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财务管理制度
财务管理制度
为进一步规范企业管理,加强财务管理和经济核算,充分发挥财务部的财务管理、监督作用,特制订本制度(共八大项):
一、财务审核、审批制度
1、各类费用支出发票报销必须手续齐全,应写明经手人、证明人、财务经理审核、主管领导签字确认,再经财务负责人审核、总经理审批后方可报销入帐。
对手续不齐全、不合理、不合规发票一律不得报销入帐。
2、特别强调:
对原料及辅料购入,固定资产等大额支出,不得用“无据支出证明单”作为原始凭证入账,如有要加以情况说明,否则不得支出。
二、购物申请审批制度
1、原料、辅料、染化料、机物料及修理、电料、办公用品、汽车配件、管
道配件等一律实行购物申请审批制度,需购物时由所在部门填写购物申请单,然后报主管领导审批(对机料、电料购入均由生产副总审批)。
2、对购置非生产性财产、设备,凡单项价值在2000元及以上报公司总经理审批;单项价值在2万元及以上,必须由所在部门提出书面申请,报经董事长审批后方可购置。
3、如生产发展或技改需要,需添置生产设备、设施,单项价值在5万元及以上,需由所在部门提出书面申请,经公司管理层讨论决定,报公司总经理、董事长批复同意;设备合同、价格等必须由公司领导和有关部门共同参与落实。
三、现金管理制度
1、发票报销规定:
报销的发票必须符合财务审核、审批的规范要求。
如用汇总发票报销,应由财务经理审核,并在汇总单上写明发票张数及盖上附件章或签字。
对手续不齐全、不合理、不合规发票一律不得报销入账。
2、职工领借款规定:
无特殊情况不得领、借现金,如个别职工因生活需要,要求借款时,所借款项应控制在其本人可发工资限额内;有关人员出差、购物需领款时,须经财务副总或总经理签字同意后方可领借现金。
无审批手续者,出纳擅自出借现金,一切经济损失均由出纳负责,并承担月息2%的借款利息,情节严重的追究法律责任。
3、因公出差,无特殊情况,出差人员一般在回来后一个星期内到财务科结清领款,原则上不能留有欠款余额。
个别因工作需要,须总经理签字同意。
每月底出纳员应将职工领借款明细清单,报财务经理及总经理。
4、现金出纳员,库存现金不得超过规定限额(现根据公司实际,库存现金规定限额为贰万元),超过部分应及时交入银行,同时库存现金晚上不能放在办公室,统一放入金库。
5、存单、国库券等有价证券,均由现金出纳员负责保管,(每月底将库存明细清单报财务经理),对到期的利息等一律开票入账,如私自收取不入账者,一律按贪污论处,情节严重的追究法律责任。
6、支出款项,一般在2000元以内可用现金支付;超过2000元,原则上用转账方式支付。
所购入的原料如机料、电料、浆料、燃料、固定资产等需取得增值税发票,不能取得增值税发票的,须说明原因并经主管领导及总经理同意,方可报销入账。
7、现金出纳员,必须对每笔现金业务进行逐笔登记并输入电脑,做到日清月结、准确无误,同时随时接受公司组织的现金盘点。
8、现金支票统一由出纳员保管,如单位需要取现时,由出纳员填写现金支票,然后由融资内勤盖上预留印鉴后才到银行取现。
一般取现一次盖一次章,不得在空白现金支票上预先盖章。
9、现金出纳员在账务处理上必须遵照主办会计。
10、现金出纳员不得随意在银行开立个人存折,开立存折需报公司财务部备案并由财务副总签字同意后方可办理,并按月上报本月存取复印件。
四、支票管理制度:
1、购买原材料及其他物资或支付款项按规定用支票或汇票(包括承兑汇票)支付的,一律填写汇款申请单,写明汇款单位,用途,金额、经手人等,经领导审核,审批后,方可划款(如结清余额的须经会计核实无误并签字),无汇款申请单的,融资员一律不能划款,如特殊情况领导不在需要划款时,也应同领导联系同意后,方可划款,领导回来后,两天内补办签字手续。
如出现擅自划款,或少批多划,一切责任均由融资员承担,并承担月息2%的利息,直到收回为止,情节严重的追究法律责任。
2、以公司资金用支票购买的国库券、奖券、基金等有价证券及以个人名义存入的各类存单,融资员无权保管,须立即交入出纳员保管,由会计开票入账,如不按规定要求办理,根据情节轻重,进行处理。
3、融资员必须做好本职工作,及时记好各开户银行的收、付日记账(输入电脑),做到日清月结,并对各开户银行的收、付凭证,在每星期的星期六或星期日上报给会计并做好移交手续,每月月初的5日之前上报上月的所有银行收付凭单,做到及时,准确、完整。
4、对各开户银行的收、付凭证,必须是原始凭据,不能用白条纸代替,如发现遗失,应由所在银行出具证明并盖章后,方可入账,否则会计有权拒绝,如不能取得原始凭证或银行出具的证明,缺少一张罚款200元,对各类划款必须附汇款申请单,缺少一张罚款50元。
5、融资员每月必须同银行进行一次对帐核实(并附银行对账单报会计,缺少一张扣100元,银行对账单须在次月3日前交给会计),做到银行与企业余款相一致,若有差错均有融资员负责核对解释清楚。
6、融资员不准私自取现,特殊情况须经领导同意,事后签字并及时结账。
7、融资员在账务处理上必须遵照主办会计。
8、收入的汇票、转账支票、融资员必须及时核对单位名称、账号等是否正确,并于次日前交进银行账户,不能进账的及时通知所属部门领导说明情况,超过期限造成的损失由融资员承担。
五、报表管理
1、报表管理是指对外上报的财务及有关经济指标报表管理,包括产值报表,资产负债表,损益表,企业经营情况表及有关经济指标和统计资料。
2、编制各类报表必须数字真实,内容完整,计算正确,上报及时。
上报报
表的种类和时间为:
产值报表每月26日上报:
资产负债表、损益表、纳税申请表,生产经营情况统计表为次月10日前上报。
3、财务报表反映了一个企业的综合实力和经营状况,各有关部门和个人不
要随意堆放,有关责任人应保密、存档,除上报税务报表外,对其他单位申报报表,需经财务副总同意,否则一律不能对外申报,擅自申报或保管不严对公司带来损失的,根据损失大小对责任人进行处罚。
六、发票管理
1、发票是经济业务交往的必要手段,是直接可支取款项的原始依据,因此各单位、部门都必须加强对收付发票的管理。
2、收入发票(包括增值税专用发票,工商企业统一发票,收款凭单等)均由财务科指定人员(主办会计)统一购买、保管。
晚上增值税发票一律放入金库内。
3、对外经济往来中凡购买物资、商品等所需支付款项都必须取得对方发票或收据(属于增值税项目的应取得增值税专用发票)。
若经办人员增值税发票遗失,不论数额大小一切损失均由本人自负,承担发票进项税金全额责任。
4、产品销售开票规定
1)任何部门和个人都不得转借、代开发票,不得将发票带出开具。
2)产品销售需开增值税发票的,手续必须齐全,手续内容包括:
A、对方单位税务登记证副本一份,且经营范围,项目必须相同,并盖有
一般纳税人印章和税务部门年检年审合格帖花。
B、银行汇款(转账结算)单位名称和开票单位必须一致,并在用途写明
明“购货款”。
C、附有填写完整的产品调拨单。
D、对方单位提货人在码单上签名,属送货的,先有本单位送货人签名,
送到后,对方单位在送货单上签名,并及时交财务部附在码单上。
E、有产品调拨单上写明业务员姓名并交业务员签名确认。
F、对方单位证明正本。
3)原则上现金提货不允许开具增值税发票,只能开普通发票。
4)对方单位业务员一人只能开一个单位名称的发票。
5)如因手续不齐全开票而造成的一切损失,由开票人负责。
6)销售部业务员弄虚作假,代开发票,由此而引起的一切经济损失,由业务员负责承担。
7)无特殊情况不得开红字发票,不得作废,确需开红字发票的,须经当地财税部门同意。
5、主办会计应做好各类发票的管理工作,如有发票缺少,遗失等现象,一切经济和法律责任均由本人自负。
6、需开票各环节必须遵照按主办会计的要求。
七、经营管理的有关规定
1、原材料(PTA、MEG)采购:
由主管原料供应的经理,制定采购计划,经常务副总经理同意后上报总经理,并根据生产需要,采购所需原材料。
主料原则上向国外直接进料,本着优质低价的原则,根据公司资金实力,适量采购现货。
2、辅料采购:
由主管辅料供应的经理,制定采购计划,经常务副总经理同意后上报总经理,并根据生产需要,采购所需辅料。
本着优质低价的原则,原则上向厂方直接进料,一种辅料至少有两个以上供应商,同时必须开具增值税专用发票(商店零星购买的除外)。
3、原村料、辅料等入库:
仓库人员必须凭货到后检斤检质验收,根据实际进仓数开具入库单。
在抽查中如发现有弄虚作假、短斤少两、质差等情况,必须及时向公司领导回报,一切经济损失均由经办人承担,否则由仓库人员自负。
3、产品销售由常务副总负责,制订销售计划和销售结算政策,明确职责,落实任务。
销售部门必须制订出每天的销售价格表,按规定审核、审批后报财务部一份,便于核查。
4、公司对销售人员实行产品销售业务按业务量结算方式进行,进一步调动他们的积极性,增强责任感和竞争意识,产品销售合同一律须上报公司财务部,便于货款结算和处理。
5、产品销售流程:
1)产品价格由常务副总与销售经理协商确定,与销售科协商让价的权限还是放在常务副总,每日制定出销售价格表。
提倡价格表网上审批。
2)销售科开具调拨单后应及时报财务科,仓库凭销售科开出的调拨单发货,
财务科凭销售科完整、规范的调拨单和仓库的发货码单、出库单结账。
客户需要开发票的,应事先通知客户必须用汇款结账,并详细填写产品品名及规格、单位、调拨数量、调拨价、提货仓库。
调拨单由销售经理与常务副总签字后方可有效。
当日调拨单仅限当天使用,隔日作废。
3)在发货过程中仓库保管员应严格把关,发货数量应控制在调拨单调拨数量以内,如数量出现差错等情况造成损失一切责任均由本人自负。
4)发货后凭审批后的调拨单到财务结账,财务科应做好码单复核工作。
做到准确无误,如出现差错时,仓库环节每次罚款20元,销售统计环节每次罚款100元,财务环节每次罚款200元。
货款付清后方可开具出门证。
如未办理好以上手续,财务科一律不能开出门证,原则上一车一张出门证。
仓库发货出错,则由仓库经办人全额赔偿;单价调拨单差错时,由调拨人、审批人全额赔偿;财务结算差错时,则由财务结算人员全额赔偿;
5)调拨单上数量、调拨价、结算方式等关键字段不能涂改,否则结账时当作废处理。
6)优惠价格以当日报价单为基准,由业务员提出申请,报销售经理审批,常务副总审核后方有效;300元以下常务副总审批,300元以上有总经理审批。
6、供销人员销售业务费每月结算一次。
7、对引进新产品,并产生较好经济效益和销售业务最大、价格高、成绩突出的供销人员,给予一定的奖励。
8、为体现公平竞争,销售经理应做好供销人员的协调工作,特别是在产品紧俏期间,原则上货款先付、价格较高者优先供货。
9、销售部、供应部必须遵照主办会计的核算要求进行业务操作。
八、资产管理
1、固定资产的标准
固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,并且使用期限超过2年的,也应作为固定资产管理。
2、固定资产的分类
固定资产类别 折旧计提年限 净残值率
1) 房屋及建筑物 40 10%
2)机器设备 15 10%
3)运输工具 5 10%
4)计算机设备5 10%
5)办公家具及设备5 10%
3、固定资产的管理部门
根据内部控制制度,固定资产由各生产部门对生产设备及相关设备进行管理;由信息中心对计算机设备进行管理;由行政中心对办公家具及运输工具进行管理。
各具体管理部门应:
1)设置固定资产实物台帐,建立固定资产卡片。
2)对固定资产进行统一分类编号
3)对固定资产的使用落实到使用人(机器设备落实到组)
4、固定资产核算部门
1)财务部为公司固定资产的核算部门
2)财务部设置固定资产总帐及明细分类帐
3)财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理
4)财务部会同固定资产管理部门对固定资产每年进行一次盘点,做到帐实相符,保持帐、物、卡一致。
5、固定资产的购置
1)各部门需购置固定资产,需填写“固定资产的购置申请单”(附件1),由部门经理,生产中心副总、行政中心副总、财务中心副总及总经理签字审批后方可购买或支付(超过2万元以上的单件设备必须报董事长审批)。
2)购入资产之前,必须填制资产购置申请表,详细说明理由及资产基本情况,经可行性分析或研究后,确实可行的,经公司资产相关管理部审核后报领导审批。
3)经批准后,由采购部门安排专人负责采购,填写“固定资产采购申请表”(格式后附2),报经使用部门经理,生产中心副总、行政中心副总、财务中心副总及总经理批准。
在此表中应详细填写固定资产名称、规格、型号、3家供货厂商报价以备合理采购。
6、对购置资产的验收
对购置资产的验收:
事管好资产的一个首要环节,就是在资产调入时要严格办好验收关,填写“固定资产验收清单”(格式后附3)一式三份,保证新增的资产从进入企业的那一天,就处于完好状态,在新增资产时,财务人员要会同资产管理人员深入现场,根据资产的交接凭证,认真搞好资产的验收和交接工作。
1)清点数量:
看实物与凭证所列数量是否一致,所附备件是否齐全。
2)检查质量:
看设备的性能是否良好质量,是否符合技术要求。
3)核实原价:
看所增资产的原价或购进、调进的价格是否符合。
7、固定资产的转移
1)固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨,需填写“固定资产转移申请单”一式四联(格式后附4),送移入部门签字,确认后交固定资产管理部门,第一联由管理部门留存,更新固定资产卡片,第二联送交会计部门,第三联送交移入部门,第四联送交移出部门。
将固定资产转移单交固定资产管理部门办理转移登记。
2)固定资产管理部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部,以便进行帐务处理。
3)注意固定资产编号保持不变,填写清楚新的使用部门和新的使用人,以便监督管理。
8、固定资产的出售
固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知管理部门,填写“闲置固定资产明细表”(格式后附5),管理部门拟定处理意见后,按以下步骤执行:
1)固定资产如需出售处理,需由固定资产管理部门提出申请,填写“固定资产出售申请表”(格式后附6)
2)列出准备出售的固定资产明细,注明出售处理原因,出售金额,报部门经理,生产中心副总、行政中心副总、财务中心副总和总经理审批。
3)固定资产出售申请经批准后,固定资产管理部门对该固定资产进行处置,并对固定资产卡片登记出售日期,台帐做固定资产减少。
4)财务部根据已经批准的出售申请表,开具发票及收款,并对固定资产进行相应的帐务处理。
9、固定资产报废
1)当固定资产严重损坏,没有维修价值时,由固定资产使用部门提出申请,填写“固定资产报废申请表”(格式后附6),交固定资产管理部门报财务中心副总和总经理审批。
2)经批准后,固定资产管理部门对实物进行处理。
处理后对台帐及固定资产卡片进行更新,并将处理结果书面通知财务部。
3)财务部依据总经理批准的固定资产报废申请和实物处理结果,进行帐务处理。
10、固定资产编号
编号原则:
按大类、所在部门的成本中心号、顺序号、取得年月编制。
A、 房屋及建筑物 代码为01
B、 机器设备 代码为02
C、 运输工具 代码为03
D、 计算机设备 代码为04
E、 办公家具 代码为05
如:
财务部2006年7月购置一台计算机,则编号为
JINTAK 04 7536007 200607
资产大类 成本中心 顺序号 置年月
11、固定资产的清查
公司建立固定资产清查制度,清查分年中清查和年末清查,由管理部门和财务部共同执行。
固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”(格式后附7),详细反映所盘点的固定资产的实有数,并与固定资产帐面数核对,做到帐务、实物、和固定资产卡片相核对一致。
若有盘盈或盘亏,须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”,列出原因和责任,报部门经理,生产中心副总、行政中心副总、财务中心副总和总经理批准后,财务部进行相应的帐务调整。
管理部门对台帐和固定资产卡片内容进行更新。
12、低值易耗品
低值易耗品:
是指不列入固定资产管理,单位价值在2000元以下的用具、物品等。
各部门购置低值易耗品,需事先填写《低值易耗品购置审批单》(此单一式两联,一联总经理留存,一联交财务部作为付款和报销凭证,见附件三),经总经办、财务部会签,单价在500元以下的由总经办、部门分管领导审批,500元以上的需报总经理批准,物品管理,参照固定资产管理办法执行。
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