建设项目档案管理规范修订稿.docx
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建设项目档案管理规范修订稿
建设项目档案管理规范
(修订稿)
(SpecificationofArchivalManagementofConstructionProjects)
前言
本标准代替DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要
求与档案整理规范》。
本标准与DA/T28---2002相比主要变化如下:
——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2009进行了修改;
——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”;
——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设;
——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理;
——增加了建设项目档案验收;
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:
国家档案局。
本标准主要起草人:
本标准于2002年11月29日首次发布。
1范围
本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责,确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。
本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注明日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件,凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法
GB/T11821照片档案管理规范
GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T18894电子文件归档与管理规范
GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求
DA/T31纸质档案数字化技术规范
DA/T50数码照片归档与管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1建设项目constructionproject
指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2单项工程unitofproject
指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3单位工程subunitofproject
指具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4分部工程partsofproject
指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。
3.5项目法人projectlegalperson
指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责,依法具有民事权利能力和民事行为能力并独立享有民事权利、承担民事义务的社会组织。
3.6建设单位constructionunit
指对项目实施履行组织管理的并在项目建设过程负总责的组织。
一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等。
3.7参建单位participantunit
指参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位,主要包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。
3.8项目文件recordsofproject
建设项目在立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件。
3.9前期文件prophaserecordsofproject
指工程开工以前在立项、招标投标、勘察、设计以及开工准备过程中形成的文件。
3.10施工文件implementingrecordsofproject
指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.11竣工图drawingoncompletionofproject
工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.12监理文件recordsofsupervision
指监理单位对项目工程质量、进度、投资、安全等进行控制的文件。
3.13竣工验收文件recordsoftestoncompletion
指项目竣工验收阶段形成的文件。
3.14项目电子文件electronicrecordsofpeoject
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。
包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。
3.15项目文件归档filingofprojectrecords
项目建设单位有关部门及勘察、设计、施工、监理、设备制造、总承包等单位将项目形成并经过系统整理的文件交建设单位档案管理机构的过程。
3.16项目档案archivesofproject
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.17项目电子档案electronicarchivesofproject
指具有参考和利用价值并归档保存的项目电子文件。
项目电子档案由内容、结构和背景组成。
3.18项目档案移交transferofprojectarchives
项目竣工验收合格后,建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交项目法人、生产运行单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。
3.19项目全宗卷projectarchivesdescriptivefile
档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的,以项目为单位,由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。
4总则
4.1建设单位全面负责本项目档案工作,实行统一管理、统一制度、统一标准。
业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。
4.2建设单位及各参建单位应建立项目文件控制体系,并将项目文件控制纳入质量、投资、进度、安全、职业健康和环境管理控制体系。
4.3项目档案工作应纳入项目建设管理,与项目建设计划和各项程序同步进行,实行全员管理、全过程管理、全方位管理。
4.4项目档案应完整、准确、系统、有效、安全,满足项目建设管理和运行维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。
5.项目档案工作组织体系及工作职责
5.1项目档案工作组织体系
5.1.1建设单位应明确项目档案工作的分管领导。
5.1.2建设单位应设立与项目建设管理相适应的档案管理机构,并配备满足项目档案工作需要的档案人员。
5.1.3建设单位有关部门、各参建单位应指定专人负责项目文件的收集、整理和归档工作。
5.1.4档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要;档案人员应经过专业培训,保持相对稳定。
5.1.5建设单位应建立以档案管理机构为核心,各相关部门和参建单位为基础的项目档案管理网络,建立沟通协调机制。
5.2项目档案工作职责
5.2.1建设单位档案工作职责
5.2.1.1贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。
5.2.1.2根据项目建设管理实际情况,制定项目档案各项管理制度、管理规范、管理程序,加以监督实施并适时修订完善。
5.2.1.3项目档案工作经费纳入预算管理,为项目档案工作的开展提供满足需要的经费和工作条件。
5.2.1.4与参建单位签订合同、协议时,应设立专门条款,明确规定项目文件管理责任。
包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、合同解除后项目文件的处置及违约责任等内容。
监理合同条款还应明确监理单位对施工文件完整性、准确性的审查责任。
建设单位对参建单位进行合同履约考核时,应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。
合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。
5.2.1.5建设单位应将项目文件归档纳入项目建设计划、各项管理程序及相关人员的岗位职责并进行考核。
5.2.1.6建设单位应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设,统筹规划,同步实施。
5.2.2建设单位档案管理机构职责
5.2.2.1组织实施本项目的档案工作制度和规范标准。
对参建单位制定的针对该项目的文控制度、标准体系与建设单位文件管理标准体系的符合性进行审查。
5.2.2.2对本单位有关部门和参建单位项目文件的收集、整理和归档工作进行监督、指导和考核。
5.2.2.3参加项目建设的重要会议、重大活动、设备开箱验收、项目建设各阶段、交(竣)工验收。
5.2.2.4负责对应归档项目文件整理的规范性进行审查。
5.2.2.5负责项目档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。
5.2.2.6对项目管理人员和档案人员开展档案业务培训,提高实现目标的意识和能力。
5.2.2.7按相关规定向档案行政管理部门和主管部门报送项目档案登记表。
6.项目文件管理要求及职责
6.1项目文件管理通用要求
6.1.2建设单位各有关部门、各参建单位应配备符合安全保管要求的设施设备,确保项目文件的安全保管。
清点交接项目文件。
合同中止或解除合同的,已完工程形成的项目文件,应向建设单位或总承包单位移交。
6.2项目文件管理职责
2负责本部门职责范围内形成项目文件的收集、整理和归档工作。
3工程(技术)部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等文件的完整性、准确性、系统性进行审核,并形成记录。
7制度体系建设
7.1项目法人机构组建完成后,应及时制定项目档案工作制度和项目文件管理制度,在实施过程中及时调整、补充和完善。
7.2项目开工前,建设单位应编制项目文件管理规范,经建设单位有关职能部门、质量监督单位及设计、施工、监理单位专家评审通过后由建设单位签署发布。
项目文件管理规范应包含下列内容:
a)项目文件格式、纸张质量、编制要求、编制方法、编号体系及文件的登记、分发、归档要求等。
b)竣工图的编制主体、编制程序、编制要求。
c)图像电子文件和视频电子文件的拍摄主体、拍摄阶段、拍摄内容、拍摄范围、节点(部位)、技术参数、并制定相应的程序文件。
d)项目文件控制体系的运行机制。
(动力机制、约束机制、反馈机制、持续改进机制)
7.3建设单位应制定项目档案管理办法、项目文件形成和归档的控制措施及项目档案的保管、保密、利用等制度,并根据国家或行业的项目档案规定制定项目档案分类方案、归档范围、项目档案整理细则等技术规范。
项目档案分类方案应与项目档案接收单位的分类编号体系相一致。
7.4各参建单位应依据建设单位的项目文件管理规范制定项目文件控制体系文件。
8项目文件管理
8.1项目文件形成
应归具有凭证作用的复印件。
8.2竣工图编制
,在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图应由施工单位负责编制,如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。
,修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。
,可由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
,加盖并签署竣工图章。
。
重绘图按原图编号,末尾加注“竣”宇.或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。
施工单位重新绘制竣工图,新图图签应包含以下主要责任项和标识项:
施工单位名称、图纸名称、编制人,审核人,原图号+(竣),编制日期。
、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;采用同一标准图、通用图进行施工和安装的不同的建(构)筑物、机组等且没有发生变更的,可编制一套通用的竣工图;施工、安装过程中发生变更的,应对变更的部位单独编制竣工图。
可加盖执业印章或经过建设单位备案的个人名章。
竣工图
编制单位
编制人
技术负责人
编制日期
监理单位
专业监理工程师
。
,并配有详细编制说明和目录。
编制说明的主要内容包括:
竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。
,并按要求加盖并签署竣工图章。
不得使用复印的白图编制竣工图。
。
8.3项目文件的收集
反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入项目档案。
项目文件的归档范围和保管期限见附录A。
项目文件应由文件收集责任单位(部门)按文件形成的先后顺序或项目(工作、活动)完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档,再行译校、复制和分发使用。
8.4项目文件的整理
立项审批、勘察、设计及设计基础文件按内容组卷,其中施工图设计按单位工程(专业、装置)组卷;项目管理文件按内容组卷,其中招投标、合同文件按招标项目、标的组卷;施工文件按单位工程、装置、阶段、结构、专业组卷;监理综合性文件按内容、时间组卷,质量、进度、投资、安全等控制文件按单位工程组卷;设备工艺文件按设备台套组卷;科研文件按项目、课题组卷;竣工验收文件按内容组卷;试运行文件按内容结合形成时间组卷。
8.5项目文件的归档
根据项目建设程序和项目特点,项目前期文件应在工作(活动)结束后及时归档;管理性文件按年度归档;施工文件应在单位工程质量认证后及时归档,建设周期长的项目可分阶段归档;监理文件应在监理范围内的全部工程完工后进行归档;试运行文件应在试运行结束后及时归档;竣工验收文件在专项验收、总体竣工验收通过后及时归档;设备文件应在设备开箱验收后随时归档;科研文件在结题或课题通过鉴定后及时归档。
。
监理案卷应依次提交建设单位工程(技术)部门和档案管理机构进行归档审查。
9项目档案管理
9.1项目档案整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织.其内容包括:
a)依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号和排列上架;
b)编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
c)建立项目全宗卷。
涉及项目档案管理的全宗卷内容包括项目简介及项目档案管理情况介绍、项目划分表、档案分类方案、项目文件归档范围、项目档案整理方案、档案整理情况说明、项目档案登记台账等项目档案管理过程中形成的文件。
9.2项目档案的保管
9.3项目档案的利用
9.4项目档案的统计
建设单位档案管理机构应对项目档案情况进行统计并建立统计台帐。
主要包括各类档案案卷的数量,档案利用情况等。
10项目电子文件与项目电子档案的管理
10.1电子文件和档案管理信息系统
电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)的相关规定。
10.1.3项目档案信息管理系统应当具备电子档案接收、档案元数据维护、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等基本业务功能,以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护功能。
10.2项目电子文件的形成与办理
10.2.1项目电子文件的形成与办理参见《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009〕39号)。
项目电子邮件的撰写、传递应符合《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32-2005)的要求。
电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)规定的通用格式。
200万以上像素拍摄。
10.2.5对反映同一内容的图像电子文件应选择有代表性的图像输出照片。
照片的输出宜采用数码照片输出机输出,表观质量应无污物、无破损、无划痕、无花点、无黑边,裁剪应整齐。
10.3电子文件的归档
10.4项目电子档案管理
档发〔2012〕7号),遵循项目电子档案移交与接收的特殊规律,保证项目电子档案及时移交、完整接收。
—2002)的规定执行。
配备防火墙、入侵检测等相应技术设备,建立操作日志,通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护,防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露,杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。
10.5项目档案数字化
应符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)的要求。
11项目档案验收
11.1验收条件
申请项目档案验收应具备下列条件:
a)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;
b)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;
c)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;
d)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
11.2验收准备
a)档案管理规章制度;
b)档案业务指导(会议、培训、检查、验收等)相关记录;
c)档案分类编号方案;
d)档案检索工具;
e)项目划分表;
f)招投标、合同、设备清单;
g)档案编研、利用材料;
h)档案检查(咨询)、预验收意见,及整改情况。
12项目档案的移交
12.1项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向生产(使用)单位及其他有关单位办理档案移交。
凡分期或分机组的项目,应在每期或每台机组正式通过竣工验收后办理档案移交。
12.2项目档案移交时,应办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清册、签字等交接手续;建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。
12.3项目停、缓建的,项目档案由建设单位负责保存;建设单位撤销的,项目档案应当向项目主管部门或者有关档案馆移交。
附录A
(规范性附录)
建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及其报批文件
永久
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批(核准、备案)文件
永久
1.4
项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件
永久
1.5
水土保持方案、地质灾害评价报告、压覆矿产资源报告、文物保护方案、建设用地预审意见、环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
1.6
设计任务书、计划任务书及其报批文件
永久
2
设计基础文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
3
设计文件
3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
初步设计及其报批文件
永久
3.4
技术设计
永久
3.5
施工图设计及审查、批复
定期
3.6
技术秘密材料、专利文件
永久
3.7
特种设备设计计算书
定期
3.8
关键技术试验
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
4
项目管理文件
4.1
征地、移民、拆迁文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件,地质灾害评估报告、压覆矿产评估报告、红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
移民淹没实物指标调查及复核材料;安置规划、方案及审核批准文件;移民补偿、安置投资估算及批准文件;设计文件、投资计划及批准文件;安置实施工作文件、安置区建设的招投标、合同协议、验收文件;实物、资金补偿、决算、审计等移民资金管理文件;移民安置合同协议;移民监理文件;移民安置验收文件
永久
4.1.3
拆迁方案、拆迁评估、拆迁补偿文件
永久
4.1.4
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
4.1.5
施工执照
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
定期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
定期
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
定期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定
定期
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
定期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
定期
4.3
招标投标、承发包合同协议
4.3.1
招标计划及审批文件,招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件
定期
4.3.2
投标书、投标澄清文件、修正补充文件(未中标的电子投标文件保存10年)
永久
4.3.3
开标记录、评标人员签字表、报价表,评标纪律、评标办法或评标细则、评审意见、打分表、汇总表、评标报告
定期
4.3.4
采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件
定期
4.3.5
定标文件、中标通知书
永久
4.3.6
政府采购竞争性谈判、单一来源采购、询价采购文件:
审批文件、采购协议、谈判文件,询价通知书、评审文件、采购报告。
定期
4.3.7
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件、合同履约评价文件
永久
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、安全、卫生、消防、水土保持、节能、文物、人防、规划等文件
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
定期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
定期
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
5.1.1
开工报告、施工现场质量管理检查记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
定期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件,施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
定期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单,原材料使用跟踪台账
定期
5.1.4
建筑材料试验报告、见证取样记录、混凝土开盘鉴定、混凝土强度实验报告、钢筋保护层厚度检测报告、屋面防水渗漏的检查总记录、地下室防水效果检查记录、地面蓄水试验检查记录、节能保温测试记录室内环境检测报告
定期
5.1.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.1.6
施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、复核记录、地质勘探
永久
5.1.7
工程地质勘察报告、岩土试验报告、地基验槽记录、工程地基处理记录、地基检测报告、桩身完整性检测报告、桩基承载力检测报告、
永久
5.1.8
施工日记、大事记
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
工程质量检查、评定
永久
技术总结、施工预、决算
交工验收记录证明
永久
竣工报告、竣工验收报告
永久
竣工图
永久
声像材料
定期
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
定期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
定期
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
定期
5.2.4
建筑材料试验报告、见证取样记录
定期
5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.2.6
焊接工艺评定报告、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录管道单线图
永久
5.2.7
隐蔽工程检查验收记录
永久
5.2.8
强度、密闭性试验报告
定期
5.2.9
设备、网络调试记录
定期
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
定期
系统调试、试验记录
定期
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
定期
管线标高、位置、坡度测量记录
定期
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
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