）（文号）转发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

（具体贯彻意见）。

年月日,22,（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），（主办单位）决定于近期召开会议。

现将有关事项通知如下：

一、会议时间：

二、会议地点：

三、参会人员：

四、会议议程：

（1）；

（2）。

五、其他事项：

（一）材料准备要求等。

联系人及联系电话附件：

1.参会名额分配表2.参会人员回执年月日,事项性通知：

关于召开会议的通知,23,24,有时层层转发的公文过于累赘。

如：

关于转发四川移动公司转发“集团公司关于修改出差补助标准暂行规定的通知”的通知的通知对于此类层层转发的公文标题，一般可以自拟摘要。

可拟写为：

关于转发有关出差补助标准暂行规定的文件的通知,25,通报,定义：

通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要情况时的公文通报的使用范围：

党政机关、企事业单位和社会团体均可使用。

通报的特点：

典型性及时性真实性政策性,26,通报,通报的结构：

标题：

由发文机关（可省）、事由、文种组成。

正文：

正文由三个部分组成，一是发文原因阐述，二是简明扼要介绍事件经过、人物行为，三是发文机关对事件、任务做出的决定、要求或采取的措施、规定。

27,报告,定义：

报告是向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问时使用的上行公文。

报告的特点：

汇报性：

报告一般都是下级向上级或业务主管部门汇报工作陈述性：

报告一般向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，今后的打算，有什么意见和建议等转化性：

有的报告反映的情况重要，建议合理，经验做法具有创造性，则可能被上级批转，报告内容相应成为下行公文的附件,28,报告的种类：

呈报性报告：

这类报告主要是呈报上级阅知，不要求上级批转。

因呈报的内容不同，这类报告又可以分为综合报告、专题报告、检查报告等呈转性报告：

这类报告是某些业务主管机关或部门，针对工作中存在的普遍性问题或在一定范围内需要做出处理安排的事项，向上级机关汇报并请求批转有关部门参考或执行的报告,报告,29,报告的写作要求：

情况要属实。

实事求是，不能有丝毫虚假报告要及时。

有利于上级机关及时掌握情况，提高工作效率中心要明确。

坚持“一文一题”，专题报告要专写条理要清楚。

内容编排要合理，防止杂乱要提供新情况。

为上级机关提供更多的新信息,报告,30,工作报告XXXX（单位）关于工作情况的报告XXXX（主送单位）：

根据要求（或以来），我们XXXXXX（概述工作背景或基本情况），对工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：

一、（工作基本情况）。

二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果）。

三、（存在问题，以及拟采取的对策措施）。

四、（下一步工作安排和思路）。

年月日,31,反映情况报告,关于有关情况的报告XXXX（主送单位）：

XXXX年XX月XX日（最近、近日），（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。

为了（目的），现将有关情况报告如下：

一、（事情的过程和最新事态等）。

二、（原因和后果分析）。

三、（已采取的措施及作用）。

四、（下一步拟采取的做事）。

五、（需引起上级单位重视或关注的问题）。

年月日,32,请示,定义：

请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。

请示的特点：

请求性。

行文请示，表示本单位无权或无力办理的工作，需要请求上级批准或同意。

这是请示最大的特点单一性。

单一性有两个方面，一是“一事一请”，二是“一个请示只能送一个上级部门”隶属性。

下级机关的请示只能按照隶属关系，向直接上级机关请示。

（不能越级）紧迫性,33,请示,请示的使用范围：

需请求上级给予明确或具体解释的重大问题工作中遇到疑难，请求上级给予指示，或某项工作遇到困难，请求上级给予支持工作中遇到新情况、新问题，无章可循本单位意见分歧，需上级做出裁决超出本单位工作权限范围的事项本单位特殊情况，无法统一执行上级要求，需要变通处理上级规定必须请示的问题,34,请示,请示的种类：

请求批复性的请示。

一是本单位无力解决或无权处理的事项，请求上级指示，又称为申诉性请示。

二是本单位就某一问题或某项工作的有关安排意见，请求上级同意后实施，又称为安排性请示。

请求批转性的请示。

将具有普遍性、全面性的事项，通过上级部门的批转而成为共同执行的任务，这类请示需详细说明请求事项的具体措施、步骤、方法，有的还要阐明请求事项的背景、意义、作用。

35,请示,请示行文的注意事项：

请示的理由要充分行文语气要谦敬，分寸得当联合请示的，要搞好会签事关重大或时间性较强的请示，可以提出几个方案供上级机关选择，便于上级迅速批复不要事事请示，在自己职权范围内可以解决的问题不要请示,36,报告与请示的区别,报告与请示的区别：

行文目的和作用不同。

请示用于请求上级机关批准、答复，目的是得到上级机关的同意。

报告则是向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议等，目的是使上级机关更多的了解情况。

内容和结构不同。

请示必须“一事一文”，报告则可以反映多方面的综合情况。

在报告中不能夹带请示事项。

报告无需批复，请示则必须批复。

行文时限不同。

请示必须事前行文，得到上级批准后方可实施。

报告则可以事前、事中、事后行文。

37,请求批准的请示关于请求XXXX的请示XXXX（主送机关）：

为了XXXX（目的），根据（依据），我单位拟XXXXXX（主旨意图）（概述工作背景或基本情况，简要提出要求解决的问题）。

现将有关情况和我们的意见请示如下：

一、（基本情况）。

二、请示事项。

妥否，请指示。

附件：

方案年月日：

38,目的,意图,请示具体事项,39,40,请求解决问题的请示关于请协调解决XXXX问题的请示XXXX（主送机关）：

目前，我公司（遇到的问题或困难）。

为了XXXX（目的），根据（依据），现就（意图主旨）请示如下：

一、（问题的由来）。

二、（问题的不利影响）。

三、具体方案和请示事项。

（解决问题的积极意义）四、（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。

妥否，请示。

年月日,41,请求指示的请示关于XXXX的请示XXX（主送机关）：

近日，（在某项工作中遇到问题或困难）。

现将有关问题请示如下：

一、（有关情况）。

二、（遇到的问题）。

三、（请示内容，有自己的理解或选择方案的倾向性意见，即恳请上级单位对问题作出指示）妥否，请指示。

年月日,42,批复,定义：

批复是答复下级机关请示事项的公文。

批复与请示是相互呼应的一对公文。

批复的使用范围：

任何收到请示的单位都可以使用批复，提出请示的下级机关就是批复的主送机关。

如果批复的请示事项具有普遍的指导意义或具有某种程度的规定性质，则这一批复也可以抄送有关的各下级单位。

43,批复,批复的种类：

按批复意见分类，可以分为：

对请示事项完全同意的批复、对请示事项部分同意，部分不同意的批复、对请示事项完全不同意的批复。

按请示类型分类，可以分为：

对请求指示事项的批复、对请求批准事项的批复、对请求解决问题的批复。

44,批复,批复写作要求：

批复的标题可以使用表态标题，但如果对请示事项完全不同意，则应尽量避免使用表态标题，以免言词过于生硬批复意见中，如果对请示事项不同意，应当在否定性意见之后说明相关的依据，但说理不要太多，以免文字冗长,45,批复,批复写作的注意事项：

及时做出批复，以免贻误工作批复内容涉及其它部门时，应当协商一致批复意见应当态度鲜明，言词肯定，不能含糊其词，模棱两可，更不能回避请示内容，答非所问“一文一批”，不能把几个请示集中起来写一个批复如果来文请示事项虽然可行，但办法不够妥当或考虑不够周全，可将来文退回，请其修改后再批复,46,会议纪要,定义：

会议纪要是根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要内容、决定事项进行整理、综合、摘要、提高而形成的一种具有记实性、指导性的公文。

会议纪要的特点和作用：

纪要性。

会议纪要是将会议的决策意见记录下来，概括出主要精神，无需面面俱到。

决议性。

除学术研讨会的会议纪要外，其余会议纪要一经下发便具有指导作用和约束力。

备查性。

有的会议纪要不需要贯彻执行，而是为了通报情况，便于周知，以备查询。

47,会议纪要,会议纪要正文主体的写作方式：

按所研究问题的顺序排列，逐个说明会议研究了哪些问题，并做出了哪些决定综合归纳成几个问题，即把会议所涉及的问题和意见按内容分类，加以归纳，然后分项来写。

有的还可以根据会议的主要议题，分别冠上小标题，使眉目层次更加分明按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。

如对过去工作的评价，对当前形势的分析、今后的目标任务、措施和办法等按会议发言顺序排列。

一般只适用于研讨会等,48,会议纪要,会议纪要写作中的注意事项：

突出会议中心精神纪录确定下来需执行且可跟踪的事项要条理化忠于会议实际内容会议纪要如果需要其它单位周知或共同执行，可以抄送相关单位，如果需要下级执行，可以采用印发会议纪要的方式向下发文。

49,50,51,函,定义：

函是不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等时使用的公文。

函的特点：

行文方向的多样性。

从实际情况来看，函兼有上行、平行和下行三种走向，以平行为主使用范围很广泛。

这一点从定义中即可看出写作灵活轻便。

篇幅短小精悍，手段简易,52,函,函的写作要求：

阐明行文的目的和原因。

即为什么要提出协商讨论或提出请求批准需要询问、商议或批准的具体问题和事项，要阐述自己的愿望和方案，陈述理由，提出希望或要求，如“请复函”、“请予批准”、“望予合作”等有时可以“此致”、“此函”等作为结束，表示无需回函。

53,函,函写作中的注意事项：

文种正确。

向平行或不相隶属机关行文请求或回复，应当用“函”，而不用“请示”或“批复”一事一函内容简洁用语得体引文规范陈明理由。

持否定态度的复函，应当陈述理由，求得对方理解,54,55,2、公文格式,一份格式完整的公文一般包括：

版头文号签发人标题主送机关正文发文时间抄报、抄送单位,56,2、行文规则,公司各类行文应当确有必要，注重效用，尽量控制公文数量，避免公文泛滥。

公司行文应当根据隶属关系和职权范围确定对象，如无特殊情况，一般不得越级请示和报告。

凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。

公司党委、行政、工会可以联合行文。

公司与外部同级单位或部门可以联合行文。

57,3、行文规则,公司内部各部门之间不得联合行文。

涉及两个部门以上的事项应当采用会签的方式，并以公司文件行文。

公司各部门不得与公司以外的单位或部门联合行文。

向市委、市政府的重要行文，原则上应抄报省公司。

向下级单位的重要行文，可抄送政府相关主管部门。

凡公司内部部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自行文。

如擅自行文，可责令纠正或撤销行文。

58,字体：

公文应统一字体字号。

发文单位一般使用初号宋体加黑；公文大标题使用二号宋体加黑；主送单位、正文、成文时间使用小三号仿宋体；秘密等级、缓急时限或其它重点字句使用小三号黑体字；主题词使用小三号宋体字。

3、草拟公文需注意的事项,59,公文标题中的“印发”和“转发”。

印发一般是上级对下级而言。

是将独立存在的公文，如讲话、办法、规定、经验材料等，印发给下级执行。

转发则是将上级文件转发下级执行，转发时，可根据本地情况提出要求。

“印发”和“转发”时，应将所印、所转的文件标题全文引用。

公文标题中如牵涉到文件名称，应将文件名用“”括起来。

注意公文标题中文种隐含的隶属关系。

对上，应用请示或报告；对下，应用通知或批复；对平级，应用函。

60,向上行文一般只写一个主送单位，如果需要同时报多个上级，可以用抄报形式，其排列应按单位性质、职权和其它隶属关系排列。

向下行文可以有多个主送单位，此时，一般按系统和级别分列，同一系统内的单位用顿号隔开，不同系统的单位用逗号分隔。

同一系统：

各分公司之间、市公司各部门之间、各分公司和市公司各部门之间不同系统：

公司领导和各分公司、各部门之间。

省公司、其他地市州公司、外单位与我分公司。

示例：

旌阳分公司、广汉分公司、什邡分公司、市场部、网络部，公司领导，省公司市场部。

市公司普发性的公文，主送单位一律表示为“各县（市、区）分公司、公司各部门”。

61,抄报、抄送单位，应按照单位性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注排列。

使用规范性简称。

标点符号的使用与主送单位相同。

抄报、抄送单位写完后应打上句号。

如：

抄送：

公司领导，市场部、财务部。

受双重领导的单位向上级单位的请示，应当根据内容写明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

62,快文系统作为公司公文的一个组成部分，纳入公司公文规范管理范畴，其应用范围：

1、正式的会议、业务通知。

2、正式的报表、信息、材料上报。

3、不需市公司分管总经理审批的各种事项上报请示及批复。

邮件系统作为内部交流平台，用于与工作相关的非正式交流。

可用于非正式的报表、信息、经验交流，属信息共享的内容，使用邮件发送。

严禁使用快文发送非正式报表、方案。

严禁使用快文、邮件发送与工作无关的内容。

严禁在EIP平台传递有违国家法律法规和各种政策规定的内容。

63,谢谢各位！