你不知道的PPT.docx
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你不知道的PPT.docx
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你不知道的PPT
你不知道的PPT
我们常常会听到这样的声音:
PPT只不过是文本的复制与粘贴、PPT还需要设计么?
PPT越简单越好,只要能表达内容即可……事实真是如此么?
正好相反,PPT已越来越受到广泛的关注,对其研究也越来越深入。
从网上铺天盖地的PPT制作教程、专业制作PPT的网站可以看出一二。
如何才能制作出一份让人耳目一新的精品PPT呢?
首先,你要学会HowtoliberateyourPPTthinking?
也就是突破你的PPT思维!
下面我就从三个方面为大家具体详解:
一、PPT制作流程
很多一鸣惊人的PPT是策划出来的,就像宏伟的城市是规划出来的。
在开始制作PPT时,需要先做好策划,即搭建好文字框架。
这些框架是为你的逻辑服务的。
如何搭建?
可以在一张白纸上列出整篇PPT的逻辑顺序,即目录形式。
让人一目了然你的PPT框架结构。
当然,更科学的方法是采用建立文件夹与word文本相结合方式。
首先,应确定好你的文本内容(即目录,如左图)。
这部分内容越清晰越好。
然后根据目录建立好相应的文件夹(一级文件夹),如下图:
再根据每一部分建立相应的子文件夹(二级文件夹),如下图:
最后,建立三级文件夹即每一页汇报PPT需要用到的图片与表格等,如下图:
这种方法看似啰嗦复杂,但是会让你的PPT看起来很有条理,便于制作,而且非常适用于多人协作共同完成一份PPT汇报。
这里需要注意的是每一页PPT最好表达一个主题思想,这就要求善利用好标题。
一页PPT最多不超过三个标题,如左图:
前期的框架搭建完成后,可进入制作阶段:
这一阶段包括PPT的排版和图面处理部分,如一些分析图、意向图、照片的处理等。
(后面详细阐述)最后就是审核校正阶段,有的时候需要出图打印或者交付文本,每个公司的要求不一样这里就不赘述了。
二、PPT的模板制作
PPT的模板就像人的脸庞与身段,可以为你的演示汇报锦上添花。
PPT毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握,这就使得PPT有一个弱点——观众容易迷失思路!
所以我们应给PPT加个导航系统,主要包括五部分:
封面、目录、过渡页、内页、封底。
有的时候也要有一些插页和现在比较流行的片头动画等。
PPT的模板主要就是围绕这几个部分展开的:
千万不要小瞧模板的这几部分,这可是一部汇报片突显个性和主题的重要因素。
因此,我们要非常重视模板的设计。
模板的设计尺寸一般分为:
单屏(最常见类型)、双屏和三屏。
有的时候我们为了方便PPT直接打印,会把尺寸设置为A4或者A3。
如何才能让自己的PPT模板与众不同呢?
一是自己动手制作,这需要有一定的美术功底和审美水平,当然这是不够的,还要对平面设计软件有一定程度的掌握,如PS、AI、CDR等。
很多令人赏心悦目的PPT封面设计大多是用这些软件设计出来的,纯粹用PPT自带的模板很难设计出新颖的效果。
如果你不会这些软件没有关系,还有第二种办法,就是去专业提供PPT模板的网站下载。
随着网络资料越来越丰富,PPT模板也层出不穷,让人眼花缭乱不知如何选取。
为了节省大家的精力和时间,我推荐去一些值得信赖的专业网站逛逛,如:
、
三、PPT里的小细节大学问
细节决定成败。
如果把PPT比作一道菜,模板就像精美的盛菜盘子,框架内容就像是盘子里的菜,排版、动画和图面处理就像是菜里的佐料。
1.图文
文字:
文字被封为PPT的天敌也不为过。
PPT的本质在于可视化,这就要求文字尽量精简,你需要了解哪些内容是领导、甲方最关心的,哪些内容是非讲不可的,哪些内容是能带来震撼的,据此,该合的合,该删除的删除。
千万不要心慈手软,把那些看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂。
对于那些不能删除文字较多的PPT文稿,我们也要采取一些手法,让文字栩栩如生,提高表现力。
例如可以分解文字,找出重点内容,按条罗列;给标题、强调内容加一些特殊效果,与一般的文字区别,如:
加粗、变色、斜体、特殊字体、艺术化文字等;添加项目符号,放在文字前的导引符,有引导和强调作用,同时也让逻辑关系一目了然;给文字图示化的效果,在图形化基础上,加上一些图片效果,会让文字内容更加形象化。
当然影响文字的要素还有字号的大小、字体的选用等。
在这里推荐三种常见字体组合,搭配1:
方正综艺简体(标题)+微软雅黑(正文);搭配2:
方正粗宋简体(标题)+微软雅黑(正文);搭配3:
方正粗倩简体(标题)+微软雅黑(正文)。
图片:
图片是PPT可视化表现的核心元素。
在PPT制作过程中,我们经常用到四类图片:
JPG、GIF、PNG、AI,不同的图片特点和效果各异,操作方法也不同。
要实现完美的PPT展示效果,还需要借助Photoshop、Illustrator等软件。
JPG(位图)是我们最常用的一种图片格式,在选用的时候注意要有足够的精度,杜绝马赛克或模糊的现象。
GIF图片就像JPG图片一样可以轻松插入PPT,一张GIF图片中可以存多幅图像,形成一些简单的动画。
如果需要对GIF文件进行编辑,推荐软件是UleadGIFAnimator。
PNG的图片在PPT中运用越来越广泛,它主要有三个特点:
一是清晰度高;二是背景可以设置为透明;三是文件较小。
在PPT里制作动画效果时,最常见的就是搭配PNG图片使用。
AI图片是矢量图片的一种,同样的还有:
EPS、WMF、CDR等格式。
矢量图片的基本特点是可以任意放大或缩小,但不影响显示效果,在印刷行业应用非常广泛。
我们通常用Illustrator软件打开AI矢量图。
2.图表
图表就是以图形表示各类数理关系、逻辑关系,从而让这些关系可视化、清晰化、形象化。
简单概括分为两大类:
一是来描述你的思想和逻辑,我们称之为逻辑图表。
二是来描述你的数据,即把高度抽象的数字以形象化图形展示出来,我们称之为数据图表。
常见的图表形式有:
并列关系、综合关系、扩散关系、层进关系、包含关系、冲突关系、强调关系、循环关系、组织结构图、流程图、柱状图、饼图、雷达图和表格。
善用好这些图表关系,会使你的PPT看起来更专业,当然别忘了用好SmartArt图表。
(这里就不一一赘述,详细内容请参考:
3.颜色与排版
在PPT里主要有两种设置颜色模式:
(1)RGB。
这是最常用的模式,通过调节红、绿、蓝三种颜色的比例去调整颜色。
选中一种颜色时,记住RGB值,给别的图形配色直接输入这个数值就能得到完全相同的色彩。
(2)HSL。
通过调节色调、饱和度、亮度去调整颜色。
这种调节的变量更多,纵深更大,主要考虑色彩的强弱、轻重。
在给图形或图表配色时,尽量选择中等饱和度的纯色填充,少用渐变或较高饱和度的颜色,这样会使整个PPT保持清新淡雅的风格。
PPT里的主题色是很多人容易忽视的应用。
在“设计”的颜色选项,这里内置了25套配色
效果,每套配色均有12种颜色,设计者可以根据PPT的主题或模板的风格应用这些成套的配色效果。
同时,还可以根据需要新建主题色。
可以自如设置12种颜色,便于在以后的PPT制作中直接调用。
网上和一些平面设计教程里有不少的经典配色,你可以把这
些配色收集起来,把其中较喜欢的新建为PPT的主题色。
传统上,我们把PPT归纳为办公处理之类的工具,认为只要简单排版就可以满足需求。
随着整个社会审美标准的提升,这一观点正被越来越多的人抛弃。
特别是对外演示PPT,正成为公司形象识别系统的重要组成部分,代表着一个公司的门面。
版面要求正成为PPT制作的核心技能之一。
虽然每个人的审美标准是不同的,但有些规律是相通的,掌握并遵守这些规则,将使你的PPT设计得到大多数人的认可。
这些规则包括:
一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等。
当然,想要提升自己的审美水平还要多看些精美PPT。
4.动画
很多人认为,工作汇报PPT应简洁明了,无须动画。
事实上PPT动画的应用已经深入人心,它不仅可以让PPT变得鲜活,还可以引导观众按照自己的思路理解PPT里的内容、强化PPT的说服力。
PPT里的动画主要有两大类:
自定义动画和页面切换动画。
自定义动画又包括进入动画、强调动画、退出动画和路径动画四种,同时可以进一步引申出组合动画。
组合的方式一般有路径动画与另外三种动画的结合,以及强调动画与进入、退出动画的结合,简单地说,当一个对象进入、退出或者作路径运动时,也会伴随其自身形态的变化。
很多很酷的动画效果大多是采用这种组合形式,只要你拥有足够的创意,没有你做不到的。
“显示高级日程表”在调节自定义动画中,是一种非常快捷而且直观的方法。
单击任意一个动画效果,右键选择“显示高级日程表”命令。
在高级日程选项中可以清晰地看到每个动画的开始时间(橙色矩形的起点)、结束时间(橙色矩形的终点)、速度(橙色矩形的长度越长,速度越慢;长度越短,速度越快),以及与别的动画的关系。
只要把鼠标放置在橙色矩形上,即可随意拉伸其长度、位置,以便调节动画的时间和速度。
有关更多的动画教程请访问:
5.多媒体
在很多人眼中,PPT是多媒体的代名词。
但这个多媒体,却一直因为无声而名不副实。
形式正在悄悄变化,随着配音设备逐步完善,PPT中声音运用也越来越普遍,有声时代正在来临。
PPT中应用到的声音有三种:
背景音乐、动作音乐和真人配音。
背景音乐主要用于营造气氛。
一般情况下,片头的背景音乐跟内页的背景音乐会分开,片头采用激昂和节奏感较强的音乐,内页采用轻柔的音乐或者干脆不用配乐;动作音乐最好少用;真人配音时建议把声音分为一段一段的,每页PPT只插入一段,不要跨幻灯片播放,以便于修改。
具体的插入方法就不再赘述,这里说一说声音的完全嵌入法,只有WAV格式的声音才能完全嵌入PPT中,如何将MP3、WMA、RM等格式的声音转化为WAV格式,同时又能拥有高保真度和小尺寸呢?
只需要借助一款较专业的软件AdobeAudition就可以完成。
WAV插入的方法跟MP3等背景音乐插入方法类似,怎么知道声音是不是完全嵌入PPT了呢?
检查方法1:
把WAV文件删除看看能不能播放声音;或者把PPT文件复制到别人的电脑,而不复制声音文件。
检查方法2:
打开自定义动画,双击声音动画,在声音设置里一目了然。
未嵌入的声音,显示的是文件路径。
完全嵌入的声音,显示的是“包含在演示文稿中”。
PPT支持的视频格式较多,包括:
AVI、WMV、MPEG等,这里推荐大家尽可能使用WMV格式,这种视频文件较小,与PPT兼容性高,基本上没发生过问题。
但视频文件有个致命缺点:
无法完全嵌入PPT,仅仅是链接而已。
当你给客户传文件时,就必需把视频文件与PPT文件放入同一个文件夹,并打包传给对方。
麻烦不说,还容易出错。
经常有PPT视频文件无法读出的问题。
有什么解决的办法吗?
有!
就是把视频转换为SWF格式,俗称FLASH格式。
当视频直接插入PPT后,一般都是四四方方没有边框,像直接用刀裁切出来一样。
其实完全可以像图片一样对它进行编辑和修饰,甚至可以添加动画效果,选择视频后,在“自定义动画”里可以添加进入、强调和退出动画。
怎样才能控制视频的播放过程呢?
比如:
我们想点击一个“播放”按钮,视频就开始播放,第一次点击“暂停/继续”按钮视频暂停播放、第二次点击“暂停/继续”按钮时视频继续接着播放(而不是回到开头进行播放),点击“停止”按钮视频停止。
这项功能设置在PPT制作中是很常见的——PPT触发器。
什么是触发器?
简单说就是通过按钮点击控制PPT页面中已设定动画的执行,用一种动作去触发另一种动作的工具。
在“自定义动画/计时”里添加,其控制的能力为:
播放、暂停、停止。
具体的操作方法就不赘述,请参考:
6.保存与演示
在保存PPT文件时要注意是否将字体嵌入的问题,如果你用了电脑预设以外的字体,很可能在另一台电脑上播放时因缺乏字体而全部显示成宋体,那样效果就大打折扣了,这种情况下你需要在保存文件时嵌入字体。
建议在制作过程中不要嵌入字体,只有当所有的操作完毕准备交稿时再完全嵌入。
如果对文件大小没有明确的限制,就采用完全嵌入的模式。
如果你的PPT“过胖”怎么办?
根据经验,90%的PPT文件过大都是因为图片过多造成的。
这里推荐使用PPT自带的图片压缩功能。
需要注意的是不要勾选“仅应用于所选图片”复选框,否则在保存该文档时,PPT会有一个短暂停滞的过程,会看到下方出现“正在压缩图片”字样。
接着说说如何把PPT转换为PDF?
PowerPoint2007自身已经提供PPT转PDF的功能了,只是我们还需要安装“2007MicrosoftOffice加载项:
MicrosoftSave
asPDF或XPS”。
安装后,在“Office按钮”里用鼠标指向“另存为”,会自动出现“PDF或XPS”选项,可直接单击保存。
我们经常看到别人的PPT很酷,特别是里面的音乐、图片、视频等,想把它们作为元素用到自己的PPT里,但又不知如何一网打尽全部弄过来?
在这里介绍一种投机取巧的办法,就可以轻松地把别人的素材全部占为己有了。
单击PPT左上角的“Office按钮/另存为/其他格式”。
在弹出的对话框中,保存类型选择:
网页(*.htm:
*.html)。
到指定保存位置,可以看到一个.htm格式的PPT和一个文件夹。
打开文件夹,PPT里所有素材都在里面,你可以随意挑选
自己喜欢的素材使用了。
分屏显示是PPT演示中的重要技巧。
如果你不想拿着打印出来的讲义稿和照着PPT里的文字朗读,你只要把注释写在备注里,分屏显示会让你的电脑上显示备注,而投影上只显示放映的画面。
从图中可以看到投影屏幕中只显示放映画面,跟正常演示播放完全一样(下图右)。
而在演示者电脑中,显示播放画面、备注、缩略图,以及播放时间、手写笔等信息(下图左),具体的操作步骤,请参考:
另外在放映过程中按下B键画面自动变黑,再按则恢复;按下W键画面自动全白,再按则恢复。
这两个键,主要让演示者可以跟观众进行讨论或者休息。
对于自动播放的PPT,在播放中我们希望某页停下来仔细讲解。
这时候,只需按下S键,所有的动画全部暂停,再按则继续。
这一招截图时很管用。
对于想一边演示放映一边修改做记号来说,只要按住快捷键:
Ctrl+P就可以出现画笔随意涂画,再按下E键即可清除。
根据笔者多年制作PPT的经验,总结如下原则可供参考:
PPT制作的主要原则
色彩
清淡
质感
简洁
文字
少
结构
连贯
画面
严谨
风格
统一
速度
快
制作PPT没有一成不变的思维定式,还需要针对演示者的需求、受众的实际情况做到有的放矢。
最后摘用网上的流行语:
家事、国事、天下事,事事都能“PPT”。
最让观众心动的PPT——像电影一样精彩,像小品一样简短。
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