视频会议系统操作手册.docx
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视频会议系统操作手册.docx
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视频会议系统操作手册
中国网通视频会议系统
操作手册
中国网通(集团)有限公司
重要说明
因本客户端软件不断地增加功能和升级,本手册仅供参考,更详细说明请查阅软件自带帮助文件。
目录
一、安装视频会议系统6
二、客户端系统使用环境6
三、系统登录6
1、第一次登录前准备6
2、用户登录6
3、高级登录7
四、系统功能及应用简介8
1、主要功能8
2、会议面板8
3、用户列表8
4、协同办公9
5、公告信息面板10
五、重要信息及登录设置10
1、个人资料设置10
2、用户信息安全设置11
3、登录及会议厅进入方式常用设置11
六、协同办公工具12
1、群发通知12
2、我的留言箱12
3、信息管理器12
4、个人文件柜12
5、日程安排14
6、我的通讯薄14
7、计量单位换算表15
8、日历15
9、计算器15
10、手机短信15
七、点对点通讯15
1、文本交流15
2、图片发送16
3、音视频通讯17
4、音频设备调节17
5、视频设备与画面色彩调节18
6、文件传输19
7、远程协助19
8、数据区操作:
白板、IE协同、演讲20
1)电子白板20
2)IE协同浏览20
3)文件演讲21
八、会议系统22
1、网上会议22
2、接入方式22
3、会议列表22
4、进入会议室的方式22
5、召集会议22
1)召集会议信息23
2)保密会议23
3)会议控制类型23
6、参加会议、修改会议信息、删除会议24
1)参加会议24
2)修改会议信息24
3)删除会议24
7、邀请参加会议24
8、会议角色与权限25
1)会议内参加人员角色25
2)角色标识26
3)参加会议角色与权限表27
9、会议室内发言及权限控制28
1)查看分会场28
2)请求与其它分会场交流28
3)请与会者发言和停止他发言29
4)授予/收回主席发言人权限29
5)授予/收回与会者自由交流权29
6)设定会议中某人为会议管理员29
7)会议中画面轮巡功能29
8)将某个与会者请出会议室29
9)帮与会者远程调节音频和视频设备30
10)把与会者添加到我的联系人中30
11)查看与会者的信息30
10、画面布局30
11、查看分会场应用31
12、画面轮巡操作与应用31
13、会议厅模式31
1)会议厅模式介绍31
2)设置自动登录、自动进入会议、自动进入会议厅模式32
3)会议厅模式下的主会场画面控制32
14、视频质量与音视频设置33
1)视频质量33
2)视频设备设置33
3)音频设备设置及声音调节33
4)停发音视频35
15、电子白板,IE协同浏览,文件演讲和文件柜等数据会议功能35
16、文字交流35
17、媒体文件广播及背景配音36
18、会议记录36
19、会议参数设置37
20、发布会议公告信息38
21、会议室内查看用户信息38
22、查看会议室信息38
23、云台控制与设置39
24、留言40
25、流量信息查看与带宽等系统资源监测40
26、交流信息记录41
27、拍照41
九、常见问题41
1、音频问题41
2、视频问题42
3、资源占用问题43
4、与会者带宽差异大时的视频策略43
5、不能登录、不能进入会议、不能使用文件柜43
十、管理员手册43
1.系统组成43
2.服务器环境44
3.服务器安装45
4.服务器管理46
5.WEB客户端安装调用47
6.跨服务器召集会议47
十一、服务与培训47
一、安装视频会议系统
双击光盘内或管理员发放的客户端程序,根据安装向导安装好本软件后,桌面自动生成“视频会议系统”的快捷方式。
二、客户端系统使用环境
客户端支持的操作系统:
Windows2000/XP/2003(Windows2000下建议安装DirectX9.0)(系统不支持Windows98和WindowsMe)。
计算机主要硬件指标:
最低配置:
CPU奔腾3,主频1GHz以上,256M内存,独立显卡,显存32M以上,全双工声卡。
推荐配置:
CPU奔腾4,主频2.4GHz,512M内存,独立显卡,显存64M以上,全双工声卡。
视频设备:
桌面应用:
USB接口PC摄像头
会议厅:
专业会议摄像机,采集卡。
音频设备:
桌面应用:
耳麦
会议厅:
专业麦克风、调音台、功放、反馈抑制器、均衡器、功放音箱等。
网络环境要求:
基于TCP/IP协议的网络。
与服务器连接带宽不小于80kbps。
三、系统登录
1、第一次登录前准备
启动软件,进入系统登录窗口,点击“网络设置”,进行网络设置。
填写管理员提供的服务器地址和端口。
例:
服务器地址218.25.25.25端口:
3000。
如果您采用代理服务器方式访问INTERNET,请在登录前,设置代理服务器地址和端口,如果代理服务器要求身份验证,还需要填写用户名和密码(不同于视频会议系统的用户名和密码)。
详细情况请咨询单位网络管理员。
系统支持HTTP、SOCKS4、SOCKS5三种代理服务器协议。
2、用户登录
登录方式有:
帐号登录、用户名登录、E-MAIL登录,匿名登录四种。
其中用户名登录、E-MAIL登录前提是用户在个人信息中填写了用户姓名和E-MAIL地址。
填写登录帐号和密码,点击登录,即可进入系统。
在登录时可以勾选“自动登录”项,下次登录就不必再填写帐号和密码。
例如:
帐号登录:
填入要登录的ID,密码,以及服务器地址,IP等即可进行登录。
3、高级登录
支持多种高级登录方式,用户根据需要和不同应用环境,在系统设置中进行组合设置:
①开机自动登录:
选中自动登录选项。
②登录后自动进入指定的会议。
③进入会议后自动全屏(支持自动双屏)。
④进入会议后自动打开正在发言的用户。
⑤进入会议后自动查看所有用户(仅供主席和管理员权限用户)。
以上各登录功能选项可组合应用。
四、系统功能及应用简介
1、主要功能
会议应用(大型厅、中小型会议室)、点对点通讯、协同办公工具、公告信息。
2、会议面板
主要功能是召集会议、参加会议、会议管理。
用于会议、多点通讯。
系统适合大型会议厅、中小型会议室和桌面环境应用。
建立会议时可以邀请相关人员进入会议,并可授予相关权限,被邀请人员在“与您相关”一栏中会以红色字体显示,并且对应着相应的权限。
建立会议时可以设置会议密码,用户需要密码才可登录。
也可以采用敲门的方式,向会议管理员发出请求,等待管理员同意,即可进入会议。
会议分公开会议、保密会议,其中保密会议只有被邀请者可以看到。
3、用户列表
用户列表是系统的通讯面板,具备用户资料、点对点音视频通讯、文本、图文、文件传输、远程协助、白板、IE协同、演讲交互等。
用户列表按管理员设定的组织机构列表进行排列,一般用户不可以进行更改。
(主界面示意图说明)
4、协同办公
由点对点音视频通讯、白板、IE协同、远程协助、演讲、文件柜、留言箱、日程安排、我的通讯薄、IP电话、计量单位换算表、日历、计算器等构成协同办公工具。
用于日常远程协同办公。
(主界面示意图说明)
5、公告信息面板
用于使用单位发布公告信息。
公告信息由管理员使用服务器后台管理系统进行发布。
公告信息支持HTTP等超级链接。
五、重要信息及登录设置
1、个人资料设置
菜单中“设置”—“个人资料设置”
个人资料包括“基本资料”、“名片信息”、“网络安全”。
建议用户填写完整的个人资料,方便同事或商务伙伴及时与您联系。
其中“姓名”和“E-mail”可作为登录帐号使用,电话和手机方便其他同事直接拨打您的电话。
基本资料:
在“设置”中选择“个人资料设置”,可对用户的用户名称、所在城市、年龄、性别、行业、个人说明以及个人形象进行修改。
名片信息:
您的电子名片,强烈建议填写详细资料。
名片信息可在网络安全中设置保密,需要索取后,对方才能看到。
在名片信息设置中可填入自己的详细资料,如公司,部门,职位,电话号码,手机号码,Email地址,公司地址等。
2、用户信息安全设置
菜单中“设置”—“个人资料设置”—“网络安全”
1)用户可以修改个人登录密码。
2)用户可以对自己的名片信息进行设置。
用户可以选择“允许所有人查看我的名片信息”,“只有我的好友能查看名片信息”和“需要索取才能查看我的名片信息”。
默认情况下为“允许所有人查看我的名片信息”。
3)用户可以选择是否禁止其他用户在线查找到自己。
默认情况下为允许别人在线查找。
3、登录及会议厅进入方式常用设置
在“文件”中选择“系统参数设置”,可对是否自动登录等进行设置。
1)设置自动登录可以在下次登录时不用再输入帐号,密码等。
2)设置自动登录的会议室,此项必须填写会议室ID,如该会议室有密码,请填写密码。
3)设置进入会议室后是否自动切换到全屏。
4)设置进入会议室后是否自动打开正在发言的人。
5)设置进入会议室后是否自动查看所有用户(仅限于有权限的用户,例如该会议室的管理员)
六、协同办公工具
1、群发通知
①打开“文件”菜单,选择“群发通知”,选定接收通知的部门或特定用户,填写内容后发送即可。
②在线用户立即可收到通知,离线用户,通知会发送到用户留言箱中。
③群发通知支持文件和网站超级链接。
2、我的留言箱
当您不在线时,“我的留言箱”记录了联系人给您的所有留言、群发通知信息和联系人在您的文件柜上传下载文件的信息,在您上线后,可逐条查看和回复。
3、信息管理器
在“文件”中选择“信息管理器”,可对自己以前的消息记录进行查看或删除。
选中联系人单击右键选择“查看交谈记录”,可直接转到信息管理器中查看与当前联系人有关的交谈记录。
4、个人文件柜
视频会议系统专门给用户设置了“个人文件柜”,文件柜相当于您的网络硬盘,其空间大小由管理员设定。
系统对文件柜中的文件进行加密,任何人包括管理员,通过非法手段取得文件都不能打开文件内容。
系统支持自动恢复功能,当服务器重新启动后,文件自动恢复。
您可以对文件柜进行以下操作:
文件的上传、下载、属性更改、删除、文档列表的更新。
在会议室里也有专门的“超级文件柜”。
查看他人文件柜可以在联系人名称上点击右键选择“浏览个人文件柜”。
上传的文件分为“公开文件”和“保密文件”。
公开文件即所有的与会者均可见和下载,但只有上传的用户和文件柜拥有者才可以对文件进行删除。
在保密文件的设置中,选择您所指定的接收者,未被指定者无法查看文件的存在,也没有下载文档的权利。
文件柜日志:
当联系人上传文件到任何文件柜中指定您下载时,系统会通知您到指定的文件柜下载相应的文件。
当有联系人在您的文件柜中下载或上传过文件后,系统会以文字短信方式通知您,谁从您个人文件柜下载了某某文件,或谁上传过某某文件到您的文件柜中。
5、日程安排
我的日程安排:
安排现在和未来的日程及事务,并发送给与日程事务相关的人员。
同时可接收与您相关的日程及事务安排。
日程及事务可设定时间、重要性、发送给一个或多个相关联系人等。
常用于协同办公、多人事务协调。
记事本:
事务安排内容,分用户本人发送出去的,和接收到他人的记事。
6、我的通讯薄
通讯薄相当于手机上的通讯录,用于管理他人的联系信息,建立联系方式,主要用于拨打电话,便于查找管理联系人。
通讯薄分组方式和组调整方式与联系人分组方式相同。
7、计量单位换算表
用于各种国家和国际标准计量单位的换算及查询。
例如查询国际制基本单位,重量换算单位,长度换算单位等。
8、日历
可查询世界范围内各地不同时区的当前时间及时间换算。
阳历与阴历转换。
中国传统的年月日甲子表示方法。
过去的阴阳历和周日期查询、二十四节气、节假日查询。
9、计算器
适用于科学计算,各种制式转换计算,亦可做普通计算器使用。
默认状态是普通的计算器。
输入一组数字,可进行二进制、八进制、十进制和十六进制转换。
可进行弧度和梯度运算。
复杂的公式运算。
10、手机短信
用于发送手机信息,使用单位可自建手机MODEM发送手机短信。
本功能目前未开通。
七、点对点通讯
1、文本交流
在用户列表中,双击联系人名称或点击鼠标右键,选择发送即时消息,打开文本交流对话框,在交流过程中可发送表情、贴图、截取屏幕图片并粘贴、请求远程协助等。
并可进一步选择使用其它通讯工具。
文本交流可调整字体,字型,字体大小以及字体颜色等等。
文本交流支持鼠标右键复制、URL超链接。
文本交流的同时可进行音频通讯,视频通讯,文件传输、请求远程协助和浏览对方文件柜。
文本交流的同时可以查看以前的交谈记录。
文本交流可以实现同一窗口与多人的对话,只需要用户选择“切换用户”,选择联系人,便可实现与多人的对话。
可用于切换的用户为联系人当中的在线用户,离线用户和隐身用户不可以用于在线切换。
在线感知:
用户在书写文字短信时,对方的文本交流框状态栏会提示“对方正在输入…”。
2、图片发送
在文字交流的同时,可以发送图片给对方。
发送图片可以在“表情”中选择自定义表情图片;也可以在“图片”中选择本机图片发送给对方;还可以点击对聊窗口上“截屏”,用截取屏幕图片的方式来发送图片给对方。
截取屏幕图片有两种方式:
①直接敲击回车键(Enter),即为选中整个屏幕。
②按住鼠标左键不放,进行区域选择。
在截取图片的过程中,如果需要取消,直接点击鼠标右键即可。
3、音视频通讯
右键点击联系人姓名,选择“视频交谈”或双击联系人名称,进入文本通讯状态,选择音频或视频交谈请求,对方同意后,系统自动初始化音视频设备,并提示设备的相关信息。
进入音频通讯后,点击数据区,可进行白板、IE协同、文件演讲、文字、图片等数据协同。
如果您的声音不正常,请在通讯界面菜单栏“设置”中,进行音频设置。
4、音频设备调节
在“设置”中选择“音频设备设置”,对本地音频进行设置。
进入“音频设备设置”,启用本地音频之后可以进行音频调节,并可自行选择音频设备。
选择试听,对输入、输出音量进行调节。
一般情况下,声卡有麦克风和线性输入两个插孔,如果麦克风是插在声卡的麦克风孔上,则在上图中选择麦克风;而如果是通过声卡的线性输入孔连接调音台、电视盒、VCD/DVD播放机等设备时,则在上图中选择线性输人。
如果采用Osprey210等支持声音采集的某些标准视频采集卡时,在上图的音频设备处选择该音频捕获设备(使用Osprey210采集卡,该处显示“Osprey210AudioDevice),选择麦克风和线性输入均可。
5、视频设备与画面色彩调节
菜单栏“设置”中选择“视频设备设置”,进行摄像头设置,可对视频设备,画面大小,图像品质,帧率等设置。
视频设备:
选择视频会议系统识别出的视频设备。
画面大小:
即分辨率,有160×120、176×144、320×240、352×288、640×480五种格式,画面的大小会影响带宽的占用。
默认情况下为320×240,一般的摄像头都不支持640×480。
视频格式:
在RGB24、RGB32、I420、YUY2中选择一种编码方式,各种设备支持的编码不一样,选择有图像的设备为准。
帧率:
即画面流畅程度,默认值为15,数值越大,视频越连贯,质量也越好。
但数值越大,占用的带宽更大。
用户可选择自动帧率适应,系统会根据用户网络状况自动调整用户摄相头帧率。
品质:
品质越好画面就越清晰。
关于设备:
如果您的设备是采集卡,可实时切换视频信号通道,如果是标准的电视卡,可以实时选择电视频道。
如果您的图像画面不清晰,可在“视频设备设置”中的“画质调节”中进行设置。
由于各种视频设备的设置界面不尽相同,请参考该视频设备的说明书进行调节,下图是某摄像头的调节界面。
6、文件传输
方式一:
选中联系人点鼠标右键选择“发送文件”。
方式二:
双击联系人名称,进入文本通讯状态,选择发送文件。
选择需要传送的文件后,即进入向对方发送文件请求状态,对方同意后自动传送。
系统支持多个文件同时传送给同一个人、同时分别给多人传文件。
传文件时的状态在文件菜单内的“文件传输管理器”中查看,在传文件时,可以关闭对话框,但不能退出视频会议系统。
在文件传送过程中,可关闭对话框,传送进度信息可在“文件”--“文件传输管理器”中查看,并可进行中断操作。
提示:
正在使用的文件,不能进行传输。
7、远程协助
方式一:
选中联系人点鼠标右键选择“请求远程协助”。
方式二:
双击联系人名称,进入文本通讯状态,选择“请求远程协助”。
远程协助,即向对方发出协助请求,对方同意后,可远程操作您的键盘和鼠标,控制您的电脑。
在远程协助进行中,您随时可中断对方操作。
本功能多用于协助对方修改资料、方案等,在工程技术上应用广泛,在商务中可用于协同修改合同等。
8、数据区操作:
白板、IE协同、演讲
进入音视频通讯后,点击数据区,可进行白板、IE协同、文件演讲、文字、图片等数据协同。
1)电子白板
在视频通讯时,可在数据区中进行“电子白板”操作,白板支持写、画、粘贴、打字、截取屏幕图片、粘贴图文、导入图片(会议中白板支持:
添加页、删除页)等,进行各种讲解和交流。
在操作过程中,可以更换电子白板的背景,背景的可选项有中文,英文,五线谱三种,默认情况下无背景。
在会议室中也可以进行电子白板操作,具体操作与数据区中的使用一样。
在进行授课培训时,可以把PPT另存为GIF等图片文件,再导入白板中,进行讲解。
可进行背景的选择,可选项有中文、英文、五线谱,默认情况下无背景
可进行颜色、线条粗细、字体、字型、字号的调整
可将选中的页面保存成图片,也可清除上面的内容
画图基本工具,可进行打字、画图、粘贴图片、截取图片以及图片的添加删除等操作
2)IE协同浏览
在视频通讯时,可在数据区中进行“IE协同浏览”操作,双方协同浏览一个网页,并可以对网页进行写画操作。
在会议室中也可进行IE协同浏览操作。
IE协同浏览支持多页操作,但要求系统安装IE5.0以上版本。
在网页上写画时,需要点击画图标志
,方可进行书写。
3)文件演讲
在视频通讯时,可在数据区中进行“文件演讲”操作;“文件演讲”功能支持全屏演讲、单个文件演讲、选中某个应用程序进行演讲。
演讲时,可看到演讲者鼠标位置,接收者可进行鼠标移动。
用户看到对方鼠标以红色标记。
也可以在会议室中进行文件演讲操作,但要为主席发言人才行。
选择某个窗口演讲
选择单个文件演讲
选择进行全屏演讲
文件演讲时,参会者可以看到演讲者的鼠标移动位置,参会者所看到演讲者的鼠标是以红色来标记的。
八、会议系统
1、网上会议
网上会议室,对应于现实中的会议室。
会议室席位:
即会议室同时容纳的人数,在视频会议系统由系统会议席位授权数决定。
通讯与协同功能:
多点对多点音视频通讯、电子白板、IE协同浏览、文字交流、文件传输、文件演讲、媒体文件播放、图片粘贴、IP电话等功能,如同您现实会议室中使用的电话、黑板、纸笔等,与客人面对面交流、写划。
会议室的控制:
具备主席控制模式、自由模式和自动打开模式。
会议室可以加密,也可以设置其可见性。
权限:
进入会议室的人员,权限由会议的召集者设定。
2、接入方式
C/S方式:
从客户端中进入会议室。
B/S方式:
管理员把会议客户端组件嵌入到WEB网页、OA、ERP、MIS等系统中,从这些系统中进入。
3、会议列表
会议列表中,呈列公开会议、与您有关的会议、您的会议。
同时会议在列表“与您相关”栏目中,标明会议与您的关系,具有“无关”、“管理员”、“请您参加”、“请您发言”等信息。
会议支持保密会议,与“保密会议”无关的人员,在会议列表中看不到会议名的存在。
召集、修改、进入、删除和查看会议信息都在会议列表面板中进行操作。
4、进入会议室的方式
在会议列表中双击会议名称进入,或选中会议,点击“进入会议”图标进入。
从网站或其它系统进入。
接受他人邀请进入。
5、召集会议
系统登录成功后,有召集会议权限的用户可以建立自己的会议室,并对会议室进行管理。
1)召集会议信息
会议名称、会议密码、选择会议所在的服务器、填写会议议程,邀请参加的人员、发言的人员、会议的管理员。
有关设置参会人员权限请参见“与会者权限”。
2)保密会议
召集会议时可以设置会议保密属性。
会议公开:
所有用户在“会议列表”均可查看到会议的存在。
保密会议:
未选中“会议公开”则为保密会议,保密会议只有被邀请者可以看到会议的存在。
召集会议时,如果未选中“允许记录”,则在会议进行中,任何人员都不可以进行会议记录。
3)会议控制类型
①主席控制模式:
由会议室管理员和主席发言人控制会议室。
②自由模式:
即自由讨论模式,进入会议室的人员,可随意请求与其他人交流。
③自动打开模式:
进入会议室时,自动打开已在会议室人员的画面,直接交流。
任何会议模式下,管理员和主席,在使用“请他发言”功能时,所有的与会者都可以听到看到新的发言人的音视频。
6、参加会议、修改会议信息、删除会议
1)参加会议
在会议列表里直接双击会议名称即可进入会议室,如果会议室被加密,还必须输入正确的密码。
如果您不知道密码,可以采用敲门的方式申请参加会议。
2)修改会议信息
有四种用户可以修改会议信息:
系统管理员、服务器管理员、会议的召集者、会议的管理员,可以修改会议信息、会议的权限和控制类型等。
本功能支持同一会议室,不同时间由不同的人主持和管理会议。
在会议进行中,会议的召集者和会议的管理员在会议内可进行会议信息的修改。
修改操作:
在会议列表选中会议,进行修改;会议中,在设置会议信息中进行修改。
修改操作包括会议的控制类型、会议议程、权限等。
3)删除会议
有三种用户可以删除会议:
系统管理员,有权删除所有会议;服务器管理员,删除所属虚拟服务器上的会议;会议的召集者有权删除自己的会议。
7、邀请参加会议
邀请联系人进入会议室有四种方式,四种方式有所不同。
只有会议的召集者和会议的管理员有邀请权。
发送会议邀请时,受邀请的人员,会立即收到邀请信息,如果所邀请人员处于离线状态,在他下次登录时仍会收到邀请信息。
召集会议时邀请
召集会议时,邀请参加人,并设定参加人的权限和角色。
只有会议的召集人有此项邀请权。
在会议室中邀请
点击邀请图标会弹出以下窗口,在此窗口您可以选择要邀请的人,设置进入会议室时间以及邀请的内容,并可以设置被邀请人的权限。
只有会议的召集者和会议的管理员有此项邀请权。
临时邀请
只有会议的召集人和会议的管理员有此项邀请权。
会议的召集人和会议的管理员在会议中时,点击主界面的用户列表,选中被邀请用户,鼠标右键,选择邀请。
修改会议信息时邀请
修改会议信息时,邀请参加人,并设定参加人的权限
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