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人员管理方案
1.1.人力资源管理方案
1.1.1人事管理需求
在未来的公司发展中,以人为核心,充分发挥人才的能动性,将变得越来越重要。
所以,系统的人事数据管理,人才发展管理,工资管理,甚至企业组织结构的调整等,都是
企业需求的根本。
1.1.2人事管理方案
1.1.1.1概述
SAPR/3的人力资源系统是一个功能完善、适用于全企业范围的系统。
它可为人力资
源的管理提供各个方面的支持。
并且,作为企业集成管理信息系统中的主要部分之一,SAP
的人力资源信息系统可以和企业的其他业务应用系统(如财务系统、生产计划、设备维护、
销售、项目管理系统和后勤系统)完全集成在一起。
SAPR/3人力资源系统通过一个共享的数据库系统,可以提供您所需要的信息,协
助您决定人力资源的需求,评价人力资源的政策和计划,以及对变化的业务环境作出快速反
应。
SAP的人力资源系统涉及人力资源管理的六个方面内容:
组织管理、人事管理、时
间管理、薪资处理、人事发展、报表和分析。
可划分为三部分内容:
人事管理
招聘管理
人事档案管理
费用管理
考勤管理及与考勤机的接口
薪资处理及与外部薪资系统的接口
奖励工资和信件文本处理
人事计划和发展
组织结构计划
工作中心和工作描述
资格/需求管理
职位接替和人员提升计划
劳动力计划
人事成本计划和培训管理
跨应用系统,包括执行信息系统(EIS)和图形系统。
SAP的R/3人力资源系统对企业的人力资源进行了全面的管理:
从企业的组织规划、
招聘和聘用,到员工福利、教育培训,以及出差管理、时间管理、工资管理、员工发展计划
和人事成本管理.
1.1.1.2企业组织结构
组织设计是由管理机构制定,用以帮助实现组织目标的有关信息沟通、权利、责任的正
规体制。
组织结构是指某个组织在实现其所希望达到的目标过程中,通过劳工分工和合作(一
体化)方式来连接技术、任务和员工。
组织结构应该帮助企业达到三个目标:
促进信息和决策的沟通,减少不确定性。
在组织内明确职位和单位,从而实现分工的潜在利益。
在职位和单位的产生之间,帮助它们达到所希望的合作水平。
人力资源管理系统的任务是描述企业组织结构和员工之间的组织关系,以及对员工数据
的存储和管理。
由于外界环境的变化,促进了新的职位和单位的创设和改变,这就要求人力
资源管理系统能及时和灵活地描述企业的组织结构。
SAP系统在两个不同的层面处理人力资源数据:
组织层
行政管理层
组织层
在组织层面您可定义和描述企业的组织结构。
可以定义和描述任何的组织实体(如部门、
工作小组等);可以详细定义组织实体中的工作和任务;可以记录负责这些工作的员工和工
作中心的数据。
而有关组织结构方面的数据可用来建立企业的组织计划、岗位描述和招聘计
划。
SAP的组织计划模块用来描述企业的组织结构。
通过组织单元,可在组织计划中表示各
个部门和工作小组之间的相互关系。
A.组织结构设计方法
企业的组织结构是通过定义企业的组织对象和它们之间的关系而建立起来的。
每一个组
织元素定义为带有各自属性的独立的实体。
SAP的组织结构管理具有以下特点:
可以对这些组织实体分别进行建立和维护;
可以定义组织实体间不同的组织关系,如上下级关系、向上汇报关系、隶属关系等,从而形
成组织关系网络(见图);在此基础上可以灵活地执行人事计划、预测和报表统计。
SAP的组织模型可在任何时刻得到企业组织结构的清晰图表–过去、现在和将来。
使
用这些信息,您可对今后的资源需要进行积极的规划。
可以对企业进行任何形式的重组(见图)。
可以以图形方式对组织实体进行:
增加
修改
移动
所有的数据均有开始日期和结束日期,因此可以显示历史数据和所有的组织结构变更。
通过计划版本可以维护任意数量的企业组织计划。
SAP的组织计划由五个基本构件组成:
组织架构
汇报结构
职务索引
工作地点索引
任务目录
B.组织架构
组织架构由
组织单元(OrganizationalUnits)
职务(Jobs)
职位(Positions)
任务(Tasks)
工作地点(WorkCenters)
等组成。
它们之间的关系如图所示:
一个组织单元包括一个或多个职位。
从成本核算角度看,一个组织单元与某个成本中心相关连。
一个职位由多个职务来定义。
一个职务用多个任务来描述。
一个职位在某个工作地点进行。
一个职位又由某位员工担任。
C.组织单元(OrganizationalUnits)
组织单元用来描述企业中不同的业务部门。
组织单元必须在企业的组织结构中,相互联
结,构成企业的层次组织结构。
组织单元可按部门、地区或业务流程划分。
D.职务(Jobs)
职务是对企业中工作责任的总分类。
企业中每个职务是唯一的,但可由一个或多个员工
拥有该职务。
例如秘书职务,可在企业中建立一个秘书职务,然后定义20位员工拥有该职
务。
其他的例子如:
经理、助理、行政管理员等等。
E.职位(Positions)
职位是已指派给某人的职务。
职位是在企业一层建立的。
在建立了职务之后,必须建立必要的职位。
职位继承了相应职务中所包含的任务,但它
也可有额外、特定的任务。
不同的职位可执行一个职务中相同的任务。
一个职位可由一个或多个人担任。
职位也可是空缺的。
例如:
对应于助理职务,可以定义采购助理、财务助理和销售助理职位。
F.任务(Tasks)
任务是用于描述职务或职位的。
G.工作地点(WorkCenters)
工作地点描述了实际工作是在何处进行的。
例如文字处理任务在21楼进行。
几个职位
可共享同一个工作地点。
H.指派工作
员工可指派到某一职位工作。
根据该职位的要求和员工的能力,该职位可以是完全分派
或部分分派。
I.汇报结构
通过连接不同的职位,建立起一个汇报结构。
而组织单元之间的关系,形成了组织计划。
行政管理层
在行政管理层,您可按照行政管理的要求,对企业和员工进行分组。
这样人事上的划分,
不同于企业的组织结构,主要用于对组织人事的某些方面进行评估。
例如,可以将不同组织
实体中的某方面管理人员划成一组,进行业绩评估和薪资/福利处理等等。
在记录人事信息之前,首先要确定该员工是在哪个企业结构中的。
SAP对人事管理的企
业结构是由以下元素决定的:
总公司(client)
公司代码(companycode)
人事区域(personnelarea)
人事子区域(personnelsub-area)
员工组
子员工组
A.总公司
总公司是SAP系统中的最高等级。
你在这一级别中所作的说明或输入的数据对所有企业
代码和所有其它组织结构均有效。
因此,你无需多次输入这些说明或数据。
中央维护保证了
数据的标准化。
B.公司代码
在SAP系统中一个法律上的独立企业通常由一个公司代码代表。
C.人事区域
人事区域是按照某些人事管理,时间管理和工资管理准则所定义的组织实体。
一个人事
区域可包含多个人事子区域。
D.人事子区域
人事子区域是部分人事区域
E员工组
员工组也是一个组织实体。
对其可定义一些和人事有关的规则。
一个员工组可包含多个
子员工组。
子员工组是员工组中的组织实体。
1.1.1.3人员招聘
人员招聘和人员配置是由SAP人力资源系统中的职位接替和职业生涯计划模块完成的。
职业生涯计划和职位接替计划是人员与职位关系的两个方面:
职业生涯计划。
职业生涯计划的主要目的是,针对某一特定的员工在企业中寻找最适合该员
工的职位。
可职位接替计划。
职位接替计划的主要目的是,针对某一特定的职位在企业中寻找最合适的
人选。
职业生涯计划和职位接替计划是建立在职业生涯模型之上的。
职业生涯模型
职业生涯模型是基于企业的组织计划。
通过定义职位或职务之间的关系,并设定不同的
优先级,从而定义出不同的职业发展道路.
职业生涯的类型有两种:
-自底向上职业生涯
-专家职业生涯
A.人员招聘模块特点
从招聘启事和简历审阅到面试和聘任,SAP的人力资源系统可使整个申请到聘用过程自
动化。
由于申请功能元素是和组织计划集成在一起的,招聘者可以从系统中尽快得知哪些职
位是空缺的。
这包含职位空缺的日期、地点、报告要求、职业技能和学历要求。
由于招聘过程是不定型的,SAP的招聘功能非常灵活,可按照您企业的特定需要进行配
置,以帮助您:
利用万维网技术,在国际互连网(INTERNET)和企业内部网(INTRANET)上刊登招聘启
事。
将简历扫描至您企业的数据库中备查
让申请者参加学习,进而申请多个职业
收集和跟踪所有必要的申请者信息,包括姓名、地址、技能、培训、职前培训和需要参加的
测试,如体检等
安排和预定面试地点
通过与电子邮件和字处理软件(如MICROSOFTWORD)的接口,使经理了解聘用的全过
程情况
通过自动的工作流流程,让合适的人员了解他们在聘用过程中的作用(如经理、面试者和培
训教师)
自动产生给候选人的通信文件和聘用信,并且系统可将通信信件自动转为应聘人的本国语
言、货币和日期格式
计算各种不同招聘方法的每个应聘人的成本,包括报纸和杂志广告、校园招聘和国际互连网
招聘
B.人员招聘流程
当某一职位发生空缺时,系统会自动触发招聘模块。
整个招聘流程如下:
公布空缺职位
可使用多种招聘方法公布空缺职位。
招聘方法可按媒体进行分类(如新闻媒体、人才市
场或人才顾问企业等)。
招聘媒体和招聘方法可自定义。
应聘者管理
应聘者的数据可分两步输入:
-第一步输入基本数据,如姓名、地址等,用于通信和统计目的;
-第二步,如果企业对应聘者感兴趣,可输入其他数据,如应聘者的资历、教育和培
训、工作简历等。
在该阶段,可将一个或多个空缺职位设定给该应聘者。
应聘者的申请文件(如申请信、个人简历、证书等)可存储在系统中或用光盘归档,并可在
屏幕上显示。
应聘者结构。
初始数据输入时,应聘者可按以下标准分类:
-内部/外部应聘者
-依照广告而来的应聘者
-应聘者组。
根据雇佣合同类型进行分类。
-应聘者范围。
根据阶层和业务标准进行分类。
应聘者状态。
从应聘者输入系统后,对应于不同的阶段,具有不同的状态。
空缺职位的描述。
空缺职位的描述提供了有关该职位任务的信息。
它包括与该职位相关的一
般任务,以及只有该职位要求的特殊任务。
寻找候选人
通过比较应聘者的资历和空缺职位的要求,得到空缺职位的后选人。
系统会给出候选人
的适合性百分比。
指派空缺职位
通过一系列选择程序,可以将某一应聘者安排到空缺职位。
整个选择过程用空缺职位指派状态表示。
当某一员工初始指派到某一职位时,用“处理”
状态表示;当选择过程结束后,该员工或处于“聘用”状态,或处于“拒绝”状态,或处于
“保留”状态。
应聘者处理活动
对于应聘者的申请,系统会根据已输入到系统中的有关应聘者的数据,自动建立某些应
聘者处理活动。
如,发面试通知书等。
应聘者处理活动包括以下特性:
活动状态(计划或完成)
活动类型(如,邮件确认、转移应聘者文件等)
可执行日期
负责人
SAPoffice可用作内部通讯手段,提醒每一申请者处理活动。
并且,还可进行以下活动:
处理应聘者通讯信件。
将应聘者数据转移到人事管理模块。
聘用
当决定聘用该员工,已存入在应聘者数据库中的数据可转移到人事管理模块。
SAP招聘模块的流程见下图。
简短描述
(数据库)
申请文件
(光盘存档)
决策
工作面谈
保留
应聘者和
空缺职位
指派
评定
聘用拒绝
1.1.1.4人员配置
SAP中,对应于职业接替计划的是职业生涯计划。
当新的员工进入企业后,企业需要为
为其安排合适的职位;或者日后,某些员工也希望在企业内部调动工作。
SAP的职业生涯计
划就可针对这些员工提出一些合适的职位建议。
职业生涯计划是根据职业生涯模型和岗位要求进行的:
首先,给定某一员工,并决定是否只对空缺职位,是否考虑个人的兴趣,是否只考察必要的
要求。
系统会根据以上条件和职业生涯模型,产生可以担任的职务,并列出空缺职位数。
当选定一个或多个职务,相应的职位就会显示出来。
并且,系统将比较该员工的资历和这些
职位的要求,给出该员工对每一可能职位的合适性百分比。
根据合适性百分比,您可将该员工转移到新的职位。
1.1.1.5人事发展和绩效评估
在当今的快节奏业务环境中,市场、技术、社会、文化和法律等变化得非常快,因此,
企业必须为其员工提供不间断的培训。
为了保持先进的技术、竞争能力和优化工作流程,不
断的员工发展是非常必要的。
SAP的人事发展可以辅助以下人事管理流程,并成为其集成的一部分:
人事招聘
通过比较应聘者的资历和岗位的要求,进行有效的选择。
人力资源资格审核
决定和评价员工的资格。
劳动力计划
优化劳动力计划包括短期和长期的两个方面。
针对以上的人事业务流程,SAP提供了以下内容广泛的功能:
资格和岗位要求管理
职业生涯发展计划
潜能管理
决定培训需求
A.资格/岗位要求管理
人事发展管理是以岗位要求和员工资格为基础的:
岗位要求–为了满足某一职务、职位或工作地点的要求,员工应具有的知识和经验。
员工资格–员工所具有的知识和经验,以适应职务、职位、任务或工作地点的要求。
将员工在某一时期的资历和技能与其目前或将来的岗位的要求进行比较,可使管理者
“自动”决定该员工在怎样程度上符合本岗位,以及是否需要进一步的培训。
SAP的资格管
理具有以下特点:
可无限制地对员工资历和岗位要求进行分组。
因为大量的相关信息可组合在一起,就可得到
非常清晰的资历分类。
灵活的技能衡量尺度。
例如,是否有驾驶执照以“是/否”衡量;考试成绩以“优秀/很好/
好/及格/不及格”表示等等。
可很容易对替代资历进行管理。
可将替代资历包含在选择过程中,当进行技能匹配时,您可
决定是否考虑替代资历。
资历和技能的熟练程度。
SAP系统可处理“不使用”的资历和“过期”的资历。
对资历和岗位要求,用户可自定义文本。
B.职业生涯发展计划
SAP的职业生涯发展计划可帮助您处理:
职业生涯计划、任职适应性分析、过滤升迁计
划命中表、模拟升迁计划和记录员工考核内容。
职业生涯
职业生涯模式显示出一个企业中主要的职业生涯道路。
职业生涯道路由一系列用户自定
义的职业和职位组成。
可以定义职业生涯模式,并考虑横向和纵向职业生涯道路的要求。
任职适应性分析
系统可按照一定的数学公式自动计算出适应性百分比。
这一数学公式会考虑:
职位要求的加权
所需的资历/技能熟练程度
然后,系统将这些值与个人现有的资历相比较,分析的结果是一个合适人员列表。
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