1公文写作规范性浅谈.pptx
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公文写作规范性浅谈格式规则结构语言,严守格式标准,遵循行文规则,善谋结构方式,把握语言规范,GW公文写作规范性浅谈讨论框架,第一节严守格式标准,公文因事而成文,以应用为目的,是表达意志,传递政令,依法管理和开展公务活动的重要工具。
因此,公文格式都是相对固定的。
它是公文程式化、规范化的体现。
所谓公文格式标准,是指在行文过程中,必须严格按照条例所规定的行文规则和“国标”所规定的编排方法,正确标注公文构成的每一个要素,以实现公文体式规范化的要求。
它对于保证公文的合法性、有效性、权威性和外观形式的美感性起着重要规范的作用。
本节以介绍条例和“国标”为切入点,来说明正确标注公文构成各要素,对于公文格式标准化和公文写作规范化的重要作用。
口严守格式标准化/导语,GWxiez,公文通用格式要素编排规则,公文特定格式要素编排规则,公文用纸及版式要求,党政机关公文处理工作条例,党政机关公文格式,GW.本节讨论要点,一、党政机关公文处理工作条例简介,
(一)党政机关公文处理工作条例1为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要,推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化,2012年4月16日,中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例(简称条例),同年7月1日起施行。
2000年8月国务院发部的国家行政机关公文处理办法(以下简称原办法)和1996年5月中办印发的中国共产党机关公文处理条例(以下简称原条例)停止执行。
GWxiez,口党政机关公文处理工作条例简介,口本题要点,条例的主要特点,公文种类和适用范围,口党政机关公文处工作条例简介,
(一)条例的主要特点条例与原办法、原条例相比较的主要特点是:
党政合一,扩大了条例的适用范围;调整了公文种类;调整了公文格式要素;行文规则增加了一些具体规定;公文拟制更加强调程序的规范性;简化了公文办理的环节;公文管理更加注重安全保密。
GWxiez,口党政机关公文处理工作条例/简介,
(一)条例的主要特点1、党政合一,扩大了适用范围原党的机关公文处理工作条例仅适用于党的机关范围,不仅公文种类与国家行政机关公文有所差别,而且处理工作的某些环节和某些要素也不相同。
原国家行政机关公文处理办法仅适用于国家行政机关和相关领域,其公文种类有的与党的机关公文也不相同,处理工作的某些环节和某些要素与党的公文也有所不同。
新条例党政合一,从而扩展了适用范围。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,GWxiez,
(一)新条例的主要特点2、调整了公文种类1原办法所规定的行政公文文种有13种;原条例所规定的党的公文文种有14种。
两个文件的文种相加共有27种次。
如果除去一方与另一方所重复的公文文种,再加上双方各有的特定文种,那么,我们平时所说的原法定公文共有18种(如下表)。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,本页1,
(一)新条例的主要特点2、调整了公文种类2如果将新条例与原办法规定的公文文种相比,那么,现行法定文种共有15种,与办法相比增加了“决议”和“公报”;原条例中“指示”“条例”、“规定”本次未被吸入。
同时将“会议纪要”改称“纪要”。
其他13个文种的适用范围与办法规定基本相同。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,续页2,党政机关原有公文文种(停止执行),口党政机关公文处理工作条例原法定公文,
(一)条例的主要特点2、调整了公文种类2如果将新条例与原办法规定的公文文种相比,那么,现行法定文种共有15种,与办法相比增加了“决议”和“公报”;原条例中“指示”“条例”、“规定”本次未被吸入。
同时将“会议纪要”改称“纪要”。
其他13个文种的适用范围与办法规定基本相同。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,续页2,决议,决定,命令(令),意见,通知,通报,公报,报告,请示,批复,函,纪要,党政机关公文种类,即现行法定文种(条例第二章),口党政机关公文处理工作条例/公文种类,公告,通告,议案,党政机关公文种类共15种,续页3,
(一)条例的主要特点3、调整了公文格式要素1条例规定,“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
”从格式要素看,与办法比较其主要变化是:
第一,增加了发文机关署名。
第二,规定涉密公文应当标注份号(办法只要求对绝密、机密公文标注份号)。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,GWxiez,
(一)条例的主要特点3、调整了公文格式要素2第三,原办法要求标注的“特急”、“急件”,条例改为“持急”和“加急”。
第四,规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称。
第五,明确规定公文标题应标注发文机关,三个要素应齐全;办法未作强制性要求。
第六,规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
第七,版记部分撤销了“主题词”。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,
(一)条例的主要特点4、行文规则增加了一些具体规定,主要有:
上行文“原则上主送一个上级机关”(办法只对请示作此规定);“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权”;“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;“属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,
(一)条例的主要特点5、更加强化公文拟制的规范性在“起草”环节强调,“一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行”;“深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见”;“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。
在“审核”环节强调,“需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。
”在“签发”环节强调,“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”办法只对上行文作此规定;“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
”,口党政机关公文处理工作条例/主要特点,
(一)条例的主要特点6、简化了公文办理的环节在“收文办理”中,将“审核”改为“初审”,将“拟办”、“批办”并入“承办”,并增加了“传阅”、“答复”2个环节。
“发文办理”环节由8个减少为4个,其中,“起草”、“审核”、“签发”三个环节列入“公文拟制”,“用印”并入“印制”。
条例将发文办理的“分发”改为“核发”,规定:
“公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
”,口党政机关公文处理工作条例/主要特点,GWxiez,
(一)条例的主要特点7、公文管理更加注重安全保密条例在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定,提出了设立保密室和阅文室的要求,对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交等做出了明确规定。
新设立单位的应向本级党、政办公厅或办公室提出发文立户申请翻印文件,应注明翻印机关名称和日期等作出具体规定。
口党政机关公文处理工作条例/主要特点,GWxiez,
(二)公文文种的适用范围1、决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2、决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4、公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6、通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7、意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
口党政机关公文处理工作条例/公文种类,
(二)公文文种的适用范围9、通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
11、请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
12、批复。
适用于答复下级机关请示事项。
13、议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14、函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15、纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
口党政机关公文处理条例/公文种类,二、党政机关公文格式(国标),二、党政机关公文格式根据党政机关公文处理工作条例第三章所规定的公文格式,国家质量监督局、国家标准化管理委员会于2012年6日29日发布的(GB/T97042012)党政机关公文格式(简称新“国标”)同年7月1日起施行。
以此代替GB/T97041999国家行政机关公文格式(简称原“国标”)。
口严守格式标准化/“国标”简介,本标准适用范围,口党政机关公文格式简介,口本题要点,公文格式的类型,公文格式的主要变化,二、党政机关公文格式
(一)本标准适用范围1、规定了党政机关公文通用的纸张要求;2、规定了公文格式各要素的编排规则及其在页面上的标注位置;3、承载公文的纸介质,主要包括纸张的开本、规格、排版、印刷、装订等要求;4、公文数据的表现形式,主要包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。
5、本标准适用于各级党政机关制发的公文。
其他机关和单位的公文可以参照执行。
GWgshi,口严守格式标准化/“国标”简介,二、党政机关公文格式
(二)公文格式的主要变化1、标准名称改为党政机关公文格式,适用范围扩展到党政机关制发的公文。
2、新标准根据新条例所制定,因此,格式的某些变化与条例的某些变化相同。
主要表现为:
版头:
份号固定用6位阿拉伯数字标注;眉首改称“版头”;发文机关标识改称“标志”;红色反线改称“红色分隔线”;密级和保密期限、急缓程度,由右上角顶格书写改为左上角顶格书写;上行文签发人标注方法和版头上留白也有较大改变等。
主体:
增加了发文机关署名;成文日期由汉字改为阿拉伯数字;标题强调了完整型的“三要素”式。
版记:
撤销了主题词,“抄送”三号仿宋字改用四号仿宋字。
口严守格式标准化/“国标”简介,二、党政机关公文格式(三)公文格式的种类:
根据公文载体的不同,公文格式分为:
文件格式信函格式电报格式命令格式纪要格式。
等。
口严守格式标准化/“国标”简介,GWgshi,口公文格式示意图之一,000001机密1年特急市人民政府文件发201223号关于的通知:
三、公文用纸及版式要求,公文用纸要求,口公文用纸及版式要求,口本题要点,字体、版式及颜色要求,
(一)公文用纸要求:
1、用纸质量:
一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度80%90%,横向耐折度15次,不透明度85%,pH值为7.59.5。
2.纸张大小:
A4型纸:
210mm297mm。
口严守格式标准化/”国标”公文用纸,GWgshi,
(一)公文用纸要求3.版面(版心):
公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为28mm,左侧装订版心尺寸为156225mm。
口严守格式标准化/“国标”公文用纸,
(一)公文用纸要求3、文件式格式的上留白文件式格式的上留白空间均为:
版心上边缘至页边为37mm,发文机关标志上边缘至版心上边缘由25mm扩大至35mm。
取消了原上行文多留白空间:
版心上边缘至页边37mm+发文机关标志上边缘至版心上边缘留白80mm的文件首页特殊格式;即无论是下行文还是上行文上留白都是37mm+35mm。
口严守格式标准化/“国标”公文用纸,GWgshi,口严守格式标准化/下行文与上行文首页留白,35mm,35mm,37mm,37mm,
(二)字体及版式、颜色1、字体:
如无特殊说明,公文各要素一般用3号仿宋字。
特定情况可作适当调整;发文机关标志推荐使用小标宋体字;标题一般用2号小标宋体字;签发人姓名用3号楷体字。
2、秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字;版记4号仿宋字3、行数和字数:
一般每面排22行,每行排28个字,撑满版心。
特殊情况可作适当调整;正文一般用3号仿宋体。
4、公文应当双面印刷。
5、公文应当左侧装订。
6、发文机关标志、印章为红色。
7、如无特殊说明,公文中文字均为黑色。
口严守格式标准化/“国标”字体版式,GWxiez,
(二)字体及版式、颜色,四、公文通用格式要素编排规则,版头各要素编排规则,口公文通用格式要素编排规则,口本题要点,主体各要素编排规则,版记各要素编排规则,导语:
公文文面布局,口导语公文文面布局,000001机密1年特急市人民政府文件发2012号关于的通知:
附件:
1、2、2012年10月26日(附注)抄送:
办公室2010年月日印发,公文文面布局公文由版头、主体、版记三部分组成。
公文首页红色分隔线(含)以上部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下,末页首条分隔线(不含)以上部分称为主体;公文末页首条分隔线以下,末条分隔线以上部分称为版记。
口严守格式标准化/要素编排规则文面布局,口公文格式示意图之一,0001机密1年特急市人民政府文件发20123号关于的通知:
(一)版头各要素编排规则,
(一)版头各要素编排规则版头由份号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人红色分隔线7个要素组成。
000001机密1年特急市人民政府文件发2012号关于的通知:
附件:
1、2、2012年10月26日(附注)抄送:
办公室2012年10月26日印发,口严守格式标准化要素编排规则版头要素,文件,000001机密特急,签发人:
201210号,
(一)版头要素编排规则1、份号份号,即公文份数序号,是为了掌握公文的发放方向,便于公文的保密管理凡涉密公文一定要标注份号,如果发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号。
份号,一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。
份号用黑色标注。
GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,
(一)版头要素编排规则2、密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。
密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角份号之下;保密期限数字用阿拉伯数字,GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,
(一)版头要素编排规则3.紧急程度:
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
电报格式的公文紧急程度从急到缓依次为:
特提、特急、加急、平急。
紧急程度,顶格编排在版心左上角;如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,
(一)版头要素编排规则4.发文机关标志1发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观、大小适度一般应小于上级机关的字体大小,GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,
(一)版头要素编排规则4、发文机关标志2形式发文机关标志主要有两种形式:
一是发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;二是也可用发文机关全称或规范化简称,以醒目、美观、庄重为原则;发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。
发文机关标志推荐使用小标宋字体,用红色标注。
GWges,口严守格式标准化要素编排规则版头要素,国务院文件文化部文件北京市人民政府文件北京国电环保工程有限公司文件厦门大学文件,GWges,口严守格式标准化要素编排规则版头要素,文件,0000001,机密1年,特急,文件,发20001号,口发文机关标志上边缘与版心上边缘的距离。
35mm,口严守格式标准化要素编排规则版头要素,
(一)版头要素编排规则4、发文机关标志3联合行文时可并用联合发文机关名称,一般主办机关名称排列在前;也可单独用主办机关名称。
联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。
因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出,如果发文机关名称只用主办机关,这样与签发人的标注就不相匹配。
联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。
口严守格式标准化要素编排规则版头要素,文件,000001机密特急,签发人:
201210号,
(一)版头要素编排规则5、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。
发文字号编排在发文机关标志下空2行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字;年份用全称4位,用六角括号括入;发文顺序号不编虚位,不加第字。
上行文发文字号标注在发文机关之下居左空1字。
GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,国发20123号中办发201214号国办发201210号京办发20126号校研发20127号杭燃发20127号,GWges,口严守格式标准化要素编排规则版头要素,000001机密特急,签发人:
201210号,
(一)版头要素编排规则6、签发人1上报的公文需标注签发人姓名。
此时,发文字号应标注在发文机关标志之下居左空1字;签发人姓名平行居右空1字。
签发人用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。
口严守格式标准化要素编排规则版头要素,000001机密特急,签发人:
201210号,
(一)版头要素编排规则6、签发人2联合行文有多个签发人,签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排2个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与其的距离为4mm。
口严守格式标准化要素编排规则版头要素,7、红色分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心同宽的红色分隔线。
一般认为红色分隔线的作用在于,即表示版头与主题的区隔,又使公文文面显得美观、庄重。
GWxiez,口严守格式标准要素编排规则版头要素,
(二)主体各要素编排规则,
(二)主体要素的编排规则,主体由标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期和印章附注附件等几个部分组成,000001机密1年特急市人民政府文件发2012号关于的通知、:
附件:
1、2、2012年10月26日(附注)抄送:
办公室2012年10月26日印发,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则1、公文标题标题由发文机关名称、事由和文种组成。
一般用2号小标宋体字,编排与红色分隔线下空二行位置。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题编排于红色分隔线下空2行的位置,分一行或多行居中排布;回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形。
GWxiez,口严守格式标准/要素编排规则主体要素,【例1】国务院办公厅关于进一步加强政府信息公开回应社会关切提升政府公信力的意见【例2】中共中央办公厅国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,【例3】国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知【例4】北京国电龙源环保工程有限公司关于做好科环集团公司第一届职工代表大会代表选举工作的通知,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则2、主送机关主送机关是公文的主要受理机关。
主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关的统称。
机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,不得随意编造简关简称。
口严守格式标准/要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则2、主送机关2主送标注的几种方法
(1)上行文只能标注一个主送机关。
如果还有其他机关需要掌握有关情况,可以用抄送形式;
(2)下行文分专发性下行文和普发性下行文。
专发性的主送单位一般只有一个,普发性主送单位名称不能一一注出,一般采用统称的写法,例如:
“各省、自治区、直辖市人民政府”、“各分公司、分厂、各部、室”等。
(3)告知性的公文,例如“公告”、“通告”、“纪要”等,一般不标注主送机关。
(4)如因主送机关过多导致首页不能显示正文时。
可将主送机关移至版记。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则3.正文正文是公文主体和核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文。
一般说来,首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。
GWxiez,口严守格式标化准/要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则正文中数字的标识,按国家标准GB15835出版物上数字用法规定执行。
1、表示数量的数字一般用阿拉伯数字,回行时不将数字割裂。
2、在表示数值的范围时,可采用“浪纹式”连接号或“一字线”连接号,前后两个数值,如果省略一个数值的附加符号容易发生歧义时,则这个附加符号不应省略。
例如:
3亿5亿(不能写为35亿);13万元15万元(不能写为1315万元);15%20(不能写为1520%)等。
GWges,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则正文中数字的标识,按国家标准GB出版物上数字用法规定执行。
3、表示层次结构的数字,其层级标注方法是:
第一层:
一、二、三第二层:
(一)、
(二)、(三)第三层:
1、2、3第四层:
(1)、
(2)、(3)一般第一层用黑体字;第二层用楷体字;第三层和第四层用仿宋字标注。
GWges,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则正文中数字的标识按国家标准GB15835出版物上数字用法规定执行。
4、已定型的含汉字数字的词语应采用汉字数字。
例如:
“四平八稳”、“六神无主”、“七上八下”、“九牛二虎”等。
“八荣八耻”、“三大法宝”、“三个代表”、“一国两制”等。
“一刀切”、“三不管”、“四不像”“春打六九头”等。
“五线谱”、“九头鸟”、“三环路”、“三河市”等。
“五四运动”、“一二九”、“九一八”“七七事变”等。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则4、附件说明附件说明位于正文和发文机关署名之间空1行,用3号仿宋字。
“附件”2字前空2字,后接排附件名称,名称后不加标点符号。
附件序号用阿拉伯数码编排。
每行位置对齐。
如:
附件:
1.2.有两个以上附件时,应注明序号,并分别标注于各附件的首页的左上方。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则5.发文机关署名.1发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。
特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。
GWxiez,口严守格式标准/要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则5、发文机关署名.2单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,附件:
1.2.2012年7月1日()抄送:
.办公室2012年10月26日印发,
(二)主体要素编排规则5.发文机关署名.3不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文下一行右空2字编排发文机关署名。
在发文机关署名下一行,编排成文日期。
成文日期首字比发文机关署名首字右移2字。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则5.发文机关署名.4联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置,并使印章加盖其上。
口严守格式标准化要素编排规则主体要素,
(二)主体要素编排规则5、发文机关署名.5如成文日期长于发文机关署名,应使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
附件:
1.2.(附注)抄送:
.办公室2012年10月26日印发,2012年10月26
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