外贸函电教学课件作者赵银德FBC-2ndEdition-Unit01英文商务信函写作的基本知识课件.pptx

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外贸函电,FOREIGNBUSINESSCORRESPONDENCE,Unit1,Unit2,Unit3Unit4Unit5,FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识EstablishingBusinessRelations建立业务关系StatusEnquiries资信调查EnquiriesandReplies询盘及回复QuotationandOffer报价和发盘,目录,Unit6Unit7Unit8Unit9,Counter-offersandAcceptance还盘和接受SalesPromotion销售促销OrdersandTheirFulfillment订单及其履行LetterofCredit信用证,Unit10OtherTermsofPayment其他支付方式Unit11Packing包装Unit12Insurance保险,目录,Unit13Shipment装运Unit14ClaimandArbitration索赔与理赔Unit15ModesofTrade贸易方式Unit16Memo,FaxandE-mail备忘录、传真与电子邮件AppendixA:

UsefulPhrasesandExpressions实用短语AppendixB:

AbbreviationsCommonlyUsedInInternationalTrade国际贸易中常用缩略词AppendixC:

WritingCorrectly正确写作,目录,Unit13Shipment装运Unit14ClaimandArbitration索赔与理赔Unit15ModesofTrade贸易方式Unit16Memo,FaxandE-mail备忘录、传真与电子邮件AppendixA:

UsefulPhrasesandExpressions实用短语AppendixB:

AbbreviationsCommonlyUsedInInternationalTrade国际贸易中常用缩略词AppendixC:

WritingCorrectly正确写作,目录,1。

掌握外贸常规流程：

业务关系建立-资信调查-询盘及回复-报价和发盘-还盘和接受-销售促销-订单及其履行-信用证-其他支付方式-包装-保险-装运-索赔与理赔-贸易方式2。

牢记重点内容：

一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式；二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。

学习建议,Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识,1.1Introduction（简介）,目的：

掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。

1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函的写作要求）要写成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：

精通英语（GoodcommandofEnglish）通晓外贸理论和实务（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）通晓术语（Knowledgeoftechnicalterms）通晓人的心理（Knowledgeofpsychology）熟悉推销艺术（Skillsinsalesmanship）,1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）,7C原则清楚（Clarity）简洁（Conciseness）正确（Correctness）具体（Concreteness）礼貌（Courtesy）体谅（Consideration）完整（Completeness）,1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。

例如：

AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.此处bimonthly可以是twiceamonth（一月两次地）或者oncetwomonth（隔月地），存在歧义，应改为：

WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoSanFrancisco.或WehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanFrancisco.,2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。

例如：

将Weneedtoactonthesuggestionsthatourcustomersofferus/Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter./Enclosedherewithpleasefindfourcopiesof./adraftintheamountof$21,000改为Weneedtoactoncustomersuggestions/Weappreciateyourletter./Weenclosefourcopiesof./adraftfor$21,000就简洁了。

3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

例如：

Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此处yourschedule显然并非一定为读者的schedule，不妨改为：

Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly.再例如，Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples应改为Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample，这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷，毕竟交付的货物无法与样品一模一样。

4.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。

例如：

将Thefinancialadvantageofowningthisequipmentinsteadofleasingitis10%aftertaxes/Selectionofaprogramshouldbebasedontheclientsneeds改为Owningthisequipmentratherthanleasingitwillsaveus10%aftertaxes/Selecttheprogramthatbestfitstheclientsneeds就显得生动、明确而更有份量。

5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。

此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。

例如：

Thankyouforyourcorporation适用于上司对下属，如用于下属对上司就不礼貌。

再例如：

Tostarttheschedulingprocess,pleasedescribeyouravailabilityformeetingsduringthesecondweekofthemonth就不如Couldyouletmeknowwhattimesyoudbefreeforameetingthesecondweekofthemonth来得礼貌。

6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。

例如，与WeareshippingyourorderofSeptember21thisafternoon相比，ThetwodozenCorningWarestartersetsyouorderedwillbeshippedthisafternoonandshouldreachyoubySeptember28给对方提供了所需要的具体信息，显得十分体谅对方。

再例如，与Wearehappytoextendyouacreditlineof$5,000相比，Youcannowchargeupto$5,000onyourAmericanExpressioncard就顾及到了对方的情感。

7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。

例如：

Ourproducthaswonseveralprizes显得内容不完整，而OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears则提供了具体的产品名称，具体的时间，具体的奖项和数量，给对方提供关于我方产品更为完整的信息，从而传递更有说服力的信息。

1.4AddressingEnvelopes（信封的写法）,在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。

图1-1寄往国外信函的信封写法,GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.China,OverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands,注意事项：

寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。

收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。

寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：

先写姓名后写地址。

地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。

关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：

IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：

如无法投递，请退交XXX。

1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的组成部分）,1.信头（Letterhead）信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。

信头通常位于信纸的最上端。

2.日期（Date）,日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。

注意事项：

年份必须全部写出。

月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。

日期可以用序数词或基数词。

年份前要加逗号。

日期切忌全部用数字表示。

3.信函编号（Referencenumber）给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。

信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样：

YourRef.：

OurRef.：

4.信内地址（Insideaddress）信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。

收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。

信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。

书写顺序是由小单位到大单位。

每项内容单独成行：

Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada,5.称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。

常见的正式称呼有：

DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。

如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。

Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。

写信给一家公司时，通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。

6.事由（Subject）,事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。

写在称呼下面、信的中间位置。

事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。

例如：

Subject：

MensBicyclesRe：

SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.：

Reference：

7.信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。

正文一般遵循三段式的格式。

第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。

需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。

续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。

如：

Mr.JohnSmith,Page2,June3,2005,8.信尾客套语（Complimentaryclose）信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“此致，敬礼”等。

常用的有：

Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更亲切一点的有：

Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：

Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。

注意，只有第一个字母大写。

一般打印在正文下面空一行处。

9.签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位置。

签名可采用不同写法，一般包括：

公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。

有时，也可以不写公司名称。

例如：

Yourstruly,GeneralTradingCo.（Signature）JohnSmithSalesManager,10.经办人代号（Referencenotation）经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于必要时查对之用。

经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成，用冒号或斜线号分开，可用以下方式书写：

FCM/HL，FCM:

HL，FCM/hl，fcm:

hl,11.附件（Enclosure）假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。

当附件只有一件时，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。

例如：

Enclosures3:

1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference,12.抄送（Carboncopy/C.C.）发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：

C.C.:

TheBankofChinaCopiesto:

directorsCcto:

CEOCopyto:

SalesManager,13.附笔（Postscript/P.S.）若写完信后还须附加项目时，就需补述，这类似于中文信中的附言。

有时并非真正将忘了写的事情补上，而是故意引起对方的注意。

附笔被放在抄送下方。

在写完P.S.之后，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。

1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的开头和结尾）,1.英文商务信函的开头信函的开头应该直入主题，要避免空洞。

根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：

一是回复信件；二是主动与对方联系。

对于回复信件，可采用以下方式开头。

（1）感谢对方的来信,

（2）对来信进行回复,（3）回复来信中的有关问题,（4）回复来信中提出的要求或指示,（5）表达满意和欣喜,（6）表达遗憾和惊讶,对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。

（1）通过别人的介绍了解到对方,

（2）对以前信函的补充或确认,（3）通知对方一些情况,2.英文商务信函的结尾,商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。

根据是否需要对方回复可把结尾分为两类。

对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。

对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。

对于无须对方答复的信函，可以用以下两种方式结尾：

（1）表达感谢或希望继续合作的意愿,

（2）表达歉意,1.7UsefulSentencesinCommonBusinessLetters（一般商务信函中的实用语句）,1.回信Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.,2.收讫Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.,3.通知WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.,4.确认Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.,5.愉快/欣慰WehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrowsmailtotheBankfivebondsofUSD500each.Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.,6.附函Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.,7.迅即Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.,8.依照、关于Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.,9.期满、到期ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.,10.抱歉、遗憾Wearesorry