新供应商准入管理系统实用模板.docx
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新供应商准入管理系统实用模板
第二篇供应商管理
采购产品和服务的及时交付以及高质量是确保生产有效运作和向客户及时提供高质量产品的必要保证,因此好的和可信任的供应商是采购管理的关键环节。
随着供应商的业绩对制造型组织的影响越来越大,在产品交付、质量、价格、库存水平等方面都影响着组织采购是否成功,因此,组织在发展中越发重视对供应商的开发、评价和监督考核,以及重新确定双方合作关系等多方面进行跟踪,进而保证组织供应链系统的稳定和高效运作,达到大幅提升组织盈利能力的目标。
具体来说,搞好供应商管理,组织可以期望实现下述目的:
■保证组织产品质量
■减少库存、降低成本,提高组织盈利能力
■优势互补,达到双赢
■优化采购流程,提高采购运作效率
■提高组织快速响应能力
总之,供应商管理的目标是5个BP:
最佳定位(BestPosition),最高生产力
(BestProductivity),最优产品(BestProduct),最低价格(BestPrice),最佳伙伴(BestPartner)。
供应商管理内容包括供应商的开发、供应商认定、供应商监督管理、供应商能力提升、供应商终止等方面。
供应商管理过程参见图1:
供应商管理基本原则:
“互利共赢、供需匹配、半数比例、战略合作”
1.与供方互利原则。
公司努力在下述方面开展活动来与供应商建立互利双赢的关系:
◆识别并选择主要的供方。
◆把与供方的关系建立在兼顾组织和社会的短期利益和长远目标的基础之上。
◆清楚地、开放式地进行交流。
◆共同开发和改进产品和过程。
◆共同理解顾客的需求。
◆分享信息和对未来的计划。
◆承认供方的改进和成就。
识别
供应商
开发需求
供应商
调查
样品
评估
现场审核
试样
验收
供应商评
审
/
体系开
发
确定改进
的方向
年度考核
评估供应商
满意度
监控鸿雁
生产线和
市场状况
监控供应商
生产现场
签订
采购合同
综合
评价
监控供应商
产线状况
月度考核
总
结
经验教训
业绩表现
改进
现有的供应商
新供应商
产品
/
工程
变更批准
考核
终止
图1供应商管理过程图
2.门当户对原则(匹配性原则)
公司应尽可能选择规模、产品定位与公司相当的供应商,以免由于双方规模和产品定位差异过大、采购比例在供应商总产值中比例过小等导致采购商在新产品设计和试生产配合、量产生产安排、售后服务、需求弹性和价格谈判力量对比等方面不能尽如人意。
3.半数比例原则
购买数量不应超过供应商产能的50%,避免全额供货的供应商,以防因对某些材料或产品供应商的高依赖程度而带来价格谈判弱势和供应中断风险。
选择的供应商自身不得过分依赖于少数客户,避免因供应商自身经营风险带来的供应中断风险。
4.供应链战略合作伙伴原则
在只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场,以及重要物资供应商,应采取长期合作、参股、合资、控股等战略合作的方式,建立更紧密的伙伴关系,以获得更好的品质、更好的交期、更低的成本、更多的支持。
供应商分类
1)按供应商合作期限:
长期合作供应商、临时供应商。
长期合作供应商:
依据公司供应商准入流程进行正常准入申请并获批的。
临时供应商:
仅在信息系统内录入供应商的基本信息及有效资质证明,履行简化审批流程并获批的。
后期只能通过特殊采购、零星采购方式与我司进行合作,采购金额及次数均有限制。
2)长期合作供应商依据合作阶段分为以下三类:
潜在供应商:
已完成供应商基本信息及资质证明的录入工作,并通过资质认证审核,且经采购中心查重后同意提交的,后期有待进一步开发合作的供应商。
潜在合格供应商:
已依据供应商准入模版要求完成对应准入步骤(信息录入/样品评估/现场审核/试样验收/综合评价),并通过规定审批流程确认其具备供货和质量保证能力的,但尚未发生正常采购业务的供应商。
合格供应商:
指已完成供应商准入流程,双方已签订年度采购合同,准备或已实施正常采购的供应商。
(注:
目前D类供应商暂不强制要求签订年度合同)。
3)按照供应商绩效评定等级:
优秀(90-100)、良好(80-89)、一般(70-79)、合格(60-69)、不合格(低于60)。
4)按照采购项目性质:
制造型、贸易型、服务(物流)型。
5)按照采购金额和采购风险:
A、B、C、D类。
手册中所指供应商为生产型物资的供应商、物流商,机器设备、基建项目、汽车维修、保险等项目服务的供应商管理可参照执行。
第二节新供应商准入管理
新供应商准入管理流程如下(主要按照生产型物资供应商的开发和评审工作流程、工作标准进行描述,物流商的开发和评审参照执行)。
新供应商准入流程
1、收集拟开发供应商的相关信息
2、上传供方调查表/各类资质证明。
3、事业部/控股子公司质量负责人对上传资料进行审核
4、审核通过后,采购中心进行查重
步骤1
供方信息
调查流程
1、采购部门收集评估样品
2、质量/研发部门对样品进行评估
3、质量/研发部门出具相应的评估报告
4、事业部/控股子公司质量负责人对评估报告进行审核
样品评审
流程
步骤2
1、成立审核组,提前下发检查表
2、实施现场审核
3、出具审核报告、整改通知
4、进行验证,审核组织部门负责上传报告
5、质量负责人对审核报告进行审核
现场评审
流程
步骤3
1、采购部门向供方提出试制要求
2、质量/研发部门对试制样品进行验收
3、出具验收记录/报告
4、质量/研发部门上传验收记录。
5、事业部/控股子公司质量负责人对试验验证记录进行审核
5、
6、
步骤4
试样验收
流程
1、事业部/控股子公司质量负责人组织采购、质量、研发部门对供方进行评价
2、事业部/控股子公司质量负责人负责上传初次评价表。
3、品保部对供方准入资料/评价表进行复核
4、复核通过后,由采购中心分配代码。
5、签订合同:
A/B/C类供方签订采购合同
6、供方准入结束
综合评价
及批准流程
步骤5
序号
供应商类型
物料分料
物料特点
供应商分类
准入模板
准入步骤
适用物料
成立条件
1
制造型
A
成品
A类制造型
成品制造
1,2,3,4,5
ODM/OEM成品、关键元器件、关键零部件
AC类供应商划分标准(采购金额的大小)由产业自行确定,并在产业分手册内予以明确
2
制造型
A
半成品
A类制造型
半成品加工
1,2,3,4,5
注塑件、金工件、
AC类供应商划分标准(采购金额的大小)由产业自行确定,并在产业分手册内予以明确
3
贸易型
A
成品
A类贸易型
成品贸易
1,2,5
关键元器件、关键零部件
AC类供应商划分标准(采购金额的大小)由产业自行确定,并在产业分手册内予以明确
4
服务型
A
加工工艺
A类服务型
加工工艺类
1,3,4,5
加工工艺外包、模具加工
AC类供应商划分标准(加工金额)产业自行确定
5
制造型
B
原料
B类制造型
原料制造类
1,2,3,4,5
各类塑料原料、各类铜材、各类钢板、大小包装等
/
6
贸易型
B
原料
B类贸易型
原料贸易类
1,2,5
各类塑料原料、各类铜材、各类钢板等
/
7
服务型
B
物流
B类服务型
物流类
1,3,5
物流服务
/
8
制造型
C
成品
C类制造型
成品制造
1,2,4,5
关键元器件、关键零部件
A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确
9
制造型
C
半成品
C类制造型
半成品加工
1,2,4,5
注塑件、金工件等
A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确
10
贸易型
C
成品
C类贸易型
成品贸易
1,2,5
关键零部件、关键元器件
A类、C类供应商划分的采购金额标准由产业依据实际情况在产业分手册内予以明确
11
服务型
C
加工工艺
C类服务型
加工工艺类
1,4,5
模具加工
AC类供应商划分标准(加工金额)产业自行确定
12
制造型
D
成品
D类制造型
成品制造
1,2,5
各类辅材,标准件(被列入认证产品关键件清单的除外)
13
贸易型
D
成品
D类贸易型
成品贸易
1,2,5
各类辅材,标准件(被列入认证产品关键件清单的除外)
依据公司采购物料的特性,公司层面的供应商分类如下表:
注1:
此表内“关键零部件、关键元器件”是指列入“认证产品关键件清单”的各类元器件、零部件。
注2:
各产业应依据实际控制需求,在公司分类基础上进行合理细化,并在采购分手册中予以明确,相关规定将作为品保部、采购中心复核的依据。
对不同类型供应商,其开发准入步骤也不同,具体步骤规定见下表:
供方类型
供方
类别
步骤1:
供方调查
步骤2:
样品评估
步骤3:
现场审核
步骤4:
试样验收
步骤5:
综合评价
A类
物料
自主制造
A
√
√
√
√
√
贸易类
A
√
√
√
服务类(工艺外包、模具制作)
A
√
√
√
√
B类
物料
自主制造
B
√
√
√
√
√
贸易类
B
√
√
√
服务类(物流)
B
√
√
√
C类
物料
自主制造
C
√
√
√
√
贸易类
C
√
√
√
服务类
C
√
√
√
D类物料
自主制造
D
√
√
贸易类
D
√
√
备注:
此处“样品评估”阶段所提及的“样品”是指供方准入前供方已在正常生产的产品,而“试样验收”阶段所提及的“试样”是指供方依据公司提出要求而特地制作的样品。
工作流程与标准:
1.《供应商信息调查流程工作流程与标准》
2.《样品评估工作流程与标准》
3.《供应商现场审核工作流程与标准》
4.《试样样品验收工作流程与标准》
5.《综合评价工作流程与标准》
一.供应商信息调查流程工作流程与标准
(1)、供应商信息调查流程
单位名称
采购中心
流程名称
供应商信息调查流程
层次
1
任务概要
收集供方调查表及资质证明
单位
采购中心
事业部/控股子公司
申请部门
事业部/控股子公司质量负责人
供应商
节点
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
查重
入潜在供应商库
定期清理潜在供应商库
结束
开始
实施公司供应商
开发计划
寻找有意向的
供应商
收集供应商基本信息(包括调查表、三证)
上传供应商基本信息、资质至信息系统
系统打分
≤60≥60分
N
审核
Y
提供调查表、
相关资质证明
公司名称
杭州鸿雁电器有限公司
密级
共1页第1页
编制单位
采购中心
签发人
签发日期
(2)、供应商信息调查工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
输入输出
相关资料
供应商基本信息的收集
程序
输入:
供应商年度开发计划
输出:
供应商调查表;相关资质证明资料
供应商开发计划
☆各事业部/控股子公司采购部门依据制定的年度供应商开发计划及时开展相应的供应商开发活动。
按开发计划进度要求
☆采购部门应通过各种途径去寻找合适的供应商,并适时确定对方的合作意向。
寻找途径可包括但不限于以下方法:
专业网站;熟人介绍;竞争对手的供应商等
☆采购部门应向有意向的供应商提出公司调查表格式、资质证明要求。
按开发计划进度要求
☆供应商应依据公司调查表格式正确填写,并连同相关资质证明一起提交至公司采购部门。
资质证明资料包括但不限于以下资料:
有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类认证证书(包括体系、产品认证证书)、代理证明(贸易商)等。
供方调查表应盖有供方的公章。
按开发计划进度要求
重点
☆上传的资料至少应包括:
书面的供方调查表、有效的资质证明(营业执照、组织机构代码证、税务登记证等)
标准
☆供方调查表应有供方盖章确认
☆相关资质证明均应在有效期内。
供应商信息的上传及核准
程序
输入:
供应商调查表;相关资质证明资料
输出:
进入潜在供应商库。
供方调查表;
各类资质证明
☆采购人员负责将收集来的供应商基本信息输入系统,并将供方调查表、资质证明以扫描件形式上传信息系统。
按开发计划进度要求
☆系统依据评估模板要求自动对输入的供方信息进行评分,若小于60分,无法提交成功。
若大于60分,则发事业部/控股子公司质量负责人审核。
实时
☆事业部/控股子公司质量负责人或其授权人应对信息系统中的供方信息填写的完整、供方调查表的完整性、资质证明的有效性、完整性进行评审。
若评审不通过,退回上单人员,要求补充相关信息。
若评审通过,发采购中心查重。
二个工作日内
☆采购中心负责对通过资料初审的供方实施查重工作,以防止同一供方被重复入库。
若重复,则中止。
未重复,则进入公司潜在供应商库。
二个工作日内
☆采购中心定期对潜在供应商库进行清理。
每月
重点
☆上传的供方信息以及资质证明必须真实、完整。
☆上单申请人应对资料的真实性负责。
☆事业部/控股子公司质量负责人应对资料的完整性、齐全性负责
标准
☆上传的供方信息以及资质证明必须真实、完整。
(三)相关表单
R/HZE-G03-018-007供应商调查表(贸易代理型)(附录11)
R/HZE-G03-018-008供应商调查表(制造加工型)(附录12)
R/HZE-G03-018-009供应商调查表(物流)(附录13)
二、样品评估工作流程及工作标准
(1)、样品评估流程(供应商准入步骤2)
单位名称
各事业部/控股子公司
流程名称
供方样品评估流程
层次
1
任务概要
对供方提供的样品进行评价
单位
产业质量负责人
产业采购部门
产业质量部门
产业研发部门
供应商
节点
A
B
C
D
E
1
2
3
4
5
6
7
审核
8
9
进入现场审核阶段
结束
收集评估样品
开始
报告上传
信息系统
对样品进行检验/委外试验
确定检验依据
出具相应的检验记录/报告
样品评估
(非全新产品)
知识产权检索
报告上传
信息系统
对样品进行检验/委外试验
确定检验依据
出具相应的检验记录/报告
样品评估
(全新产品)
提交样品、
检验规范
限期整改
(不得超过3次)
公司名称
杭州鸿雁电器有限公司
密级
共1页第1页
编制单位
各事业部/控股子公司
签发人
签发日期
(2)、样品评估工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
输入输出
相关资料
评估样品的收集
B1
E1
D2
程序
输入:
样品准备要求
输出:
供方提供的评估样品
各类产品标准、检验规范
☆各事业部/控股子公司采购部门负责向供方提出样品准备要求,包括样品的规格、数量等。
适时
☆供方应按照采购部门提出的要求及时准备并递交相应的评估样品
适时
☆采购人员在收到供方提交的样品递交给研发/质量部门。
二个工作日内
☆研发部门特别是该项目负责人应针对新产品特别是各类ODM新开发产品可能涉及知识产权标记的情况,如专利的情况进行检索与分析,并及时告知采购部门。
☆重点
采购部门负责评估样品的收集;
研发部门应进行专利检索
☆标准
评估样品的规格、数量应符合公司的要求。
样品评估报告的出具
C3
C4
C5
C6
C7
D2
D3
D4
D5
D6
D7
程序
输入:
评估样品
输出:
评估报告初稿
☆评估样品分类:
☆1、全新产品:
责任部门:
各事业部/控股子公司研发部门
☆2、非全新产品:
责任部门:
各事业部/控股子公司质量部门
责任部门应针对采购部门提供的评估样品确定检测依据,并依据公司实际检测能力进行检测或委外测试。
☆若检测合格,责任部门应及时出具相应的评估报告,并将评估报告上传信息系统。
☆若检测不合格,责任部门依据检测结果出具相应的评估报告,并将结果通知采购部门及供应商。
☆出具的评估报告上应明确评估产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员签名等信息。
七个工作日内
☆供应商接到检测不合格通知后,应重新准备评估样品并送样。
适时
☆责任部门应对供方重新送样样品进行检测。
但供应商同一类产品最多送检次数不允许超过3次。
适时
重点
☆上传的评估报告各类数据应明确(至少包括:
产品名称、规格、数量、送检日期、检验依据、检验项目、检验结果、检验人员)
☆应上传评估报告的扫描件。
标准
评估报告应内容齐全,真实。
样品评审报告的批准
A8
A9
程序
输入:
评估报告初稿
输出:
评估报告审批稿
☆事业部/控股子公司质量负责人或其授权人负责对上传的评估报告的完整性进行审核。
二个工作日内
☆若审核通过,则进入下一阶段。
若不通过,退回报告上传部门重新修改。
重点:
☆质量负责人应对评估报告的完整性进行评价。
(三)相关表单
R/HZE-G03-018-010样品评估报告(模板)(附录14)
三、供应商现场评审工作流程及工作标准
(1)、现场评审流程(供应商准入步骤3)
单位名称
各事业部/控股子公司
流程名称
现场评审流程
层次
1
任务概要
对供方现场进行审核
单位
采购中心
品保部
事业部/控股子公司质量部门
供应商
节点
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
公司层面(招标需要):
物流、包装
淘汰
实施现场审核
组织审核小组
制定并下发审核计划、审核检查表
开始
进入潜在合格供应商库库
A类成品制造型供方
(ODM/OEM供方)
结束
上传审核报告
发整改单
有条件通过
直接通过
不通过
形成审核报告
实施现场审核
组织审核小组
制定并下发审核计划、审核检查表
开始
除A类成品制造型供方(ODM/OEM供方)外
审核
实施现场审核
组织审核小组
制定并下发审核计划、审核检查表
开始
按检查表要求进行资料、现场准备
提交整改资料
限期整改
接受现场审核
公司名称
杭州鸿雁电器有限公司
密级
共1页第1页
编制单位
采购中心
签发人
签发日期
(2)、供应商现场评审流程
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
输入输出
相关文件
审核前准备
程序
输入:
供方现场审核需求
输出:
供方审核计划;审核检查表
GB/T19001-2008;
各类产品认证实施规则;
供方现场审核分为三大类:
☆公司层面审核(招标需要):
适用于包装类供方、物流商。
组织部门:
采购中心
☆产业层面审核:
A类成品制造型供应商(即ODM/OEM供应商)。
组织部门:
品质保证部
☆产业层面审核:
除A类成品制造型供应商(即ODM/OEM供应商)外的其余供方。
组织部门:
各事业部/控股子公司质量部门。
适时
☆组织部门应提前一周与供方沟通并确定审核时间。
☆制定并向供方下发相应的审核计划、审核检查表。
适时
☆供方应按照公司下发的审核检查表进行相应的现场及资料准备。
适时
☆组织部门负责成立现场评审小组,小组成员应由采购、质量、技术相关部门人员组成。
必要时,事业部/控股子公司组织现场审核时,也可邀请品保部、采购中心参加。
适时
重点
1、提前通知供方,并下发相应的审核检查表。
2、审核小组成员应包括采购、质量、研发各部门人员。
标准
按现场审核分类要求及时组织相应的工厂现场审核。
现场审核的实施
审核小组应依据Q/HZE-G03-039-2013《供应商现场审核管理方法》中《供应商现场审核评价细则》的要求对供方现场进行审核。
依据审核计划
输入:
供应商现场审核评价细则
输出:
审核报告、不符合项
审核报告的出具及上传
☆现场确认结束后,应形成现场审核报告。
☆审核得分分为四级:
☆“一级“:
直接通过审核;
☆“二级”:
有条件通过,但需提交书面整改资料;
☆“三级”:
有条件通过,但需重新现场审核;
☆“四级”:
工厂审核不通过该供应商开发流程中止。
审核结束后三个工作日
输入:
实际的审核记录表
输出:
审核报告;
整改通知单
☆供方应依据审核小组开出的整改通知单及时进行整改,并在规定的整改期限内向审核组长提交相应的整改资料,经审核组长确认后,方可上传审核报告。
审核结束后十五个工作日
☆组织部门负责上传现场审核报告
收到整改资料后二个工作日
重点
☆现场审核报告应内容齐全,结论明确。
标准
☆应上传审核报告的扫描件,审核小组签名应齐全。
(三)相关文件
《供应商现场审核管理办法》
(四)相关表单
R/HZE-G03-018-011供应商(制造加工型)现场审核报告(附录15)
R/HZE-G03-018-012供应商(物流商)现场审核报告(附录16)
四、试样产品验收工作流程及工作标准
(1)、试制样品验收流程(供应商准入步骤4)
单位名称
各事业部/控股子公司
流程名称
试制样品验收流程
层次
1
任务概要
对试制样品进行验收
单位
事业部/控股子公司质量负
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