计算机应用基础第三章 文字处理软件Word.docx
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计算机应用基础第三章文字处理软件Word
第三章文字处理软件Word
学习目标
本章主要对Word2010的主窗口和视图查看方式进行介绍,帮助学生快速了解Word2010的主界面和基本功能。
使学生能熟练应用文字、图片和表格完成日常文字处理工作。
学生能自行制作个人简历、海报、招聘公告、论文等电子文档。
本章要点
✧创建、编辑、保存、打印电文文档
✧文档格式设置与排版
✧设计制作表格
✧艺术字、图片、公式与SmartArt图形等
✧图、文、表混排
✧样式与模板
3.1初识Word2010
Word是Office办公套装软件中的最重要的组成部分,用户可以用它来撰写项目报告、合同、协议、法律文书、会议纪要、公文、传单海报、商务报表等。
与旧版相比,Word2010在功能、易用性和兼容性能等方面都有了明显提升。
3.1.1Word2010的启动和退出
1、Word2010的启动
(1)从“开始”菜单启动
当安装Office2010后,安装向导会自动在“开始”菜单中创建该应用程序的“程序组”——MiscrosoftOffice文件夹。
选择“开始|所有程序|Office2010|Word2010”菜单项,即可启动Word2010应用程序。
(2)通过双击Word文档来启动
打开“资源管理器”,双击某一Word文档(文件后缀名为.Docx),即可自动启动Word2010,并打开该Word文档。
(3)通过快捷菜单启动
单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“新建|MicrosoftWord文档”。
2、Word2010的退出
(1)单击标题栏最右侧的“关闭”按钮可以关闭Word2010应用程序。
(2)单击标题栏最左侧的Word图标,在打开的控制菜单选择“关闭”选项即可退出Word2010应用程序。
(3)选择“文件”菜单中的“关闭”菜单项。
(4)按Alt+F4组合键直接关闭Word程序。
(5)双击程序窗口标题栏最左侧的Word图标。
3.1.2Word2010的窗口界面
1.界面构成
Office2010与Office2003等旧版软件有很多差异。
Word2010的界面如图3-1所示。
(1)标题栏
标题栏位于窗口最上方的位置,包含文档的名称、最大化、最小化和关闭按钮。
(2)快速访问工具栏
快速访问工具栏位于窗口左上角,在该工具栏里放置了一些常用的命令,例如保存、撤销,用户可以根据需要自定义快速访问工具栏。
(3)功能区
功能区是位于窗口上方的长方形分组,用于放置常用的功能按钮及下拉菜单等工具。
功能区包含多个选项卡,单击不同的选项卡即可显示相应的工具集合。
图3-1Word2010的界面
(4)文档编辑区
文档编辑区是窗口的主题部分,用于显示文档的内容供用户进行编辑,它占据了Office界面的绝大部分空间。
(5)任务窗格
任务窗格是用于提供常用命令的窗口,用户可以把它看成是一种特别的对话框,它可以拖到任何位置,甚至在Office窗口之上,用户可以一边使用这些命令,一边处理文档。
(6)状态栏
状态栏位于窗口的底部,这里可以显示二十多项Word的状态信息。
在状态栏上单击右键会显示状态的配置选项。
2.自定义功能区
Office自定义功能区功能,以满足不同用户的需要。
下面演示如何在“开始”选项卡中新增一个组,并把命令添加到其中。
具体操作步骤如下:
(1)在功能区空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”选项,打开“Word选项”对话框,如图3-2所示。
图3-2新建组
(2)单击“新建组”按钮,创建一个新组。
单击“重命名”按钮,在弹出的对话框中为新建组设置名称。
(3)从左侧列表中选择要添加的命令,然后单击“添加”按钮将其添加到右侧的列表,设置完毕后,单击中“确定”按钮。
(4)在“开始”选项卡中就可以看到新添加的组及相应的命令了。
3.启用/禁用浮动工具栏
当用户选择文字时,在所选文字旁边会显示一个浮动工具栏。
如果用户不喜欢,可以禁用它,具体操作:
单击“文件”选项卡,单击“选项”命令,打开“Word选项”对话框。
在“Word选项”对话框中,取消勾选的“选择时显示浮动工具栏”复选框,如图3-3所示。
4.视图模式
Word提供了5种视图模式:
页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图以及草稿视图。
(1)页面视图
“页面视图”是Word常用的视图模式,它可以显示Word2010文档的打印结果外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页边距等元素,在此模式下文档的总体效果一目了然。
单击“视图”选项卡,在“文档视图”分组单击“页面视图”按钮即可启动页面视图。
也可以单击Word窗口右下角的
按钮来打开页面视图。
图3-3取消显示浮动工具栏
(2)阅读版式视图
“阅读版式视图”以图书的分栏样式显示Word2010文档,它主要用来供用户阅读文档,所以“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。
在该视图模式中,还可以通过单击“工具”按钮选择各种阅读工具。
(3)Web版式视图
“Web版式视图”就是以网页式的形式显示Word2010文档,主要适用于发送电子邮件和创建网页。
(4)大纲视图
“大纲视图”主要用于Word2010整体文档的设置和显示层级结构,并可以方便在折叠和展开各种层级的文档。
大纲视图广泛用于Word2010长文档的快速浏览和设置。
(5)草稿视图
“草稿视图”隐藏了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。
3.2文档的基本操作
3.2.1新建空白文档
当用户启动Word2010应用程序后,系统将自动创建一个基于Normal模板的空白文档,并在标题栏上显示"文档1-MicrosoftWord"字样。
用户可以直接在该文档中输入并编辑内容。
如果用户已经打开了一个或多Word文档,需要再创建一个新的文档,可以采用以下方法新建文档。
单击“文件”选项卡,选择“新建”命令,再选择“空白文档”,如图3-4所示,单击右侧的“创建”,即可创建空白文档。
图3-4新建空白文档
用户也可以按“Ctrl+N”组合键新建一个空白文档。
3.2.2打开文档
打开已经保存的文档,也就是将该文档的内容调入内存,并在编辑窗口中显示出来。
在Word2010中可以打开不同位置的文档,例如,可打开本机硬盘上或与本机映射的网络驱动器上的文档。
由于篇幅所限,下面只介绍如何打开本地电脑硬盘上的文档。
直接打开已存在文档的具体操作如下:
启动Word2010应用程序,单击“文件”选项卡,选择“打开”选项,这时将弹出“打开”对话框,在左侧的列表框中选择包含该文件的磁盘驱动器和文件夹,然后选中要打开的文档,如图3-5所示,双击该文档或者选中文档图标后单击“打开”按钮,即可在Word2010中打开这个文档。
用户也可以按“Ctrl+O”也可以打开“打开”对话框。
3.2.3保存文档
在处理文档的过程中,最重要的一步就是保存文档。
用户应该养成及时保存文档的好习惯。
在Word2010中,保存文档有以下几种方法:
1.手动保存文档
手动保存文档可分为保存新建文档和保存已有文档两种方法。
在新文档中输入一些内容后,可以按以下方法命名并保存新文档。
图3-5打开文档对话框
单击“快速启动工具栏"中的"保存按钮,弹出“另存为”对话框。
要将文档保存在某个磁盘的文件夹中,可以在对话框左侧列表框中选择磁盘,然后选择相应的文件夹,单击“打开”按钮,进入该文件夹。
用户可以重新设置文件名,单击"保存”按钮,即可将文档保存到该文件夹中。
如果是对已经保存过的文档做了修改,可以按以下方法把修改后的文档保存起来:
Ø单击“快速启动工具栏”中的“保存”按钮。
Ø单击“文件”选项卡中的“保存”命令。
Ø按【Ctrl+S】组合键。
2.另存文档
执行了上述任意一种操作后,修改后的文档内容都会被保存下来,但原文档的内容就被覆盖了。
如果想保存修改后的文档,又不想覆盖原文档的内容,可以把修改后的文档当做一个副本保存,同时还可以另存为其他格式的文档。
为文档保存一个副本,就是把文档以另外一个名称保存,而原来的文档仍然以以前的名称存在。
具体操作骤如下:
选择“文件”选项卡,选择“另存为”选项,这时将弹出"另存为"对话框。
从该对话框中选择新文档所在的文件夹,然后为该文档输入个新的文件名,还可以打开“保存类型”下拉列表框,从中选择将文档另存为其他格式。
设置完毕后,单击“保存”按钮或按“Enter”键,即可完成另存操作。
这样,Word2010就会把当前的文档以另外一个名称保存,而原来的那个文档仍然保存在原来的位置且没有被修改。
3.自动保存文档
除了上述的手动保存文档功能外,Word2010还具有很重要的自动保存功能,即每隔一段时间会自动对文档进行一次保存。
这项功能可以有效地避免因停电、死机等意外事故而造成的文件丢失。
自动保存功能的保存时间间隔可以由用户任意设置,其具体操作步骤如下:
选择“文件”选项卡,选择“选项”选项,这时将打开“Word选项”对话框,如图3-6所示。
在左侧列表中选择“保存”选项,在“保存文档”选项区中选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框,并在其右侧的文本框中输入一个时间间隔(以"分钟”为单位)。
例如,在该数值框中输入10,即表示设置系统每隔10分钟自动保存一次文档。
选中“如果我没保存就关闭,请保留上次自动保留的文件”复选框,可在没有保存就关闭文档的情况下让电脑自动保留对文档的编辑。
设置完毕后单击“确定”按钮,保存设置并关闭对话框。
图3-6“自动保存”对话框
3.2.4关闭文档
当用户在文档中完成了所做的工作后,就可以将已经保存过的文档直接关闭了。
关闭文档与关闭应用程序窗□一样有多种方法,其中常用的方法有以下几种:
方法一:
单击当前文件标题栏右侧的“关闭”按钮。
方法二:
单击快速启动工具栏中的控制图标,在弹出的下拉菜单中选择“关闭”选项。
方法三:
按“Alt+F4“组合键。
在打开多个文档时,若要一次性关闭所有文档,可以单击“文件”选项卡中的“退出”按钮。
如果有的文档未保存过,Word2010将会自动弹出提示信息框提示用户是否要保存此文档。
3.2.5保护文档
保护文档的目的是拒绝他人随意打开或修改文档。
如果与其他用户共享文件或电脑,则需要设置文档保护。
用户可通过以只读方式或副本方式打开文档、为文档设置密码或通过“保护文档”命令来对文档进行保护。
下面将详细介绍这几种保护文档的方法。
1.以只读方式或副本方式打开文档
默认情况下,Word是以读写的方式打开文档的,为了保护文档不被修改,用户还可以用只读方式或副本方式打开文档。
以只读方式打开文档时,可以保护原文档不被修改,即使用户修改了文档,Word也不允许以原来的名称保存;以副本方式打开文档,是指在原文档所在的文件夹中创建并打开一个副本文档,因此用户必须对该文档所在的文件夹具有读写权。
对副本的任何修改都不会影响到原文档,所以以副本方式打开,同样可以起到保护原文档的作用。
以只读或副本方式打开文档的具体操作方法如下:
选择“打开”选项启动Word2010,选择“文件”选项卡,选择“打开”选项,这时将弹出“打开”对话框,单击“打开”按钮右侧的下拉按钮,弹出如3-7图所示的下拉菜单,从中选择“以只读方式打开”选项,此时文档会以只读的方式打开;若想以副本方式打开,则在下拉菜单中选择“以副本方式打开”选项即可。
选择“以只读方式打开”选项后,即可以只读方式打开文档。
此时可以看到标题栏中显示文档处于只读状态,不能对其进行修改和编辑。
图3-7“以只读或副本方式打开文档”对话框
2.为文档设置密码
设置密码,可以控制其他人对文档的访问,防止XX查阅和修改文档。
密码分为打开文档时的密码和修改文档时的密码。
(1)设置密码
为文档设置密码的具体操作方法如下:
1)打开需要设置密码的文档,选择“文件”选项卡,选择“另存为”选项,弹出“另存为”对话框。
2)单击对话框左下角“工具”按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”选项。
弹出“常规选项”对话框,在“打开文件时的密码”文本框中输入密码,密码的形式以*号显示,如图3-8所示。
在“修改文件时的密码”文本框中输入密码,用于修改文档时使用,单击“确定”按钮。
3)弹出“确认密码”对话框,在文本框中再次输入打开文档时的密码,单击“确定”按钮。
弹出“确认密码”对话框,在文本框中再次输入修改文档时密码,单击“确定”按钮。
如图3-9所示。
图3-8设置打开文档密码对话框
图3-9“确认密码”对话框
4)返回“另存为"对话框,不对文件名和文件类型做任何修改,直接单击“保存”按钮即可。
(2)删除密码
如果不需要为文档设置的密码,可以将其删除,具体操作方法如下:
打开设有密码的文档,按上面介绍的方法打开“常规选项”对话框,选中“打开文件时的密码”以及“修改文件时的密码”文本框中的内容,按【Delete】键将其删除,单击“确定”按钮。
返回“另存为”对话框,直接单击“保存”按钮,再次打开该文档时,则不会弹出要求输入密码的对话框。
3.3编辑文档
3.3.1选择文本
在Word2010中,常常要对文档的某一部分进行编辑,如某个段落、某些句子等,这时就必须先选取要进行操作的部分,也就是告诉电脑要对哪些文字进行操作。
被选取的文字以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上,这样就很容易与未被选取的部分区分出来。
选取文本之后,用户所做的任何操作都只作用于选定的文本。
下面将介绍几种常用的选取方法。
1.用鼠标选取
用鼠标选取是最基本、最常用的选取方式,通过鼠标操作,用户可以根据自己的需要选取任意数量的文字。
对于小段文字或整篇文档,使用这种方法十分有效。
如果选定的文档内容比较多,可以将鼠标和滚动条结合使用。
下面将详细介绍用鼠标选取文本的方法。
1)选定标题文本
打开文件,如果要选中文档中的标题,可以将鼠标指针放在标题的前面,当指针呈I形状时,按住鼠标左键并向右拖动,即可选中标题,被选中的文本呈反选显示。
2)认识选定栏
选定栏是在文档编辑窗口的左边界和工作区左边界之间的一个空白区域。
当将鼠标指针移至选定栏时,鼠标指针会变成
形状。
3)选择一行文本
将鼠标指针移至要选定一行文本的选定栏处,当鼠标指针呈
形状时,单击即可选中这一行文本。
4)选择段落文本
将鼠标指针移至段落左侧的选定栏处,当指针呈
形状时,双击即可选中整段。
5)选择整篇文档
将鼠标指针移至选定栏处,连续单击3次,即可选择整篇文档。
也可以按组合键“Ctrl+A”。
6)选择长文本
将光标定位到要选择文本的起始处,在按住“Shift”键的同时拖动滚动条,找到文本结束位罝,单击该位置即可。
7)选择不连续文本
如果要对文档中不连续的文本进行编辑,首先需要选中不连续文本中要选择的第一处文本,在按住“Ctrl”键的同时拖动鼠标依次选中其他文本即可。
8)选择词语
如果要选择文本中的词语,可以将光标插入到词语后双击,即可将该词语选中。
使用这样的操作比用鼠标拖动简单灵活一些。
2.用键盘选定文本
除了使用鼠标选定文本外,还可以使用键盘选定文本。
按“F8”键可切换到扩展选取模式,当处于该模式时,插入点起始位置为选择的起始端,操作后插入点的位置是选择的终止端,两端之间的文本都是被选定的文本。
在已经处于扩展选取模式时,按“Esc”键可关闭扩展选取模式。
使用扩展选取模式的操作方法如下:
按“F8”键后再按向右方向键,插入点将右移一格,并把它经过的那个字符变为高亮显示。
如果按“F8”键后再按“End”键,插入点将移到当前行的末尾,同时把从插入点原来所在位置到行尾的文本变为高亮显示。
用户也可以用“F8”键和鼠标来选定文本,具体操作方法如下:
在要选定文本的开始位置单击,按“F8”键,然后在要选定文本的末尾位置单击,这段文本就被选定了。
按一次“F8”徤,激活扩展选取糢式;再按一次“F8”徤,就把插入点所在的英文单词或中文分句变为高亮显示;按第三次“F8”键,就会把插入点所在的句子变为高亮晃示;按第四次“F8”键,就会把插入点所在的段落变为高亮显示;按第五次“F8”键,整篇文档都会变为高亮晃示。
用户还可使用快捷键选定文本,各快捷键及其作用见下表。
表3-1使用快捷键选定文本
快捷键
作用
【Shift+!
】
向左选定一个字符
【Shift+"】
向右选定一个字符
【Shift+#】
向上选定一行
【Shift+$】
向下选定一行
【Shift+Home】
选定内容扩展至行首
【Shift+End】
选定内容扩展至行尾
【Ctrl+Shift+!
】
选定内容扩展至上一单词结尾或上一个分句末尾
【Ctrl+Shift+"】
选定内容扩展至下一单词幵头或下一个分句开头
【Ctrl+Shift+#】
选定内容扩展至段首
【Ctrl+Shift+$】
选定内容扩展至段尾
【Shift+PageUp】
选定内容向上扩展一屏
【Shift+PageDown】
选定内容向下扩展一屏
【Ctrl+Shift+Home】
选定内容扩展至文档开始处
【Ctrl+Shift+End】
选定内容扩展至文档结尾处
【Ctrl+A】或【CtrH*小键盘数字键5】
选定整篇文档
选定文档的某个具体位置后如要取消选定模式,可按【Esc】键。
3.3.2复制/移动文本
1.移动文本
选中要移动的文本,然后按住鼠标左键,将文本拖动至合适的位置,这时松开鼠标,即可将文本移至该位置。
另外,还可以通过“常用”工具栏中的“剪切”和“粘贴”按钮来实现,具体操作步骤如下:
首先选中要移动的文本,单击“开始”工具栏中的“剪切”按钮,文本被剪切到系统设置的剪贴板中,在要放置剪切文本的目标位置单击,确定光标位置,然后单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮,这时可以发现文本出现在目标位置。
执行移动文本的操作时,还可以通过按“Ctrl+X”组合键来剪切文本,然后按“Ctrl+V”组合鍵来粘贴文本。
2.复制文本
在文档窗口中选中要复制的文本,单击“开始”选项卡下“剪贴板”组中的“复制”按钮,在要复制文本的目标位置单击,确定光标位置,单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮,这时复制的文本即出现在目标位置。
进行粘贴操作时,单击下拉按钮,下拉菜单,可以选择其他粘贴操作。
除了单击工具按钮外,还可以通过右键快捷菜单来执行“复制”操作。
另外,还可以利用鼠标拖曳的方法来复制文本,该操作与用鼠标拖曳来移动文本相似,只是需要同时按住“Ctrl”键。
3.3.3查找和替换文本
1.查找
单击“开始”选项卡,在“编辑”分组中单击“查找”按钮,默认在文档窗口左边的“导航”窗格出现一个“搜索”栏,输入要查找的内容的关键字,随后Word将列出文档中包含该关键字的段落,单击窗格中要查看的段落,Word将自动切换到相应的位置,而文档正文中该关键字也将以黄色高亮显示。
2.查找指定格式的文本
1)打开“开始”选项卡,在“编辑”分组单击“查找”右侧下拉按钮,在其下拦菜单中选择“高级查找”,如图3-10所示。
图3-10高级查找
2)打开“查找和替换”对话框,如图3-11所示,在“查找内容”处输入查找的关键字。
3)单击“更多”按钮,接着单击“格式”按钮,在其下拉菜单中选择一种格式。
4)单击“查找下一处”按钮。
在查找的过程,可以使用通配符,“?
”代表某个字符,“*”代表多个字符。
此外,在“查找和替换”对话框中需将“使用通配符”前的复选框选中。
3.替换功能
一般要查找都是以修改为目的,因此在“查找和替换”对话框中单击“替换”选项卡,在“替换为”文本框中输入新的文字内容,单击“替换”或“全部替换”按钮。
图3-11设置查找的“格式”
3.3.4撤销和恢复
在编辑文档的过程中经常会误删除某些文字,这时可以使用Word2010提供的撤销和恢复功能来完成。
撤销操作就是将当前文档恢复到上一步的操作状态。
1.撤销
如果要撤销删除操作,则单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮
,文档即可恢复到删除前的状态。
2.恢复
单击快速工具栏中的“恢复”按钮
,可以恢复删除文本的操作。
执行恢复操作之后,“恢复”按钮改为“重复清除”按钮,可以继续清除操作。
连续单击
按钮,可撤销多步连续的操作,或单击该按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择要撤销的操作
3.4格式化文档
3.4.1设置字符格式
设置字符格式,必须遵循“先选定、后操作”的原则,即首先选择需要更改格式的字符,然后再设置所需要的格式。
有关字体的格式设置都在“开始”选项卡的“字体”分组,如图3-12所示。
在“字体”分组中,单击相应的按钮,可以改变字体、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色、荧光笔显示效果等,这些操作都是选选定文本,再单击相应的按钮即可。
图3-12字体组
图3-13带圈的文字
下面再介绍Word2010较复杂的有关字符的格式设置。
(1)设置字符间距
选择“开始”选项卡,单击“字体”分组的扩展按钮,打开“字体”对话框,选择“高级”选项卡,在“间距”下拉列表框中可以选择“加宽”或“紧缩”,并可在其后的磅值框中输入要加宽或紧缩的磅值;在“位置”下拉列表框中可以选择“提升”或“降低”,并可在其后的磅值框中输入要提升或降低的磅值,设置完成后单击“确定”按钮。
图3-14为文本添加特效
(2)带圈的文字
单击“字体”分组
按钮,在样式列表中选择一种样式,如缩小文字(让文字带圈后保持原始大小)或增大圈号(让文字保持原始大小)。
在“圈号”列表中选择一种圈的样式,完成设置单击“确定”按钮,如图3-13所示。
(3)为文字添加特效
Word2010提供有文本字体美化功能,可以为字体添加轮廓、阴影、映像、发光等特效。
需要注意的是,此功能无法在兼容模式下使用,即无法在DOC文档中编辑倒映字体。
选择要设置的文本,单击“开始”选项卡,在“字体”分组中单击
按钮,在其下拉菜单中选择需要的效果,例如要添加阴影特效,则选择“阴影”选项并在其子菜单选择阴影颜色。
如图3-14所示。
3.4.2设置段落格式
—篇好的文档首先需要有一个好的段落格式。
在Word2010中,段落是指一个或多个连续主题的句子,当将一个段落作为排版对象进行处理时,段落又可看成是两个回车符之间的内容。
在使用Word2010排版时,通过设置段落对齐方式、段落缩进和段落间距等格式,可以使整篇文档条理清晰、错落有致,同时又富有个性。
1.段落对齐方式
Word2010中提供的段落对齐方式主要包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐五种方式。
其中,两端对齐则是为了调整文字的水平间距,使其均匀分布在左右页边距之间,从而使两侧文字具有整齐的边缘的一种对齐方式,而其他几种对齐方式按字面意思理解即可。
在中文文档中,左对齐方式与两端对齐方式区别不明显,只有在英文文档中,用户才能很明显地看出两者的不同。
这些对齐方式都可以通过“开始”选项卡中的“段落”组进行设置,也可以使用快捷键来实现。
各种对齐方式的工具按钮图标及其快捷键如下:
左对齐
:
快捷键为“Ctrl+L”。
右对齐
:
快捷键为“Ctrl+R”。
居中对齐
:
快捷键为“Ctrl+E”。
分散对齐
:
快捷键为“Ctrl+S
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